Innostart

FAQ 2 - plik do pobrania

1. Brałam udział w pierwszym naborze IC. Założenia dotyczące naszej innowacji nieco ewoluowały. Rekomendacje w pewnym stopniu już są nieaktualne. Czy nie jest to przeszkodą, żeby starać się o dofinansowanie w aktualnym naborze?

Odp. Zgodnie z Kryterium punktowanym nr 1 Istota projektu w tym kryterium m.in oceniane jest to, że cel projektu powinien wynikać z rekomendacji Innovation Coacha, przy czym nie jest wymagane pełne odzwierciedlenie zakresu rekomendacji. Projekt może obejmować wybrany element lub zakres wskazany w rekomendacji, adekwatny do skali projektu, pod warunkiem, że wykazuje z nią rzeczywiste powiązanie.  Powiązanie to powinno dotyczyć co najmniej jednego z poniższych obszarów: problemu do rozwiązania, obszaru technologicznego, kierunku rozwoju działalności badawczo‑rozwojowej. Z zastrzeżeniem, że rezultat projektu powinien zakończyć się wprowadzeniem innowacji produktowej/procesowej co najmniej na poziomie przedsiębiorstwa. Będzie to również przedmiotem opinii ekspertów dokonujących oceny merytorycznej. Na podstawie pełnej informacji zawartej we wniosku o wsparcie eksperci ocenią czy Państwa wniosek spełni kryterium w tym zakresie i w jakim stopniu.

2. Zgodnie z rekomendacją otrzymaną w ramach Innovation Coach docelowo planujemy rozwój aplikacji wykorzystującej rozwiązania AI i oferowanej w modelu subskrypcyjnym. Ze względu na zakres i budżet InnoStart w ramach obecnego projektu planujemy jednak realizację wyłącznie pierwszego etapu prac B+R, który jest niezbędny do późniejszego rozwoju rozwiązania wykorzystującego AI, ale sam w sobie nie obejmuje prac z zakresu sztucznej inteligencji. Czy w takiej sytuacji dopuszczalne jest złożenie wniosku w panelu AI, jeżeli technologie AI stanowią element docelowej ścieżki rozwoju rozwiązania, ale nie są przedmiotem prac B+R finansowanych bezpośrednio w ramach projektu InnoStart?

Odp. W zakresie kwalifikowalności projektu do panelu AI ostateczna ocena należy do Eksperta na etapie oceny merytorycznej, w szczególności w ramach kryteriów „Istota projektu” oraz „Potencjał projektu”. Kluczowe będzie uzasadnienie innowacyjności rozwiązania oraz jego dalszego potencjału rozwojowego. Projekt Innostart powinien zakończyć się wprowadzeniem innowacji produktowej/procesowej co najmniej na poziomie przedsiębiorstwa. W ramach Innostart konieczne jest w efekcie realizacji projektu wprowadzenie Innowacji produktowej rozumianej jako nowy lub znacząco ulepszony produkt/usługa lub Innowacji procesowej -nowa lub ulepszona metoda produkcji lub dostawy).

Jeżeli chodzi o kwalifikowanie kosztów personelu forma współpracy ma znaczenie. Do kategorii „Personel projektu” mogą zostać zaliczone m.in. osoby zatrudnione na umowę o pracę, umowę zlecenia (wskazane imiennie we wniosku) oraz samozatrudniony (JDG). Natomiast umowy B2B oraz umowy o dzieło należy rozliczać w kategorii „Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo)”. Ponadto, zgodnie z umową o powierzenie granu Grantobiorca zobowiązuje się do ponoszenia wydatków w ramach Projektu B+R w wysokości nieprzekraczającej cen rynkowych, z zachowaniem zasad celowości, gospodarności i przejrzystości i w sposób wykluczający konflikt interesów.  W związku z tym, przypadku planowanych wydatków o wartości jednostkowej powyżej 20 000 zł netto Grantobiorca przeprowadza rozeznanie rynku, polegające na porównaniu co najmniej trzech dostępnych ofert lub cenników (np. ze stron internetowych, katalogów, zapytań e-mailowych). Rozeznanie rynku nie jest wymagane, jeśli:

1. wydatek dotyczy zakupu towaru lub usługi o wartości równej i poniżej 20 000 zł netto,
2. istnieje uzasadniona obiektywnie potrzeba zakupu od jedynego dostawcy (np. unikatowość produktu, brak zamienników) – w takim przypadku Grantobiorca sporządza krótkie uzasadnienie w postaci notatki lub protokołu,
3. personel projektu został wykazany imiennie we Wniosku o wsparcie i został pozytywnie oceniony na etapie oceny merytorycznej.

Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku członkowie zespołu projektowego powinni zostać wskazani imiennie już na etapie składania wniosku.

W przypadku braku możliwości udziału osoby wskazanej we wniosku istnieje możliwość zastąpienia jej inną osobą o równoważnych lub wyższych kompetencjach. Taka zmiana wymaga zgłoszenia do NCBR.

Potwierdzamy, że zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o powierzenie grantu dla każdej osoby należy uzupełnić dane osobowe i kontaktowe: imię, nazwisko, telefon oraz adres email, a następnie wybrać z listy charakter udziału, formę zatrudnienia oraz stanowisko.

Zmianę członka zespołu projektowego należy zgłosić na formularzu wniosku o zmiany do NCBR. Wniosek o zmiany będzie procedowany, a konieczność zawarcia aneksu do umowy o powierzenie grantu zostanie ustalona indywidualnie w zależności od charakteru zmiany. Co do zasady zastąpienie w projekcie osoby inną osobą o równoważnych lub wyższych kompetencjach i doświadczeniu jest możliwe.

3. Czy wspólnik, który nie jest wspólnikiem reprezentującym w spółce może być doradca i czy może pobierać wynagrodzenie za pracę naukową w projekcie?

Odp. Zgodnie z zapisami Podręcznika kwalifikowalności wydatków na str. 6 w przypadku wspólników i właścicieli przedsiębiorstw kwalifikowalność wynagrodzenia ma charakter wyjątkowy i podlega szczególnie rygorystycznej ocenie. Grantobiorca jest zobowiązany wykazać, że dana osoba wykonuje wyłącznie prace badawczo-rozwojowe oraz nie realizuje żadnych czynności o charakterze zarządczym, kierowniczym, nadzorczym, koordynacyjnym, administracyjnym lub reprezentacyjnym, zarówno w projekcie, jak i w działalności przedsiębiorstwa. W przypadku braku możliwości jednoznacznego potwierdzenia spełnienia powyższych warunków wynagrodzenie uznaje się za niekwalifikowalne i finansowane tylko w ramach wkładu własnego przez Grantobiorcę.

4. Czy do wniosku należy złożyć umowy o współpracę z uczelniami czy wystarczy wskazanie ich?

Odp. Wystarczy wskazanie i uzasadnienie współpracy z uczelniami w opisie wniosku, bez potrzeby załączania dodatkowych dokumentów na etapie aplikowania.

5. Jaka forma rozliczenia? Jak ma wyglądać rozliczanie, czy etapami? Czy zadaniami. Jakie dokumenty należy składać? Czy wystarczają elektroniczne i podpisane profilem zaufanym czy potrzeba podpis kwalifikowany? Czy można otrzymać później zaliczki, po rozliczeniu poszczególnych zadań?

Odp. Projekt Innostart jest realizowany wyłącznie w systemie refundacji środków, co oznacza zwrot poniesionych kosztów po ich weryfikacji przez NCBR i uznaniu za koszty kwalifikowalne. Grant przekazywany i rozliczany jest przez NCBR w formie refundacji na podstawie złożonych przez Grantobiorcę Wniosków o płatność wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, zgodnie z Umową oraz Przewodnikiem kwalifikowalności. Wniosek o płatność składany jest za pośrednictwem systemu OSF i nie wymaga podpisu. Wniosek o płatność powinien być złożony nie rzadziej niż raz na 3 miesiące kalendarzowe oraz nie później niż 14 dni po zakończeniu każdego 3-miesięcznego okresu realizacji Projektu B+R. Wniosek o płatność składa się z części sprawozdawczej lub sprawozdawczo-finansowej. Część finansowa obejmuje m.in:

1) rozliczenie wydatków kwalifikowalnych,

2) rozliczenie wymaganego 15% wkładu własnego.

6. Jeżeli przedsiębiorstwo ma już działającą aplikację, a projekt B+R dotyczy wyłącznie nowego modułu AI/ML/CV wspierającego człowieka w preselekcji krótkich nagrań wideo, to czy za wdrożenie do działalności przedsiębiorstwa w okresie realizacji zostanie uznane uruchomienie i faktyczne używanie tego modułu w kontrolowanym pilotażu z partnerami, bez obowiązku jego sprzedaży? Jakich konkretnie dowodów wdrożenia NCBR oczekuje na zakończenie projektu i przez trzyletni okres trwałości?

Odp. Kwestie poruszone w pytaniu podlegają weryfikacji przez Eksperta na etapie oceny merytorycznej wniosku o powierzenie grantów.

Na stronie INNOSTART – nabór 2 (https://www.gov.pl/web/ncbr/innostart-nabor-2) w zakładce Dokumenty zamieszczono Instrukcję wypełniania wniosku o wsparcie.

We wniosku o powierzenie grantu należy szczegółowo opisać, co będzie rezultatem projektu. Rezultatem projektu powinna być innowacja produktowa (nowy lub znacząco ulepszony produkt/usługa) lub/i procesowa (nowa lub ulepszona metoda produkcji lub dostawy) co najmniej na poziomie przedsiębiorstwa.

W przypadku zawarcia umowy o powierzenie grantu Grantobiorca zobowiązuje się do osiągnięcia zakładanych rezultatów na koniec realizacji projektu.

Po zakończeniu realizacji projektu, Grantobiorca przez kolejne 3 lata (okres zapewnienia trwałości efektów) prowadzi działalność gospodarczą z wprowadzoną innowacją produktową lub procesową, zgodnie z zakresem projektu B+R, który został wskazany we wniosku o wsparcie. NCBR monitoruje realizację projektu B+R, a w szczególności utrzymanie efektu projektu B+R poprzez coroczne składanie oświadczeń przez Grantobiorcę. W praktyce projektów finansowanych przez NCBR dokumentami potwierdzającymi wdrożenie mogą być m.in:

• protokół wdrożenia modułu do istniejącego systemu,
• dokumentacja techniczna integracji,
• raporty z pilotażu,
• umowy lub listy intencyjne z partnerami testującymi rozwiązanie,
• scenariusze użycia i wyniki testów na rzeczywistych danych,
• raporty i protokoły z testów,
• dokumentacja fotograficzna,
• zrzuty ekranów, nagrania działania systemu,
• procedury operacyjne uwzględniające nowy moduł,
• raporty potwierdzające osiągnięcie założonych parametrów jakościowych.

7. Czy osoby planowane do zaangażowania jako personel B+R muszą być zatrudnione u Wnioskodawcy już na dzień złożenia wniosku, czy wystarczające jest wskazanie ich imiennie we wniosku oraz zatrudnienie dopiero po wyborze projektu do dofinansowania i podpisaniu umowy o z NCBiR?

Czy w celu potwierdzenia dostępności osób planowanych do zaangażowania w projekcie B+R dopuszczalne jest zawarcie przed złożeniem wniosku warunkowych umów zlecenia, których wejście w życie byłoby uzależnione od wyboru projektu do dofinansowania oraz podpisania umowy z NCBiR?

Czy zawarcie takich warunkowych umów zlecenia jest wymagane przez dokumentację konkursową, czy wystarczające jest samo wskazanie tych osób imiennie we wniosku wraz z opisem ich doświadczenia, kompetencji i planowanego zakresu zadań?

Czy analogiczne podejście można zastosować wobec „Osoby prowadzącej projekt”, jeżeli osoba ta również miałaby zostać zaangażowana dopiero na potrzeby realizacji projektu?

Czy osobą prowadzącą projekt musi być obligatoryjnie pracownik Wnioskodawcy np. właściciel lub prezes zarządu?

Osoby te nie mają doświadczenia w prowadzeniu i kierowaniu pracami B+R, stąd konieczność zaangażowania, takiej osoby spoza organizacji wnioskodawcy.

Odp.

Ad.1 W konkursie INNOSTART nie ma wymogu zatrudnienia personelu B+R na dzień złożenia wniosku. Wystarczające jest wskazanie tych osób imiennie we wniosku, wraz z opisem ich doświadczenia, kompetencji oraz planowanego zakresu zadań. Zatrudnienie może nastąpić dopiero po wyborze projektu do dofinansowania i podpisaniu umowy z NCBR. Zawarcie umowy warunkowej w przypadku osób realizujących projekt nie jest wymagana przez NCBR (z wyłączeniem doradcy).

Ad. 2-3. Nie. Dokumentacja konkursowa nie wymaga zawierania warunkowych umów zlecenia. Wystarczające jest: wskazanie osób imiennie we wniosku, opisanie ich doświadczenia i kompetencji, przedstawienie zakresu zadań w projekcie.

Ad. 4. Tak. Osoba prowadząca projekt nie musi być zatrudniona na dzień złożenia wniosku. Może zostać zaangażowana dopiero po podpisaniu umowy o powierzenie grantu.

