Wdrażanie i utrzymanie

Wdrożenie, a następnie utrzymanie systemu klasy EZD w organizacji, to przedsięwzięcie trudne, a determinacja kierownictwa podmiotu wdrażającego jest warunkiem koniecznym, lecz niewystarczającym dla osiągnięcia sukcesu.

Niezbędne jest silne i profesjonalne wsparcie, nie tylko w obszarze IT, ale przede wszystkim w zakresie organizacji pracy, stworzenia procedur wewnętrznych i merytorycznego przygotowania pracowników jednostki do wprowadzenia nowego, elektronicznego sposobu dokumentowania spraw. Sposób ich realizacji ulega bowiem zmianie podczas wdrożenia i utrzymania. Należy przy tym zauważyć, że system elektroniczny stwarza nowe, nieosiągalne w systemie papierowym możliwości kształtowania obiegu informacji oraz automatyzacji powtarzających się czynności. Za wsparcie EZD RP będzie odpowiadało Centrum Kompetencji Administracji Operatora EZD RP.

Modele wdrażania systemu EZD RP

Pod względem technicznym system EZD RP będzie można wdrożyć w placówce na trzy sposoby. Decyzja o trybie instalacji powinna być podyktowana analizą przedwdrożeniową, możliwościami technicznymi placówki oraz kompetencjami pracowników. Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od wybranej metody konieczne może być też doposażenie podmiotu w sprzęt biurowy (skanery, drukarki i czytniki kodów kreskowych) oraz dostosowanie (skonfigurowanie) stacji roboczych. Co ważne, same procesy wdrażania systemu oraz szkolenia personelu są niezależne od warstwy technicznej. Wybór modelu wdrożenia EZD RP jest autonomiczną decyzją podmiotu i zależy od wielu czynników i potrzeb jednostki wdrażającej system.

Wdrożenie na infrastrukturze lokalnej podmiotu (on-premise)

Jest to klasyczny model wdrożenia oprogramowania w podmiocie polegający na zainstalowaniu EZD RP oraz wszystkich jego komponentów (serwera aplikacyjnego, baz danych, repozytoriów dokumentów, itd.) w infrastrukturze danej instytucji. Konieczne więc będzie zapewnienie sprzętu (serwerów o odpowiedniej mocy obliczeniowej, pamięci operacyjnej, przestrzeni dyskowej, dostępu do sieci LAN itd.) oraz personelu do jego utrzymania (kopie bezpieczeństwa, utrzymanie systemów, analiza wydajności itd.). Niezbędne będzie przygotowanie co najmniej dwóch środowisk – testowego oraz produkcyjnego, a także zabezpieczenie ich przed niepowołanym dostępem i jego skutkami. Wdrożenia tego typu sprawdzą się w podmiotach o dużej liczbie pracowników oraz tam, gdzie z uwagi na specyfikę pracy wymagana jest całkowita separacja środowiska produkcyjnego oraz tam gdzie istnieje i jest utrzymywana rozbudowana infrastruktura informatyczna.

Usługi chmurowe SaaS EZD RP

Wdrożenie EZD RP na bazie usługi chmurowej eliminuje potrzebę posiadania infrastruktury serwerowej po stronie podmiotu, co zmniejsza zapotrzebowanie na kompetencje informatyczne po stronie jednostki. Potrzebne będą jednak zespoły do utrzymania stacji roboczych, zapewnienia dostępu do sieci oraz rozwiązywania typowych problemów ze sprzętem (np. serwisem drukarek i czytników kodów kreskowych). Korzystanie z usług chmurowych wymagać też będzie szerokopasmowych łączy internetowych w celu zapewnienia płynnego działania aplikacji na wszystkich stanowiskach pracy. Taki sposób wdrożenia EZD RP jest rekomendowany szczególnie dla jednostek terenowych lub instytucji o rozproszonej lokalizacji.

W szczególności usługa chmurowa SaaS EZD RP może być wdrożona w wydzielonej instancji (Private SaaS EZD RP) lub też zaimplementowana z wykorzystaniem prywatnych, dedykowanych usług IaaS lub PaaS. Pozwoli to podmiotom wdrażającym EZD RP zachować pełną kontrolę nad środowiskiem w tym nad dostępem do danych i ich bezpieczeństwem. Private SaaS EZD RP może być też zaczynem dla firm komercyjnych do budowania kompleksowych usług obsługi informatycznej dla podmiotów publicznych z uwzględnieniem EZD RP jako systemu integrującego ich rozwiązania.

Integracja EZD RP z innymi systemami

System EZD RP będzie zapewniał integrację z kluczowymi systemami teleinformatycznymi i rejestrami. Zakres integracyjny będzie stale rozwijany i aktualizowany, reagując na zmieniające się otoczenie. Użytkownicy EZD RP będą mieli zagwarantowane, iż wszystkie zmiany w otoczeniu projektowym e-administracji, także interfejsów komunikacyjnych i standardów, będą obsługiwane i aktualizowane w ramach kolejnych wersji EZD RP.

System EZD RP to oprogramowanie do zarządzania dokumentacją umożliwiające realizowanie czynności kancelaryjno-archiwalnych za pomocą komputera. Nie będzie ono realizowało potrzeb dziedzinowych poszczególnych (bardzo różnych) podmiotów korzystających z EZD RP. Te specyficzne potrzeby będzie można osiągnąć z wykorzystaniem API EZD RP poprzez integrację lub wymianę modułów niewchodzących w skład monolitu EZD RP. Narzędzia udostępnione w ramach przedsięwzięcia umożliwią podmiotom dostosowywanie systemu do własnych specjalistycznych potrzeb. Możliwe będzie realizowanie procesów przebiegających przez system EZD RP i inne systemy dziedzinowe podmiotu.

