Polska na Filipinach

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki temu możesz posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce.

Zarówno Polska, jak i Filipiny  są stronami Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej 5 października 1961 roku. To oznacza, że aby móc posłużyć się dokumentem pochodzącym z Filipin w Polsce, wystarczy, że w miejscowym urzędzie uzyskasz apostille.

Wszystkie formalności związane z poświadczaniem dokumentów na Filipinach (nadawaniem Apostille) realizuje Departament Spraw Zagranicznych Filipin (DFA).

eApostille na Filipinach jest w pełni cyfrową formą poświadczenia dokumentów publicznych. Umożliwia ona uzyskanie klauzuli Apostille przez internet, bez konieczności osobistej wizyty w stacjonarnym oddziale DFA.

Format cyfrowy (eApostille) generowany jest jako plik PDF, podpisany kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym. Nie posiada on wersji papierowej – próba jego wydrukowania powoduje utratę przymiotu cyfrowego oryginału.

Systemem eApostille objęte są wyłącznie dokumenty pochodzące z baz danych urzędów, które wdrożyły integrację systemową z DFA.

Od marca 2026 roku Apostille nadaje się tylko w wersji cyfrowej jako tzw. eApostille dla następujących dokumentów:

• Dokumenty stanu cywilnego wydawane przez Urząd Statystyczny Filipin (PSA):
  • Akty urodzenia (Birth Certificate).
  • Akty małżeństwa (Marriage Certificate).
  • Akty zgonu (Death Certificate).
  • Zaświadczenia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa (CENOMAR).

Aby złożyć wniosek o eApostille dla dokumentów stanu cywilnego należy skorzystać ze zintegrowanej platformy do obsługi e-Apostille, np. za pośrednictwem dedykowanego portalu PSAHelpline e-Apostille

• Dokumenty akademickie ze szkół wyższych (CHED)

Aby złożyć wniosek o eApostille dla dokumentów akademickich ze szkół wyższych należy skorzystać z dedykowanego portalu CHED eCAV

Od 25 czerwca 2026 roku Apostille nadaje się tylko w wersji cyfrowej jako tzw. eApostille również dla dokumentów wydawanych przez Urząd Przemysłu Morskiego (MARINA), poprzez dedykowany portal MeCAV.

Wszystkie pozostałe dokumenty urzędowe, które nie pochodzą ze zintegrowanych systemów elektronicznych (PSA/CHED), wymagają tradycyjnego, papierowego poświadczenia Apostille. Aby je uzyskać, konieczna jest wizyta w stacjonarnym oddziale konsularnym DFA na Filipinach.

Do tej grupy należą:

• Zaświadczenia o niekaralności (NBI Clearance).
• Dokumenty medyczne (zaświadczenia lekarskie, wyniki badań).
• Dokumenty szkolne i zawodowe (wydawane przez Departament Edukacji – DepEd lub Komisję Regulacji Zawodowych – PRC).
• Akty notarialne i sądowe (pełnomocnictwa, wyroki sądowe, oświadczenia majątkowe).
• Dokumenty rządowe i podatkowe (wydawane przez lokalne jednostki samorządu, LTO czy urząd skarbowy BIR).

Gdzie zweryfikować autentyczność Apostille i eApostille?

Departament Spraw Zagranicznych Filipin udostępnia bezpłatne narzędzia online do weryfikacji obu form dokumentów:

• Oficjalny portal weryfikacji DFA: Apostille Veryfication System

Każde wydane apostille (zarówno papierowe, jak i cyfrowe) można sprawdzić na stronie DFA Verification Portal. Weryfikacja następuje po wpisaniu unikalnego numeru wniosku (Application Number) i numeru seryjnego.

• Weryfikacja kodem QR

Fizyczne certyfikaty papierowe oraz pliki eApostille posiadają dedykowany kod QR. Po jego zeskanowaniu za pomocą smartfona następuje automatyczne przekierowanie do bazy danych DFA potwierdzającej autentyczność podpisu urzędnika.

Więcej szczegółowych informacji na temat procedur uwierzytelniania dokumentów można znaleźć na oficjalnej stronie Wydziału Uwierzytelniania DFA Filipiny.

Konsul nie pośredniczy w uzyskaniu apostille.

Jeśli zagraniczny urząd wymaga apostille na polskim dokumencie, zapoznaj się z informacjami zamieszczonymi na stronie polskiego MSZ.

Z dn. 16 lutego 2019 r. nastąpiły zmiany w odniesieniu do poświadczeń niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim UE.

Zmiany wynikają z wejścia w życie 16 lutego 2019 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie 2016/1191), które m.in. znosi obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów.

Dokumenty, do których stosuje się rozporządzenie 2016/1191

Rozporządzenie dotyczy dokumentów odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.

Od 16 lutego 2019 r. organy państw członkowskich UE nie mogą wymagać apostille, gdy przedkładany dokument objęty rozporządzeniem 2016/1191 został wydany w innym państwie członkowskim UE. Nie oznacza to jednak, że państwa członkowskie UE nie będą mogły wydać, na wniosek obywatela, apostille do dokumentu objętego rozporządzeniem 2016/1191. Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r., zastępująca tradycyjną legalizację klauzulą apostille może być, na wniosek danej osoby, nadal stosowana w stosunkach między państwami członkowskimi UE.

Wielojęzyczne standardowe formularze

Rozporządzenie 2016/1191 wprowadza ponadto możliwość ubiegania się, na wniosek, o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza, który stanowi urzędowe tłumaczenie dokumentu. Wielojęzyczny standardowy formularz powiela  dane zawarte w dokumencie, do którego jest załączany. Formularzy nie należy wprowadzać w obieg między państwami członkowskimi UE jako dokumentów niezależnych.

Wniosek o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza składa się do organu, który wydał albo ma wydać określony dokument. Uzyskanie wielojęzycznego formularza podlega opłacie.