Zgodnie z przepisem art. 14 ust. 11 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, jednostkom sektora finansów publicznych, w tym jednostkom samorządu terytorialnego może być udzielone finansowanie lub dofinansowanie, lub zwrot wydatków, lub kosztów realizacji zadań na rzecz pomocy Ukrainie, w szczególności obywatelom Ukrainy dotkniętym konfliktem zbrojnym na terytorium Ukrainy.

1. Minister Finansów - jako upoważniony przez Prezesa Rady Ministrów do dysponowania środkami Funduszu Pomocy w zakresie środków na dodatkowe zadania oświatowe w ramach pomocy dzieciom ukraińskim - przekazał 15 kwietnia br. środki Funduszu do jednostek samorządu terytorialnego na te zadania. Do poszczególnych samorządów przekazane zostały kwoty, zgodnie z naliczeniem dokonanym przez Ministerstwo Edukacji i Nauki. To był pierwszy transfer środków z Funduszu na cele pomocowe w obszarze oświaty za okres od 24 lutego do końca marca 2022 r., kolejne transfery środków będą dokonywane w następnych miesiącach.
2. Ministerstwo Finansów środki z Funduszu Pomocy na dodatkowe zadania oświatowe w ramach pomocy dla dzieci ukraińskich przekazuje na numery rachunków bankowych jednostek samorządu terytorialnego, które posiada w celu przekazywania części oświatowej subwencji ogólnej. Niemniej charakter przekazanych środków nie uległ zmianie i nadal pozostają one środkami z Funduszu Pomocy. Otrzymane środki należy więc przenieść na wydzielony rachunek dochodów dedykowany środkom z Funduszu Pomocy. Dla wydzielonego rachunku, należy opracować plan finansowy.
3. Biorąc pod uwagę względy systemowe, środki z tego Funduszu powinny być ujmowane w budżecie jednostki samorządu terytorialnego, z zachowaniem ich wyodrębnienia w ramach szczególnych zasad wykonywania budżetu. Przez wyodrębnioną ewidencję należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Polega ona na wyodrębnieniu operacji poprzez wprowadzenie do zakładowego planu kont odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych w takim układzie, aby możliwym było spełnienie wymagań w zakresie sporządzenia sprawozdań finansowych i innych rozliczeń.
4. Przepisy dotyczące Funduszu Pomocy obywatelom Ukrainy są analogiczne do przepisów dotyczących Funduszu Przeciwdziałania COVID – stąd podejście do ujmowania środków funduszy powinno być analogiczne.
5. Przepisy ww. ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy powołujące Fundusz, mówią o gromadzeniu przez jednostki samorządu terytorialnego środków z Funduszu na wydzielonym rachunku dochodów.  Zatem obowiązek ich wyodrębnienia (ale w ramach budżetu samorządowego) dotyczy jednostek samorządu terytorialnego, a nie ich jednostek budżetowych, tj. szkół, przedszkoli, czy jednostek dotowanych.
   Na uczniów i wychowanków pochodzących z Ukrainy - tak jak i na pozostałych uczniów przedszkoli, szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez osoby inne niż jednostki samorządu terytorialnego - należy jak dotychczas przekazywać dotacje na podstawie ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych. Wyjątek stanowią szkoły, w których nie realizuje się obowiązku szkolnego i obowiązku nauki. Zgodnie z art. 50a ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, nie otrzymują one dotacji na słuchaczy będących obywatelami Ukrainy, których pobyt na terytorium Polski jest uznawany za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 tej ustawy.
6. Obecnie prowadzone są prace nad zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r., w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych również w zakresie wyszczególnienia podziałek klasyfikacji budżetowej dla środków otrzymywanych przez jednostki samorządu terytorialnego z tego Funduszu. Do czasu wprowadzenia zmian w ww. rozporządzeniu Ministerstwo Finansów proponuje do środków przekazywanych z Funduszu Pomocy na wsparcie jednostek samorządu terytorialnego w realizacji dodatkowych zadań oświatowych związanych z kształceniem, wychowaniem i opieką nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy, których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest uznawany za legalny, stosować następującą klasyfikację:
   1. po stronie dochodów: Dział 758 – Różne rozliczenia Rozdział 75814 – Różne rozliczenia finansowe    paragraf 270 – Środki na dofinansowanie własnych zadań bieżących gmin, powiatów (związków gmin, związków powiatowo-gminnych, związków powiatów), samorządów województw, pozyskane z innych źródeł;
   2. po stronie wydatków: dział i rozdział właściwy dla danego rodzaju wydatków, paragraf zgodny  z charakterem ekonomicznym wydatków.
