Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Istotne dla pomyślnego wdrożenia systemu EZD RP w skali ogólnokrajowej jest też upodmiotowienie lokalnych instytucji i nadanie im sprawczości w ramach implementacji i utrzymania systemu. Zastosowanie modelu odgórnego wdrożenia mogłoby nie wpisywać się w kulturę działania lokalnych ośrodków samorządowych lub akademickich, a tym samym niepotrzebnie wydłużyć i skomplikować proces wdrożenia.

Minister właściwy ds. informatyzacji powoła Operatora EZD RP, którego głównym celem będzie rozwój systemu EZD RP oraz zapewnienie wsparcia w zakresie wdrażania i eksploatacji EZD RP dla podmiotów grupy rządowej. Przewiduje się jednocześnie tworzenie Lokalnych Centrów Kompetencji wspierających wdrożenia systemu w podmiotach publicznych. Spektrum działania takich organizacji może być jednak dużo większe. Stać się one mogą hubami innowacyjności czy też inkubatorami transformacji cyfrowej w urzędach. Rolę LCK mogą pełnić odrębne instytucje lub jednostki organizacyjne istniejące w ramach podmiotów. Na Portalu EZD RP zostaną opisane dobre praktyki w tym względzie wynikające z doświadczeń partnerów EZD PUW.

Operator EZD RP utworzy Centrum Kompetencji Administracji (CKA), które będzie świadczyć usługi wsparcia wdrożeniowego i utrzymaniowego EZD RP bezpłatnie na rzecz użytkowników z grupy rządowej oraz na rzecz certyfikowanych przez Operatora EZD RP Lokalnych Centrów Kompetencji (LCK). Centrum Kompetencji Administracji będzie działać na terenie całego kraju. Niemniej, ze względu na specyficzne uwarunkowania i potrzeby niektórych organizacji rządowych możliwe będzie także tworzenie dedykowanych im LCK działających niezależnie od CKA, ale objętych wsparciem Operatora EZD RP. Ich certyfikacja nie będzie wymagana.

Podmioty publiczne i niepubliczne będą mogły świadczyć (także odpłatnie) kompleksowe usługi EZD RP na rzecz wszystkich podmiotów publicznych (w szczególności na rzecz jednostek samorządu terytorialnego). Działalność ta będzie możliwa w ramach Lokalnych Centrów Kompetencji. Konieczne jest przy tym podjęcie działań na poziomie krajowym i regionalnym na rzecz upowszechnienia tworzenia Lokalnych Centrów Kompetencji oraz wypracowanie mechanizmów ich finansowania.

Forma organizacyjna LCK powinna być dopasowana do wielkości samorządu, tak by zapewnić odpowiednie wskaźniki ilościowe. Dla małych podmiotów oznaczać to może konieczność konsolidacji usług wsparcia EZD RP. Stworzy to okazję do współdzielenia innych typowych usług i prowadzić będzie do obniżenia kosztów operacyjnych jednostek, a także do poniesienia jakości ich pracy. Lokalne Centra Kompetencji nie będą miały ograniczeń terytorialnych czy też wskazania co do formuły organizacyjnej podmiotów obsługiwanych. Jedno LCK będzie mogło świadczyć usługi zarówno dla urzędów gmin, jak i szkół czy ośrodków zdrowia. Lokalne Centra Kompetencji, które spełnią kryteria ilościowe i uzyskają certyfikację Operatora EZD RP, otrzymają bezpłatny dostęp do usług kompleksowych świadczonych w ramach CKA. Jednocześnie jakość usług LCK będzie okresowo weryfikowana audytem.

Przyjmuje się, że jedno Lokalne Centrum Kompetencji powinno obsługiwać co najmniej 30 podmiotów publicznych (wliczając jednostki podległe) lub minimum 3000 użytkowników. Dodatkowo, aby uzyskać 1) możliwość świadczenia usług kompleksowych oraz 2) bezpłatne wsparcie Operatora EZD RP (w ramach usługi kompleksowej) LCK będą musiały zagwarantować zatrudnienie określonej liczby certyfikowanych przez Operatora EZD RP informatyków oraz instruktorów EZD RP oraz przejść ścieżkę certyfikacji (szkolenia, audyty i egzaminy).

Podmioty planujące działalność w ramach LCK/KCK będą musiały przedstawić umowy ramowe lub w inny sposób wykazać, że będą świadczyły wsparcie dla określonej liczby podmiotów publicznych (lub użytkowników). Warunek ten będzie podlegał stałemu sprawdzaniu i jeśli zostanie utracony LCK będzie miało 6 miesięcy na jego odzyskanie. Jeśli to nie nastąpi LCK utraci certyfikację Operatora EZD RP i jego wsparcie na poziomie kompleksowym. Utrata certyfikacji może także nastąpić w wyniku braku re-certyfikacji (planowana jest ona co 2 lata) lub gdy audyt zakończy się wynikiem negatywnym. O audyt wnioskować będą mogły podmioty korzystające z usług danego LCK lub samo LCK.

Ponieważ system EZD RP będzie udostępniany w modelu freeware, każdy będzie mógł pobrać i zainstalować system w swojej infrastrukturze (on-premise) i korzystać z niego. Możliwy jest zatem scenariusz wdrożenia oprogramowania wyłącznie w oparciu o usługi podstawowe Operatora EZD RP. Pamiętać jednak należy, że wdrożenie systemu klasy EZD jest procesem zmieniającym pracę organizacji i wymaga pozyskania specjalistycznej wiedzy w zakresie dokumentowania spraw w systemie teleinformatycznym oraz zmiany wielu procedur wewnętrznych. Sprostanie takiemu wyzwaniu samodzielnie jest wielkim wyzwaniem i niesie ryzyko niepowodzenia. Należy jednak pamiętać, że podmioty publiczne będą miały dostęp do zasobów informacyjnych państwa, a ich instancje EZD RP będą traktowane jako zarejestrowane (także same podmioty na Portalu EZD RP) po uzyskaniu od Operatora EZD RP klucza (certyfikatu) z Centrum Certyfikacji Podmiotów Publicznych.