Polska w Australii

PROJEKTY POLONIJNE WE WSPÓŁPRACY Z KONSULATEM GENERALNYM RP W SYDNEY

Zasady ubiegania się o dofinansowanie przedsięwzięć polonijnych ze środków Konsulatu Generalnego RP w Sydney

Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w Sydney zaprasza organizacje polonijne, instytucje, osoby fizyczne  i inne podmioty działające na terenie okręgu konsularnego KG RP  w Sydney do składania wniosków o współpracę przy realizacji przedsięwzięć służących Polonii i Polakom za granicą oraz promocji Polski.

Przed złożeniem wniosku prosimy o uważne zapoznanie się z poniższymi zasadami. Ich znajomość ułatwi przygotowanie projektu, przeprowadzenie procedury oceny oraz późniejsze rozliczenie przedsięwzięcia.

Informacje o naborze wniosków i terminach ich składania publikowane są na stronie „Polska w Australii” w zakładce „Aktualności” oraz w mediach społecznościowych konsulatu.

Cele i priorytety dofinansowania

Współpraca Konsulatu z organizacjami polonijnymi realizowana jest zgodnie z założeniami „Rządowej strategii współpracy z Polonią i Polakami za granicą na lata 2025–2030”.

Za priorytetowe uznawane są przedsięwzięcia wpisujące się w następujące obszary:

1. Nauczanie języka polskiego

• wspieranie nauczania języka polskiego, w tym jako języka obcego;
• zwiększanie dostępności i atrakcyjności nauczania języka polskiego w kolejnych pokoleniach Polonii;
• rozwijanie dwujęzyczności;
• wspieranie inicjatyw edukacyjnych skierowanych do dzieci, młodzieży, rodziców i nauczycieli;
• organizacja konkursów, warsztatów i wydarzeń edukacyjnych.

2. Polityka powrotowa

• promowanie możliwości studiowania w Polsce;
• zachęcanie młodych Polaków do odbywania staży i praktyk zawodowych w Polsce;
• upowszechnianie informacji o możliwościach zatrudnienia i rozwoju zawodowego w Polsce;
• rozwijanie kontaktów młodego pokolenia Polonii z polskimi uczelniami i instytucjami.

3. Edukacja obywatelska, patriotyczna i tożsamościowa

• rozwijanie wiedzy o historii i współczesności Polski;
• wzmacnianie więzi z Polską i poczucia tożsamości narodowej;
• wspieranie postaw obywatelskich i społecznych;
• promowanie aktywności społecznej i odpowiedzialności za wspólnotę;
• rozwijanie współpracy międzypokoleniowej.

4. Finansowanie i rozwój działalności polonijnej

• wspieranie inicjatyw wzmacniających aktywność i samoorganizację środowisk polonijnych;
• rozwijanie współpracy pomiędzy organizacjami polonijnymi;
• wspieranie projektów angażujących nowe środowiska i młode pokolenie;
• promowanie możliwości pozyskiwania środków z lokalnych źródeł publicznych i prywatnych oraz rozwijania samofinansowania organizacji.

5. Podtrzymywanie tożsamości, więzi z Polską i ochrona dziedzictwa kulturowego

• organizacja wydarzeń kulturalnych, artystycznych i historycznych;
• upamiętnianie ważnych wydarzeń i postaci związanych z historią Polski;
• ochrona i popularyzacja polskiego dziedzictwa kulturowego;
• wspieranie działalności edukacyjnej i kulturalnej organizacji polonijnych;
• rozwijanie kontaktów kulturalnych, naukowych i społecznych pomiędzy Polską a Australią.

6. Wsparcie społeczno-humanitarne

• inicjatywy przeciwdziałające wykluczeniu społecznemu;
• działania na rzecz osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej;
• pomoc osobom zagrożonym bezdomnością lub kryzysem społecznym;
• projekty wspierające integrację i solidarność środowisk polonijnych.

7. Promocja Polski i turystyki do Polski wśród australijskiej Polonii

• promowanie Polski jako atrakcyjnego kierunku turystycznego;
• upowszechnianie wiedzy o polskich regionach, kulturze i dziedzictwie;
• promowanie polskiej gospodarki, nauki, innowacji i osiągnięć;

Kto może ubiegać się o dofinansowanie?

