Światowe Forum Miejskie
WUF11

Bardzo często samorządy, chcąc podążać za ideą miasta inteligentnego nie rozumieją odpowiednio jej istoty. Włodarzom miast wydaje się, że wystarczy wdrożyć zaawansowane technologicznie narzędzie, a ono samo rozwiąże problemy związane z zarządzaniem – a nawet jeśli nie, to pozytywnie wpłynie na wizerunek urzędu. W tym miejscu moglibyśmy postawić kropkę. Rzeczywista odpowiedź jest jednak dużo bardziej złożona, ponieważ na niepowodzenie wdrożenia systemu czy aplikacji w mieście składać się może bardzo wiele czynników.

Partycypacyjne projektowanie i wdrażanie

Pierwszym i najczęściej popełnianym błędem jest brak dokładnej i poprawnie wykonanej analizy potrzeb wśród różnych grup potencjalnych aktorów funkcjonujących w miejskim systemie. Chcąc uruchomić jakiekolwiek rozwiązanie technologiczne, na każdym etapie prac (już przy tworzeniu samej koncepcji) powinniśmy sobie odpowiedzieć na pytanie: jaki cel chcemy osiągnąć my (na przykład jako urząd miejski czy spółka komunalna), a jaki miejscy interesariusze?

Jeśli nie zaangażujemy szerokiego grona odbiorców w projektowanie i wdrażanie, z pewnością nie uda nam się określić zapotrzebowania na dostęp do danych i analiz. Istnieje wówczas również ryzyko, że nie uwzględnimy w systemie ważnej funkcjonalności. Tego typu braki powodują natomiast brak akceptacji społecznej wdrażanego za publiczne pieniądze narzędzia.

Wraz z analizą potrzeb należy przeprowadzić dokładną charakterystykę procesów zachodzących w mieście – czyli zbioru działań i wydarzeń, które wzajemnie na siebie oddziałują i mają być wspomagane (na przykład przez aplikację). Niestety, zamawianie systemów informatycznych bez wcześniejszej analizy procesów jest częstą praktyką, przez co w efekcie otrzymujemy wdrożenia oderwane od reszty elementów zarządzania miastem.

Najlepszym (tj. najgorszym) przykładem wdrażania rozwiązań IT bez wcześniejszej analizy procesów są tzw. papierowe e-usługi. W projektach e-usług zdarza się, że portal nie odpowiada w pełni procedurom administracyjnym – jest tylko „nałożony” na nie. Z zewnątrz widzimy formularz elektroniczny, ale wewnątrz urzędu sprawa procedowana jest przed cyfryzacją, bo dokumenty otrzymywane z portalu e-usług nie spełniają wymagań prawnych.  

Podejście procesowe i angażowanie różnych interesariuszy istotne jest jeszcze z jednego powodu – konieczności walki z silosowością urzędu. Podczas kupowania jakiegokolwiek rozwiązania smart city dedykowanego wspomaganiu pracy konkretnej jednostki należy myśleć o tym, aby skorzystało na nim wiele podmiotów i wydziałów urzędu. Jeśli już wydajemy pieniądze na aplikację czy system, zróbmy to w taki sposób, aby ułatwić pracę jak największej liczbie osób – jesteśmy wtedy dużo bardziej efektywni, a środki są lepiej wydatkowane.

W sprawie kosztów warto zwrócić uwagę również na kwestię fundamentalną – czy rozwiązanie smart city się opłaca? Jeśli koszty, które mamy ponieść w związku z jego wdrożeniem przewyższają korzyści, lepiej odpuścić sobie taki projekt. Z drugiej strony, włodarze miast często traktują smart city jedynie jako wydatek, ponieważ nie są świadomi korzyści, które z niego wynikają. Konieczne jest zatem stałe dokumentowanie dobrych praktyk i odwoływanie się do pozytywnych przykładów, które możemy znaleźć w innych urzędach miejskich.  

Miasto przygotowane do implementacji

Aby nasze miasto mogło stać się inteligentne ważne jest również zadanie sobie pytania, czy w ogóle jesteśmy gotowi na takie wdrożenia.

Po pierwsze, musimy określić stopień świadomości istotności rozwiązań smart city i wytwarzanych danych na różnych poziomach. Pierwszy z nich to formalny wymiar świadomości – czy mamy plan, strategię lub wizję naszego miasta jako miasta inteligentnego? Czy mamy wyznaczone kierunki i priorytety naszych działań? Jeśli nie, warto zastanowić się nad opracowaniem długofalowego planu, który spowoduje, że realizowane projekty nie będą jednostkowymi zakupami, a częścią zaplanowanego systemu.

Drugi wymiar świadomości to świadomość włodarzy miasta. Jest ona fundamentalna, ponieważ bezpośrednio wpływa na politykę miasta w zakresie smart city. Jeśli władze nie są świadome, to albo nie inwestujemy w miasto inteligentne, albo kupujemy rozwiązania pozbawione strategicznego sensu.