Ad. 5.  Nie. Osoba prowadząca projekt nie musi być pracownikiem Wnioskodawcy ani członkiem zarządu. Może to być osoba zewnętrzna, zatrudniona specjalnie na potrzeby projektu - pod warunkiem, że:

• posiada odpowiednie doświadczenie w prowadzeniu prac B+R,
• jej kompetencje są opisane we wniosku,
• zostanie formalnie zaangażowana po podpisaniu umowy.

To podejście jest w pełni zgodne z zasadami naboru i często stosowane w projektach B+R, zwłaszcza gdy właściciel lub zarząd nie mają doświadczenia badawczego.

8. Dzień dobry, będę wdzięczny za odpowiedź na pytania:
   1. Mentor / Coach biznesowy: Czy w przypadku wnioskodawcy posiadającego już aktywną sprzedaż i ułożone kanały dystrybucji brak zewnętrznego mentora/coacha biznesowego wpływa na obniżenie punktacji za potencjał komercjalizacji?
   2. Zakup materiałów a limit podwykonawstwa: Czy zakupy materiałów zużywalnych do badań B+R (np. amunicja w kat. 3.1.6) rozliczane zwykłą fakturą B2B od dostawcy wchodzą w pulę 30% kosztów własnych, czy obciążają limit 70% podwykonawstwa prac B+R?
   3. Limity na materiały zużywalne: Czy istnieją odgórne limity kwotowe lub ilościowe dla pojedynczych pozycji w materiałach zużywalnych (np. zakupy amunicji na poziomie 30–50 tys. zł netto do wielokrotnych prób wytrzymałościowych)?
   4. Zaliczki i zabezpieczenia: Jak wygląda wypłata pierwszej transzy zaliczkowej (jaki % wartości projektu obejmuje) oraz jakie są standardowe wymogi formalne dotyczące zabezpieczenia umowy (np. deklaracja i weksel in blanco)?
   5. Umowa zlecenie dla eksperta: Czy zaangażowanie kluczowego eksperta na podstawie umowy zlecenie kwalifikuje się w pełni do kategorii kosztów personelu (w ramach 30% kosztów własnych) bez konieczności zatrudniania na umowę o pracę oraz czy istnieją odgórne limity stawki godzinowej dla takich umów?

Odp.

Ad. 1 Brak zewnętrznego mentora lub coacha biznesowego nie obniża automatycznie punktacji za potencjał komercjalizacji. Ekspert ocenia zwykle zdolność komercjalizacji, a nie sam fakt zatrudnienia mentora. Mentor jest atutem wtedy, gdy uzupełnia lukę kompetencyjną. Jeśli firma posiada już doświadczenie rynkowe i zasoby do wdrażania innowacji, można argumentować, że takie wsparcie nie jest niezbędne.

Ad. 2 Zakup materiałów zużywalnych do badań B+R (np. amunicji testowej, komponentów, próbek materiałowych, odczynników) od dostawcy w ramach zwykłej dostawy B2B nie jest podwykonawstwem B+R. Tego typu zakup jest traktowany jako koszt operacyjny niezbędny do realizacji prac badawczorozwojowych, a nie jako zlecenie wykonania badań lub usług B+R przez podmiot zewnętrzny - do poniesienia w ramach kat. "Dostawy (inne niż środki trwałe)". W ramach kategorii kwalifikowalne są wydatki związane z zakupem materiałów np. koszty surowców, odczynników i środków eksploatacyjnych o okresie użyteczności ekonomicznej poniżej 1 roku niezbędnych i zużytych w całości do realizacji prac B+R np. wyposażenia laboratoryjnego, tj. termometry, pipety.

Ad. 3 Nie ma limitu kwotowego dla pojedynczej pozycji materiałowej w budżecie INNOSTART.

Ad. 4 W projektach Innostart środki rozliczane są jedynie poprzez refundacje, nie ma zaliczkowego finansowania projektu. W programie INNOSTART po podpisaniu umowy, Grantobiorca ma obowiązek dostarczyć do NCBR oświadczenia o poddaniu się egzekucji, które powinno być sporządzone w formie aktu notarialnego. Zabezpieczeniem należytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy będzie poddanie się egzekucji na podstawie art 777 § 1 pkt 5 kodeksu postępowania cywilnego.

Ad. 5 Zaangażowanie eksperta na podstawie umowy zlecenia jest w pełni dopuszczalne i kwalifikuje się do kategorii kosztów - Personel projektu (kwota z grantu),ale może być też ujęte w ramach wkładu własnego. Nie ma obowiązku zatrudniania takiej osoby na umowę o pracę. W dokumentacji konkursowej nie ma odgórnych limitów stawki godzinowej dla umów zlecenia.

Wymagane jest jedynie:

• uzasadnienie rynkowości stawki,
• przedstawienie źródeł potwierdzających jej racjonalność (np. raporty wynagrodzeń, cenniki, dane historyczne, rozeznanie rynku).

9. Rekomendacja Innovation Coach opisuje szerszy kierunek rozwoju platformy, natomiast wniosek ma skoncentrować pierwszy projekt B+R na jednym modu­le: danych, etykietowaniu, modelu ML/CV, metodzie preselekcji i pilotażu. Czy takie zawężenie, jeżeli bezpośrednio rozwija rekomendowany kierunek, spełnia wymóg zgodności z Rekomendacją Innovation Coach? Jakiego poziomu zgodności NCBR oczekuje: zgodności celu, zakresu rezultatów czy pełnego odtworzenia wszystkich elementów rekomendacji? FAQ stwierdza, że wniosek „powinien być zgodny” z rekomendacją, ale nie rozstrzyga skali dopuszczalnego zawężenia ani sposobu wykazania ciągłości.

Odp. Tak, opisane zawężenie jest dopuszczalne, jeżeli projekt dotyczący jednego modułu i rzeczywiście rozwija kierunek wskazany w rekomendacji Innovation Coach i stanowi logiczny, samodzielny pierwszy etap prac B+R.

Zgodnie z dokumentacją konkursową naboru nr 2: cel projektu powinien wynikać z rekomendacji Innovation Coach, ale nie jest wymagane pełne odzwierciedlenie jej zakresu. Projekt może obejmować wybrany element rekomendacji, odpowiedni do skali przedsięwzięcia, pod warunkiem wykazania rzeczywistego powiązania z rekomendacją

NCBR nie wymaga pełnego odtworzenia wszystkich elementów rekomendacji. Oczekiwana jest przede wszystkim:

Ad. 1. Zgodność celu projektu

 Cel projektu B+R musi wynikać z rekomendacji i rozwijać wskazany w niej kierunek działalności badawczo-rozwojowej.

Ad. 2. Rzeczywiste powiązanie merytoryczne

 Zgodnie z kryteriami powiązanie powinno dotyczyć co najmniej jednego z następujących obszarów:

• problemu, który ma zostać rozwiązany,
• obszaru technologicznego,
• kierunku rozwoju działalności B+R.

Ad. 3. Ciągłość pomiędzy coachingiem a projektem

 Wnioskodawca powinien jasno wykazać, że projekt:

• jest wynikiem pracy przeprowadzonej z Innovation Coachem,
• wynika z otrzymanej rekomendacji,
• rozwija lub uszczegóławia jej wybrany zakres.

Ad. 4. Samodzielny rezultat projektu

 Nawet jeśli projekt obejmuje tylko jeden moduł większej platformy, jego rezultat powinien prowadzić do innowacji produktowej lub procesowej co najmniej na poziomie przedsiębiorstwa.

10. Czy outsorcing czyli zlecenie produkcji pod własna marka jest traktowany jako wdrożenie wyników B+R w Innostart?

Odp. W odpowiedzi na Państwa pytanie potwierdzamy, że outsourcing produkcji pod własną marką może zostać uznany za formę wdrożenia wyników prac B+R, pod warunkiem, że przedsiębiorca pozostaje właścicielem lub dysponentem opracowanego rozwiązania i wprowadza na rynek produkt powstały w wyniku realizacji projektu. Kluczowe jest, aby efekty prac B+R były wykorzystywane w działalności przedsiębiorcy, np. poprzez sprzedaż produktu pod własną marką, przy zachowaniu kontroli nad rozwiązaniem, jego specyfikacją i komercjalizacją. W INNOSTART liczy się to, że aby rezultat B+R został wdrożony w działalności gospodarczej Wnioskodawcy, a nie to, czy produkcja odbywa się wewnętrznie czy zewnętrznie.  Dokumentem potwierdzającym wdrożenie w takim modelu może być np. umowa produkcyjna / outsourcingowa z wykonawcą, specyfikacja technologiczna przekazana producentowi, dokumentacja procesu produkcyjnego wynikająca z projektu B+R, faktury sprzedażowe produktu pod własną marką, raporty z testów produktu powstałego na bazie rezultatów B+R, zdjęcia, nagrania, protokoły odbioru serii produkcyjnej, materiały marketingowe produktu opartego na wynikach B+R. W woli podkreślenia to co do zasady wdrożenie wyników B+R powinno być utrzymane w 3 letnim okresie trwałości.

11. Ile czasu można realnie założyć od zakończenia naboru do realnego rozpoczęcia działań firmy?

Odp. Nabór wniosków trwa do 30 września 2026 r. do godz. 16.00 lokalnego czasu polskiego. NCBR przeprowadza ocenę projektów w ramach I i II etapu w terminie do 90 dni od dnia zakończenia naboru, jeżeli liczba złożonych wniosków nie przekroczy 100. W przypadku złożenia więcej niż 100 wniosków termin oceny projektów ulega wydłużeniu o 15 dni za każde rozpoczęte kolejne 30 wniosków. Przykładowo: od 101 do 130 wniosków – termin oceny wynosi do 105 dni, od 131 do 160 wniosków – termin oceny wynosi do 120 dni. Faktyczny okres realizacji projektu, w tym okres kwalifikowalności wydatków będzie określony w umowie o powierzenie grantu.

12. Nasza rekomendacja z Innovation Coach ma datę wrzesień 2024. Czy rekomendacja sprzed dwóch lat jest w pełni akceptowana w naborze 2 i czy wystarczy skan raportu podpisanego wtedy przez coacha, czy potrzebne jest świeże potwierdzenie?

Odp. Rekomendacja z września 2024 r. jest akceptowalna, o ile została wydana w ramach programu Innovation Coach i jest wystawiona na podmiot (przedsiębiorstwo), które składa wniosek o wsparcie. Rekomendacja powinna być podpisana przez coacha, nie ma potrzeby ponownego aktualnego podpisu.

13. W projekcie ML/CV nie chcemy deklarować B+R wyłącznie przez sformułowanie „powstanie algorytm”. Jakiego rodzaju dowodów NCBR oczekuje, aby wykazać: nowość, niepewność technologiczną, systematyczność i twórczy charakter prac oraz zgodność z
    KIS 10 Czy właściwym podejściem jest opis hipotezy, wariantów modeli, protokołu etykietowania, benchmarku, analizy błędów i mierzalnych kamieni milowych?

Co się z tym wiąże rekomendacja wskazuje KIS 10 a w naszej ocenie po zapoznaniu się z Frascatti uważamy, że problem, grupa docelowa jak i zakres prac bardziej odpowiada KIS1. Czy jeżeli we wniosku zaznaczymy inny KIS niż w rekomendacji to będzie to błąd formalny/ merytoryczny?

Odp. Pytanie dotyczy kwestii, które będą weryfikowane przez Eksperta w trakcie oceny merytorycznej wniosków o powierzenie grantu.

Na stronie INNOSTART – nabór 2 (https://www.gov.pl/web/ncbr/innostart-nabor-2) w zakładce „Dokumenty” została zamieszczona Instrukcja wypełniania wniosku o wsparcie, zawierająca przykładowe opisy elementów projektu B+R.  W części „3. Cel projektu B+R” wniosku należy samodzielnie opisać cel, zakres prac B+R, rezultat, zadania oraz uzasadnienie zgodności z celami Innostart i KIS. W tej części wniosku należy wskazać, czy projekt pasuje do założeń Innostart i do wybranego obszaru Krajowej Inteligentnej Specjalizacji. Cele Innostart, do których należy się odnieść, to:

• pobudzenie działalności badawczej, czyli zwiększenie liczby projektów B+R realizowanych przez MŚP rozpoczynające działalność B+R, w tym kontynuacja najlepszych projektów Innovation Coach;

• zdobycie doświadczenia przez przedsiębiorców w prowadzeniu pierwszego projektu B+R;

• zwiększenie liczby potencjalnych do skomercjalizowania wyników prac B+R, które mogą przyczynić się do wzrostu konkurencyjności gospodarki. W opisie należy wskazać, który zakres tematyczny KIS został wybrany we wniosku i krótko wyjaśnić, dlaczego mieści się w tym zakresie. Opis powinien być spójny z wyborem dokonanym w sekcji „Przedmiot wniosku”.

