Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych

Szukamy osoby na stanowisko: Specjalista w Dziale Zarządzania Ośrodkami Szkoleniowo-Konferencyjnymi w Biurze Administracji (K/M)

• Chcemy zatrudnić 1 osoba na pełen etat.

1. Bieżąca obsługa recepcyjna (Front Office)

• Obsługa gości: Witanie, meldowanie (check-in) oraz wymeldowywanie (check-out) gości indywidualnych i biznesowych.

• Rozliczanie pobytów: Przyjmowanie płatności, wystawianie faktur VAT, paragonów oraz prowadzenie raportów kasowych i dobowych.

• Udzielanie informacji: Przekazywanie gościom informacji o usługach hotelowych, atrakcjach turystycznych, topografii obiektu i okolic.

• Reagowanie na zgłoszenia: Przyjmowanie i sprawne rozwiązywanie bieżących problemów, skarg lub nietypowych próśb gości.

• Odbieranie połączeń i wiadomości: Telefoniczna oraz mailowa obsługa centrali hotelowej.

2. Sprzedaż i pozyskiwanie pobytów grupowych

• Pozyskiwanie klientów: Aktywne szukanie nowych rynków (firmy, biura podróży, szkoły, kluby sportowe, organizatorzy wesel) i budowanie bazy kontaktów.

• Przygotowywanie ofert: Tworzenie spersonalizowanych, atrakcyjnych ofert cenowych na pobyty grupowe (noclegi + wyżywienie + usługi dodatkowe, np. sale konferencyjne).

• Negocjacje handlowe: Ustalanie warunków finansowych, rabatów oraz dopasowywanie budżetu klienta do polityki cenowej hotelu.

• Pilnowanie formalności: Sporządzanie umów rezerwacyjnych, określanie warunków rezygnacji (anulacji) oraz harmonogramów płatności.

• Kontrola płatności: Nadzorowanie wpłat zaliczek, zadatków oraz fakturowanie końcowe pobytów grupowych.

3. Koordynacja i logistyka grup na miejscu

• Współpraca międzyoperacyjna: Przekazywanie szczegółowych wytycznych (tzw. agendy grupy) do działu gastronomii, służby pięter oraz działu technicznego.

• Planowanie zasobów: Blokowanie odpowiedniej liczby pokoi w systemie oraz rezerwacja sal konferencyjnych.

• Opieka nad grupą: Pełnienie roli koordynatora podczas pobytu grupy – powitanie lidera grupy, koordynacja wydawania posiłków, przerw kawowych czy atrakcji dodatkowych.

4. Zadania administracyjne i analityczne

• Praca w systemie hotelowym: Wprowadzanie i bieżąca aktualizacja list uczestników oraz harmonogramów w systemie.

• Raportowanie: Tworzenie raportów ze sprzedaży grupowej, analizowanie obłożenia oraz realizowanie założonych planów sprzedażowych (KPI).

• Budowanie relacji (CRM): Utrzymywanie kontaktu z klientami po zakończeniu pobytu (badanie satysfakcji, wysyłanie podziękowań) w celu zachęcenia do ponownej rezerwacji.

5. Dbałość o zapewnienie najwyższej jakości usług świadczonych przez ośrodek wprowadzanie utrzymywanie i doskonalenie najwyższych standardów.

6. Obowiązkowe uczestnictwo w szkoleniach oraz wydarzeniach organizowanych przez pracodawcę.

7. Przekazywanie zadań zespołu OKJ

8. Wykonywanie innych zadań związanych z działalnością Ośrodka zleconych przez   przełożonego.

ul. Henryka Sienkiewicza 11/13 05-510 Konstancin-Jeziorna

Sprawdź, czy spełniasz niezbędne wymagania.

1. Wykształcenie minimum średnie.
2. Minimum 2 lata doświadczenia w pracy na recepcji, w tym przygotowywanie ofert dla grup
3. Obsługa urządzeń biurowych: Sprawna praca z komputerem, centralą telefoniczną, drukarką, skanerem oraz terminalem płatniczym.
4. Obsługa urządzeń biurowych: Sprawna praca z komputerem, centralą telefoniczną, drukarką, skanerem oraz terminalem płatniczym.

 

Mile widziane wymagania.

     1 Studia wyższe na kierunku hotelarstwo, turystyka, filologia obca, administracja lub zarządzanie

1.    Życiorys (CV)

2.    Własnoręcznie podpisane oświadczenie kandydata o wyrażeniu / niewyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.

1. Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę.
2. Premie uzależnione od wyników pracy.
3. Wynagrodzenie zasadnicze nie mniejsze niż 6490 zł brutto
4. Dostęp do platformy językowej oraz innych platform edukacyjnych.
5. Preferencyjne warunki ubezpieczenia na życie, opieki medycznej, pakietu sportowego.
6. Pakiet w ramach ZFŚS oferujący między innymi:

            Dofinansowanie do wypoczynku pracowników oraz dzieci pracowników.

            Dodatek świąteczny.

Dokumenty należy składać w terminie do: 22.10.2026 r. (decyduje data wpływu oferty do Agencji) koniecznie z dopiskiem na CV oraz kopercie / w temacie wiadomości e-mail: „Ogłoszenie nr RARS 116/Z/BA/10/26”:

• elektronicznie na adres rekrutacja@rars.gov.pl
• drogą pocztową na adres:

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych

ul. Stawki 2B

00-193 Warszawa

• osobiście w siedzibie RARS w godzinach 7.30-15.30, Recepcja V piętro

Informujemy, że w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych stosowane są przepisy o sygnalistach, więcej informacji znajdą Państwo pod linkiem: Sygnaliści