Główna Biblioteka Komunikacyjna

§1. Postanowienia ogólne

1. Skontrum jedna z form inwentaryzacji zasobu bibliotecznego prowadzona w oparciu o przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa , którego celem jest ustalenie zgodności zasobu zaewidencjonowanego zasobu bibliotecznego ze stanem faktycznym. to kontrola (inwentaryzacja) zbiorów bibliotecznych znajdujących się bibliotece oraz wypożyczonych czytelnikom.

2. Skontrum obejmuje materiały wpisane do ksiąg inwentarzowych, które wchodzą w skład zasobu bibliotecznego polegające na:

1) porównanie zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem faktycznym zbiorów, w szczególności:
• stwierdzenie i wyjaśnienie różnic między stanem faktycznym a zapisami ewidencyjnymi
• ustalenie braków względnych i bezwzględnych;
• identyfikację i wyjaśnienie przyczyn ubytków w zbiorach;
• umożliwienie korekty zapisów w inwentarzach;
• aktualizację danych w bibliotecznym systemie komputerowym;
• opracowanie strategii uzupełniania zbiorów o brakujące materiały.

§2. Skontrum materiałów bibliotecznych w GBK

1. Zgodnie z § 31 ust. 1–3 ww. rozporządzenia skontrum polega na okresowej kontroli zbiorów bibliotecznych, obejmującej porównanie stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym oraz wyjaśnienie i rozliczenie stwierdzonych różnic.

2. W GBK przyjmuje się prowadzenie skontrum w trybie ciągłym1 (częściowym), obejmującym wyodrębnione części zbiorów (według działów, typów dokumentów lub lokalizacji), realizowanym na podstawie harmonogramu zatwierdzonego przez Kierownika GBK, w sposób zapewniający objęcie kontrolą całego zasobu bibliotecznego.

3. Zgodnie z § 31 ust. 4 rozporządzenia skontrum całości zbiorów przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 10 lat, co oznacza, że przy prowadzeniu skontrum ciągłego wszystkie materiały biblioteczne GBK podlegają kontroli w cyklu nie dłuższym niż 10 lat.2

1) Skontrum w Głównej Bibliotece Komunikacyjnej (GBK), prowadzone zgodnie z § 31 ust. 1–4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, może obejmować:
• całość zbiorów bibliotecznych – w przypadku skontrum pełnego;

 

• część zbiorów bibliotecznych – w przypadku skontrum prowadzonego w sposób ciągły, przy czym przez „część zbiorów” rozumie się wyodrębnione segmenty zasobu, w szczególności:
a) działy lub kolekcje (np. wypożyczalnia, czytelnia, magazyn), b) określone typy materiałów bibliotecznych (np. książki, czasopisma, zbiory specjalne), c) zbiory zlokalizowane w określonym miejscu przechowywania.

2) Skontrum częściowe realizowane jest na podstawie harmonogramu zatwierdzonego przez Kierownika GBK i prowadzone w sposób zapewniający objęcie kontrolą całego zasobu bibliotecznego w okresie nie dłuższym niż 10 lat, zgodnie z § 31 ust. 4 ww. rozporządzenia.

