Horyzontalny Punkt
Kontaktowy
Polska Zachodnia

Kluczowe dokumenty w projektach Horyzont Europa

Dokumentacja w projektach finansowanych z programu Horyzont Europa nie jest wyłącznie formalnym wymogiem. Stanowi podstawę prawidłowej realizacji działań, rozliczania środków oraz sprawnej współpracy w ramach międzynarodowego konsorcjum.

Szczególne znaczenie mają dwa dokumenty: Grant Agreement (GA), czyli umowa o udzielenie dotacji-grantu, oraz Consortium Agreement (CA), czyli umowa konsorcjum. Choć dotyczą tego samego projektu, regulują odmienne obszary. Grant Agreement określa relację pomiędzy beneficjentami a instytucją finansującą, natomiast Consortium Agreement porządkuje współpracę pomiędzy partnerami.

GRANT AGREEMENT

Grant Agreement określa warunki, na jakich projekt otrzymuje finansowanie ze środków Unii Europejskiej. Dokument wskazuje zakres działań, okres realizacji, budżet, maksymalną wysokość dofinansowania oraz prawa i obowiązki beneficjentów.

Umowa zawierana jest z właściwą instytucją przyznającą finansowanie, którą może być Komisja Europejska, agencja wykonawcza lub inny podmiot zarządzający konkursem.Koordynator podpisuje umowę w imieniu konsorcjum, pozostali beneficjenci przystępują do niej poprzez podpisanie Accession Form. Od tego momentu stają się stronami umowy i przyjmują wynikające z niej prawa oraz obowiązki.

Integralną częścią umowy są jej załączniki:

Annex 1 – Description of the Action  - opis działań, , zadań, rezultatów, deliverables, kamieni milowych oraz podziału odpowiedzialności.

Annex 2 – Estimated Budget for the Action - Szacunkowy budżet projektu i jego podział pomiędzy beneficjentów oraz kategorie kosztów.

Annex 2a – Additional Information on Unit Costs and Contributions - Dodatkowe informacje dotyczące kosztów jednostkowych i wkładów — jeżeli mają zastosowanie.

Annex 3 – Accession Forms - Formularze, poprzez które pozostali beneficjenci przystępują do umowy grantowej.

Annex 3a – Declaration on Joint and Several Liability - Oświadczenie o solidarnej odpowiedzialności podmiotów powiązanych — jeśli jest wymagane.

Annex 4 – Model for the Financial Statements - Wzór sprawozdań finansowych.

Annex 5 – Specific Rules - Szczegółowe postanowienia m.in. dotyczące praw własności intelektualnej, rezultatów, open science, komunikacji, etyki i wartości europejskich.

Szczególnie istotny jest Description of the Action, który po podpisaniu umowy staje się wiążącym planem realizacji projektu. Zmiany w zakresie zadań, rezultatów, harmonogramu lub podziału odpowiedzialności mogą wymagać formalnej zmiany Grant Agreement.

Umowa reguluje również zasady raportowania, płatności, kwalifikowalności kosztów, kontroli, audytów, przechowywania dokumentacji oraz konsekwencje niewykonania obowiązków.

CONSORTIUM AGREEMENT

Consortium Agreement jest umową zawieraną pomiędzy partnerami projektu. Instytucja finansująca nie jest jej stroną. Dokument uzupełnia Grant Agreement i określa szczegółowe zasady współpracy w konsorcjum. W większości projektów konsorcjalnych Horyzontu Europa jego zawarcie jest wymagane, chyba że warunki konkursu stanowią inaczej.

Consortium Agreement reguluje między innymi:

• strukturę organizacyjną konsorcjum;
• podział ról i odpowiedzialności;
• zasady podejmowania decyzji i głosowania;
• przepływ informacji i dokumentów;
• przekazywanie środków finansowych;
• odpowiedzialność za niewykonanie obowiązków;
• zachowanie poufności;
• rozwiązywanie sporów;
• przystępowanie i występowanie partnerów;
• własność wyników projektu;
• prawa dostępu do wiedzy, danych i technologii;
• zasady publikowania oraz wykorzystywania rezultatów.

Umowa konsorcjum nie może być sprzeczna z Grant Agreement. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo mają postanowienia umowy o udzielenie grantu.

Jednym z najczęściej stosowanych wzorów jest model DESCA, przeznaczony dla projektów badawczych i innowacyjnych. Powinien on jednak zostać każdorazowo dostosowany do specyfiki projektu, struktury konsorcjum, modelu finansowania i interesów partnerów.

Najważniejsze różnice pomiędzy GA i CA

Grant Agreement i Consortium Agreement pełnią różne, ale uzupełniające się funkcje.

Grant Agreement:

• określa warunki przyznania i wykorzystania dofinansowania;

• reguluje relację z instytucją finansującą;

• opisuje działania, harmonogram, budżet i rezultaty;

• wskazuje obowiązki beneficjentów;

• określa zasady raportowania, kontroli, płatności i audytów.

Consortium Agreement:

• reguluje współpracę pomiędzy partnerami;
• określa wewnętrzny podział odpowiedzialności;
• ustanawia zasady zarządzania i podejmowania decyzji;
• reguluje przepływy finansowe w konsorcjum;
• określa zasady odpowiedzialności, poufności i rozwiązywania sporów;
• doprecyzowuje kwestie własności intelektualnej i wykorzystywania wyników.

Można zatem przyjąć, że Grant Agreement odpowiada na pytanie: co konsorcjum zobowiązało się zrealizować wobec instytucji finansującej? Consortium Agreement wyjaśnia natomiast: w jaki sposób partnerzy zorganizują wspólną realizację tych zobowiązań?

Dlaczego jakość obu umów ma znaczenie?

Nieprecyzyjne postanowienia mogą prowadzić do opóźnień, problemów z przekazywaniem środków, sporów dotyczących odpowiedzialności oraz niejasności związanych z prawami do wyników projektu.

Szczególnej uwagi wymagają kwestie dotyczące:

• podziału zadań;
• terminów przekazywania raportów i danych;
• zasad wypłaty kolejnych transz;
• konsekwencji opóźnień lub niewykonania prac;
• praw do rezultatów, publikacji, danych i technologii;
• wycofania się lub wykluczenia partnera;
• przystępowania nowych podmiotów;
• rozwiązywania konfliktów i sporów.

Dobrze przygotowane umowy pozwalają ograniczyć ryzyko, usprawnić komunikację oraz zapewnić partnerom jasność co do ich praw i obowiązków.

Podsumowując Grant Agreement i Consortium Agreement to dwa filary prawidłowego zarządzania projektem w PR Horyzont Europa. Obie umowy powinny być nie tylko podpisane, lecz także dobrze znane osobom odpowiedzialnym za zarządzanie, finanse, kwestie prawne, komunikację i realizację prac merytorycznych. Dopiero przełożenie ich postanowień na codzienne procedury pozwala prowadzić projekt sprawnie, bezpiecznie i zgodnie z warunkami finansowania