Główny Inspektorat
Sanitarny

ZAPRASZAMY DO SKORZYSTANIA Z INSTRUKCJI UŻYTKOWNIKA

1. W jaki sposób uzyskać dostęp do Elektronicznego Systemu Powiadomień?

Poprzez stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp

2. Gdzie znajdę menu nawigacyjne?

Otwierając stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp menu automatycznie wyświetla się po lewej stronie. Istnieje możliwość zminimalizowania menu poprzez wciśnięcie  przycisku “ < “ znajdującego się w lewej dolnej części strony internetowej.

3. Jak zarejestrować podmiot?

Zakładanie konta przedsiębiorstwa możliwe jest na stronie https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp. Z panelu po lewej stronie należy wybrać pierwszą opcję: „Rejestracja podmiotu”. Wyświetlony zostanie formularz zakładania konta przedsiębiorstwa wymagający uzupełnienia podstawowych danych o podmiocie (NIP, REGON lub KRS) oraz adresu e-mail podmiotu i pierwszego administratora.

W menu nawigacyjnym po lewej stronie zamieszczona jest szczegółowa instrukcja obsługi.

4. Jak się zalogować ?

Aby zalogować się należy kliknąć na ikonę “ludzika” w prawym górnym rogu.

5. Nie mogę się zalogować. Co mam zrobić w takim przypadku?

Aby zalogować się należy założyć konto podmiotu i użytkownika.

W przypadku pięciokrotnego, błędnego wpisania hasła blokowany jest dostęp do systemu. Należy poczekać 5 minut, aby podjąć ponowną próbę zalogowania.

6. Wylogowuje mnie z systemu. Co mam zrobić w takim przypadku?

Wylogowanie następuje po 10 minutach bezczynności lub po zalogowaniu na konto użytkownika z innego urządzenia lub z innej przeglądarki.

Na koncie użytkownika można być zalogowanym z jednego urządzenia, z jednej przeglądarki. W przypadku nowego połączenia następuje automatyczne wylogowanie poprzednich połączeń.

7. Gdzie mogę uzyskać pomoc w przypadku błędu systemu?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

Rekomenduje się przesłać „print screen” i opisać występujący problem, podać numer błędu (jeśli się wyświetlił), dzień i godzinę wystąpienia błędu.

8. Czy mogę nadać uprawnienia do logowania się do systemu innym osobom z mojego przedsiębiorstwa?

Tak. Wybór „listy użytkowników” z panelu po lewej stronie spowoduje wyświetlenie listy przypisanych do przedsiębiorstwa użytkowników oraz szczegółów ich dotyczących: nazwy użytkownika(loginu), adresu e-mail oraz roli w systemie, umożliwia też tworzenie nowych kont użytkownika.

9. Czy podmioty spoza UE mogą składać powiadomienia?

Nie mogą.

10. Na liście składników roślinnych lub innych składników wykazujących efekt odżywczy i/lub fizjologiczny  nie ma składnika użytego do produktu danego produktu. Co mam zrobić?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

W przypadku składnika roślinnego należy podać nazwę łacińską składnika (wraz z przynależnością rodzajową i gatunkową), część rośliny, oraz postać surowca czy ekstraktu/wyciągu, nazwy synonimowe.

W przypadku opatentowanego składnika należy przesłać specyfikację oraz dane potwierdzające że składnik wykazuje efekt odżywczy i/lub fizjologiczny.

11. Gdzie wpisać szczegółową specyfikację składników, informację o ekstrahencie, o standaryzacji ekstraktu itp.?

Szczegółowe informacje o specyfikacji poszczególnych składników produktu proszę dołączyć w postaci pliku .pdf jako załącznika do powiadomienia.

12. Czy otrzymam potwierdzenie złożenia powiadomienia?

Tak, wiadomość o każdej zmianie statusu przedsiębiorca będzie otrzymywał drogą
e-mailową.

13. Kiedy pojawi się wpis w rejestrze publicznym?

Za dzień złożenia powiadomienia uznaje się dzień otrzymania przez Głównego Inspektora Sanitarnego powiadomienia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub własnoręcznym podpisem po potwierdzeniu. Powiadomienie wyświetli się w rejestrze publicznym po:

1. a) wypełnieniu elektronicznego formularza powiadomienia i przesłaniu go do GIS (oznaczeniu w systemie jako „WYSŁANE POCZTĄ” i przesłaniu pocztą lub oznaczeniu w systemie jako „PODPISANE CYFROWO”)
2. b) otrzymaniu przez GIS powiadomienia: w przypadku przesłania powiadomienia pocztą lub złożenia osobiście w siedzibie GIS powiadomienie uwidocznione zostanie w systemie po zweryfikowaniu zgodności podpisu przez pracownika GIS.

W przypadku przesłania powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym wpis w rejestrze pojawi się z dniem złożenia powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym w ESP lub ePUAP.

1. c) potwierdzeniu, przez pracownika GIS, że powiadomienie podpisane jest przez osobę uprawnioną (zgodnie z reprezentacją w KRS lub przez pełnomocnika)
2. Kto może podpisać powiadomienie?

