Departament Funduszy Europejskich
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych
i Administracji

Cel

Nabór ma na celu zapewnienie funkcjonowania krajowych systemów zarządzania azylem i migracją oraz zapewnienie prawa do ubiegania się o azyl, m.in. poprzez:

• wsparcie dla krajowych systemów zarządzania azylem i migracją, w tym dobrowolnymi powrotami;
• usługi wspierające osoby ubiegające się o nadanie statusu uchodźcy w korzystaniu z praw podstawowych (pomoc psychologiczna i prawna, udzielanie kompleksowych informacji migrantom i osobom ubiegającym się o azyl);
• działania w obszarze dobrowolnych powrotów, w tym przede wszystkim szkolenia, warsztaty w tym zakresie dla funkcjonariuszy oraz dla pracowników mających bezpośredni kontakt
• z migrantami;
• pomoc dla małoletnich bez opieki i innych grup o specjalnych potrzebach.

Projekty zawierające elementy współpracy bilateralnej i międzynarodowej oraz współpracy pomiędzy administracją publiczną a organizacjami pozarządowymi (tj. wspólne konferencje, warsztaty, spotkania itp.), a także projekty zawierające elementy, poruszające takie zagadnienia jak:

• przeciwdziałanie handlowi ludźmi,
• wspieranie dobrowolnych powrotów,
• wsparcie i usługi dla małoletnich bez opieki ubiegających się o azyl i dla innych grup o specjalnych potrzebach,
• zwalczanie przemocy ze względu na płeć
• będą dodatkowo punktowane.

Potencjalni wnioskodawcy zostali ograniczeni do wskazanych poniżej instytucji/organizacji:

• Kwalifikowani wnioskodawcy: podmioty publiczne, tj. instytucje z sektora finansów publicznych (zgodnie z ustawą o finansach publicznych, Dz.U. z 2019 poz. 869, z późn. zm.), organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze azylu i migracji¹, oraz organizacje międzynarodowe lub ich organy lub agencje działające w dziedzinie azylu i migracji².
• Partnerstwo w projekcie: podmioty publiczne, tj. instytucje z sektora finansów publicznych (zgodnie z ustawą o finansach publicznych), organizacje pozarządowe ustanowione jako osoby prawne w Polsce, w Norwegii, innym państwie-beneficjencie lub w kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, który ma wspólną granicę z Polską i aktywnie działające w dziedzinie azylu i migracji³ oraz z organizacji międzynarodowych lub ich organów lub agencji działających w dziedzinie azylu i migracji⁴.

Całkowita kwota dostępna w ramach naboru

3 172 000 euro – 13 774 727,20 PLN (liczone wg średniego miesięcznego kursu publikowanego w serii C Oficjalnego Dziennika Unii Europejskiej, liczonego dla 6-miesięcznego okresu sprzed dnia publikacji ogłoszenia, tj. 1 EUR = 4.3426 PLN).

Finansowanie projektów

Minimalna kwota dofinansowania projektu wynosi 200 000 euro, a maksymalna 1 500 000 euro.

Poziom dofinansowania z Programu „Sprawy wewnętrzne” w ramach NMF dla beneficjentów będących podmiotami publicznymi wynosi do 100% kosztów kwalifikowalnych⁵.

Poziom dofinansowania z Programu „Sprawy wewnętrzne” w ramach NMF dla beneficjentów będących organizacjami pozarządowymi lub organizacjami międzynarodowymi wynosi do 90% kosztów kwalifikowalnych. Wnioskodawca jest zobowiązany do zadeklarowania we wniosku aplikacyjnym wkładu własnego na realizację projektu w wysokości co najmniej 10% ze środków własnych wnioskodawcy i/lub środków pozyskanych z innych źródeł finansowania i/lub w postaci wolontariatu.

W przypadku projektów, w których beneficjentem, jest organizacja pozarządowa lub partner społeczny, wkład rzeczowy w postaci wolontariatu może stanowić do 50% współfinansowania wymaganego dla projektu w ramach programu.

Kwalifikowalność wydatków

Wydatki są kwalifikowalne na zasadach ogólnych, zgodnie z Artykułem 8.3 Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 (dostępnych na stronie fundusze.mswia.gov.pl).