4. Skontrum przeprowadza się:
1) na polecenie Kierownika GBK;
2) przy zmianie osoby odpowiedzialnej za zbiory biblioteczne lub zmianie Kierownika GBK;
3) w razie zdarzeń losowych, w szczególności takich jak kradzież, zniszczenie, zagubienie lub uszkodzenie zbiorów (np. zalanie, pożar);
4) w ramach planowej kontroli zbiorów bibliotecznych, zgodnie z § 31 ust. 1–4 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych;
5) corocznie – w odniesieniu do materiałów bibliotecznych stanowiących składniki majątku, które: a) zostały powierzone osobom trzecim lub innym jednostkom organizacyjnym (np. użyczenie, depozyt), b) znajdują się poza siedzibą biblioteki lub poza terenem strzeżonym, poprzez uzyskanie potwierdzenia stanu tych zbiorów od podmiotów, którym zostały powierzone – zgodnie z zasadami inwentaryzacji określonymi w przepisach o rachunkowości;
6) w innych przypadkach wynikających z przepisów prawa, w szczególności Ustawa o rachunkowości, dotyczących obowiązku okresowej inwentaryzacji składników majątku, (w szczególności Ustawa o rachunkowości, w zakresie obowiązku potwierdzenia stanu składników majątku, przy czym obowiązek ten nie oznacza każdorazowego przeprowadzania pełnego skontrum zbiorów bibliotecznych, lecz zapewnienie aktualnej i wiarygodnej informacji o stanie księgozbioru, wynikającej z prowadzonej ewidencji oraz przeprowadzanych skontrów cząstkowych lub potwierdzeń zewnętrznych)

5. Przedmiotem skontrum są wszystkie materiały biblioteczne stanowiące zbiory Głównej Biblioteki Komunikacyjnej (GBK), w szczególności:
1) znajdujące się w siedzibie biblioteki;
2) wypożyczone użytkownikom indywidualnym;
3) wypożyczone innym bibliotekom lub instytucjom;
4) przekazane do oprawy, konserwacji lub digitalizacji;
5) oddane w depozyt lub użyczenie podmiotom zewnętrznym.

- Kontrola zbiorów znajdujących się poza siedzibą biblioteki prowadzona jest na podstawie analizy dokumentacji ewidencyjnej, w szczególności rewersów, umów użyczenia, protokołów przekazania oraz innych dokumentów potwierdzających wydanie materiałów bibliotecznych.
- W odniesieniu do materiałów bibliotecznych stanowiących składniki majątku, które opuściły teren strzeżony lub zostały powierzone podmiotom zewnętrznym, GBK zapewnia coroczne potwierdzenie ich stanu i miejsca przechowywania, w szczególności poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia od podmiotów, którym zostały przekazane, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawa o rachunkowości.

- Potwierdzenie, o którym mowa powyżej, stanowi element kontroli stanu zbiorów, jednak nie jest równoznaczne z przeprowadzeniem pełnego skontrum tych materiałów.

6. Podczas skontrum kontrolowana część księgozbioru jest wyłączona z udostępniania.
1) Ogłoszenie o ograniczeniu dostępu do części księgozbioru powinno być zamieszczone na stronie internetowej GBK oraz wewnętrznej sieci komputerowej Ministerstwa Infrastruktury (Intranet) przynajmniej siedem dni przed rozpoczęciem skontrum.

7. Skontrum przeprowadza się na podstawie danych ewidencyjnych wynikających z:
1) ksiąg inwentarzowych – stanowiących podstawowe źródło ewidencji materiałów bibliotecznych;
2) komputerowego systemu bibliotecznego SOWA – w zakresie zbiorów wprowadzonych do systemu;3
3) danych o lokalizacji oraz udostępnieniach materiałów bibliotecznych, wynikających odpowiednio z ksiąg inwentarzowych oraz systemu SOWA;
4) dokumentacji udostępniania materiałów bibliotecznych (w tym zapisów systemowych oraz – pomocniczo – rewersów), wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia aktualnego statusu materiałów wypożyczonych poza bibliotekę.
5) użytkownicy posiadający wypożyczone egzemplarze z danego zakresu mogą zostać zobowiązani do ich zwrotu w wyznaczonym terminie
6) Dokumentacja w postaci rewersów lub innych dowodów udostępnienia ma charakter pomocniczy i może być wykorzystywana wyłącznie w przypadku wyjaśniania rozbieżności między stanem ewidencyjnym a faktycznym.
7) Kontrola materiałów wypożyczonych poza bibliotekę
a) Materiały biblioteczne, które w trakcie przeprowadzania skontrum znajdują się u czytelników, podlegają kontroli na podstawie dokumentacji elektronicznej wygenero-wanej z systemu bibliotecznego SOWA.
b) Za materiały skontrowane uznaje się pozycje posiadające w systemie SOWA status "Wypożyczona", udokumentowany aktualnym zestawieniem (raportem) wypożyczeń na zewnątrz.
c) Wydruk zestawienia wypożyczeń z systemu SOWA, sporządzony na dzień rozpoczęcia skontrum (lub generowany na bieżąco w trakcie prac komisji), stanowi integralną część dokumentacji inwentaryzacyjnej i jest podstawą do uznania tych materiałów za obecne w zbiorach.
d) W arkuszach spisowych (lub w protokole końcowym) pozycje te wykazuje się jako „wypożyczone” zgodnie ze stanem faktycznym wynikającym z bazy danych systemu.