W przypadku projektów ML/CV właściwym podejściem jest przedstawienie konkretnego planu badawczego, który pokazuje, że projekt nie polega jedynie na stworzeniu „algorytmu”, lecz na przeprowadzeniu eksperymentalnych prac rozwojowych. W szczególności Ekspert będzie oczekiwał dowodów takich jak: hipoteza badawcza (np. „model X z architekturą Y pozwoli osiągnąć poprawę dokładności w warunkach Z”), warianty modeli i uzasadnienie ich wyboru, protokół etykietowania danych, benchmark porównawczy (stan techniki vs. zakładane rezultaty), analiza błędów i plan eksperymentów, mierzalne kamienie milowe (np. osiągnięcie określonych metryk jakościowych, stabilność modelu, walidacja na danych rzeczywistych).

W części dot. rezultatu projektu należy opisać zakładany rezultat projektu jako efekt prac B+R, który pozwoli na wprowadzenie innowacji produktowej lub procesowej co najmniej na poziomie przedsiębiorstwa. Opis powinien pokazywać, jaki nowy lub ulepszony produkt, usługa, metoda albo proces będzie możliwy do zastosowania w działalności Wnioskodawcy dzięki realizacji projektu. Nie chodzi o rozbudowany opis wdrożenia rynkowego, ale o jasne pokazanie, że projekt nie kończy się wyłącznie raportem, analizą, koncepcją albo dokumentacją. W tej części wniosku należy wskazać, jakie cechy, funkcje lub parametry innowacji będą istotne dla Wnioskodawcy oraz jaki rezultat ma zostać osiągnięty, w jaki sposób będzie można to potwierdzić. Potwierdzeniem mogą być np. wyniki testów, pomiary, dokumentacja techniczna, opis procedury, porównanie z obecnym sposobem działania albo inne proste dowody adekwatne do zakresu i skali pierwszego projektu B+R.

Opis rezultatu powinien być konkretny, ale proporcjonalny do charakteru Innostart jako pierwszego projektu B+R. Nie jest wymagany opis pełnej strategii komercjalizacji ani rozbudowane analizy rynkowe. Wystarczającym będzie wskazanie, jaki rezultat prac B+R ma powstać i jak może on przełożyć się na innowację w przedsiębiorstwie.

14. FAQ wskazuje, że dokumentacja nie ogranicza zaangażowania doradcy lub podwykonawcy spoza Polski. Czy wnioskodawca może imiennie wskazać osobę jako prowadzącą projekt, bez kwalifikowania jej wynagrodzenia za zarządzanie, a równocześnie zawrzeć z jej działalnością gospodarczą spoza Unii Europejskiej umowę B2B na odrębne, mierzalne rezultaty B+R? Jakie warunki NCBR uzna za wystarczające, aby wyeliminować konflikt interesów i samokontrolę odbioru usługi?

Odp. Dokumentacja projektu nie wyklucza zaangażowania podwykonawcy lub doradcy B+R spoza Polski. Natomiast ocena dopuszczalności sytuacji, w której ta sama osoba jest wskazana jako prowadząca projekt, a jednocześnie realizuje część prac B+R poprzez własną działalność gospodarczą, wymaga indywidualnej analizy pod kątem konfliktu interesów oraz zachowania niezależności odbioru rezultatów prac.

Co do zasady Wnioskodawca jest zobowiązany do realizacji projektu w sposób wykluczający konflikt interesów oraz zapewniający przejrzystość wydatkowania środków. Kluczowe znaczenie będzie miało wykazanie, że zakres usług B+R jest jasno wyodrębniony, rezultaty są mierzalne i możliwe do obiektywnej weryfikacji, a proces odbioru prac nie prowadzi do samokontroli wykonanych usług. Zgodnie z Instrukcją wypełnienia wniosku str. 46 osoba prowadząca projekt jest odpowiedzialna za organizację, nadzór, koordynację i monitorowanie realizacji projektu po stronie Wnioskodawcy. Co do zasady pełni rolę kierowniczą lub organizacyjną, jej wynagrodzenie nie powinno być wykazywane jako kwalifikowalny koszt personelu B+R, chyba że zastosowanie ma wyjątek i spełnione są zasady określone w Przewodniku kwalifikowalności kosztów odnoszące się do jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie właściciel może łączyć funkcje zarządcze z pracami B+R.

15. Czy osoba prowadząca projekt, która nie jest rozliczana jako personel projektu, lecz koordynuje projekt bez kosztu kwalifikowanego, powinna zostać wpisana imiennie w sekcji zespołu? Czy wystarczy wskazać ją jako osobę prowadzącą, a zewnętrznych wykonawców B2B opisać w zasobach i HRF bez wpisywania ich jako członków zespołu?

Odp. Osoba prowadząca projekt, jeżeli jest finansowana w ramach wkładu własnego powinna zostać wpisana do zespołu projektowego i HRF niezależnie czy forma zatrudnienia dotyczy kat. Personel projektu (UoP i UZ) czy usług zewnętrznych -podwykonawstwo (w oparciu o umowę B2B lub umowę o dzieło). Osoba prowadząca projekt odgrywa kluczową rolę w realizacji projektu i musi zostać uwzględniona w zespole projektowym. Jeżeli zewnętrzne osoby tj. specjaliści, którzy są już znani z imienia i nazwiska w wyniku przeprowadzonej procedury rozeznania rynku należy wpisać do zespołu projektowego i ująć odpowiednią formę zatrudnienia. W przypadku braku możliwości określenia osoby z imienia i nazwiska należy wpisać " osoba planowana do zatrudnienia”.

16. Czy przez wdrożenie można rozumieć również outsourcing produkcyjny? Nie mamy na ten moment wystarczającej infrastruktury, aby prowadzić produkcję samodzielnie?

W odpowiedzi na Państwa pytanie to, tak, outsourcing produkcji pod własną marką może zostać uznany za formę wdrożenia wyników prac B+R, pod warunkiem, że przedsiębiorca pozostaje właścicielem lub dysponentem opracowanego rozwiązania i wprowadza na rynek produkt powstały w wyniku realizacji projektu. Kluczowe jest, aby efekty prac B+R były wykorzystywane w działalności przedsiębiorcy, np. poprzez sprzedaż produktu pod własną marką, przy zachowaniu kontroli nad rozwiązaniem, jego specyfikacją i komercjalizacją. W INNOSTART liczy się to, że aby rezultat B+R został wdrożony w działalności gospodarczej Wnioskodawcy, a nie to, czy produkcja odbywa się wewnętrznie czy zewnętrznie. Dokumentem potwierdzającym wdrożenie w takim modelu może być np. umowa produkcyjna/outsourcingowa z wykonawcą, specyfikacja technologiczna przekazana producentowi, dokumentacja procesu produkcyjnego wynikająca z projektu B+R, faktury sprzedażowe produktu pod własną marką, raporty z testów produktu powstałego na bazie rezultatów B+R, zdjęcia, nagrania, protokoły odbioru serii produkcyjnej, materiały marketingowe produktu opartego na wynikach B+R. W woli podkreślenia to co do zasady wdrożenie wyników B+R powinno być realizowane w 3 letnim okresie trwałości.

17. Proszę o potwierdzenie, że zabezpieczenie wkładu własnego wys.15% może być potwierdzone wyciągiem z konta osoby fizycznej prowadzącej jdg i że NIE musi to być wyciąg z konta firmy/spółki?

Odp. Potwierdzamy, że dopuszczamy możliwość udokumentowania wkładu własnego w wysokości 15% wyciągiem z konta prywatnego osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)

18. W naszym projekcie planowane są: usługa opracowania modelu ML/CV, usługa etykietowania danych, eksperymentalna integracja komponentu z istniejącą aplikacją, subskrypcja chmury/GPU oraz doradztwo eksperta branżowego. Które z tych pozycji NCBR kwalifikuje jako podwykonawstwo objęte limitem 70%, a które jako usługi zewnętrzne — koszty operacyjne. Czy usługa etykietowania danych przez podmiot zewnętrzny jest podwykonawstwem, jeżeli stanowi część metodyki B+R?

Odp. Usługa opracowania modelu ML/CV, usługa etykietowania danych, eksperymentalna integracja komponentu z istniejącą aplikacją, doradztwo eksperta będzie to kwalifikowane jako usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). Subskrypcja chmury stanowi natomiast koszt kwalifkowany w ramach usługi zewnętrzne (koszty operacyjne). Podwykonawstwo B+R (limit 70%) to są te elementy, które mają twórczy, eksperymentalny, niepewny technologicznie charakter. Ekspert musi widzieć, że wykonawca zewnętrzny realizuje faktyczne prace badawczorozwojowe, a nie tylko dostarcza usługę techniczną. Natomiast Usługi zewnętrzne (koszty operacyjne) to są wszystkie elementy, które nie są B+R, ale są potrzebne, żeby projekt mógł się odbyć: narzędzia, infrastruktura, przygotowanie danych, subskrypcje.

19. Mamy rekomendacje z Innovation Coach jako fundacja. Ale już na etapie prac z konsultantem wiedzieliśmy, że założymy spółkę z o.o., o podobnym profilu (PKD), podobnej działalności. Czy rekomendacje można „przepisać” na spółkę? Jako fundacja nie mamy dużej szansy na wkład własny 15%. Czy potrzebujemy nowych rekomendacji?

Odp. Fundacja rodzinna jest szczególnym typem osoby prawnej, regulowanym ustawą o fundacji rodzinnej. Spółka prawa handlowego (np. sp. z o.o.) jest innym typem osoby prawnej, regulowanym Kodeksem spółek handlowych. W Innostart rekomendacja Innovation Coach jest wydawana dla konkretnego podmiotu, czyli dla: konkretnej osoby prawnej (np. fundacji rodzinnej) albo konkretnej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Nie ma prawnej możliwości prostego przekształcenia fundacji rodzinnej w spółkę prawa handlowego. Istnieje ewentualna możliwość wniesienia majątku fundacji rodzinnej do spółki prawa handlowego, ale jest to inny, nowy podmiot. W związku z tym, iż posiadanie stosownej rekomendacji jest jednym z kryteriów obligatoryjnych konkursu Innostart i rekomendacja jest wydawana dla konkretnego podmiotu, to jeśli podmiot nie powstanie z prostego przekształcenia w rozumieniu kodeksu spółek handlowych, to wnioskodawca powinien dostarczyć rekomendację dla nowego podmiotu.

21. Prosimy o potwierdzenie praktycznej zasady: gdy dokumentacja wymaga załącznika „zgodnie z wzorem”, czy należy złożyć pełny, aktualny, niezmieniony formularz jako odrębny plik, z zachowaniem wszystkich stron i struktury, również, gdy część pól oznaczono jako „nie dotyczy”? Czy własne oświadczenie zawierające merytorycznie te same informacje nie spełnia tego wymogu?

Odp. Zapis „załącznik zgodnie z wzorem” jest rozumiany bardzo formalnie:

• należy złożyć aktualny wzór formularza wskazany w dokumentacji naboru,
• jako odrębny załącznik,
• z zachowaniem całej struktury dokumentu, wszystkich stron i wymaganych elementów,
• nawet jeśli część pól pozostaje niewypełniona i oznaczona jako „nie dotyczy” lub „N/D”.

Co do zasady własne oświadczenie, nawet zawierające identyczne merytorycznie informacje, nie jest traktowane jako dokument złożony zgodnie z wymaganym wzorem.

22. Dla projektu zakładającego pilotaż z dwoma klubami lub akademiami, w tym testy na materiałach wideo, czy NCBR oczekuje listów intencyjnych lub innych dokumentów partnerów już przy składaniu wniosku? Jeżeli nie są formalnie wymagane, jakie dowody wiarygodności pilotażu będą przez ekspertów uznane za wystarczające w ocenie kryterium „Istota projektu” i „Zespół projektowy”?

Odp. Listy intencyjne od dwóch klubów lub akademii nie stanowią obligatoryjnych załączników do wniosku. Są jednak rekomendowane, jeśli dostęp do partnerów, nagrań lub infrastruktury jest warunkiem wykonania prac B+R. W przypadku braku listów należy szczególnie dokładnie opisać status uzgodnień, zakres pilotażu, dostęp do materiałów, metodykę testów, odpowiedzialności, mierzalne rezultaty oraz wariant zastępczy. Eksperci oceniają bowiem nie samo posiadanie dokumentu, lecz to, czy przedstawiony plan jest konkretny, spójny, wykonalny i oparty na realnie dostępnych zasobach.

23. Czy prezes firmy może być doradcą, jeżeli ma doświadczenie w projektach b+r?

Odp. Tak, prezes firmy może pełnić funkcję doradcy w projekcie INNOSTART, jeśli posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie merytoryczne związane z realizowanym projektem B+R. Natomiast kwalifikowalność wynagrodzeń (również dotyczące prezesa) zostały określone w dokumentacji konkursowej. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności, jeżeli osoba pełni funkcję kierowniczą, zarządczą lub nadzorczą w przedsiębiorstwie (np. kierownik działu B+R, kierownik zakładu, dyrektor, członek zarządu, prezes, wiceprezes, prokurent, pełnomocnik), jej wynagrodzenie nie może być finansowane z grantu.

24. Czy doradcą może być ekspert z Innovation Coach, z którym współpracowaliśmy?

Odp. Tak, doradcą może być ekspert z Innovation Coach. W zależności od rodzaju umowy i charakteru współpracy wynagrodzenie Coach’a Innowacji może zostać zakwalifikowane do kategorii „Personel projektu” lub „Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo)”.

