Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach sprawozdania spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron, wydatki gminy dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Jeżeli natomiast zadanie zostało powierzone przez gminę spółce gminnej w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron (zgodnie z przepisami PZP), to taki wydatek będzie stanowił zamówienie publiczne i powinien zostać ujęty w sprawozdaniu przez gminę jako zamawiającego.