W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.

Wdrażanie i utrzymanie

Wdrożenie, a następnie utrzymanie systemu klasy EZD w organizacji, to przedsięwzięcie trudne, a determinacja kierownictwa podmiotu wdrażającego jest warunkiem koniecznym, lecz niewystarczającym dla osiągnięcia sukcesu.

Niezbędne jest silne i profesjonalne wsparcie, nie tylko w obszarze IT, ale przede wszystkim w zakresie organizacji pracy, stworzenia procedur wewnętrznych i merytorycznego przygotowania pracowników jednostki do wprowadzenia nowego, elektronicznego sposobu dokumentowania spraw. Sposób ich realizacji ulega bowiem zmianie podczas wdrożenia i utrzymania. Należy przy tym zauważyć, że system elektroniczny stwarza nowe, nieosiągalne w systemie papierowym możliwości kształtowania obiegu informacji oraz automatyzacji powtarzających się czynności. Za wsparcie EZD RP będzie odpowiadało Centrum Kompetencji Administracji Operatora EZD RP.

Modele wdrażania systemu EZD RP

Pod względem technicznym system EZD RP będzie można wdrożyć w placówce na trzy sposoby. Decyzja o trybie instalacji powinna być podyktowana analizą przedwdrożeniową, możliwościami technicznymi placówki oraz kompetencjami pracowników. Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od wybranej metody konieczne może być też doposażenie podmiotu w sprzęt biurowy (skanery, drukarki i czytniki kodów kreskowych) oraz dostosowanie (skonfigurowanie) stacji roboczych. Co ważne, same procesy wdrażania systemu oraz szkolenia personelu są niezależne od warstwy technicznej. Wybór modelu wdrożenia EZD RP jest autonomiczną decyzją podmiotu i zależy od wielu czynników i potrzeb jednostki wdrażającej system.

Integracja EZD RP z innymi systemami

System EZD RP będzie zapewniał integrację z kluczowymi systemami teleinformatycznymi i rejestrami. Zakres integracyjny będzie stale rozwijany i aktualizowany, reagując na zmieniające się otoczenie. Użytkownicy EZD RP będą mieli zagwarantowane, iż wszystkie zmiany w otoczeniu projektowym e-administracji, także interfejsów komunikacyjnych i standardów, będą obsługiwane i aktualizowane w ramach kolejnych wersji EZD RP.

System EZD RP to oprogramowanie do zarządzania dokumentacją umożliwiające realizowanie czynności kancelaryjno-archiwalnych za pomocą komputera. Nie będzie ono realizowało potrzeb dziedzinowych poszczególnych (bardzo różnych) podmiotów korzystających z EZD RP. Te specyficzne potrzeby będzie można osiągnąć z wykorzystaniem API EZD RP poprzez integrację lub wymianę modułów niewchodzących w skład monolitu EZD RP. Narzędzia udostępnione w ramach przedsięwzięcia umożliwią podmiotom dostosowywanie systemu do własnych specjalistycznych potrzeb. Możliwe będzie realizowanie procesów przebiegających przez system EZD RP i inne systemy dziedzinowe podmiotu.

API EZD RP wraz z opisem poszczególnych metod będzie publicznie dostępne i stale aktualizowane na Portalu EZD RP. Będzie rozwijane i uzupełniane o kolejne metody odpowiadające potrzebom zgłaszanym przez firmy oraz podmioty publiczne, a w szczególności przez reprezentujące ich Rady Użytkowników 

System EZD RP będzie zapewniał integrację z kluczowymi systemami teleinformatycznymi i rejestrami. Zakres integracyjny będzie stale rozwijany i aktualizowany, reagując na zmieniające się otoczenie.
Integracje systemu EZD RP z innymi systemami administracji

 

Dostawcy oprogramowania dla administracji a EZD RP

W celu przygotowania podmiotów publicznych, a także firm oferujących produkty dla administracji jeszcze pod koniec tego roku planowane jest pilotażowe udostępnienie Piaskownicy API EZD RP pozwalającej przetestować współpracę systemu z aplikacjami zewnętrznymi. Szczegółowy zakres i zasady korzystania z pilotażowej wersji Piaskownicy API EZD RP zostaną wypracowane podczas konsultacji z podmiotami publicznymi i dostawcami oprogramowania dla administracji.

Szerokie otwarcie systemu EZD RP na integrację otworzy firmom informatycznym nowe możliwości kreowania oferty dla podmiotów publicznych. Przykładowo: dostawcy oprogramowania dziedzinowego będą mogli budować pakiety usług z wykorzystaniem państwowego jednolitego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Firmy będą mogły nie tylko integrować swoje produkty z EZD RP, ale także świadczyć usługi wsparcia czy nawet chmurowe np. w ramach koncepcji Lokalnych Centrów Kompetencji.  

Usługi wsparcia systemu EZD RP

Przedsięwzięcie EZD RP nadzorowane przez ministra właściwego ds. informatyzacji, będzie realizowane za pomocą ustawowo umocowanego Operatora EZD RP i finansowane z budżetu państwa. Głównym obowiązkiem Operatora EZD RP będzie stały rozwój systemu oraz zapewnienie wsparcia wdrożeniowego i utrzymaniowego (w tym helpdesk) podmiotom z grupy rządowej.

Operator EZD RP będzie świadczył usługi wsparcia bezpośrednio jednostkom z grupy rządowej poprzez Centrum Kompetencji Administracji (CKA). Pozostałe podmioty publiczne będą mogły być obsługiwane przez niezależne od Operatora EZD RP, ale przez niego certyfikowane Lokalne Centra Kompetencji (LCK). Będą one świadczyły usługi według ustalonych przez siebie zasad.

Operator EZD RP będzie bezpłatnie wspierał te Lokalne Centra Kompetencji, które będą wdrażać i wspierać EZD RP w odpowiedniej liczbie podmiotów publicznych. Zasady jakościowe i ilościowe wsparcia Lokalnych Centrów Kompetencji oraz zasady ich certyfikacji będzie regulować ustawa (znowelizowana ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) oraz zarządzenia ministra właściwego ds. informatyzacji.

Rady Użytkowników

Podczas prac nad tworzeniem systemu informację zwrotną o potrzebach użytkowników systemu zapewnia Rada Użytkowników EZD RP. Jest to ciało wspierające projekt od początku jego realizacji. Zakłada się, że funkcjonowanie tego ciała powołanego przez ministra właściwego ds. informatyzacji będzie kontynuowane w okresie utrzymania i rozwoju systemu.

Ze względu na skalę zastosowań systemu proponuje się powstanie w przyszłości wielu Rad Użytkowników, skupiających przedstawicieli podmiotów stosujących specyficzne procedury lub reprezentujących duże grupy podmiotów (np. jednostki samorządu terytorialnego, szkół wyższych, jednostek ochrony zdrowia). Powinny być one reprezentowane w głównej Radzie Użytkowników EZD RP i wspierać Operatora EZD RP w stałym rozwoju systemu.