25. Czy jak prywatnie pracowałem na umowie o pracę w projektach NCBIR i mam doświadczenie w prowadzeniu projektów to jest to mój potencjał do prowadzenia projektu w ramach mojej JDG w której składam wniosek?

Odp. W kompetencje osób realizujących projekt oraz osób zarządzających projektem wpisuje się doświadczenie zawodowe, czyli umiejętności i kompetencji zdobytych podczas wykonywania pracy zawodowej, realizacji projektów, pełnienia określonych funkcji oraz współpracy z różnymi interesariuszami. Obejmuje ono zarówno praktyczne wykonywanie obowiązków, jak i osiągnięcia, odpowiedzialności oraz rezultaty uzyskane w trakcie kariery zawodowej. Odnosi się to do zdolności organizacyjnej do prowadzenia projektu. Eksperci ocenią wówczas:

• czy firma potrafi zarządzać projektem,
• czy ma doświadczenie w rozliczaniu grantów lub projektów,
• czy potrafi planować prace B+R,
• czy potrafi zapewnić nadzór merytoryczny.

To może wynikać z wcześniejszej pracy zawodowej - nawet jeśli JDG jest nowa.

26. Czy doradca to jest coach czy jest to inna osoba?

Odp. Doradca B+R i Innovation Coach to dwie odrębne role. Innovation Coach prowadzi proces diagnozy innowacyjności i przygotowuje rekomendacje, które potwierdzają status absolwenta programu. Doradca B+R w projekcie INNOSTART to osoba lub podmiot zewnętrzny świadczący profesjonalne wsparcie eksperckie podczas realizacji projektu. Doradca wnosi konkretne kompetencje technologiczne lub biznesowe potrzebne do wykonania prac B+R. Doradcą - może być również Inovation Coach - konkretny status zależy od charakteru współpracy i rodzaju podpisanej umowy. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków na str. 7. koszty wynagrodzenia Coacha Innowacji mogą być kwalifikowalne w ramach zespołu projektowego- kat. Personel projektu (w oparciu o umowę o pracę lub umowę zlecenie) wyłącznie w zakresie realizacji prac badawczo-rozwojowych obejmujących badania przemysłowe lub prace rozwojowe. Koszty związane z wykonywaniem usług doradczych, konsultingowych, szkoleniowych lub innych działań o charakterze innym niż B+R są niekwalifikowalne w tej kategorii. Łączna wartość wynagrodzenia Coacha Innowacji rozliczona w projekcie nie może przekroczyć 10% kosztów kwalifikowalnych (kwoty grantu). Ponadto zgodnie z ww. Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków na str. 9 w ramach kategorii „Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo)” kwalifikowalny jest również koszt zaangażowania doradcy B+R, w tym IC (na podstawie umowy B2B, umowy o dzieło), który świadczy profesjonalne wsparcie eksperckie na potrzeby projektu i wnosi do niego konkretne, istotne oraz adekwatne kompetencje. Kompetencje te mogą dotyczyć w szczególności wdrażania technologii lub rozwiązań B+R, ochrony własności intelektualnej, współpracy z jednostkami naukowymi, znajomości branży i rynku docelowego oraz zarządzania projektami technologicznymi. Koszt zaangażowania doradcy B+R rozliczany w kategorii „Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo)” i podlega ogólnemu limitowi właściwemu dla podwykonawstwa, tj. 70% kosztów kwalifikowalnych badań przemysłowych i prac rozwojowych w projekcie. Jeżeli doradcą B+R jest Coach Innowacji, łączna wartość jego wynagrodzenia rozliczana w projekcie nie może przekroczyć 10% kosztów kwalifikowalnych projektu, tj. kwoty grantu. Wynagrodzenie Coacha Innowacji stanowi koszt podwykonawstwa i jest uwzględniane przy obliczaniu limitu podwykonawstwa, o którym mowa powyżej. Oznacza to, że limit 10% jest limitem dodatkowym, zawierającym się w limicie 70%.

27. Czy są limity kwotowe/ procentowe na wynajem sprzętu do prowadzenia badań?

Odp. Nie ma nałożonych limitów dla kosztów wynajmu sprzętu do prowadzenia badań. Jednak, zgodnie z umową o powierzenie granu, Grantobiorca zobowiązany jest do ponoszenia wydatków w ramach Projektu B+R w wysokości nieprzekraczającej cen rynkowych, z zachowaniem zasad celowości, gospodarności i przejrzystości i w sposób wykluczający konflikt interesów. 

W przypadku planowanych wydatków o wartości jednostkowej powyżej 20 000 zł netto Grantobiorca przeprowadza rozeznanie rynku, polegające na porównaniu co najmniej trzech dostępnych ofert lub cenników (np. ze stron internetowych, katalogów, zapytań e-mailowych). Rozeznanie rynku nie jest wymagane, jeśli:

1) wydatek dotyczy zakupu towaru lub usługi o wartości równej i poniżej 20 000 zł netto,

2) istnieje uzasadniona obiektywnie potrzeba zakupu od jedynego dostawcy (np. unikatowość produktu, brak zamienników) – w takim przypadku Grantobiorca sporządza krótkie uzasadnienie w postaci notatki lub protokołu,

3) personel projektu został wykazany imiennie we Wniosku o wsparcie i został pozytywnie oceniony na etapie oceny merytorycznej.

Koszty wynajmu aparatury mogą zostać uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że są niezbędne do realizacji projektu B+R i są wykorzystywane wyłącznie w zakresie oraz przez okres realizacji tych prac.

28. Czy właściciel jednoosobowej działalności może być Doradcą?

Odp. Właściciel jednoosobowej działalności nie może być doradcą B+R w swoim własnym projekcie INNOSTART, ponieważ doradca musi być podmiotem zewnętrznym, niezależnym od Wnioskodawcy (doradztwo jest kosztem podwykonawstwa).  Właściciel JDG może natomiast pełnić rolę członka zespołu B+R, kierownika projektu, ale nie może świadczyć usług doradczych sam dla siebie.

29. Jak jest rozliczany koszt pracy jak w mojej JDG będę sam wykonywał pracę oraz czy mam oddzielnie dodać siebie jako prowadzącego projekt bez wynagrodzenia oraz siebie jako pracownika wykonywającego pracę?

Odp. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków Innostart koszt zaangażowania osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą będącej Wnioskodawcą jest kwalifikowalny pod warunkiem faktycznego wykonywania prac B+R w projekcie oraz wyraźnego wskazania tej formy zaangażowania we wniosku wraz z zakresem obowiązków tej osoby i kosztem jej zaangażowania rozliczanego na podstawie noty księgowej. Nie należy łączyć kilku funkcji jednej osoby w jednej pozycji kosztowej, jeżeli pełni różne role lub stanowiska. W przypadku, gdy jedna osoba ma w projekcie przypisane 2 stanowiska należy to wykazać w HRF w dwóch odrębnych pozycjach kosztowych.

Podsumowując w JDG - można realizować równocześnie prace B+R i pełnić funkcję organizacyjną i nadzorczą (w HRF należy to ująć w dwóch pozycjach budżetowych z odpowiednim uwzględnieniem podziału na kwotę grantu - pracownik wykonujący pracę B+R oraz w ramach wkładu własnego - osoba prowadząca projekt).

30. Czy są jednak jakieś warunki, przy których nieruchomość, która będzie wykorzystana do rozwoju projektu stanowiłaby wkład wnioskodawcy?

Odp. Zgodnie z dokumentacją konkursową nieruchomość nie może stanowić wkładu własnego. Wkład własny w projekcie Innostart musi mieć formę finansową - nie rzeczową, nie aportową i nie w postaci majątku trwałego. Możliwe jest natomiast rozliczanie odpisów amortyzacyjnych budynków wykorzystywanych w projekcie, proporcjonalnie do ich faktycznego użycia na potrzeby prac B+R. Odpis amortyzacyjny może być kosztem kwalifikowalnym, ale sama nieruchomość nie może być wniesiona jako wkład własny.

31. Czy z osobami, które planuje do zatrudnienia powinienem mieć podpisaną umowę np. warunkowa umowa o prace na czas określony?

Odp. W przypadku osób planowanych do zatrudnienia jako członkowie zespołu projektowego nie ma obowiązku zawarcia przed złożeniem wniosku warunkowej umowy o pracę. We wniosku należy jednak wskazać konkretne osoby, ich planowaną formę zatrudnienia, stanowisko, zakres udziału, wymiar zaangażowania oraz doświadczenie. Wyjątek dotyczy doradcy B+R - jeśli w projekcie wskazywany jest doradca, współpraca powinna zostać potwierdzona podpisaną dwustronnie umową, która może mieć charakter warunkowy. Nie wystarczy ogólna deklaracja, że doradca zostanie zatrudniony w przyszłości.

32. Jeśli wniosek składany jest w panelu AI, to ekspertem może być tylko specjalista AI, czy można zatrudnić eksperta o innej specjalizacji, związanej z realizowany?

Odp. Sam fakt złożenia wniosku w panelu AI nie oznacza, że jest obowiązek zatrudnienia wyłącznie eksperta AI. Istotne jest przede wszystkim, aby kompetencje eksperta były adekwatne do zakresu prac przewidzianych w projekcie i uzasadnione merytorycznie.

33. 1) WKŁAD WŁASNY — wynagrodzenie właściciela JDG za zarządzanie projektem wykazujemy w HRF jako pozycję ze środków własnych (Instrukcja s. 47), ale Przewodnik §2 wymaga formy pieniężnej. Czy pozycja rozliczana notą księgową liczy się do minimalnych 15% wkładu własnego? Jeśli nie — czy do 15% wchodzi niekwalifikowalny VAT i współfinansowanie kosztów kwalifikowalnych ze środków własnych, i jakim dokumentem wykazuje się to przy rozliczeniu? (U nas 60 120 zł z 63 120 zł wkładu własnego to ta jedna pozycja.)

2) WŁAŚCICIEL JDG W DWÓCH ROLACH — czy jego wynagrodzenie za bezpośrednie prace B+R pozostaje kwalifikowalne, jeśli ta sama osoba jest „Osobą prowadzącą projekt" z wynagrodzeniem w całości z wkładu własnego? Chodzi o zapis Przewodnika s. 6 o niekwalifikowalności osób zarządzających „również na podstawie innej formy zaangażowania".

3) SPRZĘT DO WALIDACJI — „Dostawy" czy „Amortyzacja"? Zestawy (16 160 zł) służą wyłącznie walidacji, nie będą środkami trwałymi ani nie będą używane operacyjnie po projekcie, ale Przewodnik §3.1.6 wyłącza elementy linii pilotażowych i demonstracyjnych.

4) KONSULTANT — OSOBA FIZYCZNA BEZ DZIAŁALNOŚCI (konsultacje logopedyczne i geriatryczne): czy przy umowie zlecenia koszt trzeba przenieść z „Usług zewnętrznych (podwykonawstwo)" do „Personelu projektu" i wskazać osobę imiennie? Czy może zostać bez nazwiska, jeśli wartość jednostkowa nie przekracza 20 000 zł netto?

5) ZESPÓŁ PRZY JDG — NCBR wskazywał niewystarczające zasoby projektów jednoosobowych jako powód odrzuceń. Co przy JDG jest uznawane za wystarczający potencjał kadrowy w kryterium „Zespół projektowy" — czy udokumentowane usługi specjalistyczne i doradca w HRF wystarczają, czy oczekiwane są umowy z członkami zespołu?

Odp. Zgodnie z przewodnikiem kwalifikowalności wydatków koszt zaangażowania osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą będącej Wnioskodawcą jest kwalifikowalny pod warunkiem faktycznego wykonywania merytorycznych prac B+R w projekcie oraz wyraźnego wskazania tej formy zaangażowania we wniosku wraz z zakresem obowiązków tej osoby i kosztem jej zaangażowania rozliczanego na podstawie noty księgowej. Wydatki są kwalifikowalne wyłącznie w zakresie i przez okres zaangażowania personelu projektu w realizację projektu badawczo-rozwojowego - kwalifikowalne są tylko wynagrodzenia za realizację prac/zadań o charakterze badawczo-rozwojowym, tj. obejmujące badania przemysłowe i prace rozwojowe.

Zatrudnienie lub oddelegowanie personelu do realizacji zadań związanych z realizacją projektu badawczo-rozwojowego musi być odpowiednio uwzględnione w umowie o pracę, porozumieniu lub zakresie czynności służbowych pracownika lub w opisie stanowiska pracy poprzez wskazanie w szczególności zadań wykonywanych w ramach projektu.

Jeśli Wnioskodawca zdecyduje, że nie będzie kwalifikował wynagrodzenia osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą to taki koszt można wskazać jako wkład własny.

Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o wsparcie zamieszczoną na stronie konkursu INNOSTART – nabór 2 (https://www.gov.pl/web/ncbr/innostart-nabor-2 ), w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej osoba prowadząca projekt może realizować równocześnie prace B+R i pełnić funkcję organizacyjną i nadzorczą (w HRF należy to ująć w dwóch pozycjach budżetowych z odpowiednim uwzględnieniem podziału na kwotę grantu oraz wkładu własnego). Wynagrodzenie za prace B+R stanowi koszt kwalifikowalny. Wynagrodzenie za pełnienie funkcji organizacyjnej i nadzorczej stanowi koszt niekwalifikowalny i może stanowić wkład własny.