O współpracę z Konsulatem mogą ubiegać się podmioty legalnie funkcjonujące na terenie Australii, w szczególności:

• organizacje i stowarzyszenia polonijne;
• fundacje i organizacje społeczne;
• szkoły polskie i organizacje oświatowe;
• instytucje kultury i muzea;
• uczelnie i instytucje naukowe;
• grupy społeczne i organizacje młodzieżowe;
• osoby fizyczne
• inne podmioty, których działalność odpowiada celom współpracy z Polonią i Polakami za granicą.

Wnioskodawca powinien posiadać zdolność organizacyjną i prawną do realizacji przedsięwzięcia, ponoszenia związanych z nim wydatków oraz przedstawienia prawidłowego rozliczenia.

W uzasadnionych przypadkach możliwe jest rozpatrzenie propozycji współpracy z podmiotami nieposiadającymi osobowości prawnej, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego sposobu zawarcia umowy i rozliczenia przedsięwzięcia oraz uzyskania wymaganych zgód.

Wydatki, które nie mogą być finansowane

Przy planowaniu przedsięwzięć należy pamiętać, że ze środków przeznaczonych na współpracę z Polonią i Polakami za granicą nie mogą być finansowane m.in.:

1. Nagrody o charakterze pieniężnym.
2. Prace remontowe i modernizacyjne.
3. Koszty administracyjne organizacji.
4. Wyposażenie sal i pomieszczeń.
5. Wyjazdy integracyjne dla dorosłych przedstawicieli środowisk polonijnych.
6. Catering, z wyłączeniem imprez skierowanych wyłącznie do dzieci i młodzieży.
7. Utrzymanie polonijnych stron internetowych.
8. Zakup sprzętu muzycznego i strojów ludowych dla zespołów polonijnych.
9. Zakup sprzętu sportowego i strojów klubowych dla drużyn sportowych.
10. Bieżące koszty utrzymania siedzib organizacji polonijnych.

Usługi fotograficzne i filmowe.Powyższy katalog wynika z zasad finansowania opublikowanych przez Konsulat Generalny RP w Sydney. Ewentualne inne ograniczenia mogą wynikać z aktualnych wytycznych Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Wydatki niewymienione powyżej mogą być uwzględnione we wniosku, jeżeli są bezpośrednio związane z realizacją przedsięwzięcia i są zgodne z zasadami finansowania oraz zostaną zaakceptowane przez właściwe organy.

Terminy składania wniosków

Wnioski przyjmowane są w terminach określonych w ogłoszeniu Konsulatu.

Przy planowaniu naboru stosuje się co do zasady następujący model:

• do 1 grudnia – przedsięwzięcia całoroczne lub planowane na pierwsze półrocze następnego roku;
• do 30 kwietnia – przedsięwzięcia planowane na drugie półrocze danego roku.

Dokładne terminy na dany rok mogą ulegać zmianom, ale będą każdorazowo wskazywane w ogłoszeniu Konsulatu.

W wyjątkowych sytuacjach Konsulat może rozpatrzyć propozycje złożone poza wyznaczonymi terminami, jeżeli dotyczą przedsięwzięć, których planowanie i realizacja nie mogły być przewidziane wcześniej, a ich finansowanie jest możliwe w ramach dostępnych środków i obowiązujących zasad.

Przedsięwzięcie powinno być zaplanowane w sposób umożliwiający jego pełną realizację i rozliczenie finansowe w roku budżetowym, w którym przyznano dofinansowanie.

Wnioski złożone po terminie mogą zostać pozostawione bez rozpatrzenia.

Sposób składania wniosków

Wniosek należy przygotować na formularzu udostępnionym przez Konsulat Generalny RP w Sydney.

Wnioski należy przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną na adres:

sydney.polonia@msz.gov.pl

W tytule wiadomości należy wpisać: „Wniosek o dofinansowanie przedsięwzięcia polonijnego – [nazwa organizacji] – [rok]”.

