Horyzontalny Punkt
Kontaktowy
Polska Zachodnia

Planujesz złożyć wniosek projektowy do jednego z konkursów w programie Horyzont Europa? To znakomity krok w stronę rozwoju innowacji i międzynarodowej współpracy naukowej. Zanim jednak usiądziesz do opisywania przełomowych badań, musisz zmierzyć się z jednym z najważniejszych elementów aplikacji.

Dobrze skonstruowany budżet to fundament Twojego planu pracy i realny klucz do sukcesu projektu.

Wnioskodawcy w sposób naturalny skupiają się na opisie działań, innowacyjności czy społecznym wpływie przedsięwzięcia, traktując kwestie finansowe jako odrębny temat. Tymczasem budżet dla ekspertów oceniających wniosek finanse są integralną częścią projektu. Każdy koszt wpisany do tabeli musi mieć swoje logiczne odzwierciedlenie w działaniach merytorycznych.

Dwa podejścia do finansowania: Lump Sum vs Actual Costs

Zanim przystąpisz do kalkulacji, musisz dokładnie zapoznać się z wytycznymi konkretnego konkursu – zarówno merytorycznymi, jak i finansowymi. Program Horyzont Europa stosuje dwa główne modele rozliczeń:

• Actual Costs (koszty rzeczywiste): Podejście tradycyjne, w którym budżet planuje się na podstawie faktycznie przewidywanych i ponoszonych wydatków, a realizacja wymaga szczegółowego dokumentowania każdego kosztu.
• Lump Sum (ryczałt): Model uproszczony, zyskujący coraz większą popularność. Tutaj płatność jest powiązana z realizacją konkretnych etapów prac (Work Packages), a nie z przedstawianiem faktur.

Niezależnie od wybranego modelu, eksperci oceniający wniosek zawsze zadadzą sobie kluczowe pytanie: dlaczego projekt potrzebuje właśnie takiego budżetu?

Dobrze przygotowany plan finansowy nie jest ani najwyższy, ani najniższy. Jest realistyczny, przejrzysty, spójny z opisem projektu oraz łatwy do obrony na etapie oceny formalnej i merytorycznej.

Złote zasady planowania budżetu w Horyzoncie Europa

Aby budżet stał się mocną stroną Twojego wniosku, warto wdrożyć w życie kilka sprawdzonych zasad już na wczesnym etapie pisania projektu:

• Planuj od szczegółu do ogółu: Nigdy nie wpisuj kwot „z głowy”. Najpierw precyzyjnie przypisz zadania oraz ludzi do konkretnych Pakietów Pracy (Work Packages), a dopiero potem zliczaj wynikające z tego koszty.
• Wyceniaj według realiów: Stawki personelu nie mogą być oderwane od rzeczywistości. Muszą one odzwierciedlać realną i aktualną politykę wynagrodzeń w Twojej instytucji.
• Sprawdź limity w danym konkursie: Zawsze weryfikuj maksymalną dopuszczalną wartość grantu na projekt. Przekroczenie tego limitu może skutkować natychmiastowym odrzuceniem wniosku z powodów formalnych.
• Pamiętaj o zasadach amortyzacji sprzętu: Jeśli w ramach projektu kupujesz aparaturę, w koszty kwalifikowane wpisujesz wyłącznie wartość jej zużycia (amortyzacji) w czasie trwania projektu, a nie pełną kwotę z faktury zakupu.
• Zostaw margines na ryzyko: Prace badawczo-rozwojowe to proces dynamiczny i nieprzewidywalny. Budżet tworzony „na styk” może zablokować realizację zadań przy najmniejszych zawirowaniach rynkowych.
• Zabezpiecz środki na audyt (CFS): Jeśli budżet Twojej instytucji w projekcie przekracza próg 430 000 EUR, musisz obowiązkowo zabezpieczyć środki na certyfikat sprawozdania finansowego (CFS).

Nie musisz działać sam – skorzystaj ze wsparcia

Konstruowanie budżetu do programu Horyzont Europa bywa wyzwaniem logistycznym i formalnym. Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia na etapie planowania kosztów, ich późniejszej realizacji czy poprawnego składania raportów finansowych, skontaktuj się ze specjalistami HPK Polska Zachodnia.

Więcej praktycznych wskazówek, aktualności oraz bazę wiedzy znajdziesz na oficjalnej stronie internetowej: www.gov.pl.