Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Powstający w ramach projektu unijnego system EZD RP będzie własnością Skarbu Państwa i pozostanie pod jego kontrolą. Gwarantuje to stałe dostosowywanie oprogramowania do zmiennego otoczenia legislacyjnego, technicznego i integracyjnego z innymi kluczowymi systemami administracji państwowej. EZD RP jest tworzony jako system jednolity (będzie istnieć jedna dystrybucja systemu) realizujący w różny sposób te same procedury administracyjne i adresujący specyfikę poszczególnych podmiotów. To oznacza, że wszelkie zmiany (np. wprowadzenie nowego standardu szyfrowania, czy zmiany techniczne w innych kluczowych systemach państwa) będą mogły być niezwłocznie wdrażane w całej administracji przy znacznie obniżonych kosztach adaptacyjnych. Minister właściwy ds. informatyzacji realizuje przy tym to przedsięwzięcie tak, by zapewnić maksymalne upowszechnienie systemu w podmiotach realizujących zadania publiczne i by doprowadzić do powstania standardu de facto elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji.

Bezpłatny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją to narzędzie awansu cyfrowego dla wszystkich podmiotów publicznych. Ponadto powszechne wdrożenie EZD RP to fundament sprawnego państwa i gwarancja przejrzystości w działaniu administracji. Należy przy tym podkreślić, że przedsięwzięcie EZD RP nie polega wyłącznie na wytworzeniu, a następnie na rozwijaniu systemu teleinformatycznego. Skala oddziaływania jakościowego i ilościowego czyni je zadaniem strategicznym dla państwa polskiego i wymaga opracowania szeregu procedur, analizy legislacyjnej i powołania organizacji zdolnej do powszechnego wdrożenia oraz zaplanowania rozwoju i utrzymania systemu w polskiej administracji. Do przedsięwzięcia przygotować się powinni także odbiorcy (beneficjenci) systemu EZD RP, zarówno podmioty publiczne (użytkownicy), jak i firmy (integratorzy systemów dziedzinowych). Te ostatnie będą mogły bowiem wspierać wdrożenia i rozwój systemu w ścieżkach specjalistycznych na rzecz poszczególnych podmiotów.

EZD RP to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją i informacją, oparty na obowiązujących przepisach prawa, w szczególności kancelaryjnych i archiwalnych. Funkcje systemu realizowane przez poszczególne moduły pozwolą na kompleksowe zarządzanie dokumentacją elektroniczną i wykonywanie czynności pomocniczych wspierających zarządzanie dokumentacją papierową. System umożliwi realizację pełnego wachlarza czynności kancelaryjnych, począwszy od obsługi przesyłek, poprzez rozdzielanie i dekretację korespondencji, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy na archiwizacji dokumentacji kończąc.

W EZD RP zakłada się zarządzanie dokumentacją akt spraw prowadzonych elektronicznie oraz tradycyjnie z wykorzystaniem systemu, jako narzędzia wspierającego, jak również zasobem papierowym zgromadzonym w składach chronologicznych i informatycznymi nośnikami danych. Poza fundamentalnymi funkcjami EZD RP będzie umożliwiał użytkownikom dostęp do zasobów informacyjnych państwa (w tym rejestrów), udostępniał narzędzia do zarządzania procesami, raportami i rejestrami oraz zapewniał integrację z kluczowymi systemami teleinformatycznymi państwa. To zalety, które zapewnią odciążenie klientów administracji od przenoszenia informacji pomiędzy urzędami, a administracji umożliwią skuteczną komunikację i znaczące obniżenie kosztów funkcjonowania i utrzymania systemów IT.

System EZD RP budowany jest przede wszystkim z myślą o administracji publicznej i jej pracownikach. Wykorzystywane jest przy tym wieloletnie doświadczenie Wojewody Podlaskiego oraz Partnerów systemu EZD PUW. Gwarantuje to, że powstające w NASK oprogramowanie uwzględni potrzeby wielu interesariuszy: kierowników podmiotów, dyrektorów, pracowników kancelarii, pracowników merytorycznych (referentów) i archiwistów.

System jest realizowany z myślą o wszystkich podmiotach publicznych. Stąd do Rady Użytkowników projektu zaproszono w roli Obserwatorów m.in. przedstawicieli centralnych i wojewódzkich jednostek rządowych, jak również samorządów. Potrzeba otworzenia EZD RP na szerokie grono użytkowników wynikała również z ogromnego i stale zwiększającego się zainteresowania wdrożeniami systemu EZD PUW.

