Horyzontalny Punkt
Kontaktowy
Polska Zachodnia

Wymogi techniczne

Komisja Europejska ocenia projekty dokładnie w takiej formie, w jakiej zostały przesłane, co wyklucza możliwość wprowadzania istotnych zmian w budżecie, konsorcjum czy zawartości merytorycznej na etapie przygotowywania umowy o grant. Z tego powodu tylko te aplikacje, które od samego początku kompleksowo odnoszą się do wszystkich wymaganych aspektów, mają realną szansę na sukces i uzyskanie finansowania.

Pierwszym wymogiem formalnym jest limit stron wniosku, który system informatyczny egzekwuje w sposób całkowicie automatyczny. Sekcje 1, 2 i 3 nie mogą łącznie przekraczać 30 stron, przy czym w limit ten wliczają się również wszelkie tabele, wykresy, bibliografia, przypisy oraz inne elementy przynależne do tych rozdziałów.

Warto pamiętać, że wniosek stanowi dokument samowystarczalny. Oceniający eksperci otrzymują wyraźną instrukcję, aby ignorować wszelkie hiperłącza, których celem jest rozbudowanie wniosku i tym samym obejście nałożonych ograniczeń objętościowych. Co więcej, limitu 30 stron nie powinno się traktować jako celu samego w sobie, ponieważ zwięzły i skondensowany tekst jest zazwyczaj znacznie lepiej postrzegany przez recenzentów. W przypadku podjęcia próby przesłania zbyt długiego dokumentu przed ostatecznym terminem, system wygeneruje ostrzeżenie i zaleci skrócenie pliku. Jeśli jednak wniosek przekraczający limit zostanie wysłany w ostatniej chwili, nadmiarowe strony zostaną po upływie terminu automatycznie ucięte i staną się niewidoczne dla panelu eksperckiego.

Aby poprawnie przygotować dokument do wysyłki, należy dokładnie oczyścić szablon z elementów pomocniczych i usunąć wszystkie strony instruktażowe opatrzone znakiem wodnym. Konieczne jest skasowanie strony wstępnej, tabeli z definicjami pojęć oraz tekstów pomocy umieszczonych pod poszczególnymi nagłówkami sekcji. Ponieważ dokument zawiera ukryte znaczniki systemowe służące do wewnętrznego przetwarzania danych oraz celów statystycznych Komisji Europejskiej, nie wolno ich usuwać, przesuwać, modyfikować ani zmieniać ich kolejności. Ich obecność nie wpływa na merytoryczną ocenę projektu, jednak ich naruszenie może wywołać błędy w systemach informatycznych KE.

Oficjalną czcionką dla systemów Windows jest czcionka Times New Roman, dla platform Apple - Times lub Times New Roman, natomiast dla systemu Linux - Nimbus Roman No. 9 L. Stosowanie innych krojów nie jest zalecane, zwłaszcza jeśli ich użycie mogłoby nienaturalnie skrócić objętość dokumentu i posłużyć do manipulowania limitem stron.

Minimalny dopuszczalny rozmiar czcionki to 11 punktów, co dotyczy zarówno tekstu głównego, jak i zawartości tabel. W całym dokumencie należy zachować standardowe odstępy między znakami oraz pojedynczą interlinię. Wyjątek od tych reguł dopuszcza się jedynie w przypadku nagłówków, przypisów dolnych, podpisów pod grafikami oraz wzorów matematycznych, które mogą odbiegać od standardu pod warunkiem zachowania pełnej czytelności. Całość musi zostać sformatowana do formatu strony A4 z zachowaniem marginesów o szerokości co najmniej 15 mm z każdej strony, przy czym w przestrzeń tę nie wliczają się nagłówki ani stopki dokumentu.

Wymogi merytoryczne wniosku w Part B

EXCELLENCE (DOSKONAŁOŚĆ)

1.1 Cele i ich powiązanie z Wyzwaniem (Objectives and relevance to the Challenge)

• Opisz tu cele swojego projektu. Muszą być one jasne, wiarygodne, mierzalne, weryfikowalne i realne do osiągnięcia w czasie trwania grantu.
• Wyjaśnij wprost, jak cele projektu realizują nadrzędne i szczegółowe założenia danego Challenge. Wskaż precyzyjnie, do których zapisów z dokumentu Challenge Guide się odnosisz.
• Wykaż, że projekt spełnia wszystkie specyficzne warunki określone dla tego Wyzwania w Programie Pracy.
• Wskaż informacyjnie, jak projekt odpowiada kategoriom budowania portfolio opisanym w Challenge Guide.

1.2 Nowatorstwo (Novelty)

• Opisz w namacalny i konkretny sposób, na czym polega przełomowość Twojego rozwiązania.
• Przedstaw obecny stan rozwoju danej technologii na świecie.
• Skonfrontuj swój projekt z obecnym stanem wiedzy. Wykaż, jak bardzo Twoje cele wykraczają poza dotychczasowe osiągnięcia nauki i rynku.

