Horyzontalny Punkt
Kontaktowy
Polska Zachodnia

Bądź na bieżąco z kolejnymi materiałami – śledź nasz profil na Facebooku oraz zaglądaj do sekcji Aktualności na naszej stronie

ODC. 1. KTO POWINIEN ROZLICZAĆ PROJEKT

Kierownik projektu ma na głowie bardzo wiele: zarządzanie zespołem, komunikację z instytucjami, dbanie o dokumentację, podpisy, raporty… Łączenie tego z rozliczeniami finansowymi i kadrowymi to często za dużo

Dlatego warto wyznaczyć osobę (lub dział), która zajmie się dokumentacją i kontaktem z księgowością czy Instytucją Pośredniczącą. Dzięki temu kierownik może w pełni skupić się na pracy merytorycznej, a projekt będzie prowadzony sprawniej i z mniejszym ryzykiem błędów.

Pamiętajmy: kwestie księgowe i kadrowe zostawmy specjalistom – naukowcy i eksperci powinni koncentrować się na tym, co naprawdę ważne w projekcie.

ODC. 2. PLANOWANIE BUDŻETU PROJEKTU

Budżet to finansowa podstawa każdego projektu. Dobrze zaplanowany ułatwia realizację projektu i minimalizuje ryzyko błędów, niedoszacowań czy ponoszenia niekwalifikowanych wydatków. Jak się za to zabrać?

Przy tworzeniu budżetu warto:

• spotkać się z zespołem piszącym projekt, poznać planowane działania i określić wydatki, jakie są potrzebne do ich realizacji,
• oszacować ryzyko wzrostu cen towarów i usług, planując koszty z rozsądną „górką”,
• przy planowaniu kosztów personelu sprawdzić, czy jednostka rozlicza wynagrodzenia metodą unit costs (czyli za pomocą ustalonej wcześniej stawki ryczałtowej), czy na podstawie rzeczywistych kosztów personelu,
• sprawdzić w wytycznych konkursu, jak rozliczany będzie projekt – kosztami rzeczywistymi czy metodą lump sum,
• przemyśleć wykorzystanie sprzętu i zakup środków trwałych pod kątem amortyzacji,
• zwrócić uwagę na typ działań projektu i pamiętać o różnicach w stopniu dofinansowania:

- RIA/CSA – 100%

- IA – 70% (100% dla organizacji non-profit)

Nie zapomnij o kluczowych dokumentach:

Dokumenty dostępne są na portalu EU Funding & Tenders Portal

Aktualna dokumentacja konkursowa. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents?programmePeriod=2021-2027&frameworkProgramme=43108390

• Model Grant Agreement – modelowa umowa grantowa to standardowy, wzorcowy dokument prawny, który określa zasady współpracy pomiędzy Komisją Europejską a beneficjentami projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/agr-contr/general-mga_horizon-euratom_en.pdf
• Annotated Model Grant Agreement (AGA) – na podstawie licznych przykładów wyjaśnia zapisy Umowy Grantowej. Odnosi się do konkretnych programów finansowania UE, a jego struktura odpowiada wzorcowej umowie grantowej https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/aga_en.pdf

Jeśli Twoja instytucja jest koordynatorem projektu, pamiętaj o konieczności koordynacji budżetów wszystkich partnerów konsorcjum.

ODC. 3. CZYM JEST „LUMP SUM”?

„Lump sum" to ryczałtowa metoda rozliczania kosztów, coraz częściej stosowana w projektach programu Horyzont Europa. W skrócie - otrzymujesz z góry ustaloną kwotę dofinansowania, bez konieczności raportowania każdego wydatku z osobna.

Jak to działa?

Na początku trzeba bardzo dokładnie zaplanować budżet projektu, dzieląc go na pakiety pracy (WP - Work Packages). Każdy pakiet obejmuje konkretne zadania, które później będą podstawą do rozliczenia projektu.

Najpierw opisujesz cele, metodologię, rezultaty i podział zadań między partnerów (tak jak w tradycyjnych projektach). Następnie tworzysz szczegółowy budżet w arkuszu Excel pobranym z portalu Funduszy Europejskich - z podziałem na partnerów i pakiety pracy.

Koszty muszą być realne, uzasadnione i nieprzesadzone. Można dodać niewielką rezerwę na ewentualny wzrost cen, ale KE skrupulatnie oceni zasadność każdej pozycji - szczególnie wynagrodzeń.

