Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych mają ustalony format, co oznacza, że są to faktury ustrukturyzowane. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika w tym procesie - w przeciwieństwie do faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

Inne ustrukturyzowane dokumenty na PEF to:

• zamówienie dostawy,
• awizowanie dostawy,
• potwierdzenie odbioru,
• faktura korygująca
• nota księgowa.

Ponadto, 5 maja 2022 r. w ramach rozbudowy Platformy udostępniona została usługa fakturowania specjalizowanego. Pozwala ona na umieszczenie w treści faktury dodatkowych informacji, wykraczających ponad standard normy europejskiej dla faktury w zamówieniach publicznych. Równolegle usługa umożliwia obsługę not korygujących, rejestracji faktorów czy przesłania reakcji biznesowej na otrzymany dokument - jego akceptacji czy odrzucenia.

PEF umożliwia wykonawcom wystawianie i wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Pozostałe dokumenty obsługiwane na Platformie są wymieniane między stronami na zasadzie dobrowolności.

Dzięki udostępnieniu API, (Application Programming Interface - zestaw reguł definiujący komunikację pomiędzy systemami komputerowymi) systemy księgowe instytucji i firm mogą zostać zintegrowane z Platformą.

Platforma Elektronicznego Fakturowania działa w sieci Peppol, co umożliwia szybkie i bezpłatne połączenie z innymi dostawcami oraz urzędami w Unii Europejskiej.

Korzyści z e-fakturowania

• Zmniejszenie liczby zatorów płatniczych.
• Zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu.
• Dzięki ujednoliceniu norm i stworzeniu standardu, możliwe będzie zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz zminimalizowanie przeszkód w handlu.
• Redukcja kosztów fakturowania i przetwarzania danych oraz obsługi zamówień publicznych.
• Kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych.
• Zwiększenie szans udziału polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE.
• Łatwiejsze archiwizowanie dokumentów.
• Wzrost poziomu cyfryzacji sektora publicznego w Polsce.
• Rozwój systemu płatności bezgotówkowych w cyfrowej administracji.
• Wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.

Terminy

1 kwietnia 2019 r. uruchomiona została Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być przygotowani na odbiór faktury w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze.

Prawo

Funkcjonowanie PEF jest oparte o przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Wdrożenie Platformy wynika z przepisów UE i wpisuje się w realizację rządowego programu od papierowej do cyfrowej Polski.

Ustawa wdraża do polskiego prawa przepisy unijne - Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. W prace nad dokumentem Dyrektywy zaangażowana była również Polska.

Więcej informacji

Więcej na temat elektronicznego fakturowania na stronie Efaktura