Prokuratura Okręgowa
w Ostrołęce

3004-7.262.8.2025

 

Prokuratura Okręgowa w Ostrołęce w nawiązaniu do przesłanego zaproszenia do złożenia oferty na świadczenia usług sportowo – rekreacyjnych dla pracowników prokuratury okręgu ostrołęckiego, ich dzieci do lat 15 oraz osób towarzyszących, w związku z otrzymanymi pytaniami wyjaśnia:

 

Pytanie 1:
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że Wykonawcy w ofercie mają przedstawić wszystkie obiekty sportowo-rekreacyjne, z którymi Wykonawca ma podpisane umowy o współpracy? Informujemy, że liczba placówek akceptujących karnety limitowane i nielimitowane jest różna. W związku z tym, że Wykonawcy mogą wskazać jedną wartość w miejscu dotyczącym ilości placówek prosimy o potwierdzenie, że Wykonawcy powinni wskazywać tam ilość obiektów sportowo-rekreacyjnych, z którymi mają podpisane umowy o współpracy. 

Wyjaśnienie 1:
Wykonawcy powinni wskazać liczbę obiektów sportowo-rekreacyjnych w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego, z którymi mają podpisane umowy współpracy, a liczba wejść w danym obiekcie nie może być niższa niż minimalna wymagana w przez Zamawiającego tj. musi akceptować dostępy co najmniej 8 wejść w miesiącu dla pracownika. 

 

Pytanie 2:
W nawiązaniu do zapisu OPZ ust. 6 prosimy o potwierdzenie, że Użytkownicy powinni mieć możliwość zamiennego korzystania z obu sposobów weryfikacji użytkownika w obiekcie partnerskim Wykonawcy (tj. na podstawie imiennej karty i aplikacji mobilnej)?

Wyjaśnienie 2:
Zamawiający dopuszcza wskazane w ust. 6 OPZ sposoby weryfikacji. Użytkownicy nie muszą mieć możliwości ich zamiennego stosowania. Wykonawca powinien zapewnić co najmniej jeden ze wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia sposób weryfikacji. 

 

Pytanie 3:
Prosimy o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL i pełna data urodzenia. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji.
W ocenie (…) pozyskiwanie numeru PESEL lub daty urodzenia od użytkowników abonamentów sportowych przeczy zasadzie minimalizacji danych. Tak więc numer PESEL i data urodzenia użytkowników tych produktów jest daną nadmiarową z perspektywy Wykonawcy jako dostawcy abonamentów sportowych. Wykonawca posiada wieloletnie doświadczenie na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i zapewnia, iż zamówienie może zostać zrealizowane bez podawania przez Użytkowników powyższych nadmiarowych danych. Brak chęci podania takich danych jak PESEL i data urodzenia nie powinno warunkować możliwości skorzystania z programu sportowo-rekreacyjnego. 

Wyjaśnienie 3:
Zamawiający nie dopuszcza podawania danych PESEL użytkowników. Zamawiający nie przewiduje podawania Wykonawcy więcej informacji niż imię i nazwisko uczestnika, zaś w przypadku dziecka imię nazwisko i data urodzenia. 

 

Pytanie 4:
Prosimy o potwierdzenie, ze Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak numer PESEL lub data urodzenia.

W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko oraz adres email w przypadku dostępu na podstawie aplikacji). 
Zgodnie ze stanowiskiem UODO („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców”) niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą.
W konsekwencji należy przyjąć, iż przetwarzanie powyższych danych nie jest niezbędne wobec celu jakim jest zapewnienie użytkownikom dostępu do obiektów sportowych, a więc i zgodnie ze wspomnianą zasadą minimalizacji, powyższe dane, nie powinna być przetwarzane.
Użytkownik może odmówić przetwarzania takich danych jak numer PESEL i data urodzenia w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych, nie powinno mieć to skutku  w postaci niemożliwości korzystania z karty sportowej. 

Wyjaśnienie 4:
Zamawiający nie dopuszcza podawania danych PESEL użytkowników ani pozyskiwania tych danych bezpośrednio od użytkownika. Zamawiający nie przewiduje podawania Wykonawcy więcej informacji niż imię i nazwisko uczestnika, zaś w przypadku dziecka imię nazwisko i data urodzenia. W przypadku konieczności podania np. adresu email  w celu pozyskania dostępu do aplikacji, przekazanie danych odbywać się będzie bez pośrednictwa Zamawiającego, bezpośrednio od użytkownika.