Powiadomienie może podpisać osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu.

15. Dlaczego przedsiębiorca musi złożyć wniosek o połączenie kont w systemie?

Łączenie kont nie jest obowiązkowe jednak jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać dane do wcześniej wprowadzanych powiadomień musi złożyć wniosek o połączeniu kont w systemie.

16. Jak złożyć wniosek o połączenie kont ?

Najpierw należy założyć konto w nowym ESP.

Wniosek można pobrać poprzez kliknięcie na napis “pobierz wniosek” na stornie startowej systemu: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp/ – 2 punkt:  “DOSTĘP DO ARCHIWALNYCH POWIADOMIEŃ PODMIOTU (POBIERZ WZÓR WNIOSKU)”

We wniosku należy podać numer ID który dostępny jest po zalogowaniu w nowym systemie w sekcji “aktualizacja podmiotu”.

17. Czy zapisane szkice na starym koncie ESP da się przenieść na nowe konto ?

Nie. Do nowego systemu przeniesione zostały jedynie już złożone do GIS powiadomienia.

18. Przedsiębiorca zauważył błąd w złożonym powiadomieniu. Czy mogę złożyć korektę powiadomienia?

Powiadomienie można edytować dopóki ma status „szkicu”.

Powiadomienie można również poprawić jeżeli nie zostało jeszcze opublikowane w rejestrze (status „WYSŁANE POCZTĄ” lub „PODPISANE CYFROWO”) i GIS zwróci powiadomienie celem dokonania korekty ze względu na brak formalny.

19. Co oznacza wpis w rejestrze, że powiadomienie wymaga uzupełnienia?

Status „Nie prowadzono postępowania” wskazuje, że nie ma zastrzeżeń co do kwalifikacji produktu. W polu uwagi informacja, że powiadomienia wymaga uzupełnienia dotyczy sytuacji gdy przesyłano do GIS dodatkowe wyjaśnienia lub w starym systemie dokonywana była korekta powiadomień. Interpretacja szczegółowych wpisów w rejestrze dostępna jest na stornie rejstru: https://powiadomienia.gis.gov.pl/instrukcja.pdf

Status w rejestrze wynika ze zdefiniowanych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie wzoru formularza powiadomienia o produktach wprowadzanych po raz pierwszy do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestru produktów objętych powiadomieniem oraz wykazu krajowych jednostek naukowych właściwych do wydawania opinii statusów.

20. Jak podpisać powiadomienie elektronicznie?

• Należy pobrać plik powiadomienia i podpisać go „poza systemem” za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego:
  • Instrukcje jak korzystać z różnych rodzajów podpisu dostępne są na stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-w-urzedzie/dlaczego-warto-zalatwiac-sprawy-urzedowe-przez-biznes-gov-pl-i-jak-to-zrobic/profil-zaufany-i-podpis-elektroniczny-zalatwianie-spraw-online-na-biznes-gov-pl-oraz-innych-serwisach-administracji
  • Na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany istnieje możliwość podpisania profilem zaufanym
• Po podpisaniu do systemu należy wgrać:
  • Podpisany plik (.pdf powiadomienia z podpisem w formacie PAdES)
  • Lub podpisywany plik .pdf z dodatkowym, zewnętrznym plikiem podpisu (xades, xml)
• Po wgraniu plików w systemie należy wybrać sposób złożenia powiadomienia “OZNACZ JAKO PODPISANE CYFROWO”- UWAGA- dopiero po oznaczeniu jako podpisane powiadomienie widoczne będzie dla GIS.
• Po potwierdzeniu przez nas zgodności podpisów dostaną Państwo e-mail z systemu, ze powiadomienie zostało opublikowane.

21. Jak podpisać powiadomienie tradycyjnie?

• Po wypełnieniu powiadomienia i zapisaniu jego ostatniej wersji należy wcisnąć “ZAKCEPTUJ SZKIC”- Uwaga! Nie ma już możliwości dalszej edycji powiadomienia.
• Zaakceptowane powiadomienie należy wydrukować, odręcznie wpisać datę, złożyć odręczny podpis osoby do tego upoważnionej i wysłać pocztą na adres GIS (ul. Targowa 65; 03–729 Warszawa) lub złożyć osobiście w kancelarii urzędu.
• W systemie należy wybrać sposób złożenia powiadomienia “OZNACZ JAKO WYSŁANE POCZTĄ”- UWAGA! Dopiero po oznaczeniu jako wysłane pocztą powiadomienie widoczne będzie dla GIS.

22. Kiedy powiadomienie będzie poprawnie złożone?

• Powiadomienie powinno być wypełnione wszystkimi wymaganymi danymi zgodnie z art. 29 ust 2. ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia (niewypełnione puste powiadomienia będą odrzucane).
• W systemie powiadomienie musi być oznaczone przez przedsiębiorcę jako “ZAAKCEPTOWANY- podpisany i wysłany pocztą” lub “ZAAKCEPTOWANY i podpisany cyfrowo”.
• Do GIS musi wpłynąć prawidłowo podpisane powiadomienie (nie może to być szkic).