Przechowywanie dokumentów

W ramach procedury rozeznania rynku Ministerstwo Przedsiębiorczości mi Technologii zaprasza do składania ofert na przechowywanie dokumentów.

I - W ramach usługi Wykonawca będzie zobowiązany do:

1. przechowania docelowo do 3.000 mb dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) w okresie   24 miesięcy, z możliwością przedłużenia,

2. utrzymania warunków przechowywania dokumentów

  • temperatura w zakresie od min. 14ºC do max 18ºC,
  • dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza 1ºC,
  • wilgotność względna powietrza 30-50 % RH,
  • dopuszczalne wahania dobowe względnej wysokości powietrza 3% RH,

2. zabezpieczenia fizycznego  magazynów:

  • dostęp tylko dla osób uprawnionych,
  • rejestracja dostępu do pomieszczeń,
  • system przeciwpożarowy,
  • system przeciwwłamaniowy,

3. przechowywania dokumentów w plombowanych pojemnikach dostarczonych przez  Wykonawcę

4. udostępnienia  dokumentów z ich dostawą do siedziby Zamawiającego w ciągu mniej niż 12 godzin od zgłoszenia, a w szczególnych  przypadkach mniej niż 3 godzin (zgodnie z zapisami zawartymi w załączniku do Formularza Ofertowego),

5. opcjonalnie - Wykonawca zajmie się sukcesywnym transportem dokumentów z obecnej lokalizacji (Warszawa) do docelowego miejsca przechowywania, oraz po zakończeniu umowy przewiezienia całej przechowywanej dokumentacji do siedziby Zamawiającego.

II - Wykonawca powinien spełniać następujące kryteria:

1. pracownicy Wykonawcy powinni być zatrudnieni na umowę o pracę,

2. Wykonawca jest zobowiązany  pisemnie udokumentować wykonanie usługi przechowywania w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 1.000 mb dokumentów instytucji  administracji publicznej albo rządowej.

III - Pozostałe informacje:

  1. dokumenty będą przekazywane do przechowywania partiami po co najmniej 50 mb dokumentacji,
  2. obecnie dokumenty są przechowywane w magazynach, które zamawiający wynajmuje od zewnętrznego podmiotu, na terenie m.st. Warszawy.
  3. w przypadku zlecenia Wykonawcy transportu dokumentacji  zobowiązany jest on uzyskać wszelkie     niezbędne zezwolenia i przepustki od właściciela (administratora) nieruchomości we własnym       zakresie, Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie możliwe dane kontaktowe.
  4. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
  5. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji szczegółowych warunków zamówienia.
  6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na ofertę wybraną, jako najkorzystniejszą.
  7. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie.
  8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
  9. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.

 

 

Przesyłając ofertę Wykonawca powinien wskazać cenę w rozbiciu na poszczególne pozycje.

Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena.


Oferty należy przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną na adres:

sekretariatBA.mpit@mpit.gov.pl   w terminie do dnia 19-marca-2019 r.

 

Wszelkich dodatkowych informacji udziela: p. Małgorzata Kret tel. 601 383 809

 

docx formularz ofertowy archiwizacja

0.04MB

xls załącznik do formularza ofertowego archiwizacja

0.04MB

doc postanowienia umowy archiwizacja

0.09MB

Navigation Menu

Metrics

Informacje o publikacji dokumentu
Opublikowano: 12.03.2019 16:44
Osoba publikująca: Agata Żołnacz-Okoń
Zmodyfikowano: 12.03.2019 16:44
Osoba modyfikująca: Agata Żołnacz-Okoń
Wytwarzający/ Odpowiadający: Piotr Rzewuski
Tytuł Wersja Data zmiany/utworzenia Osoba modyfikująca Osoba Publikująca
Przechowywanie dokumentów 1.0 12.03.2019 16:44 Agata Żołnacz-Okoń Agata Żołnacz-Okoń

Aby uzyskać archiwalną wersję należy skontaktować się z Redakcją BIP