Organizacja wydarzenia obejmuje:

Szczegółowe zaplanowanie programu wizyty na który będzie składało się odwiedzenie minimum 7 miast (w tym Warszawa, Poznań, Świnoujście, Kraków, Gdańsk, Rzeszów) z uwzględnieniem wytycznych Zamawiającego: 

• program będzie uwzględniał spotkania, które zostaną zaplanowane przez Zamawiającego;
• Wykonawca zaproponuje program uzupełniający (atrakcje turystyczne – min. 14) mający na celu zaprezentowanie uczestnikom wizyty Polski jako kraju osadzonego w tradycji i zarazem nowoczesnego, otwartego i innowacyjnego.

Zarezerwowanie i wykupienie biletów lotniczych w obie strony dla 15 osób:

• przyloty do Warszawy (lotnisko Chopina/lotnisko Modlin) z: Wielkiej Brytanii, Niemiec, Danii, Chorwacji, Austrii, Słowenii, Francji (dwoje gości), Włoch, Kosowa, Czarnogóry, Serbii, Albanii, Macedonii, Bośni i Hercegowiny;
• linie rejsowe, 2 klasa, loty bezpośrednie (w przypadku braku takich połączeń dopuszczalne połączenie z jedną przesiadką);
• cena biletu obejmuje wszelkie wymagane opłaty lotniskowe wraz z opłatę bagażową (bagaż rejestrowany o wadze co najmniej 20 kg). 

Transport:

• bezpośrednio po przylocie każdego z uczestników wizyty zapewnienie mu transferu lotnisko (lotnisko Chopina/lotnisko Modlin) – hotel w Warszawie – lotnisko (lotnisko Chopina/lotnisko Modlin) samochodem osobowym lub busem (15 osób);
• zapewnienie transportu autokarowego dla ok. 20 osób podczas trwania całej wizyty (ok. 2300 km):
  • pojazd musi spełniać wszystkie wymogi bezpieczeństwa dotyczące przewozu osób, a także nie być starsze niż 5 lat (klimatyzacja, toaleta, odchylane fotele, ezpłatne wi-fi);
• Wykonawca pokryje koszty płatnych dróg, parkingów i innych ewentualnych innych kosztów związanych z realizacją usług transportowych;
• Zapewnienie przejazdu pociągiem Pendolino na wybranej przez Wykonawcę trasie.

Zakwaterowanie dla 20 osób w hotelach 3-gwiazdkowych[¹] (pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do indywidualnego wykorzystania z łazienkami) w centrach miastach odwiedzanych podczas wizyty (13 noclegów). Każdorazowo wszyscy uczestnicy wizyty będą zakwaterowani w jednym hotelu;

Zapewnienie pełnego wyżywienia podczas trwania całej wizyty studyjnej dla 20 osób:

• 13 śniadań każdorazowo w miejscach zakwaterowania;
• 12 obiadów w restauracjach, serwowanych do stołu, składających się z: I danie – 2 zupy do wyboru, 2 sałatki, 2 przystawki; II danie – 2 danie główne do wyboru, w tym
• 1 wegetariańskie; 2 desery do wyboru, napoje (kawa, herbata, sok, woda mineralna);
• 13 kolacji w restauracjach, dopuszczalna forma bufetu, 2 rodzaje zup do wyboru,
• 2 rodzaje ciepłego dania głównego do wyboru, 2 rodzaje sałatek lub surówek, warzywa na ciepło, zimne przekąski (pieczywo, wędliny, sery), owoce, napoje (kawa, herbata, sok, woda mineralna);
• zapewnienie zimnych napojów podczas przejazdów autokarowych.

Wykupienie pełnego ubezpieczenia dla zagranicznych uczestników wizyty studyjnej (15 osób) obejmujących: NNW, KL, OC, uratę bagażu podróżnego.

Opracowanie projektu graficznego loga wydarzenia na podstawie przekazanych przez Zamawiającego wytycznych/wzorów, wykonanie materiałów promocyjno-informacyjnych (m.in. identyfikatory i smycze, torby płócienne, programy wizyty, materiały informacyjne dotyczące odwiedzanych miejsc, rollup, oznakowanie pojazdów, notesy, długopisy).

Obsługę koordynacyjną i oganizacyjną przedsięwzięcia (zapewnienie koordynatora wyjazdu, kierowców, obsługę techniczną i gastronomiczną).
Szacunki kosztów organizacji wydarzenia należy złożyć na załączonym formularzu do 15 lutego 2019 r. (Uwaga - zmiana terminu!) za pomocą jednego z poniżej wskazanych sposobów:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariatDSE.MPiT@mpit.gov.pl, podając jako tytuł: „szacunek wartości organizacji wizyty studyjnej”,
• za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera na adres: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Departament Spraw Europejskich, Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa (decyduje data wpływu do Zamawiającego) z dopiskiem „szacunek wartości organizacji wizyty studyjnej”,
• osobiście w kancelarii ogólnej w siedzibie Zamawiającego, w kopercie zaadresowanej na Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Departament Spraw Europejskich, Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa z dopiskiem „szacunek wartości organizacji wizyty studyjnej”.

Zapytanie ma na celu oszacowanie wartości zamówienia i nie zobowiązuje żadnej ze stron do zawarcia umowy. Zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W przypadku pytań prosimy o kontakt z Sekretariatem Departamentu Spraw Europejskich:

• tel. (22) 262 96 93
• e-mail: sekretariatDSE.MPiT@mpit.gov.pl

[1] Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.).