Eksperci Komisji Europejskiej korzystają z tzw. dashboardów pokazujących średnie wynagrodzenia w różnych krajach i instytucjach. Dzięki temu mogą porównać Twój budżet z danymi z wcześniejszych projektów.

Raportowanie w lump sum

Największą zaletą tej metody jest prostsze rozliczanie. Nie raportujesz kosztów finansowych - jedynie realizację zadań w poszczególnych pakietach.

Jeśli pakiet został wykonany w 100%, partnerzy otrzymują finansowanie. Jeśli nie - płatność za ten pakiet nie zostaje wypłacona.

Pamiętaj jednak, że mimo braku raportowania finansowego należy gromadzić dokumentację księgową – może być potrzebna przy kontrolach krajowych (np. bilans, urząd skarbowy).

Komisja Europejska zapowiada, że w przyszłości projekty typu lump sum będą coraz częstsze – warto więc dobrze poznać tę metodę już teraz!

Więcej informacji szukaj się pod linkiem: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/programmes/horizon/lump-sum/guidance

ODC. 4. WYNAGRODZENIA W PROJEKTACH – JAK JE DOBRZE ZAPLANOWAĆ?

Wynagrodzenia w projektach – jak je dobrze zaplanować?

Wynagrodzenia to największa część budżetu projektu, dlatego już na etapie jego projektowania, warto poświęcić im szczególną uwagę. Przemyślane koszty personelu w dużej mierze wpływają na płynną realizację całego projektu.

Kogo uwzględnić w budżecie?

Powołując zespół projektowy, bierzemy pod uwagę zarówno pracowników już zatrudnionych w instytucji, jak i nowe osoby, które dołączą specjalnie na potrzeby projektu. Kluczowe są ich kompetencje oraz realne możliwości zaangażowania merytorycznego w poszczególne zadania.

Jak szacować wynagrodzenia?

Wysokość wynagrodzeń osób zatrudnionych do projektu nie może odbiegać od stawek obowiązujących w instytucji. Pamiętajmy też, że projekty często trwają kilka lat — warto więc przewidzieć możliwe zmiany kadrowe oraz ewentualne podwyżki.

A co z dodatkami?

Do kosztów wynagrodzeń zaliczamy wyłącznie te dodatki, które są przewidziane w regulaminie instytucji i oparte na obiektywnych kryteriach, tj. przysługują każdej osobie spełniającej określone warunki. Dodatek nie może nosić znamion uznaniowości. To właśnie składniki kwalifikowalne stanowią podstawę planowania i rozliczania kosztów personelu.

Czas pracy i harmonogram

Już na etapie tworzenia projektu należy określić liczbę osobomiesięcy (czyli czas pracy każdej osoby merytorycznie zaangażowanej w projekt) w podziale na pakiety pracy. Musi to być spójne z harmonogramem działań projektu i uzasadnione merytorycznie.

W projektach programu Horyzont Europa przyjmuje się, że rok pracy to 215 dni produktywnych dla osoby zatrudnionej na pełen etat – po odjęciu weekendów, urlopów i świąt.

Dokumentacja czasu pracy – cost declaration

Aby prawidłowo potwierdzić przepracowane dni w projekcie, Komisja Europejska zaleca stosowanie dokumentu Cost Declaration, który zawiera:

• imię i nazwisko pracownika,
• czas pracy w podziale na miesiące i pakiety,
• podpis pracownika i przełożonego.

Cost Declaration należy przechowywać i okazać podczas kontroli KE, a jego wzór można pobrać z portalu Funding & Tenders (F&T). https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/temp-form/report/time-declaration_en.docx

ODC. 5.  KOSZTY OSOBOWE W HORYZONCIE EUROPA – KIEDY WARTO KORZYSTAĆ Z PERSONNEL UNIT COST (PUC)?

W projektach Horyzont Europa wynagrodzenia można rozliczać na dwa sposoby:

• jako koszty rzeczywiste (actual costs) – najczęstsza opcja
• jako koszty jednostkowe (unit costs), w tym opcjonalny mechanizm PUC

PUC jest alternatywną metodą kalkulacji wynagrodzeń, która polega na ustaleniu stałej stawki dziennej, wcześniej zatwierdzonej dla instytucji w portalu Funding & Tenders.

1. Do czego służy PUC?

To uproszczony sposób rozliczania wynagrodzeń. KE wychodząc naprzeciw beneficjentom wskazuje tę opcję jako alternatywną dla kosztów rzeczywistych. Pozwala ona uniknąć problemów związanych z różnymi stawkami wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników.

2. Raz zatwierdzisz – musisz stosować

PUC jest dobrowolny tylko na etapie wnioskowania.

Kiedy zostanie zatwierdzony, obowiązuje we wszystkich projektach HE (PUC stosujemy zarówno do nowych projektów, które zakładają taką możliwość jak i do projektów, których Umowa Grantowa jeszcze nie została podpisana). PUC ważny jest przez co najmniej 2 lata od momentu jego zatwierdzenia.

3. Jak liczy się stawkę jednostkową?

Kalkulacja stawki polega na pomnożeniu z góry narzuconej przez KE kwoty 9 618 EUR przez współczynnik korygujący dla danego kraju określony, w Programie Pracy HE do grantów MSCA (dla Polski wynosi 71,4%), a następnie podzieleniu tego wyniku przez 18 dni.  https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/horizon/wp-call/2023-2024/wp-2-msca-actions_horizon-2023-2024_en.pdf

Jeśli korzystasz z PUC, pamiętaj o limicie 215 dni, który obowiązuje zawsze niezależnie od tego czy instytucja jest zaangażowana w realizację jednego, czy kilku projektów jednocześnie.

4. Jak uzyskać PUC?

Potrzebny jest wniosek złożony przez LEAR’a oraz certyfikat audytowy (CoMUC) od zewnętrznego audytora.

Na portalu dostępny jest kalkulator, pozwalający oszacować orientacyjną stawkę dzienną (służy tylko do wglądu, nie do rozliczeń). PUC Unit Cost Wizard - https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/programmes/horizon/personnel-unit-costs/unit-cost-wizard

5. Decyzja jest jednokierunkowa

• Możesz wrócić z PUC do kosztów rzeczywistych.
• NIE możesz później ponownie wrócić do PUC.

ODC. 6. PODRÓŻE I DIETY – O CZYM WARTO WIEDZIEĆ?

W projektach Horyzont Europa koszty podróży służbowych są zaliczane do innych kosztów bezpośrednich (Other direct costs) i obejmują:

• bilety lotnicze i koszty transportu (travel)
• zakwaterowanie (accommodation)
• diety (subsitence)

Rozliczanie kosztów podróży i diet szczegółowo opisuje Annotated Grant Agreement (AGA) Article 2.C.1 Travel and subsistence.

Jak dobrze zaplanować koszty podróży?

By koszty podróży oraz diet uznać za kwalifikowalne, muszą spełnić ogólne warunki kwalifikowalności odnoszące się do wszystkich kosztów w projektach Horyzont Europa – Article 6.1. AGA.

Podróż służbowa musi odbyć się w okresie realizacji projektu.

Istnieją 2 wyjątki, gdzie koszty możemy ponieść:

• przed projektem: spotkanie kick-off meeting rozpoczynające projekt
• po projekcie: spotkanie review meeting podsumowujące działania w projekcie, przedstawiane Komisji Europejskiej

Podróż musi dotyczyć zadań merytorycznych projektu – Annex 1 Grant Agreement oraz być zgodna z zaplanowanym budżetem – Annex 2 Grant Agreement.

Poniesione koszty podróży muszą być zgodne z:

• wewnętrznym regulaminem beneficjenta,
• zwyczajowymi praktykami beneficjenta,
• regulacjami krajowymi.

Kalkulacja kosztów podróży polega na ustaleniu ich liczby i pomnożeniu przez średni koszt, który będzie różny w zależności od tego, czy są to podróże krajowe, czy zagraniczne.

Kogo możemy uwzględnić w budżecie podróży?

- personel beneficjenta,

- personel podwykonawcy – jeśli jest uwzględniony w zadaniach

- osoby pracujące na zasadzie in-kind contribution

- uczestnicy działań projektowych, np. zaproszeni goście w panelu warsztatowym, gdy udział tych osób wynika z opisu działania i jest uzasadniony

Wymagane dokumenty:

Warto gromadzić i przechowywać dokumentację, niezbędną w przypadku kontroli:

• faktury
• polecenie oraz rozliczenie wyjazdu służbowego
• program wydarzenia (np. konferencji)
• bilety, karty pokładowe, rachunki za przejazdy
• notatka służbowa i zdjęcia

Aby potwierdzić udział w podróży służbowej, należy odpowiednio odnotować delegację w deklaracji czasu pracy – Time Declaration.

