Instytut Rozwoju Języka Polskiego

Minigranty to koncepcja, która stanowi instrument wsparcia skierowany do osób (działających indywidualnie lub w ramach organizacji) i podmiotów działających na rzecz społeczności polonijnej. Program Minigranty dąży do podniesienia kompetencji osób zajmującymi się aspektami polonijnymi w zakresie pozyskiwania i zarządzania środkami publicznymi, stworzenia dla nich bezpiecznego środowiska szkoleniowego, zwiększenia liczby osób zdolnych do składania ofert w konkursach i naborach IRJP oraz poprawy jakości rozliczeń projektów finansowanych ze środków publicznych.

Głównym celem programu jest wzrost kompetencji osób działających na rzecz Polonii w zakresie pozyskiwania i zarządzania środkami publicznymi poprzez edukację, wsparcie merytoryczne oraz praktyczne w realizacji projektów. Cele szczegółowe programu to:

• stworzenie bezpiecznego środowiska szkoleniowego indywidualnych lub związanych z organizacją działaczy polonijnych poprzez organizację warsztatów i doradztwa;
• zwiększenie wiedzy beneficjentów końcowych w zakresie składania ofert w konkursach i naborach IRJP poprzez udostępnienie im praktycznych narzędzi i zasobów edukacyjnych;
• poprawa jakości rozliczeń projektów finansowanych ze środków publicznych poprzez edukację i monitoring realizacji działań;
• zwiększenie partycypacji w systemach grantowych IRJP indywidualnych lub związanych z organizacją osób zajmujących się problematyką polonijną oraz innych instytucji publicznych, poprzez eliminację barier kompetencyjnych i proceduralnych.
   

  Koncepcja realizuje Kierunek 3. Aktywizacja i wsparcie potencjału środowiska polonijnego, działającego na rzecz języka polskiego za granicą, a w szczególności Cel 3.3. Dywersyfikacja i profesjonalizacja organizacji obsługujących projekty polonijne. Program realizuje te założenia poprzez:

• zwiększenie liczby osób aktywnie aplikujących o środki publiczne, co wpływa na zróżnicowanie grupy beneficjentów programów dotacyjnych IRJP;
• podnoszenie jakości zarządzania projektami w organizacjach polonijnych, co przekłada się na efektywniejsze i bardziej profesjonalne wykorzystanie środków publicznych;
• minimalizowanie ryzyka błędów rozliczeniowych poprzez edukację w zakresie prawidłowego dokumentowania i raportowania wydatkowanych środków;
• zwiększenie zdolności operacyjnej osób związanych z działaniami na rzecz Polonii, co pozwala im na większą niezależność oraz zdolność do samodzielnego prowadzenia działań na rzecz polskiej diaspory.

Komponent edukacyjny

Kluczowym elementem projektu jest komponent edukacyjny, który obejmuje cykl szkoleń i doradztwa mających na celu przekazanie praktycznej wiedzy w zakresie zarządzania projektami. Dzięki warsztatom i konsultacjom eksperckim uczestnicy zdobędą umiejętności niezbędne do efektywnego planowania, realizacji i rozliczania inicjatyw finansowanych ze środków publicznych. Osiągnięcie tych celów nastąpi poprzez organizację specjalistycznych szkoleń i doradztwa, w ramach których uczestnicy zdobędą praktyczne umiejętności w zakresie planowania, realizacji i rozliczania projektów. Beneficjenci będą uczestniczyć w szkoleniach obejmujących m.in.:

• podstawy pozyskiwania i zarządzania środkami publicznymi, w tym strategie aplikowania o fundusze, opracowanie procedur i dokumentacji niezbędnej do skutecznej realizacji działań finansowanych ze środków publicznych;
• planowanie i realizację projektów – tworzenie harmonogramów, budżetów i strategii wdrażania działań;
• prawidłowe rozliczanie środków finansowych ze szczególnym uwzględnieniem zasad zgodności z wymogami konkursowymi i ustawowymi;
• promocję i komunikację projektów, pozwalającą na skuteczne docieranie do odbiorców i budowanie wizerunku organizacji.
  ​​​​​​

Kolejnym działaniem jest regranting, czyli redystrybucja środków przez wybrane centra regrantingowe, które przeprowadzą wewnętrzne konkursy na minigranty umożliwiające realizację małych projektów polonijnych. Regranting dopuszczony jest w trzech formach:

1. dla organizacji pozarządowej

Koncepcja uwzględnia możliwość ubiegania się o minigranty przez organizacje pozarządowe zarejestrowane za granicą.