W szczególności kwalifikowalne są poniższe wydatki bezpośrednie, jeżeli spełniają kryteria podane w art.8.3.1 Regulacji:

• koszty personelu przydzielonego do projektu, zawierające faktyczne wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzenia, pod warunkiem, że są one zgodne ze standardowymi zasadami ustalania wynagrodzeń przez beneficjenta i partnera projektu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu administracji krajowej są kwalifikowalne w zakresie, w którym odnoszą się do kosztów działań, które nie byłyby przeprowadzone, gdyby nie podjęto się wdrażania danego projektu;
• koszty podróży i diety dla personelu uczestniczącego w projekcie. Uwzględniając zasadę proporcjonalności, koszty podróży, włącznie z dietą, mogą być wyliczane jako ryczałt, na podstawie określonych zasad zaakceptowanych przez Operatora Programu;
• koszt nowego lub używanego sprzętu. Gdy Operator Programu stwierdzi, że sprzęt stanowi integralny i niezbędny element umożliwiający osiągnięcie celów projektu, kwalifikowalna może być całkowita cena zakupu tego sprzętu - w drodze wyjątku od reguły zawartej w art. 8.2 ust. 4 Regulacji;
• zakup gruntów i nieruchomości na warunkach określonych w art. 8.6 Regulacji;
• koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw, pod warunkiem, że są one możliwe
• do zidentyfikowania i przypisane do projektu;
• koszty wynikające z innych umów zawartych przez beneficjenta w celu wdrożenia projektu, pod warunkiem, że ich zawarcie jest zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz niniejszymi Regulacjami;
• koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych umową w sprawie projektu dla każdego projektu.
   

Co do zasady, wydatki inwestycyjne⁶ nie powinny przekroczyć 60% całkowitych wydatków kwalifikowalnych budżetu projektu. W zaistniałej sytuacji Wnioskodawca jest zobowiązany
do przedstawienia szczegółowego wyjaśnienia uzasadniającego przekroczenie limitu w części opisowej karty projektu.

Za wydatki kwalifikowalne uznaje się także wydatki pośrednie, tj. wszystkie koszty, które nie mogą być precyzyjnie wskazane przez beneficjenta i/lub partnera projektu, jako bezpośrednio związane z projektem, ale które można wskazać i uzasadnić w ramach systemu rachunkowości, jako poniesione bezpośrednio w związku z bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnymi projektu. Metody wykazania kosztów pośrednich określone są w art. 8.5 pkt. 1 ppkt. a), b), c) oraz e) Regulacji. W ramach naboru nie przewidziano możliwości wykazania kosztów pośrednich poprzez metodę wskazaną w art. 8.5 pkt. 1 ppkt d).

Szczegółowy sposób wyliczania kosztów pośrednich oraz wszystkie inne informacje nt. kwalifikowalności wydatków, procedur dotyczących sprawozdawczości i płatności, dokumentowania wydatków, w tym informacje dot. rozliczania i przepływów finansowych w projektach z partnerami zagranicznymi znajdują się w Wytycznych dla Beneficjentów Programu Sprawy wewnętrzne Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 (Załącznik nr 2 do Ogłoszenia o naborze wniosków).

Ujęcie wydatku w budżecie projektu nie jest uznawane za potwierdzenie kwalifikowalności tego wydatku.

Data kwalifikowalności wydatków

Nie będą kwalifikowane wydatki poniesione po 30 kwietnia 2024 roku.

Finansowanie

Model finansowania projektów uzależniony jest od statusu beneficjenta:

• Państwowe Jednostki Budżetowe

Państwowe jednostki budżetowe zapewniają środki na realizację zadań projektowych w swoim budżecie.

• Podmioty niebędące Państwowymi Jednostkami Budżetowymi

Zaliczka

Zaliczka jest wypłacana Beneficjentowi po podpisaniu umowy w sprawie projektu, złożeniu przez Beneficjenta Wniosku o płatność pierwszej zaliczki oraz wniesieniu przez niego odpowiednich zabezpieczeń prawidłowej realizacji ww. umowy.

Wysokość wypłacanej zaliczki wynosi do 50% wartości dofinansowania. Dokładna wartość pierwszej zaliczki, o jaką może ubiegać się Beneficjent jest określona w umowie w sprawie projektu.

Kolejne płatności okresowe

Kolejne płatności są wypłacane Beneficjentowi po wykorzystaniu i scertyfikowaniu przez COPE MSWiA co najmniej 70% wartości środków dotychczas przekazanych.

Płatność końcowa

Końcowa płatność na rzecz Beneficjenta projektu jest dokonywana po zatwierdzeniu dokumentacji sprawozdawczej w ramach projektu.