Trzeci wymiar to świadomość kadry niższego i średniego szczebla. Bez jej zbudowania, rozwiązania smart city kojarzone są przez pracowników jako kolejna aplikacja, która wymaga nauki i dodatkowej pracy, na którą ciężko znaleźć czas przy tak napiętym harmonogramie. Konieczna jest zatem stała edukacja, najlepiej przez wskazywanie realnych korzyści, także dla pracowników.

Kolejnym elementem, którego brakuje w większości polskich miast jest interoperacyjność systemów i narzędzi smart city. Brak interoperacyjności mówi o tym, że systemy ze sobą nie współpracują, a dane nie są wymienialne. O ile w mniejszych urzędach informacje można przekazywać sobie tylko ustnie, o tyle w większych miastach konieczność sprawnego przepływu informacji między jednostkami jest kluczowa do efektywnego zarządzania. A z tym bywa różnie – szczególnie, że urzędy dużych miast w Polsce używają średnio od kilkunastu do kilkudziesięciu różnych systemów i aplikacji, które wdrażane były bez wcześniej określonych standardów. I jak tu mówić o interoperacyjności?

Aby taką interoperacyjność zapewnić, w pierwszej kolejności musimy przeprowadzić inwentaryzację systemów i danych funkcjonujących w urzędzie. Powinniśmy w niej określić między innymi, w jakich formatach gromadzone są dane, czy systemy umożliwiają ich wymianę oraz w jaki sposób się to odbywa (API, baza danych). Aby osiągnąć interoperacyjność danych, należy pokonać różnice w specyfikacji formatu, różnice semantyczne lub w przeznaczeniu danych. Przyczyną niskiej interoperacyjności może być brak standardów w zakresie modeli danych, dokładności, wymagań jakościowych. Warto na początku takie standardy zdefiniować nawet na poziomie wewnętrznym, korzystając np. z normy ISO ISO37120 czy standardów otwartości danych Cyfryzacji KPRM.

Mądre zakupy

Analiza potrzeb przeprowadzona, procesy zbadane, systemy zinwentaryzowane, świadomość w trakcie budowy, standardy określone – w końcu możemy kupować narzędzia smart city! Raz, dwa – piszemy specyfikację warunków zamówienia, opis przedmiotu zamówienia i uruchamiamy zapytanie ofertowe lub przetarg… stop!

Sama procedura zakupu narzędzia może okazać się największą pułapką. Zastanówmy się najpierw, czy jesteśmy w stanie samodzielnie przygotować taką procedurę od strony merytorycznej. Jeśli nie, nie bójmy się zatrudnić biegłego. Owszem, wygeneruje to dodatkowe koszty, ale będą to nakłady nieporównywalnie mniejsze niż potencjalne straty nietrafionej inwestycji.

Odwagi wymaga też wybór odpowiedniej procedury zakupowej. Jeśli mówimy o narzędziach IT, niemal w każdym przypadku możliwy jest np. zakup z wykorzystaniem procedury dialogu konkurencyjnego czy negocjacji z ogłoszeniem. Procedury te pozwalają pracownikom urzędu nie tylko na zaznajomienie się z bieżącą ofertą handlową, ale również zbadanie możliwości jej dostosowania do rzeczywistych potrzeb miasta.

Kluczowe jest również odpowiednie sformułowanie umowy o zakup narzędzia smart city. Należy pamiętać przede wszystkim o zawarciu w niej zapisów umożliwiających miastu ponowne i nieodpłatne wykorzystanie danych wytwarzanych w systemie. Dodanie wymogu wyeksportowania dowolnych danych z reguły nie podnosi kosztu aplikacji w chwili jej zamawiania. Narazi nas to jednak na znaczne koszty, gdy zażyczymy sobie tej usługi dopiero po jakimś czasie. Trzeba też pamiętać, że koszt modyfikacji systemu po jego wdrożeniu nie podlega już ograniczeniom wynikającym z procesu przetargowego, a wprost przeciwnie – jest dyktatem monopolisty. Musimy być na to przygotowani.

***

Powyżej opisane zostały podstawowe zasady, których należy przestrzegać podczas działań na rzecz realizacji idei miasta inteligentnego. Wątek ten można rozwijać jeszcze dalej – między innymi opisując samo wdrażanie lub późniejsze funkcjonowanie narzędzi. W pierwszej kolejności warto jednak przyswoić podstawy i dobrze przygotować się do bycia miastem inteligentnym. W innym wypadku technologia będzie tylko gadżetem, którym można się chwalić z powodu wysokiej ceny. A przecież nie chcemy być gadżeciarzami –  chcemy być smart!  

Autor: Wojciech Łachowski
Artykuł powstał we współpracy z Instytutem Rozwoju Miast i Regionów.