 

Pytanie 5:
Czy pracownicy Zamawiającego wyrażają zgodę na korzystanie z usług sportowo – rekreacyjnych, których realizacja odbywa się tylko przy użyciu ich telefonów komórkowych? Jako, że beneficjentem przedmiotu zamówienia mają być pracownicy Zamawiającego prosimy o informację, czy wyrażają oni chęć na korzystanie z takich usług, jeśli obłożone są one koniecznością każdorazowego zabierania ze sobą do obiektu sportowo – rekreacyjnego telefonu komórkowego, na podstawie którego dokonywana jest obligatoryjna weryfikacja i rejestracja Użytkownika w obiekcie.

Wyjaśnienie 5:
Pracownicy Zamawiającego korzystający dotychczas z  usług sportowo-rekreacyjnych wyrazili zgodę na korzystanie z usług, których realizacja odbywać się będzie przy użyciu telefonów komórkowych. Jednakże Zamawiający zastrzega, że w przypadku gdy dostęp do obiektów będzie realizowany poprzez aplikację  Wykonawca dopuści możliwość, wstępu dla dziecka przy użyciu  aplikacji na telefonie komórkowym rodzica (nie będzie wymagane posiadanie telefonu komórkowego przez dziecko). 

 

Pytanie 6:
Czy jeżeli pracownik Zamawiającego nie wyrazi zgody na korzystanie z telefonu komórkowego w celu podstawowej metody weryfikacji karnetu w obiekcie sportowo – rekreacyjnym to wykonawca ma obowiązek zaproponować inną formę weryfikacji w obiekcie, jak np. imienna chipowa karta potwierdzana dokumentem tożsamości?

Wyjaśnienie 6:
Wykonawca może zaproponować użytkownikowi inną formę weryfikacji np. fizyczną kartę lecz nie jest to obowiązek. 

 

Pytanie 7:
Ze względu na fakt, iż przedmiot zamówienia częściowo będzie finansowany z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, iż dostęp do usług będących przedmiotem zamówienia nie może być uzależniony od kryteriów pozasocjalnych takich jak posiadanie i umiejętność obsługi telefonu komórkowego bądź posiadanie i umiejętność obsługi aplikacji mobilnej. Podstawowym warunkiem skorzystania ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest posiadanie statusu pracownika w oparciu o umowę o pracę. Pracodawca przeznacza określone środki adekwatnie do statusu materialnego danego pracownika. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych winno być uzależnione jedynie od tzw. kryterium socjalnego czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego zasobów. Udzielanie wsparcia socjalnego przez zakład pracy w oparciu o przesłanki o charakterze pozasocjalnym jest niedozwolone. Zdaniem wykonawcy takie czynniki jak umiejętność obsługi telefonu komórkowego bądź umiejętność obsługi aplikacji mobilnej nie powinny decydować o możliwości korzystania z programu sportowego, który jest finansowany z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
W nawiązaniu do powyższego wnosimy o to, żeby każdy Wykonawca zagwarantował Zamawiającemu alternatywny sposób weryfikacji nie wymagający posiadania telefonu.

Wyjaśnienie 7:
Zamawiający dopuszcza możliwość dostępu do obiektów sportowych przy użyciu aplikacji mobilnej.

 