 

§ 3. Braki w zbiorach bibliotecznych (GBK – skontrum ciągłe)

 

1. Za braki uznaje się zbiory biblioteczne, których w ramach spisu uzupełniającego / weryfikacji uzupełniającej nie odnaleziono na półce, ani też nie udokumentowano faktu ich wypożyczenia czy wydania poza siedzibę GBK. Zbiory biblioteczne nieodnalezione podczas skontrum po raz pierwszy, uznaje się za braki względne. Zbiory nieodnalezione przy ponownej kontroli, uznaje się za braki bezwzględne. Przy czym:

1) Braki względne – to zbiory biblioteczne nieodnalezione w trakcie bieżącego skontrum. Braki względne nie oznaczają trwałej utraty zbiorów, lecz wskazują na konieczność ich dalszego śledzenia i poszukiwania w zasobie biblioteki.
2) Braki bezwzględne – to zbiory, które mimo prowadzonego skontrum ciągłego i weryfikacji stanu ewidencyjnego nie zostały odnalezione. Braki bezwzględne uznaje się za trwałą utratę danego egzemplarza i ujmuje odpowiednio w księgach inwentarzowych, a w przypadku materiałów będących składnikami majątku – zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawa o rachunkowości.
3) W przypadku braków względnych biblioteka dokonuje:
- przeszukania miejsca przechowywania materiałów,
- weryfikacji zapisów ewidencyjnych i systemowych,
- sprawdzenia statusu wypożyczeń, użyczeń i depozytów.
4) Status braków względnych utrzymuje się przez cały cykl prowadzonego skontrum ciągłego, obejmującego kolejne etapy kontroli całego zasobu lub jego części, aż do momentu odnalezienia brakującego materiału lub formalnego zakwalifikowania go jako brak bezwzględny w wyniku zakończenia wszystkich etapów kontrolnych dla danego zbioru.

&4 Dokumentacja skontrum

1. Z przeprowadzonego skontrum sporządzany jest protokół, który powinien zawierać:

1) ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych,
2) stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości,
3) wnioski, rekomendacje wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych materiałów.

2. Do protokołu należy dołączyć:
1) wykaz braków względnych, z podaniem ich wartości.
2) wykaz braków bezwzględnych, z podaniem ich wartości.
3) zarządzenie Kierownika GBK w sprawie przeprowadzenia skontrum i powołania Komisji Skontrowej,
4) Regulamin Skontrum i Komisji Skontrowej.

§ 5. Nadzór nad skontrum i organizacja kontroli

1.Nadzór nad skontrum zbiorów w Głównej Bibliotece Komunikacyjnej (GBK) sprawuje Kierownik GBK, który:

a) pełni funkcję przewodniczącego Komisji Skontrowej, zwanej dalej „Komisją”4, odpowiedzialnej za nadzór nad prawidłowym przebiegiem skontrum,

b) określa zakres kontroli, obejmujący całość lub część zbiorów bibliotecznych,

c) ustala harmonogram skontracyjny i podział zbiorów na etapy kontrolne.