Celem tego rozwiązania jest zwiększenie dostępności programu dla organizacji pozarządowych z niewielkim doświadczeniem, ale posiadających zaplecze instytucjonalne. Rolę formalnego realizatora projektu ma organizacja pozarządowa realizująca projekt.

2. dla osoby fizycznej działającej przy wsparciu Patrona

Koncepcja uwzględnia możliwość ubiegania się o minigranty przez osoby fizyczne nieposiadające osobowości prawnej, działające przy wsparciu Patrona.

Celem tego rozwiązania jest zwiększenie dostępności programu dla aktywnych członków społeczności polonijnej, którzy nie posiadają formalnego zaplecza instytucjonalnego, lecz dysponują potencjałem i gotowością do realizacji działań o charakterze społeczno-edukacyjnym, kulturalnym lub organizacyjnym.

Patron:

• to podmiot posiadający osobowość prawną, status organizacji pozarządowej lub innej instytucji uprawnionej do przyjmowania środków publicznych;
• przyjmuje na siebie rolę formalnego realizatora projektu;
• jest odpowiedzialny za:
  - zawarcie umowy dotacyjnej,
  - prowadzenie rachunkowości projektu, 
  - rozliczenie otrzymanych środków zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem programu,
  - wsparcie osoby fizycznej – beneficjenta końcowego – w realizacji inicjatywy objętej minigrantem, w tym zapewnienie zgodności działania z obowiązującymi wymogami prawnymi i finansowymi, przy czym współpraca z patronem nie wyklucza osobistego zaangażowania beneficjenta w realizację działań, a wręcz zakłada jego pełną odpowiedzialność merytoryczną za treść, przebieg i rezultaty przedsięwzięcia.
  ​​​​​
  3.   dla grupy złożonej z minimum 3 osób fizycznych
  
  Celem tego rozwiązania jest zwiększenie dostępności programu dla grup społeczności polonijnej, które nie posiadają formalnego zaplecza instytucjonalnego, lecz dysponują potencjałem i gotowością do realizacji działań o charakterze społeczno-edukacyjnym, kulturalnym lub organizacyjnym. Rolę formalnego realizatora projektu ma podmiot będący centrum regrantingowym.

Działalność centrów regrantingowych obejmuje:

• dystrybucję środków finansowych – centra regrantingowe będą odpowiedzialne za przeprowadzenie konkursów grantowych oraz przyznawanie minigrantów zgodnie z ustalonymi kryteriami i procedurami podmiotom nieposiadającym osobowości prawnej działającym przy wsparciu Patrona; centra będą prowadzić działania doradcze, oferując beneficjentom końcowym szkolenia, mentoring i pomoc w przygotowaniu oraz realizacji projektów;
• nadzór nad realizacją projektów – do ich obowiązków będzie należało monitorowanie postępów realizowanych działań, zapewnienie zgodności z celami programu oraz egzekwowanie raportowania wyników;
• ocenę efektywności działań – centra będą analizować skuteczność przyznanych minigrantów, kontrolować i monitorować projekty, co pozwoli zidentyfikować najlepsze praktyki i przygotować rekomendacje dla przyszłych edycji programu;
• budowanie sieci współpracy – istotnym elementem roli centrów regrantingowych będzie integracja osób korzystających z minigrantów, wymiana doświadczeń i promowanie współpracy między nimi.

  Dodatkowo, uczestnicy, którzy ukończą pełen cykl szkoleniowy i poprawnie rozliczą minigrant, otrzymają certyfikat potwierdzający ich kompetencje w zakresie zarządzania projektami.