Pytanie 8: 
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że imienna karta powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć w postaci sztucznego nabijania na kartę wejść użytkowników np. poprzez zastosowanie na karcie chipa lub paska magnetycznego. Dodatkowo, w opinii Wykonawcy sposób weryfikacji stosowany przez Wykonawców powinien opierać się na okazaniu dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Zdaniem Wykonawcy zastosowanie zabezpieczenia w postaci np. kodu kreskowego lub kodu QR nie jest wystarczającym zabezpieczeniem dla Zamawiającego jak i jego Użytkowników ze względu na fakt, iż taką kartę łatwo można skopiować (zrobić skan lub zdjęcie) i posłużyć się taką kopią w sposób nieuprawniony poprzez rejestrację wizyt, które w rzeczywistości się nie odbyły. Wykonawca, działając na rynku od 2005 r. wielokrotnie miał do czynienia z tego typu procederem i od lat stara się zabezpieczyć interes swój i swoich klientów stosując odpowiednie i właściwe dla procesu weryfikacji użytkowników zabezpieczenia.
Ze względu na to, iż wszyscy działający na rynku Wykonawcy rozliczają się z obiektami sportowymi za każdą zrealizowaną wizytę, każde wejście do obiektu zarejestrowane za pomocą karty ma w konsekwencji wpływ na wycenę danego kontraktu oraz jego finalną rentowność.
Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwiek możliwości tego typu nadużyć i uniknąć ich wpływu na rentowność zawieranego kontraktu oraz nieobiektywnie zwiększonej wyceny kolejnego kontraktu i prawdopodobnej konieczności zmiany dostawcy po wygaśnięciu każdej nowo zawartej umowy.
Dodatkowo przy wydatkowaniu środków publicznych obowiązuje przede wszystkim zasada oszczędności, celowości i efektywności. Każdy podmiot zaliczony do sektora finansów publicznych, dokonujący zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych, jest zobowiązany przestrzegać tych zasad. Ustawa nie przewiduje nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych, natomiast dopuszczenie do sytuacji, w której karta nie zabezpiecza finansów publicznych przed nadużyciami, które mogą się pojawić ze strony osób trzecich, wg. najlepszej wiedzy Wykonawcy, definitywnie narusza te zasady.
Wykonawca bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i stosowaniu różnych metod zabezpieczeń może potwierdzić, że w przypadku zmiany karty z kodem kreskowym na kartę chipową, zaobserwował ogromny spadek ilości nieuprawnionych wizyt.
W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że oferowana przez Wykonawców karta powinna wykluczać jakiekolwiek możliwości narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, właśnie poprzez zabezpieczenie jej chipem lub paskiem magnetycznym odczytywanym przez infrastrukturę Wykonawcy w każdym obiekcie sportowo – rekreacyjnym.

Wyjaśnienie 8: 
Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwiek nadużycia. Zamawiający nie narzuca sposobów zabezpieczeń karty, jest to obowiązek Wykonawcy. Ponadto zgodnie z treścią zapytania ofertowego Zamawiający dopuszcza potwierdzenie tożsamości za pomocą okazania dokumentu ze zdjęciem.

 

Pytanie 9:
Czy Zamawiający zgadza się na dodanie do treści postanowienia § 4 Umowy zapisu, który zobowiązywałby Zamawiającego do informowania Wykonawcy z co najmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem o możliwym wyczerpaniu się kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia?

Aktualne zapis Umowy mówi o jej automatycznym rozwiązaniu z chwilą osiągnięcia limitu środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia. Tak skonstruowany zapis może spowodować, ż pomimo braku środków, Wykonawca będzie dalej świadczył swoje usługi, nie mając wiedzy o wyczerpaniu środków finansowych. Powinien on otrzymać uprzednią informację od Zamawiającego o możliwym wyczerpaniu środków z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby móc zablokować karty z dniem wygaśnięcia Umowy.

Wyjaśnienie 9:
Zamawiający wyraża zgodę na dodanie powyższego zapisu. W związku z powyższym w § 4 Umowy dodany zostaje ust 3 o treści:
„Zamawiający poinformuje Wykonawcę o możliwości wcześniejszego wyczerpania kwoty umowy z co najmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem”. 

 

Pytanie 10: 
Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowień § 6 ust. 1 i 2 Umowy, dotyczących kar umownej nakładanych na Wykonawcę przez Zamawiającego w ten sposób, żeby Zamawiający miał możliwość nałożenia na Wykonawcę wskazanych w przedmiotowym postanowieniu kar umownych, ale dopiero po bezskutecznym upływie 7 - dniowego terminu wyznaczonego Wykonawcy na piśmie, do naprawy stwierdzonych naruszeń?
Aktualne zapisy umożliwiają nałożenie kar umownych na Wykonawcę bez uprzedniego wskazania naruszenia oraz wezwania Wykonawcy do naprawy tegoż naruszenia. Wskazane zapisy są bardzo rygorystyczne i nie dają one możliwości Wykonawcy na naprawę ewentualnych naruszeń, bądź wykazania, że stwierdzone nienależyte wykonywanie Umowy jest wynikiem działań lub okoliczności niezależnych od Wykonawcy. Istotą zastosowania kary umownej jest funkcja dyscyplinująca, kiedy inne środki prawne nie skutkują. Zdaniem Wykonawcy, we wskazanym przypadku uprzednie wezwanie Wykonawcy do prawidłowego wykonania Umowy, pod rygorem naliczenia kary umownej powinno być podstawowym środkiem prewencyjnym, który da możliwość Wykonawcy odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub niezwłocznego naprawienia uchybień. Wykonawca chciałby mieć możliwość odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub też naprawy stwierdzonego naruszenia.

Wyjaśnienie 10: 
Zamawiający nie wyraża zgody na zmiany w tym zakresie.

 

Powyższe zmiany i wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców. 

 

Prokurator Okręgowy