Ponieważ system EZD RP będzie narzędziem uniwersalnym, bezpłatnym i wprowadzającym w administracji publicznej standardy, zainteresowanie jego użytkowaniem jest i będzie bardzo duże, a zasięg ogólnopolski. Liczba pracowników podmiotów realizujących zadania publiczne, włączając w to wszystkie podmioty podległe tworzone przez administrację rządową i samorządową, szkolnictwo i służbę zdrowia to około 1,9 miliona. Przyjmuje się, że prawie cała administracja rządowa będzie korzystała z jednolitego systemu EZD RP. Zakładając, że tylko 33 proc. pozostałych podmiotów realizujących zadania publiczne włączy się do przedsięwzięcia EZD RP w 2027 r. z systemu może korzystać już ok. miliona osób. Oznacza to olbrzymią skalę wdrożenia, a co za tym idzie konieczność dobrego przygotowania tego procesu. Pokazuje to także potencjał w zakresie generowanych oszczędności i usprawnień dla państwa. Powinien on zostać wykorzystany poprzez uproszczenie i elektronizację procesów oraz zastosowanie rozwiązań automatyzujących niektóre czynności w EZD RP, w szczególności w zakresie komunikacji pomiędzy podmiotami realizującymi usługi na rzecz obywateli i przedsiębiorców.

Dzięki efektowi skali możliwa staje się także automatyzacja powtarzalnych czynności z wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji (np. automatyczne przekazywanie dokumentów, wyszukiwanie danych wrażliwych, anonimizacja dokumentów). Jeśli by przyjąć, że angażują one połowę wszystkich pracowników sektora publicznego tylko przez 10 sekund dziennie to oszczędności można szacować na niemal 20 mln zł rocznie. Wymierne oszczędności to nie jedyny efekt jaki można osiągnąć. Dzięki automatyzacji możliwa będzie realizacja procesów, które – choć formalnie wymagane – są dziś realizowane pobieżnie lub wcale ze względu na czasochłonność jakiej wymaga ich ręczne wykonanie (np. weryfikacja kompletności zbioru dokumentacji wypożyczanej z urzędów, czy też weryfikacja autentyczności podpisu odręcznego w korespondencji do urzędu).

Masowe wdrożenie EZD RP pozwoli na uruchomienie projektów analitycznych związanych z badaniem i monitowaniem funkcjonowania polskiej administracji (np. badanie efektywności procedur stworzonych w różnych podmiotach do realizacji tych samych spraw), a w konsekwencji optymalizację pracy urzędów. Wdrożenie jednolitego standardu elektronicznego zarządzania dokumentacją doprowadzi także do cyfryzacji „wnętrza” urzędów (backoffice). To z kolei jest niezbędne aby wdrożyć narzędzia weryfikacji i monitorowania realizacji procedur administracyjnych np. mechanizmy sprawdzania satysfakcji obywatela z kontaktu z urzędem. Mechanizmy te będą zyskiwały na znaczeniu wraz ze zwiększeniem liczby spraw urzędowych, które można załatwiać w oderwaniu od miejsca zamieszkania. Przedsięwzięcie EZD RP pozwoli urzeczywistnić ideę „Od Polski papierowej do Polski cyfrowej” i wprowadzić pełną transparentność działania polskich urzędów. Spowoduje to wzrost zaufania obywateli do podmiotów publicznych. 

System EZD RP będzie udostępniany od 2023 r. jako freeware. Wcześniej od 2022 r. będzie wdrażany w wybranych jednostkach administracji rządowej. Oprogramowanie będzie dostępne do pobrania dla każdego z publicznie dostępnych repozytoriów przez dedykowaną stronę internetową (Portal EZD RP). Zapewni to dostępność oprogramowania bez opłat dla wszystkich podmiotów realizujących zadania publiczne. Podmioty z grupy rządowej będą przy tym objęte darmowym wsparciem wdrożeniowym i technicznym przez powołanego do tego celu Operatora EZD RP, którego działalność, także w zakresie stałego rozwoju systemu, będzie finansowana z budżetu państwa. Wdrożenia w pozostałych podmiotach będą realizowane przez nie samodzielnie lub przy wsparciu Lokalnych Centrów Kompetencji wspieranych bezpośrednio przez Operatora EZD RP, a dokładnie przez Centrum Kompetencji Administracji funkcjonujące w ramach działalności Operatora. W systemie wydzielony zostanie zestaw modułów, których kod źródłowy nie będzie udostępniany, co zapewni jednolitość podstawowych funkcji i zagwarantuje standard elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Moduły niestanowiące jądra systemu będą udostępniane w modelu open source lub będą mogły być wymieniane przez inne podmioty (także przez firmy). Opracowane zostanie również API pozwalające na niezależną rozbudowę EZD RP, co umożliwi elastyczne i samodzielne dostosowanie aplikacji do potrzeb poszczególnych jednostek oraz integrację z ich systemami dziedzinowymi.

Na Portalu EZD RP zostaną udostępnione: opis funkcjonalny systemu, dokumentacja techniczna, instrukcje użytkownika i administratora oraz filmy instruktażowe. Materiały te będą publicznie dostępne bez ograniczeń.

