Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Dyrektora Instytutu Łączności – Państwowego Instytutu Badawczego 1)
za rok 2025
(rok, za który składane jest oświadczenie)

Dział I2)
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny 
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
-	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
-	skuteczności i efektywności działania,
-	wiarygodności sprawozdań,
-	ochrony zasobów,
-	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
-	efektywności i skuteczności przepływu informacji,
-	zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych – Instytucie Łączności – Państwowym Instytucie Badawczym.

 (nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych*)
Część A4)
	w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B5)
	w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C6)
	nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:7)
	monitoringu realizacji celów i zadań,
	samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych8),
	procesu zarządzania ryzykiem,
	audytu wewnętrznego,
	kontroli wewnętrznych,
	kontroli zewnętrznych,
	innych źródeł informacji: 

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

........................................................	.............................................................
(miejscowość, data)	(podpis ministra/kierownika jednostki)
______
*	Niepotrzebne skreślić.
Dział II9)
1.	Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.

W roku objętym oceną funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w Instytucie Łączności – Państwowym Instytucie Badawczym nie było w pełni wystarczające. Zidentyfikowano następujące obszary wymagające usprawnień:
•	brak spójnego i w pełni udokumentowanego procesu zarządzania ryzykiem na poziomie całej organizacji, obejmującego jednolite zasady identyfikacji, analizy, reakcji oraz monitorowania ryzyk,
•	niewystarczające powiązanie celów i zadań Instytutu z mechanizmami monitorowania stopnia ich realizacji oraz miernikami pozwalającymi na bieżącą ocenę skuteczności podejmowanych działań,
•	potrzeba wzmocnienia i ujednolicenia mechanizmów kontrolnych w zakresie realizacji wydatków, w tym wydatków podprogowych, do których przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie mają zastosowania, w celu zapewnienia ich celowości, oszczędności 
i efektywności,
•	zidentyfikowanie obszarów wymagających dalszego uregulowania w zakresie procedur 
i rozwiązań organizacyjnych,
•	potrzeba usprawnienia komunikacji wewnętrznej, zwłaszcza w sytuacjach realizacji zadań wymagających pilnej i skoordynowanej współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi.
Powyższe ograniczenia miały charakter systemowy i organizacyjny i nie wynikały z wystąpienia istotnych nieprawidłowości finansowych, lecz z dotychczasowego braku formalnych i kompleksowych rozwiązań 
w zakresie kontroli zarządczej.
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2.	Planowane i podjęte działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

W celu ograniczenia zidentyfikowanych ryzyk oraz poprawy funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Instytucie Łączności – Państwowym Instytucie Badawczym w roku objętym oceną podjęto następujące działania:
1.	przeprowadzono proces identyfikacji, analizy oraz monitorowania ryzyk na poziomie Instytutu, stanowiący podstawę do dalszego doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem,
2.	opracowano Plan Działalności Instytutu Łączności – PIB w ramach systemu kontroli zarządczej, obejmujący cele, zadania oraz kierunki działań,
3.	podjęto działania zmierzające do uporządkowania i ujednolicenia procedur wewnętrznych, w tym w szczególności dotyczących realizacji wydatków o wartości poniżej 170 000 zł, w celu zapewnienia ich zgodności z zasadami celowości, oszczędności i efektywności,
4.	wdrożono Elektroniczny Obieg Dokumentów (EZD PUW), co przyczyniło się do usprawnienia procesów organizacyjnych, poprawy kontroli nad dokumentacją oraz wzmocnienia komunikacji wewnętrznej,
5.	wprowadzono oraz zaktualizowano regulacje wewnętrzne w kluczowych obszarach funkcjonowania Instytutu, w tym m.in.:
•	Regulamin Organizacyjny Instytutu,
•	Politykę rachunkowości,
•	Regulamin konkursu ofert na najem nieruchomości lub ich części,
•	regulacje dotyczące ewidencji prac naukowo-badawczych i twórczych oraz zasad ustalania kosztów uzyskania przychodów,
•	przepisy kancelaryjne i archiwalne,
•	zasady prowadzenia spraw w systemie EZD PUW,
•	aktualizację Regulaminu ewidencji i rozliczania wyjazdów służbowych krajowych 
i zagranicznych,
•	regulacje dotyczące dyplomów doktorskich i habilitacyjnych,
•	Regulamin odbywania stażu,
•	Regulamin oceny okresowej dorobku naukowego i technicznego pracowników,
•	zasady funkcjonowania Recepcji w siedzibie Instytutu w Warszawie.
Jednocześnie zaplanowano dalszy rozwój systemu kontroli zarządczej, ukierunkowany na usprawnienie zarządzania, w szczególności w obszarze informatyzacji oraz na zwiększenie efektywności i wydajności pracy Instytutu.

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej 
w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.
Dział III10)
1.	Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

Na rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, zaplanowano kontynuację oraz pogłębienie działań zainicjowanych w 2025 r., ukierunkowanych na uporządkowanie systemu zarządzania oraz rozwój kontroli zarządczej w Instytucie Łączności – Państwowym Instytucie Badawczym.
Planowane działania obejmują w szczególności dalszą identyfikację obszarów wymagających uregulowania, przegląd i doskonalenie obowiązujących procedur wewnętrznych oraz systematyczne prowadzenie procesu identyfikacji, analizy i monitorowania ryzyk we wszystkich komórkach organizacyjnych Instytutu.
Zebrane informacje będą wykorzystywane do oceny poziomu ryzyk, ich wpływu na realizację zadań statutowych oraz do planowania i wdrażania działań zaradczych w odniesieniu do ryzyk nieakceptowalnych. Odpowiedzialność za realizację poszczególnych działań przypisano właścicielom ryzyk na poziomie komórek organizacyjnych.
Większość zaplanowanych działań ma charakter ciągły i podlega bieżącemu monitorowaniu, natomiast działania o charakterze systemowym i inwestycyjnym zaplanowano do realizacji w okresie od I do IV kwartału 2026 r.

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie 
w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. 

2.	Pozostałe działania:

W 2025 roku podejmowano również bieżące działania o charakterze organizacyjnym i nadzorczym, mające na celu zapewnienie prawidłowej realizacji zadań statutowych Instytutu oraz zgodności jego działalności z obowiązującymi przepisami prawa.
Działania te obejmowały w szczególności:
•	nadzór kierownictwa nad rozwojem infrastruktury badawczej i laboratoryjnej,
•	nadzór kierownictwa nad właściwą realizacją projektów B+R, projektów wdrożeniowych oraz innych prac zleconych przez podmioty zewnętrzne,
•	bieżącą kontrolę formalno-finansową dokumentów księgowych oraz umów,
•	stosowanie mechanizmów akceptacji i autoryzacji wydatków zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi,
•	monitorowanie realizacji planów rzeczowo-finansowych oraz wykonania budżetu,
•	zapewnienie ciągłości funkcjonowania procesów kluczowych dla działalności Instytutu.
Powyższe działania miały charakter operacyjny i stanowiły element bieżącego zarządzania jednostką.

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.
Objaśnienia:
1)	Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, 
z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.
2)	W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3)	Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie 
o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578).
4)	Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie 
i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
5)	Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności 
i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.
6)	Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego 
z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania 
i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
7)	Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
8)	Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
9)	Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część 
B albo C.
10)	Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.