Poljska v Sloveniji

DELOVNO MESTO: ASISTENT VELEPOSLANIKA REPUBLIKE POLJSKE V REPUBLIKI SLOVENIJI

Oseba, ki bo z veleposlaništvom sklenila pogodbo o zaposlitvi, bo opravljala delovne naloge, ki vključujejo tudi

delo v tajništvu:

• sprejema in registrira korespondenco v elektronski obliki, naslovljeno na veleposlaništvo, ter skrbi za nemoteno razpošiljanje vsebin;
• korespondenco daje v podpis vodji predstavništva ter jo ustrezno odpremi;
• stranke veleposlaništva usmerja k ustreznim uslužbencem veleposlaništva, tako v telefonskih razgovorih kot goste veleposlaništva;
• pooblaščene organe obvešča o prihodu in odhodu osebja veleposlaništva, izpolnjuje in podaljšuje veljavnost službenih izkaznic;
• posodablja kontaktne podatke veleposlaništva in uslužbencev;
• vzpostavlja telefonsko zvezo za vodjo diplomatskega predstavništva;
• organizira sestanke in sprejema goste;
• ureja protokolarni seznam ter tiska in odpošilja vabila;
• ureja koledar dogodkov za vodjo diplomatskega predstavništva;
• vodi evidenco opravljene korespondence;
• skrbi za kopiranje dokumentacije;
• po pooblastilu vodje predstavništva vodi dokumentacijo z osebnimi podatki oseb, s katerimi je veleposlaništvo v stiku; gre za podatke o osebah, uradih, institucijah in organizacijah, v skladu s politiko o varovanju osebnih podatkov na Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Poljske in na diplomatskih predstavništvih;
• po navodilih pripravlja manjše pogostitve;

delo na področju vodenja korespondence s stopnjo zaupnosti »javno«:

• sprejema in registrira pošiljke z oznako zaupnosti »javno«, jih razvršča po pomembnosti in arhivira;
• pošiljke z oznako zaupnosti »javno« sprejema, odpremlja in odpošilja;
• skrbi za kopiranje dokumentacije za nadaljnje odpošiljanje posameznim naslovnikom;
• vodi evidenco opravljene korespondence;
• posameznim organizacijskim enotam MZZ odpošilja arhivsko dokumentacijo, sodeluje v komisijah za arhiviranje, inventuro in uničenje dokumentov;
• opravlja druge naloge, ki ji/mu poveri vodja predstavništva oz. po pooblastilu vodje diplomatskega predstavništva drugi uslužbenec veleposlaništva.  

 

Kompetence in izkušnje:

• najmanj višješolska izobrazba;
• tekoče znanje slovenščine, poljščine in angleščine;
• organizacijske sposobnosti ter delo z ljudmi;
• urejenost, uglajenost;
• sposobnost opravljanja dela v časovni stiski;
• priporočeno: izkušnje na podobnem delovnem mestu.

 

Nudimo:

• zaposlitev za polni delovni čas za določen čas (nadomeščanje za obdobje 1 leta),
• možnost poklicnega razvoja,
• redna plača,
• delo v priznani instituciji.

Kraj opravljanja dela ter razgovora za delo: Ljubljana

Zainteresirani kandidati naj svoje prijave na razpis (življenjepis (CV) in motivacijsko pismo ter soglasje za obdelavo osebnih podatkov) pošljejo po elektronski pošti na e-naslov: jacek.kawecki@msz.gov.pl do 28. 2. 2021.

Veleposlaništvo si pridržuje pravico do posredovanja odgovora nekaterim kandidatom.