Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
w Ministerstwie Sprawiedliwości 1)
za rok 2024

Dział I2)
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
-	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
-	skuteczności i efektywności działania,
-	wiarygodności sprawozdań,
-	ochrony zasobów,
-	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
-	efektywności i skuteczności przepływu informacji,
-	zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych - Ministerstwie Sprawiedliwości 

Część A4)
w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B5)
w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C6)
nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:7)

X	monitoringu realizacji celów i zadań,
X	samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych8), 
X	procesu zarządzania ryzykiem,
X	audytu wewnętrznego, 
X	kontroli wewnętrznych,
X	kontroli zewnętrznych, 
X	innych źródeł informacji: 
•	oświadczeń cząstkowych o stanie kontroli zarządczej w poszczególnych komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości za rok 2024,
•	analizy elementów systemu kontroli zarządczej wskazanych do monitorowania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości.
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

        ……………..…………….                                                     ……………………………………………
 (miejscowość, data)	(podpis ministra/kierownika jednostki)

Dział II9)
1.	Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

Uchybienia w funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej w dziale nadzorowanym przez Ministra Sprawiedliwości:
•	pozorny charakter prowadzonego przez Ministra Sprawiedliwości procesu planowania                    i sprawozdawania zadań w ramach ustanowionego systemu kontroli zarządczej, skutkujący niedostatecznym wykorzystaniem instrumentu kontroli zarządczej dla zapewnienia poprawy sprawności funkcjonowania systemu sądownictwa powszechnego, w tym w zakresie zarządzania ryzykiem i efektywności działania jednostek w dziale,
•	nieskuteczność procesów planowania, monitorowania i zarządzania ryzykiem w ramach kontroli zarządczej, w tym brak rejestru ryzyka dla celów i zadań określonych w Planie działalności Ministra na dany rok kalendarzowy.

2.	Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

•	opracowanie nowych zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w dziale sprawiedliwość.

Dział III10)
Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1.	Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu.

•	dokonano zmiany regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz obiegu dokumentacji związanej z umowami cywilnoprawnymi zawieranymi w Ministerstwie Sprawiedliwości dotyczącej nadzoru nad sporządzaniem umów z wykonawcami, zmiany polegającej                  na wprowadzeniu obowiązku comiesięcznego przesyłania przez komórki organizacyjne                                  do Wydziału Zamówień Publicznych informacji o wykonaniu umów realizowanych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy z dnia            11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz zmiany w zakresie załącznika nr 9 „Informacja o udzielonych zamówieniach” polegającej na dodaniu kolumny zawierającej informację o udokumentowaniu przeprowadzenia czynności ustalenia wartości zamówienia zgodnie z postanowieniami §5 regulaminu,
•	monitorowano kompletność przekazywanych przez komórki organizacyjne informacji                              o wykonaniu umów realizowanych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz monitorowano realizację przez komórki organizacyjne obowiązku sprawozdawczego wynikającego z § 12 ust. 13 regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz obiegu dokumentacji związanej z umowami cywilnoprawnymi zawieranymi w Ministerstwie Sprawiedliwości,
•	monitorowano stopień wdrożenia w sądach apelacyjnych wyspecjalizowanych programów        do monitoringu sieci oraz monitorowano ich funkcjonalności i wykorzystania,
•	przeprowadzono szkolenia przedstawicieli sądów z wyspecjalizowanych programów                 do monitoringu sieci,
•	przekazano urządzenia Securebox do analizy wyspecjalizowanej jednostce technicznej w celu analizy zasadności przekazania tych urządzeń sądom do użytkowania, a także stwierdzenia ewentualnych braków zezwoleń, certyfikatów,
•	przekazano do prezesów i dyrektorów sądów apelacyjnych opracowaną przez Centrum Cyberbezpieczeństwa procedurę użytkowania urządzeń Securebox w sądach,
•	uzyskano opinię prawną na temat możliwości zawierania nowych umów z Centrum Cyberbezpieczeństwa,
•	zaktualizowano wytyczne adresowane do kierowników jednostek w dziale administracji rządowej – Sprawiedliwość w zakresie umów zawieranych z usługodawcami zewnętrznymi      na prowadzenie audytu wewnętrznego w tych jednostkach (zadanie zrealizowane jeszcze w listopadzie 2023 r.),
•	zobowiązano Centralny Zarząd Służby Więziennej do zintensyfikowania nadzoru nad jednostkami penitencjarnymi w zakresie dotyczącym przestrzegania przepisów przy zawieraniu umów na prowadzenie audytu wewnętrznego, jak również zapewnienia ciągłości realizacji funkcji audytu wewnętrznego w jednostkach penitencjarnych,
•	prace nad opracowaniem wzoru umowy z usługodawcą zewnętrznym i przekazanie go do jednostek penitencjarnych z zaleceniem stosowania,
•	prace nad budową nowego systemu Monitora Sądowego i Gospodarczego,
•	wyegzekwowano od nadzorowanych placówek projektów planów zabezpieczenia: okręgowego ośrodka wychowawczego, zakładu poprawczego oraz schroniska dla nieletnich na wypadek wystąpienia zagrożenia i zweryfikowano te plany,

•	Pozostałe działania:
Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

Do pozostałych działań, które zostały przeprowadzone w 2024 r. należy m.in.: 
1)	wprowadzono zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 listopada 2024 r. w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji Ministerstwa Sprawiedliwości. (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 274) Politykę Bezpieczeństwa Informacji Ministerstwa Sprawiedliwości,

2)	w zakresie braku w systemie ZSRK pola dotyczącego możliwości odnotowania daty operacji gospodarczej w module HRPY (płace) wdrożono na systemie produkcyjnym rozwiązanie umożliwiające wprowadzenie daty operacji gospodarczej na dokumentach list płac, które           za pośrednictwem połączenia międzysystemowego są księgowane z systemu HRPY (płace)      do systemu ERP FI (finanse), gdzie generowany jest dokument księgowy z listy płac wraz          z uzupełnionym polem Data Operacji Gospodarczej,

3)	monitorowano na podstawie zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2018 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 307 oraz z 2019 r. poz. 230) wskazane przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości elementy systemu kontroli zarządczej, tj., finanse Ministerstwa, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo informacji, ciągłość działania oraz nadzór,

4)	powołano stały Zespół do spraw kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej- sprawiedliwość.

Objaśnienia:
1)	Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.
2)	W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3)	Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578).
4)	Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
5)	Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.
6)	Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
7)	Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
8)	Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
9)	Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.
10)	Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.