1.3 Wiarygodność metodologii (Plausibility of methodology)

• Opisz koncepcje, modele i założenia stanowiące fundament Twoich prac naukowych. Wyjaśnij, jak ta metodologia pozwoli na osiągnięcie celów w zadeklarowanym czasie. Wskaż zidentyfikowane ryzyka o wysokim stopniu krytyczności wpisane w tę metodologię i zasygnalizuj podejście do ich rozwiązania.

W metodologii musisz uwzględnić następujące komponenty:

• Zasada „Do No Significant Harm” (DNSH)- wykaż, że metodologia projektu jest zaprojektowana tak, aby nie szkodzić żadnemu z 6 celów środowiskowych UE.
• Jeśli rozwijasz lub wdrażasz systemy AI, musisz wykazać ich techniczną odporność, odporność społeczną, niezawodność oraz wyjaśnialność (transparencja decyzji mających wpływ na ludzi).
• Interdyscyplinarność - wyjaśnij, jak połączysz i zintegrujesz wiedzę oraz metody z różnych dyscyplin naukowych. Brak podejścia interdyscyplinarnego wymaga mocnego uzasadnienia.
• Wymiar płci w nauce (gender dimension) - opisz, jak analiza płci kulturowej i biologicznej (sex/gender) została uwzględniona w treści badań (np. testowanie leków, algorytmy), a nie o parytet płci w zespole projektowym.
• Open Science - pokaż, jak wdrożysz otwartą współpracę i wczesne dzielenie się wiedzą (np. prerejestracja badań, pre-printy, Open Access do publikacji).
• Zarządzanie danymi badawczymi (FAIR Principles) - jeśli generujesz lub zbierasz dane badawcze (inne niż publikacje), opisz precyzyjnie dla swojego projektu:
  • Typy i rozmiar danych - określ rodzaj (np. eksperymentalne, obserwacyjne, obrazy, tekst, dane numeryczne) oraz ich szacowany rozmiar. Wskaż pochodzenie danych zewnętrznych, jeśli z nich korzystasz.
  • Znajdowalność (findability) - podaj unikalne i trwałe identyfikatory (np. DOI) oraz zaufane repozytoria, w których dane zostaną umieszczone.
  • Dostępność (accessibility) - określ ramy czasowe otwarcia danych oraz kwestie ochrony własności intelektualnej. Jeśli dane muszą być ograniczone, wyjaśnij dlaczego i jak zapewnisz dostęp w celach weryfikacji.
  • Interoperacyjność (interoperability) - wskaż standardy, formaty i słowniki stosowane dla danych oraz metadanych.
  • Wielokrotne wykorzystanie (reusability) - podaj licencje (np. Creative Commons, Open Data Commons) oraz narzędzia/modele/oprogramowanie potrzebne do walidacji i ponownego użycia danych.
  • Określ koszty utrzymania/przechowywania danych oraz wskaż osobę/zespół odpowiedzialny za zarządzanie danymi i zapewnienie jakości.

IMPACT (WPŁYW)

2.1 Potencjalny wpływ (Potential impact)

Przedstaw narrację wyjaśniającą, jak wyniki projektu wpłyną na rzeczywistość poza bezpośrednim zakresem i czasem trwania projektu. Opis musi być specyficzny dla Twojego projektu (unikaj ogólnych frazesów o pożytkach płynących z B+R) i zawierać:

• Unikalny wkład i grupy docelowe - wskaż, jak wyniki projektu wpłyną na cele krótko- i długoterminowe określone w wytycznych wyzwania. Dokładnie wskaż grupy docelowe i segmenty społeczne, które na tym skorzystają. Wpływ ten należy podzielić na trzy kategorie (uwzględniaj tylko te, w których Twój wkład jest bezpośredni i znaczący):
  • naukowy: np. przełomy w dyscyplinach, nowa wiedza, wzmocnienie infrastruktur badawczych i instrumentów,
  • gospodarczy/technologiczny: np. wprowadzenie nowych produktów, usług, procesów biznesowych, redukcja kosztów, wyznaczanie nowych standardów,
  • społeczny: np. redukcja emisji CO2, zmniejszenie śmiertelności, poprawa polityk publicznych, podnoszenie świadomości konsumentów.

Musisz bezwzględnie opisać wszelkie potencjalne, negatywne skutki środowiskowe, jakie mogą pojawić się po przeskalowaniu Twojej technologii do poziomu komercyjnego, oraz wyjaśnić, jak zamierzasz nimi zarządzać.