Do wiadomości należy dołączyć:

1. Wypełniony formularz szczegółowego zakresu przedsięwzięcia wraz z kosztorysem.
2. Podpisane oświadczenie w sprawie unikania podwójnego finansowania przedsięwzięć.

Formularze dostępne są w sekcji „Materiały” na dole niniejszej strony.

Wnioskodawcy proszeni są o:

• dokładne wypełnienie wszystkich wymaganych rubryk;
• podanie pełnych danych organizacji i osoby odpowiedzialnej za projekt;
• używanie polskich znaków diakrytycznych;
• przedstawienie rzeczywistych, racjonalnych i szczegółowych kosztów;
• wskazanie wszystkich źródeł finansowania przedsięwzięcia;
• podpisanie wymaganych oświadczeń.

Nie należy przesyłać dodatkowych załączników opisowych, jeżeli nie zostały wskazane w formularzu lub ogłoszeniu naboru. Konsulat może zwrócić się o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia, jeżeli okażą się one niezbędne do oceny wniosku.

W przypadku składania więcej niż jednego wniosku przez tę samą organizację należy wskazać kolejność ich ważności – od przedsięwzięcia najważniejszego do najmniej istotnego.

Wnioskodawca powinien również wskazać te działania i pozycje kosztorysu, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa.

Oferty niekompletne, zawierające istotne braki lub błędy, albo przygotowane na formularzach innych niż udostępnione przez Konsulat, mogą nie zostać rozpatrzone. W przypadku drobnych uchybień Konsulat może zwrócić się o ich uzupełnienie w wyznaczonym terminie.

Jak przygotować prawidłowy wniosek?

Wniosek powinien w sposób jasny i konkretny przedstawiać planowane przedsięwzięcie.

Szczególne znaczenie mają następujące informacje:

1. Nazwa przedsięwzięcia

Powinna być krótka, zrozumiała i wskazywać na charakter planowanego działania.

2. Miejsce i termin realizacji

Należy wskazać miasto oraz, jeżeli jest znany, dokładny adres realizacji projektu, jak również termin realizacji przedsięwzięcia. W przypadku braku ustalonego terminu można podać miesiąc lub półrocze.

3. Cele przedsięwzięcia

Należy określić cel główny oraz cele szczegółowe, a także wskazać, w jaki sposób projekt przyczyni się do realizacji strategicznych priorytetów polskiej polityki polonijnej.

4. Charakterystyka odbiorców i liczba beneficjentówNależy określić, do kogo skierowane jest przedsięwzięcie, np. do dzieci, młodzieży, nauczycieli, seniorów lub organizacji polonijnych..

Należy również oszacować liczbę osób, które bezpośrednio lub pośrednio skorzystają z projektu.

5. Opis przedsięwzięcia i harmonogram

Należy opisać planowane działania, ich kolejność, etapy realizacji i przewidywane rezultaty. Z opisu powinno jasno wynikać, na czym polegać ma planowane przedsięwzięcie.

6. Całkowity koszt przedsięwzięcia

Należy podać pełny koszt projektu, a nie wyłącznie część, o której finansowanie ubiega się organizacja.

7. Wnioskowana kwota dofinansowania

Należy wskazać konkretną kwotę, o którą ubiega się organizacja.

8. Kosztorys

Kosztorys powinien zawierać wszystkie planowane wydatki związane z realizacją projektu, z podaniem:

• rodzaju wydatku;
• kosztu jednostkowego;
• liczby jednostek;
• całkowitego kosztu danej pozycji;
• kwoty, która ma być sfinansowana ze środków MSZ.

Wszystkie kwoty należy podawać w dolarach australijskich (AUD).

Kosztorys powinien być realistyczny, szczegółowy i przygotowany z należytą starannością. Należy uwzględnić wyłącznie wydatki bezpośrednio związane z realizacją przedsięwzięcia.

Ocena i wybór przedsięwzięć

Wszystkie złożone wnioski podlegają wstępnej ocenie w Konsulacie Generalnym RP w Sydney, przez komisję powołaną przez Konsula RP.

