Polityka prywatności

Jak przetwarzamy Państwa dane osobowe? – Klauzula informacyjna RODO

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ZESPÓŁ SZKÓŁ CENTRUM KSZTAŁCENIA ROLICZNEGO IM. ADOLFA DYGASIŃSKIEGO W SICHOWIE DUŻYM 89, 28-236 Rytwiany (dalej zwana w skrócie Administratorem).

2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: adres e-mail: sekretariat@zsckrsichow.pl, tel. 15 864 73 22 lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

Dane osobowe Administrator wykorzystuje w następujących celach:

• zawarcia i wykonania umów, których stroną jest Administrator, w szczególności umów cywilnoprawnych, umów o świadczenie usług edukacyjnych, umów współpracy, umów związanych z organizacją zajęć dodatkowych, wycieczek, konkursów oraz innych działań związanych z funkcjonowaniem szkoły – przez czas trwania umowy oraz okres niezbędny do rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy);

• wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów prawa oświatowego, prawa pracy, prawa finansowego, podatkowego oraz archiwalnego (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
w tym w szczególności:

o prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania (np. dzienniki lekcyjne, arkusze ocen),

o realizacji obowiązków sprawozdawczych wobec organów nadzorczych i kontrolnych,

o prowadzenia dokumentacji pracowniczej,

o prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej oraz wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych,

o udzielania odpowiedzi na pisma, wnioski i zapytania w terminach i formach przewidzianych przepisami prawa;

• realizacji zadań statutowych szkoły, w szczególności działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, w tym organizacji zajęć edukacyjnych, egzaminów, konkursów, wycieczek, uroczystości szkolnych oraz dokumentowania ich przebiegu
(podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym);

• realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora
(podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności:

o zapewnienia bezpieczeństwa uczniów, pracowników oraz mienia szkoły, w tym stosowania monitoringu wizyjnego na terenie szkoły,

o dochodzenia, ustalania i obrony przed roszczeniami,

o prowadzenia działań informacyjnych dotyczących działalności szkoły, z zachowaniem odpowiednich granic wynikających z przepisów prawa;

• prowadzenia komunikacji informacyjnej, w tym przekazywania informacji o działalności szkoły, wydarzeniach, zebraniach, wycieczkach, konkursach oraz innych działaniach edukacyjnych, a także pozostawania w kontakcie z uczniami i ich rodzicami/opiekunami prawnymi (np. komunikaty, ogłoszenia, zaproszenia), a podstawą prawną przetwarzania danych jest:

– art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (jeżeli została wyrażona), lub
– art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Wypełnienie formularza wiąże się z podaniem przez Użytkownika określonych danych osobowych. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych oznaczonych jako niezbędne uniemożliwia np. obsługę sprawy przesłanej za pomocą formularza kontaktowego.

Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy, podanie niezbędnego i określonego zakresu danych jest konieczne.

Wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji (np. drogą elektroniczną) jest dobrowolne.

Okres przetwarzania i przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po ich osiągnięciu – przez okresy wynikające z przepisów prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

W szczególności dane będą przechowywane:

a) przez okres wykonywania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa oświatowego, prawa pracy, przepisów księgowych, podatkowych, archiwalnych i sprawozdawczych (np. prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, dokumentacji pracowniczej, dokumentacji finansowej) (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny);

b) przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów prawa oświatowego, przepisów o rachunkowości, przepisów podatkowych oraz przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji (np. dzienników lekcyjnych, arkuszy ocen, dokumentacji ucznia i dokumentacji kadrowej) (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

c) przez okres, w którym Administrator może ponosić odpowiedzialność prawną, w tym do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub zakończenia postępowań przed właściwymi organami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora);

d) przez czas trwania umowy zawartej z Administratorem (np. umowy cywilnoprawne, udział w zajęciach dodatkowych, wycieczkach, projektach edukacyjnych), a po jej zakończeniu – przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy, a w przypadku postępowań – do czasu ich zakończenia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO);

e) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do czasu przedawnienia tych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

f) w celu prowadzenia działań informacyjnych, w tym przekazywania informacji o działalności szkoły (np. wydarzeniach szkolnych, zebraniach, konkursach, wycieczkach, zajęciach dodatkowych) – przez czas trwania relacji ze szkołą lub do momentu wniesienia sprzeciwu, a w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a lub lit. f RODO);

g) w celu przygotowywania zestawień, analiz i statystyk związanych z działalnością szkoły (dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą) – przez czas realizacji danego działania, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia roszczeń
(podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

h) w celu oceny możliwości zawarcia umowy lub podjęcia współpracy (np. organizacji zajęć dodatkowych, projektów edukacyjnych, wycieczek, współpracy z podmiotami zewnętrznymi) – przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny oraz ewentualnego rozpatrywania roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Obowiązek podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest niezbędne do:

• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa oświatowego, w szczególności związanych z przyjęciem ucznia do szkoły oraz prowadzeniem dokumentacji przebiegu nauczania,

• realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych szkoły,

• udziału uczniów w zajęciach edukacyjnych, konkursach, wycieczkach, wydarzeniach szkolnych oraz zajęciach dodatkowych,

• zawarcia i realizacji umów (np. umów cywilnoprawnych, współpracy, organizacji zajęć dodatkowych, wyjazdów),

• kontaktu z uczniem oraz jego rodzicami lub opiekunami prawnymi.

Brak podania danych wymaganych do powyższych celów może skutkować brakiem możliwości realizacji obowiązków szkoły, w tym przyjęcia ucznia do szkoły, prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania lub udziału w określonych formach aktywności.

Administrator może również przetwarzać dane podane dobrowolnie, które nie są niezbędne do realizacji obowiązków ustawowych lub umownych, jednak ich niepodanie może utrudnić kontakt, organizację wydarzeń lub prowadzenie działań informacyjnych.

Co do zasady podanie danych osobowych stanowi wymóg ustawowy w zakresie wynikającym z przepisów prawa oświatowego oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego (np. przepisów podatkowych, rachunkowych, prawa pracy oraz przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji), a w pozostałym zakresie – jest dobrowolne.

Komu Administrator przekazuje Państwa dane?

Państwa dane osobowe są przekazywane:

1) podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, uczestniczącym w wykonywaniu czynności Administratora:

a) podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne szkoły lub udostępniającym narzędzia informatyczne (np. systemy dziennika elektronicznego, systemy kadrowo-płacowe, platformy edukacyjne),

b) podmiotom świadczącym usługi serwisowe, hostingowe oraz wsparcie techniczne IT,

c) podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, audytowe, podatkowe, rachunkowe – działającym na zlecenie Administratora,

d) podmiotom realizującym szkolenia, zajęcia dodatkowe lub projekty edukacyjne na zlecenie szkoły; innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:

2) innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:

a) organowi prowadzącemu szkołę oraz organom nadzorczym, w szczególności organom administracji publicznej i jednostkom systemu oświaty – w zakresie wynikającym z przepisów prawa,

b) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,

c) podmiotom świadczącym usługi płatnicze (np. bankom),

d) podmiotom współpracującym ze szkołą przy realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych (np. organizatorom konkursów, egzaminów, wycieczek),

e) podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Państwa dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od Państwa (np. w toku rekrutacji, wypełniania dokumentów szkolnych, poprzez formularze, kontakt telefoniczny lub pisemny), a w przypadku uczniów – również od ich rodziców lub opiekunów prawnych.

Dane mogą być także pozyskiwane z innych źródeł, w szczególności z systemów administracji publicznej lub od innych podmiotów – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub na podstawie udzielonej zgody.

Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
W przypadku korzystania z narzędzi informatycznych, których dostawcy mają siedziby poza EOG (np. platform edukacyjnych lub komunikacyjnych), dane mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Państwa ani uczniów decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na sytuację osoby, której dane dotyczą.

Państwa uprawnienia

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

o prawo do sprostowania (poprawienia) danych,

o prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,

o prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

o prawo dostępu do danych (uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz ich kopii),

o prawo do przeniesienia danych – w zakresie określonym w art. 20 RODO,

o prawo do wniesienia sprzeciwu – w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

Z powyższych praw można skorzystać poprzez złożenie wniosku do Administratora – pisemnie lub elektronicznie.

W przypadku uczniów wniosek składają ich rodzice lub opiekunowie prawni.

W celu weryfikacji tożsamości osoby składającej wniosek Administrator może zwrócić się o podanie dodatkowych informacji.