  Wnioskodawca (Operator) Programu „Minigranty” zobowiązany jest do przeprowadzenia otwartego, transparentnego i opartego na jednolitych kryteriach naboru uczestników Programu, którzy będą bezpośrednimi odbiorcami wsparcia w postaci komponentu edukacyjnego i minigrantów. Nabór powinien mieć formułę otwartą, co oznacza, że:

• jest ogłoszony publicznie (np. na stronie internetowej Operatora, w mediach społecznościowych, na portalach polonijnych itp.);
• obejmuje jasne terminy i zasady aplikowania;
• gwarantuje równość szans oraz niedyskryminację (np. pod względem kraju zamieszkania, płci etc.).
  
  Wnioskodawca zobowiązany jest do przygotowania Regulaminu naboru uczestników. Przed rozpoczęciem naboru Regulamin ten musi zostać zatwierdzony przez IRJP. Ponadto Regulamin musi jednoznacznie określać skład Komisji Konkursowej, z zastrzeżeniem, iż w jej składzie obligatoryjnie powinien zasiadać przedstawiciel IRJP.

Szacowany budżet projektu wynosi 2 mln zł, z czego 75% przeznaczone jest na regranting, a 25% na organizację szkoleń i doradztwa. Dopuszcza się złożenie wniosków na dowolną kwotę z zastrzeżeniem zachowania powyższych proporcji w kosztorysie programu.

• liczba przeprowadzonych szkoleń i warsztatów,
• liczba uczestników, którzy wzięli udział w szkoleniach,
• liczba wydanych certyfikatów potwierdzających ukończenie programu,
• liczba podmiotów, które złożyły wnioski o minigranty,
• liczba przyznanych minigrantów,
• liczba podmiotów, które prawidłowo rozliczyły otrzymane środki (zrealizowały minigrant),
• liczba podmiotów, które po zakończeniu programu aplikowały o większe granty,
• liczba nawiązanych partnerstw między podmiotami zaangażowanymi w działania na rzecz Polonii a centrami regrantingowymi.

• wzrost kompetencji w zakresie zarządzania projektami u osób zajmujących się problematyką Polonii,
• poprawa efektywności wydatkowania środków publicznych,
• wzrost liczby osób i podmiotów aplikujących o środki IRJP,
• zwiększenie rozpoznawalności inicjatyw polonijnych,
• budowanie długofalowego systemu wsparcia i mentoringu,
• poprawa wizerunku osób działających na rzecz społeczności polonijnych jako wiarygodnych partnerów w realizacji projektów społecznych i kulturalnych,
• stworzenie modelu edukacyjnego dla przyszłych programów regrantingowych, który może być wykorzystany jako wzór w kolejnych inicjatywach wspierających Polonię.

Narzędziem pomiaru rezultatów powinna być ankieta przeprowadzona wśród uczestników Akademii.

Wnioski realizujące Koncepcję można składać do 4 czerwca 2025 r. Przewidywany termin ogłoszenia rozstrzygnięcia Naboru wynosi 30 dni od daty zakończenia Naboru na Koncepcję.

• Wnioskodawca ubiegający się o środki publiczne na funkcjonowanie centrum regrantingowego w ramach programu „Minigranty” powinien legitymować się udokumentowanym doświadczeniem w organizacji szkoleń i doradztwa w zakresie zarządzania projektami oraz skutecznego wykorzystania środków publicznych, w realizacji projektów z wykorzystaniem mechanizmu regrantingu oraz we współpracy z Polonią i Polakami zamieszkałymi poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
• Wnioskodawca będący centrum regrantingowym odpowiada za zapewnienie, aby działania objęte wsparciem były weryfikowane pod względem rzeczowym, finansowym oraz organizacyjnym.
• Monitorowanie i ewaluację projektu oraz promocję projektu i komunikację (w tym: tworzenie materiałów informacyjnych i promocyjnych, koordynacja działań medialnych i współpraca z ekspertami, utrzymywanie kontaktu z uczestnikami i partnerami projektu)
• Wnioskodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe informowanie o źródłach dofinansowania projektu, zgodnie z regulaminem oraz wytycznymi instytucji finansujących. Obowiązek ten dotyczy wszelkich materiałów promocyjnych, informacyjnych i komunikacyjnych związanych z realizacją projektu.