7. Jednostki samorządu terytorialnego, które otrzymały środki Funduszu Pomocy na dodatkowe zadania oświatowe i do końca danego kwartału ich nie wykorzystały mają obowiązek poinformować – w terminie 15 dni od dnia upływu każdego kwartału danego roku - Ministra Finansów (jako upoważnionego przez Premiera do dysponowania środkami Funduszu Pomocy), o wysokości niewykorzystanych środków pochodzących z Funduszu. Informacje (najbliższy termin to do 15 lipca br.), według stanu na koniec każdego kwartału składają wyłącznie jednostki samorządu terytorialnego, które nie wykorzystały przekazanych środków, przy czym obowiązek poinformowania dotyczy jednostek samorządu terytorialnego, a nie ich szkół, przedszkoli. Ministerstwo Finansów udostępni wkrótce edytowalny formularz, który będzie służyć przekazywaniu informacji o niewykorzystanych środkach na dodatkowe zadania oświatowe.
   Zwrot niewykorzystanych środków dotyczy sytuacji:
   1. nie wykorzystania środków z Funduszu w całości na zadania oświatowe związane z kształceniem, wychowaniem i opieką nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy,
   2. otrzymania kwoty z Funduszu na podstawie nieprawidłowych danych wykazanych w systemie informacji oświatowej (SIO).
8. Środki z Funduszu Pomocy z tytułu wsparcia jednostek samorządu terytorialnego w realizacji dodatkowych zadań oświatowych związanych z kształceniem, wychowaniem i opieką nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy, oprócz zadań objętych subwencjonowaniem, obejmują także dowożenie uczniów oraz wychowanie przedszkolne dzieci w wieku 2,5 -5 lat. Wyliczeń dla poszczególnych jednostek dokonało Ministerstwo Edukacji i Nauki, na podstawie danych z SIO.
   Od dokładności uzupełnienia danych w SIO zależy wysokość naliczonych środków. Szczegółowa instrukcja wykazywania dzieci i uczniów z Ukrainy znajduje się tuttaj.
   Szczegółowe zasady naliczania środków na uczniów z Ukrainy znajdują się tutaj.
   Należy zaznaczyć, że środki na finansowanie zadań oświatowych związanych z kształceniem, wychowaniem i opieką nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy będą przekazywane w ratach miesięcznych z uwzględnieniem faktycznej liczby dni w miesiącu. Przykładowo pierwsza rata za okres 24.02-31.03.2022 r. była naliczona na 36 dni. Zwracamy też uwagę, że po naliczeniu środków na dany okres nie ma już możliwości zwiększenia środków w sytuacji nieprawidłowego wykazania danych w SIO. Takie korekty będą skutkować naliczeniem środków od następnego okresu.
   Szczegółowe informacje dotyczące liczebności w odpowiednich wagach określonych w algorytmie podziału części oświatowej subwencji ogólnej na rok 2022 (ustalone w sposób średniomiesięczny) zostały zamieszczone w Strefie Pracownika SIO w zakładce Raporty.
   Uczniowie uchodźcy z Ukrainy, którzy pobierają naukę w szkołach według ukraińskiego systemu oświaty w trybie kształcenia on-line mogą również być równocześnie uczniami polskich szkół. Oznacza to, że mogą uczyć się w szkołach ukraińskiego systemu oświaty w trybie on-line i jednocześnie uczestniczyć w zajęciach w polskich szkołach. Mogą również technicznie zostać wykazani w SIO i w konsekwencji zostaną na nich naliczone środki finansowe z Funduszu Pomocy.
9. Jednostki samorządu terytorialnego otrzymały jedną kwotę, którą przeznaczają na zadania związane z kształceniem, wychowaniem i opieką nad dziećmi i uczniami będącymi obywatelami Ukrainy (w tym również na dowożenie), których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest uznawany za legalny na podstawie ustawy. Szczegółowy zakres zadań finansowanych z otrzymanych środków należy do decyzji poszczególnych samorządów.