Jednocześnie, rozliczenie wynagrodzenia na podstawie noty księgowej nie jest sprzeczne z zapisem dot. wkładu własnego tj., że wkład własny może zostać wniesiony wyłącznie w formie pieniężnej (rozchód środków finansowych z rachunku lub kasy w trakcie realizacji projektu). Kwotę wynagrodzenia właściciela JDG za wykonane prace B+R można przelać na jego prywatny rachunek bankowy.

W ramach kategorii „Dostawy (inne niż środki trwałe)” kwalifikowalne są wydatki związane z zakupem materiałów np. koszty surowców, odczynników i środków eksploatacyjnych o okresie użyteczności ekonomicznej poniżej 1 roku niezbędnych i zużytych w całości do realizacji prac B+R np. wyposażenia laboratoryjnego, tj. termometry, pipety. W tej kategorii kosztów nie są kwalifikowalne żadne elementy linii pilotażowych i linii demonstracyjnych. Elementy te mogą stanowić wydatek kwalifikowalny wyłącznie w ramach kategorii „Amortyzacja (aparatura i sprzęt)”. W przypadku elementów prototypów, wykorzystywanych wyłącznie na potrzeby projektu B+R, które nie będą wykorzystane w procesie produkcyjnym lub przy dostawach dóbr i świadczeniu usług przez wnioskodawcę, dopuszcza się kwalifikowanie wydatków związanych z zakupem materiałów i środków eksploatacyjnych, wykorzystywanych do budowy całego prototypu (po przeprowadzeniu indywidualnej oceny każdego przypadku przez Instytucję).

W ramach kategorii „Amortyzacja (aparatura i sprzęt)” kwalifikowalne są odpisy amortyzacyjne aparatury naukowo-badawczej i sprzętu, w tym elementów służących do budowy prototypów lub linii pilotażowych, wykorzystywanych w celu prowadzenia badań przemysłowych i prac rozwojowych albo tylko prac rozwojowych wyłącznie w zakresie i przez okres, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby realizowanych prac B+R.

Koszty osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie (wyłącznie osoby wskazane imiennie we wniosku o grant) należy uwzględnić w harmonogramie rzeczowo-finansowym w ramach kategorii „Personel projektu”.

Niezależnie od powyższego, zgodnie zapisami umowy o powierzenie grantu, Grantobiorca zobowiązuje się do ponoszenia wydatków w ramach Projektu B+R w wysokości nieprzekraczającej cen rynkowych, z zachowaniem zasad celowości, gospodarności i przejrzystości i w sposób wykluczający konflikt interesów.  W związku z tym, w przypadku planowanych wydatków o wartości jednostkowej powyżej 20 000 zł netto Grantobiorca przeprowadza rozeznanie rynku, polegające na porównaniu co najmniej trzech dostępnych ofert lub cenników (np. ze stron internetowych, katalogów, zapytań e-mailowych). Rozeznanie rynku nie jest wymagane, jeśli:

1) wydatek dotyczy zakupu towaru lub usługi o wartości równej i poniżej 20 000 zł netto,

2) istnieje uzasadniona obiektywnie potrzeba zakupu od jedynego dostawcy (np. unikatowość produktu, brak zamienników) – w takim przypadku Grantobiorca sporządza krótkie uzasadnienie w postaci notatki lub protokołu,

3) personel projektu został wykazany imiennie we Wniosku o wsparcie i został pozytywnie oceniony na etapie oceny merytorycznej.

Kryterium „Potencjał Wnioskodawcy, zespół projektowy” stanowi kryterium merytoryczne i podlega ocenie przez Eksperta. W ramach kryterium „Potencjał Wnioskodawcy, zespół projektowy” można otrzymać od 0 do 5 punktów. Ocenie podlega, czy osoba realizująca projekt oraz zaplanowane zasoby (kadrowe, techniczne i finansowe) są wystarczające do skutecznego przeprowadzenia pierwszego projektu badawczo-rozwojowego. Ocenie podlega:

1) Kompetencje osoby/osób realizujących projekt - Czy osoby realizujące projekt posiadają wiedzę techniczną, branżową lub organizacyjną, która pozwala na realizację projektu?

2) Zarządzanie projektem - Czy osoba prowadząca projekt wykazuje zdolność do realizacji projektu (np. poprzez doświadczenia zawodowe, edukację lub inne aktywności)?

3) Zasoby techniczne i infrastruktura - Czy wnioskodawca posiada lub planuje pozyskać sprzęt, oprogramowanie lub dostęp do infrastruktury potrzebnej do realizacji projektu?

4) Dopasowanie zasobów do zadań - Czy zaplanowane zasoby są adekwatne do zakresu prac?

Do pozytywnej oceny projektu w tym kryterium konieczne jest uzyskanie minimum 3 pkt (poziom wystarczający). Przyznanie przez Eksperta 3 punktów oznacza, że projekt jest dobrze przygotowany i wiarygodny. Kompetencje są jasno opisane i powiązane z projektem. Zasoby ludzkie i materialne niezbędne do realizacji projektu są adekwatne do prowadzonych prac i przypisane do zadań co najmniej w sposób ogólny. Osoba realizująca projekt posiada kompetencje pozwalające na jego realizację, wykazano zdolność do realizacji projektu, a zasoby są adekwatne do zakresu prac lub przewidziano ich pozyskanie. Zapewniono dostęp do niezbędnej infrastruktury.

Na stronie INNOSTART – nabór 2 (https://www.gov.pl/web/ncbr/innostart-nabor-2 ) zamieszczono Instrukcję wypełniania wniosku o wsparcie. Zgodnie z Instrukcją w części dot. Zespołu projektowego należy przedstawić osobę odpowiedzialną za realizację projektu po stronie Wnioskodawcy oraz osoby zaangażowane w wykonywanie prac merytorycznych. We wniosku należy wskazać jedną osobę prowadzącą projekt oraz maksymalnie 15 członków zespołu projektowego. Należy również opisać, kto będzie zaangażowany w projekt i jaką będzie pełnić rolę. W harmonogramie rzeczowo-finansowym należy przedstawić, jak będą finansowane koszty wynagrodzeń poszczególnych osób. Wszystkie koszty muszą być zgodne z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów.

Osoba prowadząca projekt to osoba odpowiedzialna po stronie Wnioskodawcy za organizację, nadzór, koordynację i monitorowanie realizacji projektu. Co do zasady jest to rola kierownicza lub organizacyjna, np. właściciel działalności gospodarczej, członek zarządu, wspólnik albo inna osoba wskazana przez Wnioskodawcę. W tej części należy wskazać tę osobę, aby pokazać, kto odpowiada za prowadzenie projektu po stronie Wnioskodawcy.

Zespół projektowy obejmuje osoby zaangażowane w realizację prac B+R lub innych działań merytorycznych przewidzianych w projekcie. Należy opisać kompetencje, doświadczenie i rolę w projekcie poszczególnych osób. Członkowie zespołu B+R to osoby, które faktycznie wykonują prace badawczo-rozwojowe lub inne merytoryczne zadania przewidziane w projekcie. Ich wynagrodzenie może być wykazane w budżecie jako koszt kwalifikowalny tylko wtedy, gdy spełnia zasady określone w Przewodniku kwalifikowalności kosztów, w szczególności dotyczące zakresu zadań, formy zaangażowania, dokumentowania pracy i powiązania z pracami B+R. Jeżeli w projekcie uczestniczy Coach IC, należy go wskazać, zgodnie z rolą przewidzianą we wniosku. Jego kompetencje i doświadczenie mogą wzmacniać potencjał kadrowy projektu, ale jego udział może być wykazywany odrębnie ze względu na zasady rozliczania kosztów.

Opisując doświadczenie danej osoby w zakresie zadań, które będzie wykonywać w projekcie należy wskazać najważniejsze kompetencje techniczne, branżowe, badawcze, organizacyjne albo wdrożeniowe. Opis powinien pokazywać, że dana osoba ma kwalifikacje adekwatne do przypisanej roli.

• powiązanie doświadczenia osoby z konkretnymi zadaniami w projekcie,
• opisanie praktycznych umiejętności, a nie tylko podanie nazwy stanowiska,
• wskazanie doświadczenia w projektach technicznych, B+R, wdrożeniowych albo branżowych, jeżeli ma znaczenie,
• unikanie ogólnych opisów typu „posiada odpowiednie doświadczenie” bez wskazania, czego ono dotyczy.

34. Czy są ponownie wymagane wszystkie zaświadczenia de minimis od początku działalności wnioskodawcy? W naszym przypadku jest to grubo ponad 100 w okresie ponad 20 lat. Czesc dokumentów jest zutylizowane lub w archiwum. Czy nie wystarczy baza SUDOP+ ewentualnie wyjaśnienie czego dotyczyły pomoce de minimis? Baza SUDOP to jest ogólnopolska baza i tam wszystko widać. Po co jeszcze trzeba załączać zaświadczenia z ponad 20 lat? Jest to pierwszy konkurs, w którym uczestniczymy, ze nie wystarczy baza SUDOP+ oświadczenie co do wielkości aktualnego wykorzystania de minimis.

Odp. W ramach kryteriów formalnych ocenimy, czy Wnioskodawca spełnia warunki formalne do uzyskania pomocy de minimis. Sprawdzimy m.in. czy całkowita wartość pomocy de minimis (w tym pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie) przyznanej przez polskie organy udzielające pomocy jednemu przedsiębiorstwu nie przekroczyła 300 000 EURO w okresie trzech lat  kalendarzowych poprzedzających dzień przyznania Grantu, zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis. Nie wymagamy zaświadczeń z 20 lat działalności. Weryfikacji podlega wyłącznie trzyletni okres, zgodnie z przepisami UE.

Wymaganymi dokumentami będzie oświadczenie o pomocy de minimis (na podanym wzorze), obejmujące całą pomoc de minimis otrzymaną w okresie trzech  lat poprzedzających dzień złożenia wniosku (liczonych w sposób ciągły, wstecz od tej daty), w którym wnioskodawca wskazuje otrzymaną pomoc albo deklaruje jej nieotrzymanie oraz kopie posiadanych zaświadczeń o pomocy de minimis (oraz pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie). Jeżeli Wnioskodawca nie posiada zaświadczeń, dopuszczalne jest wykazanie otrzymanej pomocy de minimis wyłącznie w oświadczeniu o pomocy de minimis.

35. Jaka kwota musi być wykazana łącznie w środkach i promesach od zarządu?

Odp. Kwota wykazana łącznie w środkach własnych oraz promesach (np. promesach od zarządu/wspólników) powinna potwierdzać możliwość sfinansowania wymaganego wkładu własnego do projektu, tj. co najmniej 15% całkowitego budżetu projektu. W przypadku gdy wnioskodawca deklaruje finansowanie projektu również ponad wymagany poziom wkładu własnego, dokumenty powinny potwierdzać odpowiednio wyższą kwotę.

37. Na prezentacji było napisane, że wkład własny obejmuje Vat i wynosi min 15%. czy mamy to rozumieć, tak, że te 320 tys. może to być kwota brutto i nasz wkład własny może być od 320 tys. czy jednak asz wkład własny to 15% od netto + 23% Vat?

Odp. Limit 320 000 zł dotyczy kosztów kwalifikowalnych netto. Wkład własny wynosi co najmniej 15% kosztów całkowitych projektu i jest liczony na poziomie całego projektu.  Podatek VAT stanowi wydatek niekwalifikowalny w projekcie, nawet gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego i jest pokrywany ze środków własnych.

38. Czy właściciel firmy może sam dla własnej firmy opracować "Rekomendacje dla przedsiębiorcy" w ramach działania Innovation Coach? i wykorzystać w złożeniu wniosku w Innostart. Załóżmy, że osoba ta jest oficjalnie Innovation Coachem i wykonałaby rekomendacje bezkosztowo.

Odp. Właściciel firmy, nawet jeśli posiada oficjalny status Innovation Coacha, nie może samodzielnie przygotować „Rekomendacji dla przedsiębiorcy” dla własnej firmy ani odpłatnie, ani bezkosztowo.

Warunkiem udziału w projekcie Innostart jest posiadanie rekomendacji powstałej w ramach oficjalnie przeprowadzonej usługi Innovation Coach, z coachem przydzielonym przez operatora instrumentu oraz z raportem zweryfikowanym przez instytucję obsługującą program. Samodzielnie przygotowany dokument nie potwierdza przejścia przez firmę procedury Innovation Coach i nie może być wykorzystany jako podstawa ubiegania się o grant. Do wniosku należy dołączyć dokument potwierdzający spełnienie tego warunku. Samodzielnie przygotowany dokument, nawet sporządzony przez osobę posiadającą formalny status coacha, nie potwierdza przejścia przez firmę procedury Innovation Coach.

Właściciel będący oficjalnym Innovation Coachem nie powinien sam wystawić rekomendacji własnej firmie. Rekomendacje wykorzystane w INNOSTART muszą pochodzić z właściwie przeprowadzonej usługi Innovation Coach, z coachem przydzielonym w ramach oficjalnej procedury, oraz zostać zweryfikowane przez podmiot obsługujący instrument.