2.Komisja Skontrowa:
a) składa się z co najmniej 3 członków, w tym Kierownika GBK jako przewodniczącego,

b) członkowie Komisji nie mogą jednocześnie prowadzić bieżącej ewidencji materiałów bibliotecznych w zakresie objętym kontrolą,

c) do kompetencji Komisji należy m.in.: nadzorowanie przebiegu skontrum, rozstrzyganie wątpliwości dotyczących braków względnych i bezwzględnych, zatwierdzanie protokołów i wykazów braków.

3. Zespoły skontracyjne:

a) powoływane przez Komisję lub Kierownika GBK do faktycznej kontroli zbiorów,

b) liczą co najmniej 2 członków, w tym osoby niebędące członkami Komisji,

c) nie mogą w nich uczestniczyć osoby prowadzące bieżącą ewidencję w zakresie kontrolowanych zbiorów,

d) zespoły przeprowadzają fizyczną weryfikację stanu zbiorów zgodnie z zakresem i harmonogramem określonym przez Komisję.

4. Komisja i zespoły działają na podstawie Regulaminu Skontrum i Regulaminu Komisji Skontrowej, a ich prace dokumentowane są protokołami i wykazami braków.

§6. Dokumentacja i protokoły cząstkowe skontrum w trybie ciągłym

1.Skontrum w trybie ciągłym nie wymaga sporządzania protokołów codziennych ani dziennej ewidencji obecności poszczególnych egzemplarzy na półkach.

2. W trakcie fizycznej kontroli zbiorów każdy egzemplarz odnotowywany jest w systemie SOWA lub, tymczasowo, w arkuszach Excel, w formie cząstkowej listy sprawdzonych pozycji. Lista ta służy wyłącznie jako dokument pomocniczy i nie stanowi protokołu formalnego.

3. Po zakończeniu kontroli wybranego działu lub etapu skontrum Komisja Skontrowa sporządza protokoły cząstkowe w dwóch egzemplarzach, które obejmują: a. ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych; b. stwierdzenie liczby braków względnych i ich szacowaną wartość; c. wnioski w sprawie braków względnych wraz z zaleceniami dalszego wyjaśniania (np. sprawdzenie sąsiednich regałów, działów nowości, biurek bibliotekarzy, wózków bibliotecznych).

4.Braki względne pozostają w ewidencji do czasu ich odnalezienia lub formalnego zakwalifikowania przez Komisję jako braki bezwzględne.

5. Po zamknięciu roku obrotowego lub w innym wyznaczonym okresie, Komisja sporządza protokół końcowy cząstkowego skontrum, w którym:

a) podsumowuje wszystkie stwierdzone braki względne i bezwzględne;

b) określa dalsze kroki w przypadku braków względnych, które nie zostały wyjaśnione w trakcie roku;

c) stwierdza braki bezwzględne i ujmuje je w księgach inwentarzowych zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości oraz Rozporządzenia MKiDN.

6. Komisja przekazuje protokół końcowy Kierownikowi GBK, który jest odpowiedzialny za zatwierdzenie stanu księgozbioru i podjęcie decyzji w sprawie braków bezwzględnych.

7. Informacja o brakach bezwzględnych powinna być przekazana do BAF, zgodnie z wymogami ewidencji majątkowej, natomiast szczegółowe protokoły cząstkowe pozostają w dokumentacji biblioteki jako materiał operacyjny.

§7. Dokumentacja protokołu i nieprawidłowości

1. Do protokołu cząstkowego lub końcowego kontroli zbiorów bibliotecznych należy dołączyć:

a) wykaz braków względnych, z podaniem ich wartości;

b) wykaz braków bezwzględnych, z podaniem ich wartości;

c) zarządzenie Kierownika GBK w sprawie przeprowadzenia skontrum;

d) Regulamin Skontrum i Regulamin Komisji Skontrowej.