API EZD RP wraz z opisem poszczególnych metod będzie publicznie dostępne i stale aktualizowane na Portalu EZD RP. Będzie rozwijane i uzupełniane o kolejne metody odpowiadające potrzebom zgłaszanym przez firmy oraz podmioty publiczne, a w szczególności przez reprezentujące ich Rady Użytkowników

System EZD RP będzie zapewniał integrację z kluczowymi systemami teleinformatycznymi i rejestrami. Zakres integracyjny będzie stale rozwijany i aktualizowany, reagując na zmieniające się otoczenie. — Integracje systemu EZD RP z innymi systemami administracji

Dostawcy oprogramowania dla administracji a EZD RP

W celu przygotowania podmiotów publicznych, a także firm oferujących produkty dla administracji jeszcze pod koniec tego roku planowane jest pilotażowe udostępnienie Piaskownicy API EZD RP pozwalającej przetestować współpracę systemu z aplikacjami zewnętrznymi. Szczegółowy zakres i zasady korzystania z pilotażowej wersji Piaskownicy API EZD RP zostaną wypracowane podczas konsultacji z podmiotami publicznymi i dostawcami oprogramowania dla administracji.

Szerokie otwarcie systemu EZD RP na integrację otworzy firmom informatycznym nowe możliwości kreowania oferty dla podmiotów publicznych. Przykładowo: dostawcy oprogramowania dziedzinowego będą mogli budować pakiety usług z wykorzystaniem państwowego jednolitego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Firmy będą mogły nie tylko integrować swoje produkty z EZD RP, ale także świadczyć usługi wsparcia czy nawet chmurowe np. w ramach koncepcji Lokalnych Centrów Kompetencji.

Usługi wsparcia systemu EZD RP

Przedsięwzięcie EZD RP nadzorowane przez ministra właściwego ds. informatyzacji, będzie realizowane za pomocą ustawowo umocowanego Operatora EZD RP i finansowane z budżetu państwa. Głównym obowiązkiem Operatora EZD RP będzie stały rozwój systemu oraz zapewnienie wsparcia wdrożeniowego i utrzymaniowego (w tym helpdesk) podmiotom z grupy rządowej.

Operator EZD RP będzie świadczył usługi wsparcia bezpośrednio jednostkom z grupy rządowej poprzez Centrum Kompetencji Administracji (CKA). Pozostałe podmioty publiczne będą mogły być obsługiwane przez niezależne od Operatora EZD RP, ale przez niego certyfikowane Lokalne Centra Kompetencji (LCK). Będą one świadczyły usługi według ustalonych przez siebie zasad.

Operator EZD RP będzie bezpłatnie wspierał te Lokalne Centra Kompetencji, które będą wdrażać i wspierać EZD RP w odpowiedniej liczbie podmiotów publicznych. Zasady jakościowe i ilościowe wsparcia Lokalnych Centrów Kompetencji oraz zasady ich certyfikacji będzie regulować ustawa (znowelizowana ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) oraz zarządzenia ministra właściwego ds. informatyzacji.

Usługi podstawowe

Usługi podstawowe będą świadczone przez Operatora EZD RP na rzecz wszystkich podmiotów (publicznych i niepublicznych). Obejmą one rozwój systemu i dostosowywanie go do zmieniającego się otoczenia prawno-technicznego, a także konserwację kodu (usuwanie błędów, podatności itd.). Wytwarzana, aktualizowana i udostępniana będzie też dokumentacja oraz baza wiedzy.

Usługi rozszerzone

Usługi rozszerzone będą świadczone przez Operatora EZD RP na rzecz wszystkich zarejestrowanych na Portalu EZD RP podmiotów publicznych. Obejmą one wsparcie w zakresie użytkowania systemu poprzez dedykowany portal, prowadzenie okresowych webinariów w zakresie wdrażania, konfiguracji, utrzymania i użytkowania EZD RP oraz wykładów doszkalających dla dużych grup uczestników.

Usługi kompleksowe

Usługi kompleksowe będą świadczone przez Operatora EZD RP na rzecz podmiotów grupy rządowej oraz na rzecz certyfikowanych Lokalnych Centrów Kompetencji. Obejmą one utrzymanie helpdesku technicznego i merytorycznego oraz wsparcie wdrożeniowe i konfigurację systemu na miejscu. Realizowane będą też warsztaty doszkalające dla niewielkich grup uczestników oraz szkolenia i wsparcie dla pracowników Lokalnych Centrów Kompetencji.

Rady Użytkowników

Podczas prac nad tworzeniem systemu informację zwrotną o potrzebach użytkowników systemu zapewnia Rada Użytkowników EZD RP. Jest to ciało wspierające projekt od początku jego realizacji. Zakłada się, że funkcjonowanie tego ciała powołanego przez ministra właściwego ds. informatyzacji będzie kontynuowane w okresie utrzymania i rozwoju systemu.

Ze względu na skalę zastosowań systemu proponuje się powstanie w przyszłości wielu Rad Użytkowników, skupiających przedstawicieli podmiotów stosujących specyficzne procedury lub reprezentujących duże grupy podmiotów (np. jednostki samorządu terytorialnego, szkół wyższych, jednostek ochrony zdrowia). Powinny być one reprezentowane w głównej Radzie Użytkowników EZD RP i wspierać Operatora EZD RP w stałym rozwoju systemu.