39. Czy warunek bycia absolwentem programu Innovation Coach jest obligatoryjny przy aplikowaniu do programu?

Odp. Tak. Warunek bycia absolwentem programu Innovation Coach jest obligatoryjny przy ubieganiu się o wsparcie w ramach Innostart.

40. Na etapie składania wniosku przedstawię oświadczenie pożyczkodawcy, że w razie otrzymania grantu udzieli mi pożyczki i przedstawię wyciąg z jego rachunku. Czy po podpisaniu umowy mogę skorzystać ze środków własnych czy będzie musiał mi te pieniądze przelać, będziecie chcieli przelew zobaczyć? Po prostu teraz nie mam na koncie całej kwoty, którą pewnie będę miał w momencie podpisywania umowy i realizacji projektu.

Odp. W przypadku pożyczki na etapie aplikacji wymagane są dokumenty potwierdzające wolę pożyczkodawcy (np. umowa warunkowa lub umowa pożyczki) oraz dokumenty finansowe pożyczkodawcy:

• wyciąg bankowy i sprawozdanie finansowe za ostatni rok,
• potwierdzenie faktu dysponowania przez Pożyczkodawcę środkami pieniężnymi lub płynnymi instrumentami finansowymi.

Wymagania wspólne dla wszystkich źródeł finansowania:

• Dokumenty muszą być aktualne – wystawione niewcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku.
• Dokumenty muszą być wiarygodne – wygenerowane elektronicznie bezpośrednio z systemów źródłowych (np. bankowość internetowa), bez ręcznej edycji.
• Dokumenty powinny zawierać: nazwę instytucji finansującej, dane właściciela środków, numer konta (jeśli dotyczy), datę wygenerowania oraz aktualny stan środków lub potwierdzenie dostępności finansowania.
• Dokumenty muszą być ważne i sporządzone prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w przypadku czynności prawnych – podpisane przez osoby uprawnione, zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu.
• W przypadku dokumentów wystawianych przez instytucje finansowe (w tym banki, domy maklerskie, TFI) dopuszcza się zarówno dokumenty podpisane, jak i dokumenty wygenerowane elektronicznie (np. z systemów transakcyjnych), niewymagające podpisu ani pieczątki.
• Dokument uznaje się za wiarygodny, jeżeli zawiera dane umożliwiające jego identyfikację, w szczególności:
  • nazwę instytucji,
  • dane właściciela środków,
  • datę wygenerowania,
  • informację o stanie środków lub dostępności finansowania.

Przed podpisaniem Umowy o powierzenie Grantu, Wnioskodawca składa aktualne oświadczenie, że posiada środki własne na sfinansowanie co najmniej wkładu własnego w projekcie oraz dokumenty potwierdzające posiadanie wkładu własnego lub źródła jego finansowania.

41. Chcę zlecić opracowanie nowego produktu chemicznego. Czy projekt musi się zakończyć przeniesieniem praw własności do formuły na mnie - wnioskodawcę, czy musi zostać opatentowany? Czy wystarczy, że zostanie opracowany nowy produkt a prawa do formuły pozostaną u zleceniobiorcy, czyli laboratorium, które realizować będzie badania.

Odp. Produkt chemiczny opracowany w ramach projektu musi zostać wdrożony do działalności przedsiębiorstwa poprzez wprowadzenie nowego produktu na rynek lub wykorzystanie go w procesach firmy. NCBR nie weryfikuje, kto jest właścicielem formuły ani w jaki sposób produkt jest wytwarzany; w okresie trwałości sprawdzane jest jedynie, czy produkt jest stosowany lub oferowany przez przedsiębiorstwo. Zgodnie z § 4 ust. 21 Umowy o powierzenie grantu: „NCBR z tytułu przyznania Grantu na realizację Projektu B+R nie rości sobie żadnych praw do rezultatów badań wynikających z prac wykonanych w ramach Projektu B+R.” Oznacza to, że wnioskodawca zachowuje pełnię praw do wyników projektu oraz samodzielnie decyduje o sposobie ich wykorzystania, komercjalizacji i dalszym rozporządzaniu. O wyborze sposobu objęcia powstałego wytworu ochroną w zakresie praw własności intelektualnej decyduje przedsiębiorstwo, uwzględniając charakter rezultatów oraz przyjętą strategię ochrony własności intelektualnej. Patent nie jest wymagany.

42. Załączniki (oświadczenia) udostępnione na stronie naboru są dostępne wyłącznie w formacie PDF i nie ma możliwości ich edycji ani uzupełnienia. Czy załączniki zostaną udostępnione również w formacie Word, umożliwiającym ich uzupełnienie?

Odp. Wnioski o płatność należy składać nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, ale można je składać częściej, np. co miesiąc w zależności od potrzeb Grantobiorcy. Nie jest możliwe złożenie kolejnego WoP, jeśli poprzedni nie został zatwierdzony. Wynagrodzenia personelu mogą być refundowane miesięcznie i nie są powiązane z kamieniami milowymi. NCBR weryfikuje WoP w terminie 21 dni od otrzymania kompletnego wniosku, a następnie w ciągu 15 dni wystawia zlecenie płatności. Okresy WoP nie muszą być powiązane z kamieniami milowymi, odnoszą się do dat poniesienia wydatków.

43. Czy wdrożenie innowacji musi rozwijać aktualną działalność czy może rozwijać nową część usług działalności?

Odp. Wdrożenie innowacji w projekcie Innostart nie musi rozwijać aktualnej działalności przedsiębiorstwa. Może dotyczyć zupełnie nowej części usług, nowego segmentu rynku lub nowego obszaru działalności. Ważne jest jedynie, aby innowacja była nowa w skali przedsiębiorstwa oraz aby jej wdrożenie przyczyniało się do rozwoju firmy, np. poprzez zdobycie nowych kompetencji, rozszerzenie oferty lub wejście na nowy rynek.

44. Załączniki (oświadczenia) udostępnione na stronie naboru są dostępne wyłącznie w formacie PDF i nie ma możliwości ich edycji ani uzupełnienia. Czy załączniki zostaną udostępnione również w formacie Word, umożliwiającym ich uzupełnienie?

Odp. Oświadczenia w wersji edytowalnej są dostępne bezpośrednio w systemie składania wniosków OSF. Po utworzeniu wniosku można pobrać odpowiedni wzór formularza w formacie Word, uzupełnić go, podpisać, a następnie załączyć. Pliki PDF opublikowane na stronie naboru mają charakter informacyjny.

45. Czy w punkcie wniosku "Planowany termin wprowadzonych innowacji w przedsiębiorstwie", jeśli nie planujemy innowacji procesowych, zostawiamy puste, niewypełnione pole czy wpisujemy "0"?

Odp. W przypadku wskazania wyłącznie wskaźnika: Małe i średnie przedsiębiorstwa wprowadzające innowacje produktowe należy również wskazać planowany termin wprowadzenia innowacji produktowych do przedsiębiorstw. Nie trzeba uzupełniać w tym przypadku planowanego terminu wprowadzenia innowacji procesowej, jeśli nie planują Państwo jej osiągać.

46. Jeżeli zlecamy firmie zewnętrznej zaprojektowanie i wykonanie prototypowej linii/maszyny według naszych założeń, a następnie sami prowadzimy na niej badania i testy B+R, to w jakiej kategorii kosztów powinniśmy ująć ten wydatek? Czy jest to podwykonawstwo, zakup/dostawa prototypu, czy np. koszt rozliczany poprzez amortyzację? I w jaki sposób taki wydatek powinien być rozliczony w projekcie?

Odp. Informujemy, że zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków, jeżeli zlecenie firmie zewnętrznej będzie skutkowało dostarczeniem maszyny to nie ma możliwości uznać wydatku jako usługę zewnętrzną podwykonawstwo „Realizacja usługi nie może skutkować nabyciem maszyn i urządzeń przez Wnioskodawcę.”. Nie można go również ująć w kategorii Dostawy, ponieważ elementy linii pilotażowych i demonstracyjnych nie są kwalifikowalne w tej kategorii.  "W tej kategorii kosztów nie są kwalifikowalne żadne elementy linii pilotażowych i linii demonstracyjnych. Elementy te mogą stanowić wydatek kwalifikowalny wyłącznie w ramach kategorii 3.1.3 Amortyzacja (aparatura i sprzęt).” Zgodnie z rekomendacjami z audytów przeprowadzanych w zakresie linii pilotażowych/prototypowych dla programu FENG rekomendujemy stosowanie amortyzacji. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności, taki wydatek może być rozliczony wyłącznie poprzez amortyzację aparatury i sprzętu (kategoria 3.1.3), proporcjonalnie do okresu i zakresu wykorzystania prototypu w pracach B+R.

47. Spółka jest zwolniona z VAT. Czy VAT od zakupów w projekcie, w całości niekwalifikowalny, może stanowić część wymaganego wkładu własnego 15 procent kosztów całkowitych?

Odp. Podatek VAT stanowi koszt niekwalifikowalny w projekcie i może zostać wykazany jako wkład własny.

48. W projekcie chcemy porównać dwa tory modeli językowych: działające w Unii lub na własnej infrastrukturze oraz komercyjne API, ze względu na wrażliwość danych. Czy wynajem mocy obliczeniowej GPU i subskrypcje API na modele językowe LLM dedykowane projektowi są kwalifikowalne w kategorii usług zewnętrznych operacyjnych?

Odp. Wynajem mocy obliczeniowej GPU oraz subskrypcje API do komercyjnych modeli językowych wykorzystywane na potrzeby realizacji prac B+R, w szczególności do trenowania, testowania i porównania dwóch torów modeli (lokalne LLM vs komercyjne API) to usługi, które mają charakter subskrypcji czasowych, nie tworzą wartości niematerialnych i prawnych oraz są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby realizacji projektu. Właściwą kategoria do ich ujęcia są Usługi zewnętrzne (koszty operacyjne).

49. Od kiedy najwcześniej można ponosić koszty projektu?

Odp. Koszty kwalifikowane można ponosić najwcześniej od daty, która zostanie określona w umowie o powierzenie grantu. Data rozpoczęcia realizacji projektu nie może być późniejsza niż miesiąc od podpisania umowy.

50. Jaki jest realny czas od złożenia wniosku o płatność do wypłaty refundacji i czy można składać wnioski o płatność częściej niż co 3 miesiące?

Odp. Wniosek o płatność należy składać nie rzadziej niż raz na 3 miesiące kalendarzowe, nie później niż 14 dni po zakończeniu każdego 3-miesięcznego okresu realizacji projektu B+R. Jest to minimalna częstotliwość ich składania. W praktyce możliwe jest składanie wniosków o płatność częściej.

Jeśli chodzi o czas oczekiwania na refundację, zgodnie z umową NCBR weryfikuje kompletny i prawidłowo złożony wniosek o płatność w terminie 21 dni od jego otrzymania. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów grantobiorca ma 5 dni na ich uzupełnienie. Po zatwierdzeniu wniosku NCBR wystawia zlecenie płatności w terminie 15 dni.

Oznacza to, że przy prawidłowo przygotowanym wniosku i braku konieczności uzupełnień realny czas od złożenia wniosku do uruchomienia płatności wynosi około 36 dni (21 dni na weryfikację + 15 dni na zlecenie płatności). Należy jednak uwzględnić dodatkowy czas związany z ewentualnymi korektami oraz techniczną realizacją przelewu. Wszystkie ww. zapisy zostały zawarte w § 9 i 10 Umowy o powierzenie grantu, której wzór jest dostępny na stronie naboru nr 2 Innostart.

51. Czy opłata za opinię komisji etyki jest kwalifikowalna w usługach zewnętrznych operacyjnych i czy opinia musi istnieć na etapie wniosku, czy wystarczy zaplanowana w pierwszym miesiącu?

Odp. Zgodnie z zapisami umowy Grantobiorca zobowiązuje się do pozyskania wszystkich zgód komisji etycznych oraz innych wymaganych prawem zezwoleń, niezbędnych do prowadzenia badań, których one dotyczą, przed rozpoczęciem realizacji tych badań. Możliwe jest rozliczenie opłaty za zgodę komisji etyki w kategorii Usługi zewnętrzne (koszty operacyjne). Kwalifikacja kosztów będzie weryfikowana etapie oceny merytorycznej wniosków o powierzenie grantów.

52. 1) Czy można uzyskać interpretację dot. sposobu rozliczania Vatu-u od dotacji na Innostart (lub inne wyjaśnienia). Czy każda firma powinna pozyskać indywidualną interpretację podatkową, aby być pewnym jak rozliczać VAT?

2) Czy do wniosku (budżetu) potrzebne są oferty od min 3 oferentów (czy też to będzie potrzebne do udowodnienia /potwierdzenia w momencie podpisywania umowy) lub do wnioskowania o zwrot kosztów.

3) Czy z wkładu własnego 15% można sfinansować wynagrodzenia kadry zarządzającej i osób pełniących funkcje administracyjne, koszty obsługi projektu (w ramach Zespołu Projektowego lub dodatkowe osoby), utrzymania powierzchni biurowych, materiały biurowych (itp) oraz podatek VAT.