Szczegółowe informacje znaleźć można na stronach 85–93 Annotated Grant Agreement.

ODC. 7. POZOSTAŁE KOSZTY (OTHER COSTS). NA CO UWAŻAĆ PLANUJĄC BUDŻET PROJEKTU.

Wskazówka nr 1

Źródłem wiedzy o kwalifikowalności kosztów niezmiennie jest Annotated Grant Agreement (AGA) EU Funding Programmes 2021–2027. Koszty inne (Other costs) znajdziesz w rozdziale „Purchase” costs na stronie 82.

Wskazówka nr 2

Koszty inne, planowane i ponoszone w projekcie, zależą od zapisów konkursowych i mogą dotyczyć:

• podróży, zakwaterowania, wyżywienia - Article 6.2.C.1 (strona 85 AGA)
• sprzętu - zależnie od specyfiki projektu - Article 6.2.C.2 (strona 94 AGA)
• materiałów, usług i prac potrzebnych do realizacji zadań - Article 6.2.C.3 (strona 102 AGA)
• Najczęściej spotykane usługi w projektach:

• catering na spotkanie projektowe
• wynajem sal
• materiały na szkolenia (do realizacji zadania)
• tłumaczenia
• audyt finansowy projektu (CFS)
• koszty związane z prawami własności intelektualnej

Wskazówka nr 3

Katalog kosztów innych jest bardzo pojemny

Żeby dobrze zaplanować budżet:

• dokładnie sprawdź treść konkursu
• przeanalizuj działania w pakietach pracy (WP)
• zastanów się, jakie wydatki podlegają kategorii inne

Pamiętaj, że koszty inne, tak samo jak pozostałe kategorie, muszą spełniać wszystkie warunki kwalifikowalności.!!

Wskazówka nr 4

UWAŻAJ na zapisy umów na wykonanie usługi

Usługa (Other costs) to nie to samo co zlecenie na zewnątrz części zadań projektu.

Przykład:

Jeśli zlecasz podmiotowi zewnętrznemu (ekspertowi/firmie) realizację części zadania projektu (work package/task), będzie to podwykonawstwo.

Przykład:

• zlecenie firmie/laboratorium wykonania testów/walidacji, zadania zapisanego w Annex 1, np.: „przeprowadzenie testów/walidacji”
• zlecenie całości (lub istotnej części) konkretnego zadania z WP na zewnątrz (np. wykonanie badań terenowych przewidzianych jako zadanie- TASK).

Jeśli zakup dotyczy usługi typu zamówienie cateringu na spotkanie, wynajmu sali na szkolenie/warsztat/konferencje, publikacji Open Access, certyfikaty/audyt, licencje/patenty itp. (czyli koszty „wspierające” realizację). wówczas mówimy o kosztach innych w projekcie

ODC. 8. PODWYKONAWSTWO

Podwykonawstwo - jest to zlecenie podmiotowi trzeciemu, niepowiązanemu kapitałowo i osobowo z żadnym z konsorcjantów, wykonania części zadań projektu ze względu na brak technologii, doświadczenia, personelu itp.

Wskazówka nr 1

Źródłem wiedzy o kwalifikowalności kosztów jest Annotated Grant Agreement (AGA) EU Funding Programmes 2021–2027

Koszty podwykonawstwa znajdziesz w rozdziale „Subcontracting costs” (strona 78 AGA)

Wskazówka nr 2

Koszty podwykonawstwa muszą być zaplanowane na etapie składania wniosku projektowego i dokładnie opisane w Aneksie 1 do umowy grantowej - Description of the action

Wskazówka nr 3

Podwykonawstwo zaliczamy do kosztów bezpośrednich i nie jest ono brane pod uwagę przy wyliczaniu kwoty kosztów pośrednich.

Wskazówka nr 4

Przy wyborze podwykonawcy, finansowanego ze środków publicznych, w tym środków pochodzących z funduszy Unii Europejskiej, należy zachować zasadę przejrzystości, konkurencyjności oraz należytą staranność.

• Sprawdź sytuację w Twojej instytucji, uwzględniając poniższe kwestie:
• jaka jest wartość zamówienia
• jakie regulacje wewnętrzne obowiązują przy wyborze wykonawcy
• czy instytucja podlega ustawie Prawo zamówień publicznych
• ustal, czy realizowane są podpisane umowy ramowe o współpracy z dostawcami usług

Podwykonawstwo opisujemy w części B wniosku projektowego w tabeli 3.1.g, gdzie określamy koszt oraz opis zleconego zadania.

Przykłady:

• Zlecenie wykonania w całości badań terenowych opisanych w części B wniosku projektowego.
• Zlecenie stworzenia oraz obsługi narzędzia informatycznego służącego do badań ekologicznych opisanych w części B wniosku projektowego.

Podwykonawstwo to kategoria, którą należy przewidzieć już na etapie składania wniosku.

Dodanie tej kategorii w trakcie realizacji projektu jest możliwe, ale wymaga bardzo dobrego uzasadnienia takiej zmiany.

Pamiętaj!

W tej kategorii kosztów bierzemy pod uwagę całość wykonywanego zadania w ramach projektu, a nie jego część!

ODC. 9. KOSZTY ZAKUPU ŚRODKÓW TRWAŁYCH (ŚT) W PROJEKTACH HORYZONT EUROPA – CO MOŻNA ROZLICZYĆ I NA JAKICH ZASADACH?

Koszty zakupu sprzętu, infrastruktury i innych aktywów mogą być kwalifikowalne, jeśli są poniesione w okresie realizacji projektu oraz są niezbędne do wykonania działań opisanych w Aneksie 1 Umowy Grantowej.

W programie HE funkcjonują dwie główne metody rozliczania kosztów sprzętu, a wybór zależy od zapisów w konkursie (call):

• Opcja domyślna – amortyzacja (Depreciation costs)

Beneficjent deklaruje wyłącznie tę część kosztu zakupu sprzętu, która dotyczy jego faktycznego wykorzystania w czasie realizacji projektu.

• Opcja alternatywna – pełny koszt zakupu (Full purchase cost)

Możliwa tylko wtedy, gdy przewiduje to Umowa Grantowa (GA). Pozwala zadeklarować pełną kwotę zakupu w momencie poniesienia kosztu — jeśli sprzęt został kupiony specjalnie do projektu lub stanowi jego rezultat (np. prototyp).

Przez środki trwałe rozumiemy, zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sprzęt oraz wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej od 10 000 złotych wzwyż. Pamiętajmy, że koszty zakupów środków trwałych na potrzeby projektu, w przeważającej liczbie przypadków nie można ująć jednorazowo na księgach rachunkowych. Zamiast tego kosztem projektu będą miesięczne odpisy amortyzacyjne.

Zasady kalkulacji amortyzacji

• Amortyzacja musi być liczona zgodnie ze zwykłą praktyką księgową instytucji i stosowana w ten sam sposób we wszystkich projektach
• Obliczenia powinny być spójne z uznanymi Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości
• Koszt zakupu rozkłada się na cały okres użyteczności sprzętu
• Jeśli okres użyteczności ŚT przekracza rok — nie można rozliczyć pełnego kosztu w jednym roku
• Jeśli sprzęt jest używany również do celów innych niż związane z projektem, kwalifikowalna jest tylko część kosztów odpowiadająca faktycznemu wykorzystaniu projektowemu. Należy wówczas prowadzić kartę czasu pracy dla używanego sprzętu.

Jeśli środek trwały został zakupiony wcześniej, tj. przed datą rozpoczęcia projektu, zapisaną w Umowie Grantowej —amortyzację tego ŚT można rozliczyć tylko w odniesieniu do okresu, w którym był on wykorzystywany w projekcie, o ile nie został jeszcze w pełni zamortyzowany.

Uwaga!

Kosztem kwalifikowalnym zakupu środka trwałego mogą również być raty leasingowe lub koszty najmu sprzętu. Należy jednak pamiętać, że koszty takie są kwalifikowalne, jeśli:

• nie przekraczają kosztów amortyzacji podobnego sprzętu (tego samego lub o podobnych parametrach dostępnego na rynku) - czyli należy sprawdzić, czy zakup i amortyzacja nie są tańsze od kosztów najmu (leasingu)

• nie zawierają opłat finansowych (np. odsetek, kosztów kredytowych)

Zakup sprzętu – zasady ogólne

Przy zakupach obowiązują standardowe reguły:

• najlepszy stosunek jakości do ceny
• transparentność procedur
• stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych — jeśli wymagane

Szczegóły: Annotated Grant Agreement — Article 6.2.C.2 Equipment (str. 94)