Izba Administracji Skarbowej
w Kielcach

• KSeF to system do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
• Przypominamy, jak zalogować się do KSeF, wystawiać i odbierać faktury oraz jak korzystać z najważniejszych funkcji systemu w codziennej pracy.

Jak zalogować się do KSeF?

a)    Wejdź na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknij w panel „Zaloguj się do KSeF” znajdujący się po prawej stronie.

b)    Wybierz sposób logowania. Możesz zalogować się za pośrednictwem:

• login.gov.pl (m.in. aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
• kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.

Logowanie przez aplikację mObywatel:

a) wybierz logowanie przez login.gov.pl, 
b) wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia, 
c) zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie, 
d) potwierdź udostępnienie danych.

Po zalogowaniu się, będziesz mógł korzystać z systemu zgodnie z posiadanym zakresem uprawnień. Jeśli działasz w imieniu firmy, upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF.

Co mnie czeka, jeśli popełnię błąd przy wystawianiu faktury w KSeF?

Rok 2026 to okres przejściowy – w tym czasie nie są nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Najważniejsze jest spokojne poznanie nowych zasad, wdrożenie systemu oraz dostosowanie procesów w firmach.

W tym okresie towarzyszymy przedsiębiorcom w przejściu na nowe rozwiązania i koncentrujemy się przede wszystkim na wsparciu praktycznym. Wspólnie przechodzimy przez proces wdrożenia – odpowiadamy na pytania, wyjaśniamy wątpliwości i wskazujemy dobre praktyki.

Prowadzimy szerokie działania informacyjne i szkoleniowe, w tym cykl spotkań „Środy z KSeF”, szkolenia dla poszczególnych branż oraz dni otwarte w urzędach skarbowych. Udostępniamy również materiały edukacyjne, instrukcje oraz narzędzia, które pomagają rozpocząć pracę z systemem.

Wszelkie informacje dostępne są na ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20 

Jak działa samofakturowanie w KSeF?

Samofakturowanie w KSeF działa tak samo jak dotychczas - nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły stosowną umowę. Jedyną zmianą jest konieczność nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają natomiast bez zmian.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?

Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF – od faktury, która ten limit przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w systemie.

Ważne: Po przekroczeniu limitu nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.

Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się jako łączną wartość tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).

Do limitu 10 000 zł nie wlicza się:

• sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C), 
• sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, 
• paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone), 
• faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.

Szczegółowe informacje: ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl

Jak mam działać w trybie offline i offline 24?

W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Tryby offline:

• tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. 

Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. 

• tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności.

Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie publikowana w BIP MF z wyprzedzeniem oraz będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.

• tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Ważne: tylko w tym przypadku możesz wydać fakturę swojemu kontrahentowi przed jej przesłaniem do KSeF.

• awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.

***

UWAGA: Jeśli wystawisz fakturę poza KSeF to nie wystawiaj jej ponownie w KSeF. Takie działanie skutkuje wystawieniem dwóch odrębnych faktur do jednej sprzedaży. Przy następnej sprzedaży wystaw fakturę już prawidłowo w systemie, tam też odbierze ją nabywca.

Przypominamy, że wizualizację faktury wystawca może wydać nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wówczas opatrzona kodem i numerem KSeF.

Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?

ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.

Kogo dotyczy?

• podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
• organów egzekucyjnych.

Kiedy złożyć?

• przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.

Jak złożyć?

• papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą, 
• elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.

Jak nadać uprawnienia swojej księgowej? 

Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
a) zaloguj się do KSeF, 
b) przejdź do zarządzania uprawnieniami, 
c) wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień.

Co oznacza kontekst logowania w KSeF?

Kontekst logowania to informacja, w czyim imieniu działasz w systemie.

• wskazuje podmiot, dla którego wykonujesz operacje (np. firmę po NIP), 
• decyduje, jakie faktury i dane widzisz po zalogowaniu, 
• określa zakres Twoich uprawnień (np. wystawianie, podgląd). 

W praktyce: Jeśli masz dostęp do kilku firm, wybierasz kontekst przy logowaniu – czyli wskazujesz, dla którego podmiotu chcesz realizować zadania.

Jak odebrać fakturę w KSeF?

a. Wybierz narzędzie
Możesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów:

• Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl), 
• Aplikacja Mobilna KSeF, 
• e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy). 

b.    Zaloguj się do systemu

• przez stronę KSeF lub system księgowy, 

c.    Wyszukaj fakturę

• przejdź do zakładki „Lista faktur”, 
• znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury. 

Regularnie sprawdzaj, czy pojawiły się nowe faktury – ma to znaczenie np. dla terminu płatności.

Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?

Rodzaje certyfikatów KSeF:

• certyfikat typu 1 – służy do uwierzytelniania się w systemie, 
• certyfikat typu 2 – wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji. 

Jak uzyskać certyfikat?

Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – funkcjonalność ta jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Aby uzyskać certyfikat:
a) należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. Krajowym  Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną), 
b) następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system, 
c) po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i udostępniony do pobrania.

Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty rozpoczęcia jego obowiązywania.

Kto może uzyskać certyfikat?

Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP jak również osoby i podmioty przez niego uprawnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF trzeba zalogować się do systemu.

Szczegółowe informacje na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef

Kto musi korzystać z KSeF? 

Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. - dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, 
• od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
• od 1 stycznia 2027 r. -  przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.

Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie przejściowe – jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek ten powstaje od faktury, którą ten limit przekroczono.

Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?

Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, pamiętając jednak o tym aby fakturę wydać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik, opatrzony kodem QR).