Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

System EZD RP zostanie udostępniony bez ograniczeń od 2023 r. W roku 2022 system zostanie produkcyjnie uruchomiony w 16 podmiotach administracji rządowej uczestniczących w projekcie budowy EZD RP oraz wdrożony w wybranych instytucjach administracji rządowej i samorządowej.

System EZD RP oraz dokumentacja instalacyjna i wdrożeniowa będą udostępnione za pośrednictwem Portalu EZD RP (ezdrp.gov.pl) dla wszystkich zainteresowanych i bez żadnych ograniczeń. Do pobrania nie będzie konieczna rejestracja, jednakże tylko zarejestrowane podmioty publiczne uzyskają dostęp do usług wsparcia w zakresie wdrożeń, konfiguracji, utrzymania i użytkowania EZD RP oraz będą mogły zarejestrować instancję systemu jako instytucji publicznej (za pomocą wydawanego certfikatu).

System EZD RP zostanie udostępniony na zasadach licencji freeware. To oznacza, że pobrać i używać go będzie mógł każdy podmiot: publiczny i niepubliczny. EZD RP będzie ustawowo umocowanym przedsięwzięciem prowadzonym przez ministra właściwego ds. informatyzacji.

Nie. EZD RP będzie udostępniane bezpłatnie na licencji freeware. Jego kod źródłowy będzie własnością Skarbu Państwa i nie będzie publicznie udostępniany. Utrzymaniem i rozwojem jednolitego dla polskiej administracji systemu do zarządzania dokumentacją zajmować się będzie podmiot wyznaczony i nadzorowany przez ministra właściwego ds. informatyzacji – Operator EZD RP.

Na Portalu EZD RP zostaną udostępnione: opis funkcjonalny systemu, dokumentacja techniczna, instrukcje użytkownika i administratora oraz filmy instruktażowe. Materiały te będą publicznie dostępne bez ograniczeń. Zarejestrowane podmioty publiczne otrzymają dodatkowo dostęp do zamkniętej części Portalu. Umożliwiać ona będzie m.in. wsparcie podmiotów publicznych przez Operatora EZD RP (bezpośrednie lub pośrednie przez Lokalne Centra Kompetencji), udział w certyfikowanych kursach e-learningowych oraz wymianę doświadczeń użytkowników.

System będzie można zaimplementować samodzielnie na własnej infrastrukturze w oparciu o własne doświadczenia oraz publicznie dostępną dokumentację. Rekomendowanym sposobem wdrożenia będzie jednak skorzystanie z pomocy certyfikowanego Lokalnego Centrum Kompetencji zapewniającego usługi wsparcia zainteresowanym podmiotom. Jednostkom administracji rządowej oraz powstającym Lokalnym Centrom Kompetencji bezpośrednie wsparcie procesu wdrożenia i utrzymania zapewni Operator EZD RP.

Na chwilę obecną nie planuje się określenia jednej ścieżki powoływania Lokalnych Centrów Kompetencji – mogą to być odrębne instytucje lub jednostki organizacyjne istniejące w ramach podmiotów, a także firmy świadczące usługi informatyczne. Z perspektywy certyfikacji Lokalnych Centrów Kompetencji kluczowe jest czy spełnią one jakościowe i ilościowe kryteria świadczenia usług względem podmiotów, które wdrożą EZD RP.

Operator EZR RP będzie bezpłatnie wspierał te Lokalne Centra Kompetencji, które będą wdrażać i wspierać EZD RP w odpowiedniej liczbie podmiotów publicznych. Zasady jakościowe i ilościowe wsparcia Lokalnych Centrów Kompetencji oraz zasady ich certyfikacji będzie regulować ustawa (znowelizowana ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) oraz zarządzenia ministra właściwego ds. informatyzacji. Planuje się, aby jedno Lokalne Centrum Kompetencji obsługiwało co najmniej 30 podmiotów publicznych (wliczając jednostki podległe) lub 3000 użytkowników.

W zależności od przyjętego modelu i realizowanych zadań Lokalne Centra Kompetencji będą finansowane ze środków własnych lub projektów UE. Szczegółowe rozwiązania są aktualnie przedmiotem ustaleń. Czy będzie ogólnie dostępne wsparcie (helpdesk) dla użytkowników systemu EZD RP? Centralne usługi wsparcia będą świadczone przez Operatora EZD RP wyłącznie na rzecz podmiotów publicznych oraz dodatkowo w szerszym zakresie na rzecz podmiotów z grupy rządowej (np. wsparcie wdrożeniowe na miejscu). Dla podmiotów innych niż rządowe, bezpośrednie i dedykowane usługi wsparcia będą mogły być oferowane przez Lokalne Centra Kompetencji, które z kolei otrzymają bezpośrednie wsparcie Operatora EZD RP.

Koszty wdrożenia EZD RP dla pojedynczej jednostki będą zależne głównie od jej wielkości i zapotrzebowania na sprzęt (serwery, skanery, czytniki kodów kreskowych itd.). Samo oprogramowanie, w tym jego rozwój i kolejne wersje oraz podstawowe wsparcie Operatora EZD RP będą bezpłatne. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie systemu klasy EZD to ogromna zmiana organizacyjna w podmiocie, wymagająca przeszkolenia praktycznie wszystkich pracowników nie tylko z obsługi systemu, ale także innych przepisów, w tym kancelaryjno-archiwalnych.

Tak. Firmy będą mogły tworzyć Komercyjne Centra Kompetencji (KCK), które będą miał prawo do uzyskania wsparcia od Operatora EZD RP (jeśli spełnione zostaną warunki jakościowe i ilościowe). Zasady działania w tym ich certyfikacji będą takie same dla KCK jak dla Lokalnych Centrów Kompetencji.

Tak. W kwietniu 2022 r. zostanie udostępnione narzędzie umożliwiające migrację danych do EZD RP, w szczególności z systemów EZD PUW oraz eDok.

Tak. API będzie jednym z kluczowych elementów systemu i umożliwi integrację EZD RP z zewnętrznym oprogramowaniem. API EZD RP pozwoli na rozbudowę systemu o dodatkowe moduły, które nie stanowią trzonu systemu (np. skanowanie) oraz integracje z systemami dziedzinowymi podmiotów.

Usługa chmurowa SaaS EZD RP będzie świadczona przez Operatora EZD RP wyłączne na rzecz podmiotów z grupy rządowej. Pozostałe jednostki publiczne, w szczególności samorządowe będą mogły skorzystać z SaaS EZD RP poprzez utworzenie własnego Lokalnego Centrum Kompetencji lub zakup usługi poprzez portal oferowania i pozyskiwania usług chmurowych dla administracji publicznej i dostawców zewnętrznych (ZUCH). Będą też mogły skorzystać z oferty rynkowej Komercyjnych Centrów Kompetencji.

Nie. System EZD RP nie służy do przetwarzania informacji niejawnych.