4) Jak wkład własny 15% ma się do kwalifikowalności kosztów grantu.? tn. czy są tutaj różnice pomiędzy kwalifikowalnością kosztów dla wkładu własnego i kwalifikowalnością kosztów dla grantu (max 320 tys. PLN). W materiałach/przewodnikach jest to niejasne lub nie mogę tego odszukać.

Odp. 1) Podatek VAT stanowi wydatek niekwalifikowalny w projekcie, nawet gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego.

2) Procedura rozeznania rynku będzie potwierdzana na etapie rozliczania wydatków, czyli realizacji projektu już po zawarciu umowy. Warto zapoznać się m.in z Kryteriami wyboru projektów dot. naboru 2 Innostart, gdzie wskazano co jest wymagane i oceniane na etapie oceny wniosku o wsparcie. W kryterium punktowanym nr 5 dotyczącym oceny HRF, ocenimy m.in.:

• wydatki są niezbędne do realizacji projektu, bezpośrednio związane z zaplanowanymi zadaniami oraz adekwatne do zakresu i celu projektu;
• wysokość poszczególnych wydatków została określona na podstawie wiarygodnych i możliwych do zweryfikowania źródeł informacji, adekwatnych do rodzaju wydatku (np. aktualne oferty rynkowe, cenniki, raporty wynagrodzeń, dane historyczne, rozeznanie rynku, informacje od dostawców usług lub produktów). Wnioskodawca wskazał źródła stanowiące podstawę określenia wartości poszczególnych wydatków.
• wnioskowana kwota dofinansowania oraz wydatki są zgodne z limitami określonymi w Przewodniku kwalifikowalności wydatków, w szczególności dotyczącymi podwykonawstwa oraz maksymalnej wartości grantu;
• harmonogram rzeczowo-finansowy został rozbity na poszczególne pozycje budżetowe, a każda pozycja został przyporządkowana do właściwej kategorii wydatków.

3) Tak wszystkie wymienione elementy można finansować w ramach wkładu własnego.

4) W ramach rozliczania projektu NCBR weryfikuje 100% wydatków poniesionych w ramach projektu. Wszystkie wydatki zaplanowane w HRF będą podlegały weryfikacji (kwota grantu i wkład własny).

53. Czy jako prezes sp. z o.o. z bogatym doświadczeniem b+r mogę pełnić jednocześnie funkcje doradcze i być członkiem zespołu wykonującego badania?

Odp. Wynagrodzenie Prezesa zarządu stanowi wydatek niekwalifikowalny i nie może być finansowane w ramach grantu. Rekomendujemy finansowanie w ramach wkładu własnego.

54. Już rozumiem, że grant jest wypłacany w formie refundacji. Jak często można składać wnioski o płatność. Czy to jest po każdym kamieniu milowym, czy co miesuąc czy wedle uznania? Jaki3 są zasady w tym zakresie?

Odp. Grant w INNOSTARCIE jest wypłacany w formie refundacji poniesionych kosztów. Wnioski o płatność można składać według potrzeb przedsiębiorcy - po każdym koszcie, po zakończeniu etapu lub nawet co miesiąc. Jedynym obowiązkiem wynikającym z umowy jest składanie wniosków o płatność nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, niezależnie od tego, czy w danym okresie poniesiono koszty. Wniosek o płatność nie musi być powiązany z kamieniem milowym, kamienie milowe dotyczą harmonogramu prac B+R, a nie zasad refundacji.

55. Jestem na etapie tworzenia budżetu i planuję zlecić firmie zewnętrznej zaprojektowanie oraz wykonanie prototypowej linii. Mam już ofertę od jednej konkretnej firmy. Czy na etapie składania wniosku ta jedna oferta wystarczy do oszacowania kosztu, czy już teraz muszę posiadać trzy konkurencyjne oferty? I czy we wniosku powinnam wskazać nazwę firmy, która przygotowała ofertę lub która docelowo ma wykonać prototyp, czy wystarczy opisać zakres podwykonawstwa bez wskazywania wykonawcy?

Odp.

Ad. 1 Dopuszczalne jest przeprowadzenie procedury rozeznania rynku przed złożeniem wniosku o wsparcie, jednak na tym etapie nie jest to obowiązkowe. Jedna oferta może stanowić wystarczające i wiarygodne źródło oszacowania kosztu zaprojektowania oraz wykonania prototypowej linii.   Zgodnie z kryterium punktowanym nr 5 dotyczącym oceny HRF, NCBR weryfikuje, czy:

• wydatki są niezbędne i adekwatne do zakresu projektu,
• wysokość wydatków została określona na podstawie wiarygodnych i możliwych do zweryfikowania źródeł (np. aktualne oferty rynkowe, cenniki, rozeznanie rynku, dane historyczne),
• Wnioskodawca wskazał źródła stanowiące podstawę kalkulacji,
• budżet jest zgodny z limitami określonymi w Przewodniku kwalifikowalności,
• harmonogram rzeczowo‑finansowy jest prawidłowo rozbity na pozycje budżetowe.

Jedna oferta spełnia wymóg „wiarygodnego źródła oszacowania kosztu” na etapie wniosku.   Dopuszczalne jest jednak przeprowadzenie procedury rozeznania rynku przed złożeniem wniosku o wsparcie, ale nie jest to obowiązek na tym etapie.  Procedurę rozeznania rynku należy przeprowadzić po wyborze wniosku do dofinansowania, przed podpisaniem umowy z wykonawcą.

Ad. 2. We wniosku wystarczy opisać zakres podwykonawstwa i oszacować koszt, wskazując źródła, na podstawie których dokonano kalkulacji.

56. Eksperci odpowiedzieli, że prototyp nie wystarcza, rozwiązanie musi zostać faktycznie wprowadzone do działalności przedsiębiorstwa, ale jego sprzedaż nie jest obowiązkowa. Jakie konkretne i weryfikowalne działania spełnią ten warunek dla nowego produktu B2B SaaS lub licencjonowanego producentom maszyn? Czy wystarczy działająca wersja produkcyjna, uruchomiona i wykorzystywana przez nas do świadczenia usługi lub pilotaży, czy konieczne jest jej uruchomienie u zewnętrznego odbiorcy? Jakie dokumenty lub wskaźniki będą potwierdzać takie wdrożenie przy końcowym rozliczeniu projektu?

Odp. W przypadku projektu prowadzącego do opracowania nowego produktu w modelu B2B SaaS lub rozwiązania udostępnianego na podstawie licencji, za wdrożenie rezultatów prac B+R co do zasady uznaje się rozpoczęcie gospodarczego wykorzystania wyników projektu. Oznacza to, że samo zakończenie prac rozwojowych i przygotowanie działającej wersji produkcyjnej rozwiązania może nie być wystarczające, jeśli nie towarzyszy temu faktyczne rozpoczęcie jego wykorzystania na rynku lub wprowadzenie innowacji produktowej lub procesowej, zgodnie z zakresem Projektu B+R, który został wskazany we Wniosku o wsparcie. Kluczowe znaczenie ma wykazanie, że rezultaty projektu zostały wdrożone do działalności gospodarczej - tu może być też działalność własna Grantobiorcy.

W przypadku rozwiązania SaaS wdrożenie może zostać potwierdzone m.in. poprzez:

• uruchomienie produkcyjnej wersji systemu,
• rozpoczęcie świadczenia usług z wykorzystaniem opracowanego rozwiązania,
• zawarcie umów z klientami,
• realizację płatnych wdrożeń, subskrypcji lub usług świadczonych z wykorzystaniem produktu.

W przypadku rozwiązania oferowanego w modelu licencyjnym wdrożenie może zostać potwierdzone m.in. poprzez:

• zawarcie umowy licencyjnej,
• sprzedaż lub udzielenie licencji na korzystanie z rozwiązania,
• integrację rozwiązania w produktach lub procesach odbiorcy.

Na etapie rozliczenia projektu lub kontroli trwałości wdrożenia dowodami potwierdzającymi wdrożenie mogą być przykładowo:

• umowy z klientami lub umowy licencyjne,
• faktury dokumentujące sprzedaż usługi lub licencji,
• protokoły odbioru wdrożenia,
• dokumentacja uruchomienia środowiska produkcyjnego,
• raporty wykorzystania systemu przez klientów,
• dokumentacja księgowa potwierdzająca osiąganie przychodów z wdrożonego rozwiązania,
• inne dokumenty jednoznacznie potwierdzające rozpoczęcie gospodarczego wykorzystania wyników prac B+R.

57. Jeśli innowacja jest nowym produktem dla przedsiębiorstwa to jak to odnieść jako innowacja w ramach przedsiębiorstwa?

Odp. Jeżeli innowacja jest nowym produktem w skali przedsiębiorstwa, Wnioskodawca powinien odnieść się do stanu firmy przed realizacją projektu oraz wskazać, jakie usprawnienia, nowe kompetencje i rozwój konkretnych obszarów przedsiębiorstwa przyniesie wprowadzana innowacja. Innowacja w skali przedsiębiorstwa oznacza, że rozwiązanie jest nowe dla firmy i przyczynia się do jej rozwoju technologicznego, nawet jeśli podobne produkty istnieją na rynku.

58. Czy Wskazanie przez Coacha w Rekomendacji przykładowych jednostek naukowych lub innych podmiotów wraz z podaniem nazwisk ekspertów naukowych, z którymi przedsiębiorca mógłby nawiązać współpracę w ramach proponowanej ścieżki innowacji opartej na pracach B+R jest równoznaczne z koniecznością uwzględnienia tych osób we wniosku? Jak wiernie należy wykorzystać Rekomendację do Wniosku do Innostart?

Odp. Nie, samo wskazanie przez Coacha w rekomendacji konkretnych jednostek naukowych lub nazwisk ekspertów nie oznacza obowiązku uwzględnienia tych podmiotów lub osób we wniosku Innostart.

Rekomendacja z programu Innovation Coach ma przede wszystkim pokazać:

• kierunek rozwoju projektu B+R,
• sugerowaną ścieżkę dojścia do innowacji,
• potencjalne kompetencje, których przedsiębiorca może potrzebować,
• możliwe źródła wiedzy i partnerów do współpracy. Nie jest natomiast listą obowiązkowych partnerów ani nie jest wiążącym wskazaniem wykonawców.

Jednocześnie projekt w Innostart powinien być zgodny z rekomendacją uzyskaną w Innovation Coach, ale nie musi stanowić jej dosłownego odwzorowania.

59. Czy jednorazowy odpis amortyzacyjny dokonany na podstawie art. 22k ust. 7 ustawy o PIT (pomoc de minimis) może zostać w całości uznany za wydatek kwalifikowalny w kategorii Amortyzacja, w sytuacji gdy okres realizacji projektu jest krótszy niż okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego? Uznajecie Państwo 100% odpisu, czy tylko część proporcjonalną do okresu prowadzenia prac B+R?

Odp. Zgodnie z zapisami Ustawy o Rachunkowości art. 32 ust.6 środki trwałe o niskiej wartości mogą być amortyzowane jednorazowo „dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych". Należy jednak pamiętać, że wydatek musi spełniać warunki opisane w kategorii kosztów 3.1.3 Amortyzacja (aparatura i sprzęt) Przewodnika kwalifikowalności wydatków dla projektu Innostart. Oznacza to, że kwalifikowalna jest wyłącznie ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada okresowi i zakresowi faktycznego wykorzystania środka trwałego w pracach B+R. Jednorazowy odpis amortyzacyjny dokonany na podstawie art. 22k ust. 7 ustawy o PIT (pomoc de minimis) nie może zostać rozliczony w całości, jeśli okres realizacji projektu jest krótszy niż okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego. Przykładowo - nie można rozliczyć pełnego jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, jeśli projekt trwa np. 12 miesięcy, a okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego wynosi 5 lat.  Można rozliczyć tylko proporcję odpowiadającą faktycznemu wykorzystaniu w projekcie. Ponieważ projekt INNOSTART sam stanowi pomoc de minimis, nie rekomendujemy stosowania jednorazowej amortyzacji w ramach pomocy de minimis jako kosztu kwalifikowalnego.

60.       1) Czy jest możliwość zakwalifikowania w ramach kwoty grantu badania certyfikacyjne EMC i LVD gotowych urządzeń w celu nadania znaku CE?

2) Aktualność Raportu Innovation Coach.

Przedsiębiorca posiada Raport Innovation Coach sporządzony w 2021 r., zawierający rekomendację do dalszych prac B+R. Czy taki raport zachowuje ważność na potrzeby ubiegania się o wsparcie w ramach aktualnego naboru INNOSTART?

Czy w związku z upływem czasu od jego sporządzenia wymagane jest przeprowadzenie jego aktualizacji, ponowna weryfikacja przez Innovation Coach lub uzyskanie dodatkowego dokumentu potwierdzającego aktualność zawartych w nim rekomendacji?

Odp.

Ad.1 Innostart finansuje wyłącznie badania przemysłowe i prace rozwojowe. Badania EMC/LVD wykonywane na gotowym urządzeniu są elementem certyfikacji produktu, a nie prac B+R. Certyfikacja CE jest działaniem wdrożeniowym/komercyjnym, a nie badawczo‑rozwojowym, dlatego badania certyfikacyjne EMC i LVD gotowego urządzenia nie stanowią prac B+R i nie mogą być finansowane z grantu. Należy je ująć jako koszt niekwalifikowalny pokrywany z wkładu własnego. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy badania są wykonywane na prototypie w ramach prac rozwojowych, a ich celem jest weryfikacja hipotezy technicznej, a nie certyfikacja rynkowa.

Ad.2 Raport Innovation Coach z 2021 r. zachowuje pełną ważność na potrzeby naboru Innostart. Program nie wymaga aktualizacji rekomendacji, ponownej weryfikacji przez Coacha ani uzyskania dodatkowych dokumentów potwierdzających aktualność rekomendacji.

61. Czy przedsiębiorca prowadzący JDG i realizujący projekt osobiście może rozliczyć własną pracę merytoryczną — np. programistyczną, rozwój oprogramowania — jako koszt kwalifikowalny? Jeśli tak, w której kategorii i jak jest to dokumentowane?

Odp. Tak. Przedsiębiorca prowadzący JDG może rozliczyć własną pracę merytoryczną, np. programowanie lub rozwój oprogramowania, w kategorii „Personel projektu”. Koszt zaangażowania osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą będącej Wnioskodawcą jest kwalifikowalny pod warunkiem faktycznego wykonywania merytorycznych prac B+R w projekcie oraz wyraźnego wskazania tej formy zaangażowania we wniosku wraz z zakresem obowiązków tej osoby i kosztem jej zaangażowania rozliczanego na podstawie noty księgowej.

62. Które usługi są wyłączone z kategorii podwykonawstwa? Czy usługi prawne i administracyjne trzeba przenieść do wkładu własnego? Gdzie klasyfikujecie Państwo audyt RODO i testy penetracyjne — jako podwykonawstwo czy jako usługi obce?

Odp. Jeżeli są to klasyczne usługi prawne, księgowe, administracyjne, zarządcze lub związane z obsługą projektu, a nie z wykonywaniem prac B+R, należy zakładać ich finansowanie z wkładu własnego. Audyt RODO jest usługą administracyjno‑prawną i nie stanowi prac badawczo‑rozwojowych, dlatego musi być finansowany z wkładu własnego. Testy penetracyjne mogą być kwalifikowalne wyłącznie wtedy, gdy stanowią element prac B+R (np. walidacja prototypu, eksperyment technologiczny). W takim przypadku klasyfikuje się je jako podwykonawstwo. Jeżeli mają charakter standardowej usługi operacyjnej, należy finansować je z wkładu własnego.

63. Czy zakup ekspertyzy naukowej (raport) jako wartości niematerialnej i prawnej jest kwalifikowalny? Jakie są wymogi wobec autora — dorobek naukowy, afiliacja? Czy jedna osoba może pełnić kilka ról eksperckich w projekcie?

Odp. Ad. 1 Ekspertyza może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny wyłącznie, jeżeli dotyczy badań przemysłowych lub prac rozwojowych niezbędnych do realizacji projektu tj. kwalifikowalna jest ta część wydatku, która odpowiada proporcji wykorzystania w celu realizacji badań przemysłowych lub prac rozwojowych w ramach projektu. Nie jest możliwe uznanie kosztów amortyzacji WNiP za wydatki kwalifikowalne.   Nie ma formalnych wymogów dotyczących dorobku naukowego czy afiliacji autora, ale ekspertyza musi być wykonana przez podmiot posiadający kompetencje adekwatne do zakresu B+R i zgodnie z zasadą rynkowości.

Ad. 2. Jeśli jedna osoba pełni kilka ról to każda rola musi mieć osobny zakres, osobne zadanie w harmonogramie, osobną ewidencję czasu pracy i nie może być nakładania się kosztów. Jedna osoba może pełnić kilka ról eksperckich, o ile każda rola jest merytorycznie uzasadniona, nie dochodzi do podwójnego finansowania, a zakresy zadań są rozdzielone i spójne z budżetem oraz harmonogramem.

64. Z obszaru IT, czy opracowanie narzędzia, które będzie działać szybciej, lepiej lub robi coś czego nie ma na rynku na podstawie autorskiej architektury, ale używając dostępnych narzędzi czy jest to praca badawcza?

Odp. Samo opracowanie narzędzia IT wykorzystującego dostępne technologie i komponenty nie przesądza o uznaniu działań za prace badawcze. Kluczowe jest to, czy w projekcie rozwiązywany jest problem technologiczny, co do którego rezultat nie jest z góry znany, oraz czy konieczne jest prowadzenie systematycznych prac prowadzących do wytworzenia nowej wiedzy lub istotnie nowego sposobu działania systemu. Jeżeli „szybciej”, „lepiej” lub „funkcjonalność niedostępna obecnie na rynku” wynika z opracowania własnej architektury, algorytmów, modeli przetwarzania danych lub innych innowacyjnych rozwiązań technicznych, projekt może zawierać element prac B+R. Natomiast jeśli przedsięwzięcie polega głównie na rutynowych pracach polegających na konfiguracji, integracji i wykorzystaniu istniejących narzędzi zgodnie z ich przeznaczeniem, bez istotnej niepewności badawczo-technologicznej, co do zasady nie będzie kwalifikowane jako działalność B+R. Ocena jest każdorazowo dokonywana na podstawie opisu zakresu prac, występujących ryzyk technologicznych oraz nowości rozwiązania względem aktualnego stanu wiedzy i praktyki rynkowej.

65. Czy w ocenie ekspertów projekt o niewielkim budżecie (np. rzędu 60/70 tys. zł brutto) nie zostanie negatywnie oceniony za zbyt wąski zakres?

Odp. W naborze 2 projektu Innostart nie został określony minimalny budżet projektu. W związku z tym projekt o wartości np. 60-70 tys. zł brutto nie będzie oceniany negatywnie wyłącznie z powodu niewielkiej wartości kosztów. Kluczowe znaczenie ma adekwatność budżetu do planowanego zakresu prac i zakładanych rezultatów. Eksperci oceniają przede wszystkim, czy proponowane działania pozwalają na osiągnięcie celu projektu, rozwiązanie zidentyfikowanego problemu oraz zweryfikowanie założeń technologicznych lub biznesowych.

66. Czy te 15% wkładu własnego jest już w budżecie 320 000? czy to jest 320 000 plus 15% minimum naszego wkładu?

Odp. Maksymalna kwota grantu wynosi 320 000 zł. Wkład własny musi stanowić minimum 15% całkowitego budżetu projektu. Oznacza to, że 320 000 zł nie obejmuje wkładu własnego. Jest to maksymalna wartość dofinansowania (grantu), a wkład własny należy doliczyć do budżetu projektu.

Przykład:

Jeżeli Wnioskodawca chce wnioskować o maksymalną kwotę grantu 320 000 zł, a wkład własny ma wynosić minimum 15% całkowitego budżetu projektu, to:

• maksymalna kwota grantu: 320 000 zł,
• wkład własny grantobiorcy (min. 15%): 56 470,59 zł,
• całkowity koszt projektu: 376 470,59 zł.

67. Czy wyodrębniona ewidencja księgowa projektu musi być prowadzona w systemie finansowo-księgowym na osobnych kontach analitycznych, czy może być prowadzona pomocniczo w Excelu, np. w formie zestawienia wszystkich wydatków przypisanych do projektu?

Odp. Sposób prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej zależy od podmiotu i jego systemu księgowego. Przewodnik kwalifikowalności wydatków wymaga jedynie, aby ewidencja była prowadzona „w sposób przejrzysty i rzetelny, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z wykonanymi pracami”.

Oznacza to, że:

• większe podmioty mogą prowadzić ewidencję na osobnych kontach analitycznych w systemie finansowo‑księgowym,
• mniejsze firmy oraz JDG mogą prowadzić ją pomocniczo w Excelu, pod warunkiem, że zestawienie jest kompletne, czytelne i pozwala na powiązanie każdego wydatku z dokumentem źródłowym. Najprostszym rozwiązaniem, szczególnie dla JDG lub małych spółek jest oznaczanie wszystkich dokumentów jednym kodem księgowym, np.: „Innostart”, lub „Projekt B+R – Innostart”.

Kod powinien umożliwiać przygotowanie zestawienia dokumentów zawierającego co najmniej:

• numer dokumentu,
• numer księgowy/ewidencyjny,
• datę wystawienia,
• kwotę brutto,
• kwotę netto.

68.  Pytanie o finanse: wkład własny 15% czyli ok 50 tys. pierwszy milestone musimy sfinansować ze środków własnych, aby potem otrzymać refundacje (i kolejne) jeżeli projekt podzielony mamy na 4 etapy/milestony np. po 90tysto kwota 50 tys. wkładu własnego i tak nie wystarczy na realizacje, bo potrzebujemy de facto 90 tyś? Czy da się zatem zrealizować projekt dysponując tylko kwota wkładu własnego 50 tys. bez dzielenia projektu na micro etapy po 50 tys.?

Odp. Wkład własny 50 tys. nie musi pokrywać wartości pierwszego etapu. Wkład własny służy jedynie do finansowania kosztów do czasu ich refundacji, a po otrzymaniu refundacji środki wracają do płynności i mogą być wykorzystane w kolejnych etapach. Dlatego projekt można realizować dysponując wkładem własnym 50 tys., nawet jeśli pierwszy milestone ma wartość 90 tys.

69. Od jakiej podstawy liczony jest 15% wkład własny – od całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu czy od wartości dofinansowania? Czy mogą Państwo podać prosty przykład wyliczenia, np. dla projektu o wartości 1 mln.

Odp. 15% wkładu własnego liczone jest od całkowitego budżetu projektu.

Przykład wyliczenia:

Całkowity budżet projektu 1 000 000 zł

Minimalny wkład własny (15%) 150 000 zł

Maksymalny grant (limit) 320 000 zł

Faktyczny wkład własny: 680 000 zł

70. Sytuacja: dwóch wspólników (udziały po 50%)) + prezes zarządu - żaden ze wspólników nie jest w zarządzie, prezes nie jest jednym ze wspólników. Na jakich zasadach i w jakim wymiarze wspólnicy mogą realizować prace w projekcie i stanowić personel projektu?

Odp. Wspólnicy (udziały po 50%), którzy nie pełnią funkcji zarządczych, mogą być personelem projektu i realizować zadania badawczo‑rozwojowe, ale ich kwalifikowalność podlega szczególnie rygorystycznej ocenie. Przewodnik kwalifikowalności wydatków wskazuje: „W przypadku wspólników i właścicieli przedsiębiorstw kwalifikowalność wynagrodzenia ma charakter wyjątkowy i podlega szczególnie rygorystycznej ocenie. Grantobiorca jest zobowiązany wykazać, że dana osoba wykonuje wyłącznie prace badawczo‑rozwojowe oraz nie realizuje żadnych czynności o charakterze zarządczym, kierowniczym, nadzorczym, koordynacyjnym, administracyjnym lub reprezentacyjnym, zarówno w projekcie, jak i w działalności przedsiębiorstwa.” Ważne - powiązania nie wykluczają wspólników z kategorii personelu B+R. Wykluczają ich wyłącznie z kategorii podwykonawstwa. Wspólnicy mogą być personelem projektu, ale nie mogą świadczyć usług jako podwykonawcy.

71. Czy w ramach tych 15% wkładu własnego mogę zakupić sprzęt i będzie to liczone jako mój wkład własny do projektu?

Odp. Przewodnik kwalifikowalności wskazuje, iż „realizacja projektu nie może prowadzić do nabycia środków trwałych. Koszty zakupu środków trwałych nie są kwalifikowalne.”

To oznacza, że:

-nie można finansować zakupu sprzętu z grantu. Zakup środków trwałych nie może być kosztem kwalifikowalnym, ale może być kosztem niekwalifikowalnym finansowanym ze środków własnych i wchodzić do wkładu własnego.

72. Czy zakup aparatury do kwoty 10 tys. zł może być, zgodnie z prawem amortyzowane jednorazowo?

Odp. Tak, aparatura do 10 000 zł może być jednorazowo amortyzowana zgodnie z przepisami podatkowymi, w ramach projektu Innostart również pod warunkiem, że sprzęt jest wykorzystywany na potrzeby realizowanych prac B+R. W projekcie nie można rozliczyć zakupu, tylko odpis amortyzacyjny. Odpisy amortyzacyjne są obliczane na podstawie przepisów o rachunkowości oraz zgodnie z Polityką rachunkowości Wnioskodawcy.

73. Czy możemy odzyskać VAT gdy pokryjemy go ze środków własnych które stanowią 15% wkładu własnego?

Odp. Podatek VAT stanowi wydatek niekwalifikowalny w projekcie, nawet gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego.

74. Jeżeli zatrudni się Coacha za kwotę 50 tys. zł, to czy nadwyżka nad 10% kosztów kwalifikowalnych może wchodzić w skład wkładu własnego?

Odp. Łączna wartość wynagrodzenia Coacha Innowacji rozliczona w projekcie nie może przekroczyć 10% kosztów kwalifikowalnych (kwoty grantu). Wynagrodzenie Coacha powyżej limitu stanowi koszt niekwalifikowany do wykazania jako wkład własny