Szczegóły w zakresie systemu płatności zostały opisane w Wytycznych dla Beneficjentów.

Termin składania wniosków

14 sierpnia 2020 r.

Uwaga! Uprzejmie informuję, że Operator Programu nie będzie przedłużał ww. terminu.

Wniosek musi być przygotowany na formularzu zapewnionym przez Operatora Programu/COPE MSWiA, stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia o naborze. We wniosku muszą zostać również wskazani wszyscy konsultanci zaangażowani w przygotowanie wniosku.

Szczegóły dotyczące przygotowania i złożenia wniosku zostały zawarte w Regulaminie naboru i wyboru projektów (…), stanowiącym załącznik nr 3 do Ogłoszenia o naborze.

Za datę otrzymania wniosku przez COPE MSWiA uznaje się

1. datę nadania (datę stempla pocztowego) – wyłącznie w przypadku nadania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188, z późn. zm.). Jednocześnie tylko wnioski, które wpłyną do COPE MSWiA (Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa) w terminie 14 dni od zakończenia zaproszenia do składania wniosków, będą traktowane jako wnioski złożone w terminie;
2. datę wpływu/dostarczenia do siedziby COPE MSWiA – w przypadku złożenia wniosku osobiście, nadania za pośrednictwem innego operatora pocztowego niż operator, o którym mowa w pkt. 1 lub nadania kurierem, datę otrzymania przez COPE MSWiA uważa się za wiążącą;
3. datę wpływu na adres skrzynki podawczej COPE MSWiA – w przypadku przesłania wniosku platformą ePUAP.

Ocena projektów

Ocena projektów jest dwuetapowa i składa się z oceny formalnej (zawierającej kryteria administracyjne i kwalifikowalności) i merytorycznej.

Ocena formalna jest dokonywana przez ekspertów polskich będących przedstawicielami COPE MSWiA. W trakcie oceny formalnej jest przewidziany tryb uzupełnień trwający 7 dni roboczych. Wyłącznie projekty, które spełnią wszystkie kryteria formalne będą podlegały ocenie merytorycznej. W przypadku oceny formalnej wnioskodawca będzie miał prawo do odwołania się do Krajowego Punktu Kontaktowego za pośrednictwem COPE MSWiA. Nie ma dalszej wewnętrznej procedury odwoławczej od decyzji Krajowego Punktu Kontaktowego.

W przypadku uzyskania pozytywnej oceny formalnej (w trybie zwykłym lub w procedurze odwoławczej), wnioskodawca będzie zobligowany do przygotowania tłumaczenia wniosku na język angielski. Informacja o pozytywnej ocenie formalnej zostanie przekazana Wnioskodawcy przez COPE MSWiA.

Ocena merytoryczna jest dokonywana przez minimum dwóch niezależnych ekspertów (przedstawiciela OP lub COPE MSWiA oraz eksperta zewnętrznego). Każdy wniosek jest oceniany przez dwóch ekspertów, a ostateczna punktacja wniosku jest średnią punktów przyznanych przez obu ekspertów. Jeżeli różnica między liczbą punktów przyznanych przez ekspertów przekracza 30%, wniosek jest weryfikowany pod względem merytorycznym przez trzeciego niezależnego eksperta wyznaczonego przez Operatora Programu. W takich przypadkach stosuje się uśredniony wynik dwóch najbardziej zbliżonych ocen punktowych.

Minimalna łączna liczba punktów (po uśrednieniu ocen ekspertów), która pozwala uznać wniosek jako rekomendowany wynosi: 65 pkt., przy czym należy również spełnić kryteria dopuszczające, tj. w kryterium nr 1:

• należy uzyskać minimum 19 pkt.,
• należy uzyskać minimum 8 pkt w podpunkcie 1.4
• wybrać co najmniej jeden wskaźnik wskazany dla Programu „Sprawy wewnętrzne”,
• określić co najmniej jeden wskaźnik własny dla projektu,
• w przypadku projektu prowadzonego w partnerstwie z instytucją norweską i/lub organizacją międzynarodową – należy wybrać co najmniej jeden wskaźnik bilateralny wskazany dla Programu „Sprawy wewnętrzne”;

w kryterium nr 2: należy uzyskać minimum 10 pkt.

Projekty, które otrzymały minimalną liczbę punktów (65 pkt) są rekomendowane do dofinansowania, co nie jest równoznaczne z otrzymaniem dofinansowania. Dofinansowane zostaną projekty mieszczące się w limicie dostępnych środków.