• Skala i znaczenie wkładu - określ ilościowo (tam, gdzie to możliwe i uzasadnione) przewidywany efekt sukcesu projektu:
  • jak szeroki będzie to wpływ (np. wielkość lub odsetek grupy docelowej, która odniesie korzyści w czasie),
  • jaka jest realna wartość tych korzyści (np. liczba dodatkowych lat życia w zdrowiu, oszczędności energii),
  • wyjaśnij swoje punkty odniesienia i założenia, opierając się na statystykach lub badaniach. Do wyliczeń używaj jednej, spójnej metodologii dla całego konsorcjum (najlepiej przygotowanej przez jednego partnera). Wyliczenia muszą dotyczyć wyłącznie tego projektu
• Wymogi i potencjalne bariery zewnętrzne - opisz czynniki leżące poza zakresem i czasem trwania projektu, które zdecydują o ostatecznym sukcesie wdrożenia rynkowego lub społecznego (np. regulacje prawne, standardy, zachowania użytkowników). Wskaż, jak te czynniki mogą ewoluować w czasie oraz opisz działania łagodzące, które podejmiesz na wypadek, gdyby Twoje założenia okazały się błędne lub gdyby pojawiły się zidentyfikowane bariery.

2.2 Potencjał innowacyjny (Innovation potential)

W tym podrozdziale musisz udowodnić, że konsorcjum posiada realistyczny plan na przyszłe przekształcenie wyników badań w komercyjne lub społeczne innowacje.

• Krótko opisz wiarygodną ścieżkę wprowadzenia innowacji na rynek. Beneficjenci są zobowiązani do dołożenia wszelkich starań, aby efektywnie wykorzystać wyniki (sami lub za pośrednictwem stron trzecich).
• Pierwszeństwo w komercjalizacji (np. poprzez transfer technologii lub licencjonowanie) mają podmioty z państw członkowskich UE lub krajów stowarzyszonych. Jeśli planujesz wdrożenie rynkowe głównie w krajach trzecich (niestowarzyszonych), musisz to szczegółowo uzasadnić, wykazując, dlaczego taka komercjalizacja leży w interesie Unii Europejskiej.
• Szczegółowo opisz strategię ochrony własności intelektualnej generowanej w projekcie. Wskaż planowane mechanizmy zabezpieczeń (np. patenty, prawa do wzorów, prawa autorskie, tajemnice handlowe). Wykaż, że te środki są adekwatne i wystarczające do wsparcia przyszłego wdrożenia rynkowego.
• Wymagany jest jasny opis działań umożliwiających przyszłe wejście na rynek, w tym analiza i ocena aspektów związanych z regulacjami prawnymi, certyfikacją oraz standaryzacją technologii.
• Wybór projektu do dofinansowania wiąże się z koniecznością sporządzenia odpowiedniej umowy konsorcjum (Consortium Agreement), regulującej prawa własności oraz zasady dostępu do kluczowej wiedzy (IPR, dane badawcze).
• Wyjaśnij, jakie mechanizmy wdroży konsorcjum, aby zaangażować i wzmocnić pozycję kluczowych graczy zdolnych do przejęcia roli liderów we wdrażaniu innowacji w przyszłości (np. wybitni naukowcy na wczesnym etapie kariery, obiecujące MŚP z sektora high-tech, w tym startupy).

2.3 Komunikacja i upowszechnianie (Communication and Dissemination)

Ta część służy zaprezentowaniu strategii budowania widoczności projektu oraz angażowania interesariuszy i opinii publicznej.

• Obowiązkowym elementem rezultatów muszą być najwyższej klasy publikacje naukowe publikowane w otwartym dostępie (Open Access).
• Działania komunikacyjne muszą promować projekt od samego początku i trwać przez cały okres jego realizacji. Ich celem jest dotarcie do społeczeństwa, pokazanie realizowanych prac oraz korzyści, jakie projekt przyniesie obywatelom.
• Opisz główne przekazy (main messages), a także konkretne narzędzia i kanały, które zostaną użyte do dotarcia do każdej z wybranych grup docelowych.
• W przypadku uzyskania finansowania, konsorcjum musi dostarczyć szczegółowy „Plan upowszechniania i wykorzystania wyników, w tym działań komunikacyjnych” jako obligatoryjny rezultat projektu w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia grantu. Plan ten musi być okresowo aktualizowany.
• Opisz potencjalne informacje zwrotne dla decydentów, jakie wygeneruje projekt. Chodzi o dane i wnioski, które pomogą w projektowaniu, monitorowaniu, przeglądzie i korygowaniu istniejących polityk unijnych i programów lub wesprą wdrażanie nowych inicjatyw i decyzji politycznych.

Wszystkie działania muszą być proporcjonalne do skali projektu i obejmować konkretne akcje zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu finansowania. Uzasadnij, dlaczego dane narzędzie jest najskuteczniejsze dla wybranej grupy docelowej.

