Horyzontalny Punkt
Kontaktowy
Polska Zachodnia

To rozróżnienie nie ma wyłącznie charakteru formalnego. W praktyce wpływa ono na zobowiązania  sposób raportowania, ujęcie budżetu oraz odpowiedzialność przed Komisją Europejską.

AFFILIATED ENTITY

Zgodnie z definicją zawartą w Annotated Grant Agreement (AGA), art. 8, affiliated entity (AE) to podmiot powiązany z beneficjentem (art. 7 AGA), zazwyczaj
w sposób prawny lub kapitałowy.

Podmiot powiązany może realizować część zadań projektowych oraz ponosić koszty związane z realizacją projektu. Nie oznacza to jednak, że staje się on bezpośrednim beneficjentem grantu.

Aby dany podmiot powiązany mógł wziąć udział w projekcie , jego status musi spełniać kilka podstawowych warunków. Powiązanie z beneficjentem powinno być:

• trwałe,
• odpowiednio udokumentowane,
• istniejące niezależnie od samego projektu.

Oznacza to, że nie można tworzyć powiązania pomiędzy dwoma podmiotami „na potrzeby projektu” wyłącznie po to, aby nadać danemu podmiotowi status affiliated entity.

Warunki formalne udziału affiliated entity

Podmioty powiązane muszą spełniać takie same warunki udziału i finansowania jak beneficjenci. Dodatkowo powinny posiadać zweryfikowany numer identyfikacyjny uczestnika (PIC) w rejestrze uczestników (Participant Register).

Jednocześnie affiliated entity nie jest stroną umowy grantowej zawieranej z Komisją Europejską. Nie jest więc bezpośrednim beneficjentem projektu, mimo że może realizować zadania i generować koszty kwalifikowalne.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZED KOMISJĄ EUROPEJSKĄ

To właśnie w tym obszarze ujawnia się najważniejsza różnica między partnerem projektu a podmiotem powiązanym.

Przed Komisją Europejską affiliated entity jest reprezentowany przez partnera projektu, ponieważ to partner pozostaje bezpośrednim beneficjentem grantu. W praktyce oznacza to, że to partner:

• podpisuje umowę grantową z Komisją Europejską,
• składa raport finansowy,
• ponosi pełną odpowiedzialność za realizację zadań,
• odpowiada za prawidłowe wykorzystanie budżetu.

Partnerzy projektu, jako sygnatariusze umowy grantowej, ponoszą pełną odpowiedzialność wobec instytucji przyznającej grant za realizację projektu oraz za przestrzeganie wszystkich wynikających z umowy obowiązków.

Z perspektywy Komisji Europejskiej to zatem partner pozostaje podmiotem odpowiedzialnym również za działania realizowane przez affiliated entity.

ROLA PODMIOTU POWIĄZANEGO

Główną funkcją affiliated entity jest wspieranie partnera projektu w realizacji zadań projektowych. Taki podmiot może wykonywać część działań merytorycznych i ponosić związane z nimi koszty, jednak jego udział musi zostać prawidłowo opisany już na etapie przygotowania wniosku.

Zadania i koszty affiliated entity powinny zostać uwzględnione w:

• Aneksie 1 (Description of Action),
• Aneksie 2 (Budget).

Co istotne, budżet affiliated entity nie funkcjonuje jako odrębna pozycja niezależnego beneficjenta, lecz jest ujmowany w budżecie partnera projektu, w odpowiednio wskazanym miejscu.

Obowiązek CFS a partner i affiliated entity

Szczególną uwagę należy zwrócić na próg 430 000 EUR kosztów w projekcie. Po jego przekroczeniu wymagane jest poświadczenie sprawozdania finansowego (CFS).

W takim przypadku obowiązek ten dotyczy osobno partnera oraz osobno affiliated entity. To ważny aspekt planowania realizacji projektu, zwłaszcza gdy udział podmiotu powiązanego w budżecie jest znaczący.

AFFILIATED ENTITY CZY PARTNER?

W praktyce wybór odpowiedniej roli powinien wynikać z rzeczywistego charakteru udziału danego podmiotu w projekcie.

Jeżeli podmiot powiązany realizuje jedynie część zadań wspierających działania partnera, status affiliated entity może być rozwiązaniem właściwym i uzasadnionym.

Jeżeli jednak zakres jego działań jest bardzo szeroki, jego udział merytoryczny znaczący, a odpowiedzialność operacyjna duża, warto rozważyć, czy bardziej adekwatna nie będzie rola partnera projektu.

To bardzo ważna decyzja. Nieprawidłowe przypisanie roli może powodować trudności na etapie realizacji, raportowania, kontroli, a nawet egzekwowania zobowiązań wynikających z umowy grantowej. Należy pamiętać, że dla Komisji Europejskiej formalnym partnerem pozostaje partner projektu, a nie affiliated entity. W przypadku naruszenia postanowień umowy instytucja przyznająca grant będzie dochodziła realizacji zobowiązań właśnie od partnera.

Podsumowanie

Rozróżnienie pomiędzy partnerem a affiliated entity ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowej konstrukcji projektu grantowego. Podmiot powiązany może aktywnie uczestniczyć w realizacji działań i ponosić koszty, ale nie staje się bezpośrednim beneficjentem i nie odpowiada bezpośrednio przed Komisją Europejską. Całość odpowiedzialności formalnej pozostaje po stronie partnera projektu.

Dlatego każdorazowo warto dokładnie przeanalizować relację między podmiotami, rzeczywisty zakres ich zaangażowania oraz konsekwencje formalne i finansowe przyjętej roli. Prawidłowy wybór na etapie przygotowania wniosku może uchronić konsorcjum przed istotnymi problemami na dalszych etapach realizacji projektu.

Źródło:
Annotated Grant Agreement (AGA), art. 7 i 8, s. 147 i 155