Ocena obejmuje:

• kompletność i poprawność formalną wniosku;
• zgodność przedsięwzięcia z priorytetami Rządowej strategii współpracy z Polonią i Polakami za granicą na lata 2025–2030;
• znaczenie projektu dla środowiska polonijnego w Australii;
• jakość i realność przedstawionej koncepcji;
• przewidywaną liczbę i charakter beneficjentów;
• racjonalność i zasadność przedstawionego kosztorysu;
• możliwość prawidłowej realizacji i rozliczenia przedsięwzięcia.

Szczególne znaczenie będą miały projekty:

• skierowane do dzieci i młodzieży oraz młodego pokolenia Polonii;
• przyczyniające się do nauczania i popularyzacji języka polskiego;
• angażujące różne środowiska i pokolenia;
• rozwijające współpracę pomiędzy organizacjami polonijnymi;
• wzmacniające obecność Polski w australijskiej przestrzeni publicznej;
• przynoszące trwałe i możliwe do wykazania rezultaty.

Pozytywna ocena w Konsulacie nie jest równoznaczna z przyznaniem dofinansowania.

Po przeprowadzeniu oceny wstępnej Konsulat przekazuje rekomendowane przedsięwzięcia do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, w ramach środków pozostających w dyspozycji placówki.

Ostatecznej akceptacji przedsięwzięć i wysokości przyznanego dofinansowania dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Konsulat informuje wnioskodawców o wyniku procedury drogą elektroniczną po otrzymaniu informacji z MSZ.

Przyznanie dofinansowania i zawarcie umowy

W przypadku zaakceptowania przedsięwzięcia przez MSZ Konsulat informuje wnioskodawcę o przyznanej kwocie dofinansowania.

Wysokość przyznanego dofinansowania może być niższa od kwoty wskazanej we wniosku.

Przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia Konsulat przygotowuje umowę określającą zasady współpracy.

Umowa określa w szczególności:

• przedmiot i zakres przedsięwzięcia;
• termin i miejsce realizacji;
• wysokość przyznanego dofinansowania;
• zaakceptowany kosztorys;
• zakres obowiązków organizatora i Konsulatu;
• sposób dokumentowania wydatków;
• zasady odbioru i rozliczenia przedsięwzięcia;
• terminy przedstawienia wymaganych dokumentów.

Organizator zobowiązany jest do zapoznania się z umową i jej podpisania przed rozpoczęciem przedsięwzięcia.

Uwaga: Zgodnie z obowiązującymi zasadami finansowania ze środków publicznych nie ma możliwości prefinansowania (zaliczkowania) przedsięwzięć ani finansowania ich na podstawie faktur pro forma.

Oznacza to, że organizator powinien zapewnić środki na pokrycie kosztów realizacji przedsięwzięcia, a rozliczenie i wypłata środków następują po wykonaniu przedmiotu umowy i przedstawieniu wymaganej dokumentacji.

Zasady wydatkowania i rozliczania przyznanych środków

Rozliczeniu mogą podlegać wyłącznie wydatki:

• bezpośrednio związane z realizacją przedsięwzięcia;
• przewidziane w zaakceptowanym kosztorysie;
• poniesione zgodnie z warunkami umowy;
• udokumentowane w sposób wymagany przez Konsulat.

Rozliczenie następuje po zrealizowaniu przedsięwzięcia, jego protokolarnym odbiorze oraz przedstawieniu wymaganych dokumentów finansowych.

W zależności od przyjętego sposobu realizacji i postanowień umowy dokumentami rozliczeniowymi mogą być:

• faktura wystawiona przez wykonawcę na Konsulat Generalny RP w Sydney;
• rachunek wystawiony przez wykonawcę;
• nota księgowa wystawiona przez organizatora lub partnera polonijnego, jeżeli taki sposób rozliczenia został przewidziany w umowie, wraz z kopiami dokumentów potwierdzających poniesione wydatki;
• protokół odbioru przedmiotu umowy;
• inne dokumenty wymagane przez Konsulat.