QUALITY AND EFFICIENCY OF THE IMPLEMENTATION (JAKOŚĆ I EFEKTYWNOŚĆ WDROŻENIA)

Ta część wniosku służy udowodnieniu, że projekt jest logicznie ustrukturyzowany, zasoby są optymalnie przydzielone, a konsorcjum posiada pełne kompetencje do realizacji zadeklarowanych zadań. Eksperci oceniają tutaj spójność planu pracy z budżetem.

3.1 Plan pracy i alokacja zasobów (Work plan and allocation of resources)

Opis planu prac musi bazować na logicznej strukturze projektu i etapach jego realizacji:

• Struktura i harmonogram:
  • Krótka prezentacja ogólnej struktury planu prac.
  • Harmonogram poszczególnych pakietów prac (Work Packages) i ich komponentów przedstawiony za pomocą wykresu Gantta (lub podobnego).
  • Graficzna prezentacja powiązań między elementami projektu za pomocą wykresu PERT (lub podobnego).
• Planowanie etapów musi być bezwzględnie dopasowane do czasu trwania projektu
• Pakiety Prac (Work Packages) i zadania (Tasks):
  • Każdy pakiet prac (opisywany w tabeli 3.1a i tabeli 3.1b) musi stanowić istotną część planu. Ich liczba powinna być proporcjonalna do skali i złożoności projektu.
  • Każdy pakiet prac należy podzielić na konkretne zadania (Tasks) lub zorganizować je według rodzaju prac.
  • Dla każdego zadania opisz i skwantyfikuj działania (np. liczba protokołów, testów, pomiarów, badań, konferencji, publikacji itp.).
  • Podaj szczegóły: kto wykona daną pracę, dlaczego jest ona potrzebna, jaki jest poziom kwalifikacji personelu oraz ile roboczomiesięcy przypisano do zadania. Wskaż też potrzebny sprzęt, materiały eksploatacyjne czy spotkania.
  • Wydziel osobny pakiet prac na „Zarządzanie projektem” (Project Management). Nadaj odpowiednią widoczność kwestiom zarządzania danymi, upowszechniania i wykorzystania wyników oraz działalności komunikacyjnej (w formie osobnych zadań lub dedykowanych pakietów prac). Pamiętaj o konieczności aktualizacji planu DMP i planu upowszechniania w trakcie projektu.
• Rezultaty i kamienie milowe
• Lista krytycznych ryzyk związanych z realizacją projektu, które mogą zagrozić osiągnięciu celów, wraz z planem ich łagodzenia.
• Tabele uzasadniające koszty:
  • Tabela 3.1f - łączna liczba wymaganych roboczomiesięcy.
  • Tabela 3.1g - opis i uzasadnienie kosztów podwykonawstwa dla każdego uczestnika.
  • Tabela 3.1h - uzasadnienie kosztów zakupu (purchase costs – sprzęt, materiały, podróże) dla partnerów, u których koszty te przekraczają 15% koszów personelu.
  • Tabela 3.1i - uzasadnienie innych kategorii kosztów (jeśli dotyczy).
  • Tabela 3.1j - wkład rzeczowy od stron trzecich (in-kind contributions, jeśli dotyczy).

3.2 Jakość wnioskodawcy / konsorcjum (Quality of the applicant/consortium)

Szczegółowe opisy poszczególnych partnerów znajdują się w Części A wniosku – nie należy ich tutaj powtarzać. W tym miejscu należy skupić się na synergii:

• Opisz wiedzę specjalistyczną konsorcjum (lub pojedynczego wnioskodawcy w przypadku projektów mono-beneficiary). Wyjaśnij, jak zapewnia ono niezbędną wiedzę, wspiera podejście interdyscyplinarne i odpowiada celom projektu. Opisz rolę każdego członka i jego komplementarny wkład. W razie potrzeby wykaż posiadanie kompetencji w zakresie nauk społecznych i humanistycznych (SSH), otwartej nauki oraz aspektów płci w badaniach. Uwzględnij podmioty powiązane i partnerów stowarzyszonych.
• Udowodnij, że partnerzy posiadają zagwarantowany dostęp do infrastruktury krytycznej niezbędnej do przeprowadzenia zaplanowanych badań.
• Wykaż, że każdy partner odgrywa istotną, uzasadnioną rolę w projekcie oraz dysponuje odpowiednimi zasobami do jej realizacji.
• Jeśli dotyczy, opisz udział partnerów przemysłowych lub komercyjnych w celu zapewnienia eksploatacji wyników.
• Jeśli o finansowanie z UE ubiega się podmiot z kraju, który nie jest automatycznie uprawniony do dofinansowania, musisz szczegółowo uzasadnić, dlaczego udział tej konkretnej instytucji jest kluczowy i niezbędny do pomyślnej realizacji projektu.