Zakres poszczególnych praw oraz sytuacje, w których mogą być realizowane, wynikają z przepisów prawa. Możliwość skorzystania z danego uprawnienia zależy w szczególności od podstawy prawnej przetwarzania danych oraz celu ich przetwarzania.

Prawo sprzeciwu

Niezależnie od praw wskazanych powyżej przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub w związku z realizacją zadania w interesie publicznym.

W szczególności przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach informacyjnych (np. przekazywania informacji o wydarzeniach szkolnych, konkursach, zajęciach dodatkowych), jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo sprzeciwu przysługuje również w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego – w przypadku szkoły dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy takie działania są prowadzone (np. działania promocyjne wykraczające poza standardową działalność informacyjną).

Zgoda

Jeżeli wykorzystanie danych osobowych przez Administratora nie jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego, wykonania umowy lub realizacji zadania w interesie publicznym, Administrator może zwrócić się o wyrażenie zgody na określone sposoby przetwarzania danych (np. publikację wizerunku ucznia, udział w działaniach promocyjnych szkoły).

Udzielona zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W przypadku uczniów zgoda wyrażana jest przez ich rodziców lub opiekunów prawnych.

Skarga

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Urząd Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Pliki Cookies

Strona internetowa szkoły może wykorzystywać pliki cookies (tzw. „ciasteczka”), czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika, służące do prawidłowego funkcjonowania strony oraz poprawy jakości świadczonych usług.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej,

• dostosowania treści do preferencji użytkownika,

• prowadzenia anonimowych statystyk dotyczących korzystania ze strony.

Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej, w tym ich ograniczenia lub całkowitego zablokowania.

Google Analytics

Strona internetowa szkoły może korzystać z narzędzia analitycznego Google Analytics, dostarczanego przez Google LLC, w celu analizowania sposobu korzystania z serwisu przez użytkowników oraz jego doskonalenia.

Google Analytics wykorzystuje pliki cookies, które są zapisywane na urządzeniu użytkownika i umożliwiają analizę korzystania ze strony internetowej (np. liczba odwiedzin, źródła ruchu, sposób poruszania się po stronie).

Informacje generowane przez pliki cookies dotyczące korzystania ze strony mogą być przekazywane na serwery Google, w tym zlokalizowane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych.

Na stronie stosowana jest funkcja anonimizacji adresu IP („anonymizeIP”), co oznacza, że adres IP użytkownika jest skracany przed dalszym przetwarzaniem, co ogranicza możliwość jego identyfikacji.

Dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednak nie wywołuje to wobec użytkowników żadnych skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływa na ich sytuację.

Celem korzystania z Google Analytics jest wyłącznie prowadzenie statystyk oraz poprawa funkcjonowania strony internetowej szkoły.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej, w tym ograniczyć lub całkowicie wyłączyć ich zapisywanie.

Dodatkowo użytkownik może zapobiec zbieraniu danych przez Google Analytics poprzez zainstalowanie wtyczki do przeglądarki dostępnej pod adresem: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Google dostępne są w polityce prywatności: policies.google.com/privacy?hl=pl

Jak chronimy dane

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.

W szczególności Administrator zapewnia zabezpieczenie danych przed ich przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem, a także przed przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

W szkole stosowane są m.in. środki takie jak:

• kontrola dostępu do danych osobowych (upoważnienia dla pracowników),

• zabezpieczenia systemów informatycznych (hasła, oprogramowanie antywirusowe, kopie zapasowe),

• zabezpieczenia organizacyjne i fizyczne (np. zamykane pomieszczenia, ograniczony dostęp do dokumentacji),

• procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, zobowiązane do zachowania poufności.

Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Administratorem danych lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych.

Użytkownik ma prawo uzyskać informacje o tym, czy i w jakim zakresie Administrator przetwarza jego dane osobowe, a także o celach i sposobach ich przetwarzania oraz może skorzystać z przysługujących mu praw zgodnie z przepisami RODO.

Zmiany w polityce

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej wprowadzenia.

Administrator zastrzega sobie możliwość jej aktualizacji w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja Polityki będzie publikowana na stronie internetowej szkoły.

Korzystanie ze strony internetowej po wprowadzeniu zmian oznacza zapoznanie się z ich treścią.