W przypadku dokumentów wystawianych w Australii powinny one zawierać dane umożliwiające identyfikację wystawcy, odbiorcy, przedmiotu i wartości transakcji, zgodnie z właściwymi wymogami oraz postanowieniami umowy.

Wnioskodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji dotyczącej przedsięwzięcia i udostępnienia jej na żądanie uprawnionych organów.

Przedsięwzięcie należy zaplanować w taki sposób, aby mogło zostać w pełni zrealizowane i rozliczone w roku kalendarzowym, w którym przyznano dofinansowanie. Dokładny termin przedstawienia dokumentacji rozliczeniowej zostanie określony w umowie.

Zmiany w zaakceptowanym przedsięwzięciu

Organizator zobowiązany jest do realizacji przedsięwzięcia zgodnie z zaakceptowanym wnioskiem i zawartą umową.

Wszelkie planowane zmiany dotyczące:

• pozycji i wysokości kosztorysu;
• harmonogramu;
• miejsca lub terminu realizacji;
• zakresu działań;
• sposobu realizacji przedsięwzięcia;

powinny zostać zgłoszone Konsulatowi przed ich wprowadzeniem.

W przypadku zaakceptowanych przez MSZ przedsięwzięć zmiany wymagają uzyskania odpowiedniej zgody Ministerstwa. Nie mogą być wprowadzane samodzielnie przez organizatora ani zatwierdzane wyłącznie decyzją Konsulatu, jeżeli wymagają akceptacji MSZ.

Wnioskodawca powinien zatem starannie zaplanować przedsięwzięcie i przedstawić realistyczny kosztorys już na etapie składania wniosku.

Unikanie podwójnego finansowania

Niedopuszczalne jest finansowanie tych samych wydatków z dwóch różnych źródeł pochodzących ze Skarbu Państwa.

Wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawienia podpisanego oświadczenia w sprawie unikania podwójnego finansowania przedsięwzięć.

Organizator powinien poinformować Konsulat o wszystkich źródłach finansowania projektu, w tym o środkach pochodzących od innych instytucji publicznych.

W przypadku uzyskania dodatkowego finansowania już po złożeniu wniosku organizator powinien niezwłocznie poinformować o tym Konsulat.

Obowiązki informacyjne i promocja

Organizator przedsięwzięcia zobowiązany jest do odpowiedniego informowania o współfinansowaniu projektu ze środków Konsulatu Generalnego RP  w Sydney. .

W materiałach informacyjnych, promocyjnych i publikacjach związanych z przedsięwzięciem należy zamieścić informację o współfinansowaniu przez Konsulat Generalny RP w Sydney w ramach współpracy z Polonią i Polakami za granicą.

Wykorzystanie logotypów i znaków graficznych powinno odbywać się zgodnie z zasadami identyfikacji wizualnej przekazanymi przez Konsulat. Aktualne logotypy można uzyskać z Konsulatu.

Organizator powinien również zadbać o odpowiednie upowszechnienie rezultatów projektu, w szczególności w środowisku polonijnym i lokalnych mediach, o ile jest to możliwe i zgodne z charakterem przedsięwzięcia.

Postanowienia końcowe

Złożenie wniosku nie oznacza automatycznego przyznania dofinansowania ani nie tworzy po stronie wnioskodawcy roszczenia o jego uzyskanie.

Konsulat zastrzega sobie możliwość nieprzyznania dofinansowania, przyznania kwoty niższej od wnioskowanej lub zaproponowania zmian w zakresie przedsięwzięcia, z uwzględnieniem dostępnych środków i decyzji MSZ.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą informacją zastosowanie mają właściwe przepisy prawa, wytyczne Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz postanowienia zawartych umów.

W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszą informacją a obowiązującymi przepisami lub wytycznymi MSZ pierwszeństwo mają przepisy i wytyczne właściwe dla danego mechanizmu finansowania.

Kontakt

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących możliwości współpracy, przygotowania wniosku lub zasad rozliczania przedsięwzięć prosimy o kontakt z:

Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w Sydney

Referat ds. prawnych i Polonii

E-mail: sydney.polonia@msz.gov.pl