Polska w Wielkiej Brytanii

Informacja na temat zasad współpracy projektowej z Wydziałem Konsularnym i Polonii Ambasady RP w Londynie

Od dłuższego czasu zbieraliśmy i analizowaliśmy wszystkie uwagi, komentarze i obserwacje, dotyczące współpracy przy realizacji projektów polonijnych. W rezultacie przygotowaliśmy poniższą informację, opisującą szczegółowo zasady współpracy przy realizacji tych działań.

Przed wystąpieniem do placówki z ofertą współpracy projektowej prosimy o uważną lekturę zamieszczonego niżej materiału. Pomoże to w przygotowaniu propozycji działań, a nam w ich odpowiednim opracowaniu.

 Terminy nadsyłania wniosków

1. do 31 października – w przypadku projektów całorocznych lub planowanych na pierwsze półrocze następnego roku,
2. do 30 kwietnia – w przypadku projektów planowanych na drugie półrocze roku bieżącego.

Projekt należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego, najpóźniej do 30 listopada roku budżetowego, w którym zostało przyznane dofinansowanie.

Wnioski należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres: londyn.polacyzagranica@msz.gov.pl.

Za priorytetowe uważane będą projekty mające na celu:

• wspieranie nauczania języka polskiego oraz promujące dwujęzyczność,
• projekty, które będą podnosiły i uwydatniały pozycję oraz aktywność środowisk polonijnych na terenie Wielkiej Brytanii,
• projekty wspierające rozwój kontaktów młodzieżowych, naukowych, kulturalnych, gospodarczych i sportowych młodego pokolenia z Polską,
• projekty, które mają na celu podtrzymywanie związków z Polską, uczestniczenie w kulturze polskiej oraz motywowanie i ułatwianie powrotów do kraju. 

Szczegółowe informacje zawarte są w „Zadaniach Administracji Rządowej na lata 2019-2020 w ramach realizacji Rządowego Programu Współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą w latach 2015-2020".

Tryb składania wniosków

1. Wnioski muszą być przesłane do nas w formacie Excel, z podaniem pełnych danych wnioskującej organizacji.
2. Wnioski należy składać na  formularzach stanowiących jednocześnie kosztorys projektu, wypełniając wszystkie pozycje zgodnie z zawartymi instrukcjami. Prosimy również o wskazanie w projektach priorytetowych działań i pozycji finansowych, bez których dany projekt nie będzie miał szansy powodzenia.
3. W mailach prosimy o podanie swojego imienia i nazwiska, jak również aktualnego numeru telefonu – w razie konieczności kontaktu w celu uzupełnienia wniosku.
4. W przypadku składania więcej niż jednej oferty projektowej, prosimy o informację dotyczącą zhierarchizowania ofert (od najbardziej do najmniej istotnej).

Formularze

1. Wniosek – Kosztorys uproszczony
2. Raport z realizacji projektu
3. Protokół odbioru ilościowo-jakościowego przedmiotu umowy
4. Nota księgowa
5. Rządowy Program Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą w latach 2015-2020
6. Zadania Ministerstwa Spraw Zagranicznych na lata 2019-2020 – zadania wspólne
7. Zadania Ministerstwa Spraw Zagranicznych na lata 2019-2020 – zadania szczególne

Przy wypełnianiu oferty należy bezwzględnie używać polskiej czcionki oraz nie przesyłać żadnych dodatkowych załączników dotyczących opisu projektu.

Ocena wstępna wniosków

Placówka dokonuje wstępnej oceny nadesłanych ofert projektowych pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz ich zgodności z celami polskiej polityki wobec Polonii, zapisanymi w "Rządowym Programie współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą w latach 2015-2020”.

Następnie projekty zgłaszane są (w ramach przyznanego placówce budżetu na współpracę z Polonią), jako wnioski projektowe placówki do dofinansowania z funduszy polonijnych. Ostatecznej akceptacji projektów dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Placówka nie otrzymuje z MSZ informacji o powodach odrzucenia wniosków.

Akceptacja wniosków

1. Po otrzymaniu przez placówkę informacji z MSZ o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku o dofinansowanie danego projektu, poinformujemy Państwa drogą mailową.
2. W wypadku przyznania dofinansowania, placówka przygotowuje porozumienie o współpracy projektowej, zawierane w formie umowy.
3. Przypominamy, że zgodnie z ustawą o finansach publicznych nie istnieje możliwość prefinansowania (zaliczkowania) projektów.

Wydatkowanie i rozliczenie projektu

1. Wydatkowanie przyznanych przez MSZ środków następuje zgodnie z zawartą umową oraz na podstawie odpowiednich dokumentów finansowych wystawionych na adres Ambasady RP w Londynie.

2. Rozliczenie projektu następuje na podstawie raportu z realizacji projektu.

3. Projekt należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego.

4. Zwracamy uwagę na konieczność skrupulatnego zaplanowania projektu przed zgłoszeniem go w formie oferty projektowej do placówki oraz starannego opracowania kosztorysu. Wszelkie zmiany w pozycjach kosztorysu, harmonogramie, czy sposobie realizacji zaakceptowanego projektu powinny zostać zgłoszone do placówki jeszcze przed jego rozpoczęciem; łączy się to bowiem z uzyskaniem przez placówkę zgody na zmiany w projekcie od MSZ.

5. Przypominamy, że to na wnioskodawcy spoczywa obowiązek skrupulatnego zaplanowania projektu, przedstawienia w zgłoszeniu realnych, racjonalnych kosztów, a następnie prawidłowego ich rozliczenia.

Kontakt

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z Wydziałem Konsularnym i Polonii Ambasady RP w Londynie:

T: 0207 8228 905, 958 lub 903.