2. Nieprawidłowości w pracy Komisji mogą obejmować m.in.:

a) naruszenie zasad podziału funkcji ewidencyjnej i kontrolnej (np. członkowie Komisji wprowadzają dane do ksiąg inwentarzowych);

b) niedopełnienie obowiązków w zakresie sporządzania protokołów lub dokumentacji braków;

c) brak przestrzegania procedury sprawdzania fizycznego zbiorów;

d) nieprzestrzeganie harmonogramu skontrum lub instrukcji technicznej.

3. Nieprawidłowości mogą być stwierdzone przez:

a) Kierownika GBK,

b) osoby uprawnione do nadzoru nad ewidencją księgozbioru, np. dział księgowości lub audyt wewnętrzny biblioteki,

c) na podstawie kontroli dokumentacji, porównań danych w systemie SOWA / Excel i sprawozdań cząstkowych zespołów spisowych.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Kierownik GBK może przerwać kontrolę i zarządzić przeprowadzenie ponownego skontrum.

5. Sporządza się protokół przerwania skontrum, który powinien zawierać:

a) opis stwierdzonych nieprawidłowości,

b) wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

c) zalecenia dotyczące przeprowadzenia nowego skontrum.

6. Dokumentacja wypracowana przed przerwaniem skontrum:

a) zostaje przechowywana w dokumentacji biblioteki jako materiał pomocniczy,

b) może być wykorzystana w nowym skontrum do weryfikacji braków względnych i bezwzględnych,

c) wszystkie wcześniejsze protokoły cząstkowe nie tracą mocy informacyjnej, ale końcowe zatwierdzenie stanu zbiorów następuje dopiero po nowym skontrum.

 

§8. Ocena i zatwierdzenie protokołu skontrum

1. Komisja Skontrowa przedstawia Kierownikowi GBK protokół skontrum wraz z kompletem dokumentów:

a) wykaz braków względnych i bezwzględnych, z podaniem ich wartości,

b) protokoły cząstkowe sporządzone przez zespoły spisowe lub dokumentacja tymczasowa (Excel/SOWA),

c) zestawienie porównań stanu faktycznego zbiorów z ewidencją księgową,

d) wszelkie notatki lub uwagi dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości.

2. Kierownik GBK dokonuje oceny zgodności przeprowadzonego skontrum z postanowieniami Regulaminu Skontrum i Komisji Skontrowej na podstawie powyższych dokumentów oraz ustaleń Komisji.

3. Kierownik GBK akceptuje protokół skontrum i podejmuje decyzję w sprawie ujawnionych braków:

a) Braki względne pozostają w ewidencji jako nieodnalezione do czasu ich odnalezienia lub zakwalifikowania jako braki bezwzględne.

b) Braki bezwzględne zatwierdzone w protokole stanowią podstawę wpisu do rejestru ubytków i wykreślenia ich z ksiąg inwentarzowych, zgodnie z Ustawą o rachunkowości i Rozporządzeniem MKiDN.

4. W przypadku odnalezienia zbiorów wcześniej zakwalifikowanych jako braki bezwzględne, uznaje się je za nowe nabytki, które należy wprowadzić do ewidencji księgowej zgodnie z procedurami przyjęcia zbiorów. Odnalezienie wcześniej zakwalifikowanych jako braki względne nie wymaga wprowadzania do rejestru ubytków, ponieważ nigdy nie były formalnie wykreślone z ksiąg.

5. Zatwierdzenie protokołu przez Kierownika GBK stanowi formalną podstawę dla działań księgowych oraz dalszego prowadzenia ewidencji zbiorów w systemie SOWA lub księgach inwentarzowych.

 

§8. Załączniki

1. Instrukcja techniczna przeprowadzania skontrum w trybie ciągłym (załącznik nr 1) stanowi integralną część Regulaminu i określa szczegółowo metodykę, harmonogram, dokumentację oraz zasady postępowania w przypadku braków względnych i bezwzględnych.

2. Zadania Komisji Skontrowej i Zespołów SpisowychGłównej Biblioteki Komunikacyjnej (GBK) stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu