Horyzontalny Punkt
Kontaktowy
Polska Zachodnia

Metodologia wyliczeń kosztów personelu w projektach Programu Ramowego Horyzont Europa uległa zmianie w stosunku do zasad w Horyzoncie 2020.

Komisja Europejska przeprowadziła sporo audytów finansowych, w których główne błędy związane były z tą kategorią budżetu.

Beneficjenci mierzą się z modyfikacją w zakresie wyliczenia stawki. W Horyzoncie 2020 stosowano stawki godzinowe, natomiast w Horyzoncie Europa stosujemy stawkę dzienną. Zniesiono także zasadę dotyczącą stawki dla zamkniętego roku obrotowego i zastąpiono ją stawką dzienną dla okresu sprawozdawczego lub alternatywnie dla każdego roku kalendarzowego tylko za miesiące w okresie sprawozdawczym.

Rozliczane mogą być jedynie koszty dni rzeczywiście przepracowanych przez osoby bezpośrednio wykonujące prace w ramach projektu. Na potwierdzenie przepracowanych dni pracownik zobowiązany jest wypełnić tzw. „Deklarację czasu pracy” (Time Declaration), w której deklaruje czas poświęcony na rzecz projektu, w podziale na poszczególne Pakiety Pracy (Work Packages). Deklaracja musi być podpisana zarówno przez danego pracownika jak i przez jego przełożonego.

Wzory dokumentów, którymi możemy się posługiwać w projektach, Komisja Europejska zamieszcza na portalu Founding&Tenders . Tam również znajdziemy dokument pn. „Annotated Model Grant Agreement”, na temat wszelkich kwestii związanych z kosztami w projekcie, w tym kosztami osobowymi oraz schematy według których należy kalkulować koszty personelu– Art. 6.2 A

Koszty związane z projektem, w tym osobowe, sprawozdajemy poprzez ww. portal Founding&Tenders. W raporcie podajemy sumaryczne koszty dla całego personelu zaangażowanego w dany projekt - bez załączania dokumentów. Należy jednak pamiętać, że koszty poniesione na rzecz projektu muszą być w pełni zgodne z tymi, które mamy na księgach rachunkowych.

Warto zwrócić uwagę również na to, jaka forma zatrudnienia jest zaplanowana w ramach realizacji zadań projektowych. Pracownik w projekcie musi spełniać określone warunki:

• Być zatrudniony bezpośrednio przez beneficjenta, zgodnie z jego ustawodawstwem krajowym,
• Pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym beneficjanta i na jego wyłączną odpowiedzialność,

Być wynagradzany zgodnie z normalnymi praktykami beneficjenta.

Wszystkie te warunki wskazują na to, że najbezpieczniejszą formą zatrudnienia w projekcie jest umowa o pracę. Komisja Europejska dopuszcza również inne formy jak umowa zlecenia czy umowy B2B, natomiast w tych sytuacjach należy zachować ostrożność i stosować jedynie wtedy, gdy praktyka danego beneficjenta na to pozwala.

Zachęcamy do zapoznania się z udostępnionym nagraniem Komisji Europejskiej, w którym znajdują się szczegółowe informacje na temat kategorii kosztów personelu:

Horizon Europe Implementation Days recordings

Jako Horyzontalny Punkt Kontaktowy Polska Zachodnia m.in. udzielamy bezpłatnego wsparcia w zakresie planowania budżetu, jak również kwalifikowalności oraz rozliczania kosztów projektów w programie Horyzont Europa.

Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.