W połowie 2022 roku zostanie udostępniona publicznie demonstracyjna wersja systemu w formie usługi chmurowej SaaS (Software as a Service). Będzie to prekonfigurowana instancja EZD RP z przykładowymi danymi, słownikami, użytkownikami itp. Pozwoli to potencjalnym użytkownikom systemu zapoznać się z jego najważniejszymi możliwościami oraz interfejsem użytkownika. Ze względów praktycznych wersja demo nie pozwoli na wykonanie niektórych czynności w systemie (np. nie będzie można zalogować się do niej z uprawnieniami administracyjnymi, aby niepożądane zmiany w konfiguracji nie wpłynęły na ograniczenie lub brak możliwości korzystania z udostępnionego demo EZD RP).

System EZD RP jest opracowywany w sposób umożliwiający jego łatwe uruchomienie w środowisku usług chmurowych. Dzięki temu poszczególne instytucje będą mogły korzystać z oprogramowania jako usługi SaaS EZD RP dostarczanej przez operatorów, dostawców infrastruktury chmurowej bez konieczności inwestowania w swój sprzęt i oprogramowanie oraz bez potrzeby zatrudniania dodatkowych administratorów IT.

Dostawcami usługi chmurowej SaaS EZD RP będą mogły być zarówno podmioty komercyjne świadczące popularne na rynku usługi chmurowe jak i inne niekomercyjne organizacje oraz podmioty zrzeszające instytucje zainteresowane budową wspólnej, współdzielonej infrastruktury (np. Lokalne Centra Kompetencji, o których mowa w dalszej części). Zainteresowane takim modelem działania mogą być np. duże samorządy gminne (miasta na prawach powiatu) lub wojewódzkie, które w ten sposób mogą udostępnić EZD RP jako usługę dla swoich jednostek podległych. Podobnie małe gminy mogą redukować koszty wdrożenia i utrzymania poprzez konsolidację infrastruktury w ramach związków i stowarzyszeń. Sposób finansowania takiej infrastruktury, forma wzajemnych rozliczeń czy też koszty użytkowania takiej usługi nie będą centralnie regulowane.

Usługa chmurowa SaaS EZD RP może zostać zbudowana na zasobach infrastrukturalnych przydzielonych tylko jednemu podmiotowi lub też na środowisku współdzielonym przez różne instytucje, ponieważ architektura systemu EZD RP umożliwia obsługę wielu podmiotów w ramach jednej instancji z logicznym podziałem na wydzielone podmioty. Separację danych poszczególnych instytucji zapewnia system EZD RP a poszczególne instytucje nie muszą bezpośrednio zarządzać infrastrukturą informatyczną. To pozwoli na optymalizację wykorzystania zasobów sprzętowych i sieciowych, zmniejszy koszty operacyjne oraz umożliwi minimalizację nakładów na administrowanie infrastrukturą. Administrator instytucji korzystać będzie z paneli administracyjnych systemu EZD RP. Z kolei operator infrastruktury chmurowej uzyska możliwość samodzielnego decydowania o sposobach zarządzania i alokowania zasobów sprzętowych oraz może dopasować sposób implementacji czy różnicować parametry SLA w zależności od potrzeb poszczególnych instytucji.

W ramach projektu unijnego zostanie zbudowana i udostępniona infrastruktura sprzętowa i programowa umożliwiająca podmiotom grupy rządowej korzystanie z usługi chmurowej SaaS EZD RP w ramach usług świadczonych przez Operatora EZD RP.

Realizowany przez NASK projekt „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” przewiduje pilotażowe wdrożenie systemu w szesnastu jednostkach administracji rządowej. Umożliwi to wyeliminowanie ewentualnych błędów i dopracowanie docelowej wersji systemu. Co istotne, jednym z tych podmiotów jest Podlaski Urząd Wojewódzki, w którym powstał i jest użytkowny system EZD PUW. Pozostałe 15 podmiotów nie korzysta z żadnego rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Zgodnie z harmonogramem projektu, wdrożenia mają się rozpocząć w drugiej połowie 2021 r. Pracownikom tych instytucji zostanie udostępniony system EZD RP wraz z dokumentacją techniczną i merytoryczną. Umożliwi to jednostkom przeprowadzenie prac przygotowawczych do produkcyjnego wdrożenia systemu EZD RP. Zakłada się, że w podmiotach objętych pilotażowym wdrożeniem system EZD RP zostanie uruchomiony produkcyjnie od stycznia 2022 r.

Kolejne wersje prototypu systemu są przez cały czas realizacji projektu testowane przez przedstawicieli Rady Użytkowników, Obserwatorów oraz jednostki administracji rządowej i samorządowej. W pierwszym kwartale 2021 r. do tej grupy dołączyło 11 urzędów wojewódzkich, 10 urzędów marszałkowskich oraz 8 podmiotów samorządowych. Po zakończeniu projektu EZD RP tj. od kwietnia 2022 r. rozpoczną się wdrożenia w wybranych jednostkach administracji rządowej, początkowo w formule on-premise (na infrastrukturze lokalnej podmiotu), a następnie, w trzecim kwartale 2022 r., na bazie usługi chmurowej SaaS EZD RP. Podmioty te zostaną objęte wsparciem Operatora EZD RP.