Nie przewiduje się procedury odwoławczej od oceny merytorycznej.

Po ocenie merytorycznej, przygotowana przez OP lista rankingowa zostaje przedłożona Komitetowi ds. Wyboru Projektów. Komitet ds. Wyboru Projektów składa się z co najmniej 4 członków z prawem głosu, w tym 2 przedstawicieli wyznaczonych przez OP oraz 2 przedstawicieli Partnerów Programu z Państwa-Darczyńcy. Przedstawiciele KPK i Norweskiego MSZ będą zapraszani do udziału w procesie wyboru projektów jako obserwatorzy. Komitet dokonuje przeglądu listy rankingowej projektów na posiedzeniu lub drogą korespondencyjną, z zastrzeżeniem, że w uzasadnionych przypadkach możliwe jest modyfikowanie listy rankingowej. Uzasadnienie zmian zostanie wyszczególnione w protokole Komitetu.

Ostateczna rekomendacja projektów do dofinansowania powinna zostać dokonana przez Międzyresortowy Zespół ds. Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych w drodze uchwały.

Szczegółowe zasady dotyczące naboru, oceny i wyboru wniosków wraz z kryteriami oceny formalnej i merytorycznej znajdują się w Regulaminie naboru i wyboru projektów w ramach programu Sprawy Wewnętrzne obszaru tematycznego nr 18 (Załącznik nr 3 do Ogłoszenia o naborze).

Ostateczna lista rankingowa z projektami wybranymi do dofinansowania zostanie opublikowana na stronie internetowej www.fundusze.mswia.gov.pl, a do wnioskodawców zostaną skierowane oficjalne pisma w tej sprawie.

Projekty, które ze względu na niewystarczającą ilość środków nie uzyskały dofinansowania, będą umieszczone na liście rezerwowej.

Karty oceny formalnej i merytorycznej zawierające kryteria wyboru projektów znajdują się w załączniku do ogłoszenia.

Pytania dot. zasad i zakresu naboru można zgłaszać pocztą elektroniczną na adres e-mailowy: fundusze.kontakt@mswia.gov.pl nie później niż 7 dni roboczych przed upływem terminu składania wniosków.

Pytania zadane w tym terminie wraz z odpowiedziami zostaną opublikowane na stronie internetowej www.fundusze.mswia.gov.pl do 5 dni roboczych przed upływem terminu składania wniosków. Wszystkie dokumenty, w tym Regulacje i wytyczne istotne dla niniejszego naboru wniosków, są dostępne na stronie internetowej eog.gov.pl.

Procedura składania skarg

Zasady zgłaszania nieprawidłowości zostały opisane na stronie internetowej eog.gov.pl.

Załączniki

1. Wniosek aplikacyjny – Obszar tematyczny PA 18 Programu „Sprawy wewnętrzne” NMF 2014-2021;
2. Wytyczne dla Beneficjentów Programu „Sprawy wewnętrzne” NMF 2014-2021;
3. Regulamin naboru i wyboru projektów w ramach Programu „Sprawy wewnętrzne” – obszar tematyczny PA 18;
4. Karta oceny formalnej;
5. Karta oceny merytorycznej.

Dokumenty programowe

• Regulacje ws. wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014–2021;
• Umowa ws. Programu „Sprawy Wewnętrzne” - w zakładce Najważniejsze dokumenty;
• Wytyczne w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG
• 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 ;
• Podręcznik Komunikacji i Identyfikacji wizualnej dla funduszy EOG i funduszy norweskich 2014-2021.

---

¹ Zakres działalności organizacji pozarządowej musi wynikać ze statutu.

² Zakres działalności organizacji międzynarodowej, jej organu lub agencji musi wynikać z aktu ustanawiającego organizację międzynarodową, jej organ lub agencję.

³ Patrz przypis 1.

⁴ Patrz przypis 2.

⁵ 15% stanowi wkład z budżetu państwa zabezpieczony w budżecie jednostki.

⁶ Wydatek inwestycyjny – jako wydatek inwestycyjny należy rozumieć wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, którego wartość jednostkowa przekracza 10.000 zł. Co do zasady zakup usług (np. konferencyjnych, szkoleniowych, transportowych itp.), nawet o wartości jednostkowej powyżej 10.000 zł, nie jest traktowany jako wydatek inwestycyjny.