Instytut Rozwoju Języka Polskiego

Minigranty to kontynuacja zeszłorocznej Koncepcji, która stanowi instrument wsparcia skierowany do osób (działających w ramach organizacji lub pod ich patronatem) i podmiotów działających na rzecz społeczności polonijnej. Program Minigranty dąży do podniesienia kompetencji osób zajmującymi się aspektami polonijnymi w zakresie pozyskiwania i zarządzania środkami publicznymi, stworzenia dla nich bezpiecznego środowiska szkoleniowego, zwiększenia liczby osób zdolnych do składania ofert w konkursach i naborach IRJP, poprawy jakości rozliczeń projektów finansowanych ze środków publicznych oraz realizacji niewielkich inicjatyw nakierowanych na środowiska polonijne. Nowymi komponentami projektu są te dedykowane młodzieży  oraz promującej działalność wolontaryjną związanej z „Międzynarodowym Rokiem Wolontariatu” wyznaczonym przez Organizację Narodów Zjednoczonych na 2026. 

Program wpisuje się w Strategiczne kierunki działalności Instytutu Rozwoju Języka Polskiego (dalej: IRJP lub Instytut) na lata 2025 - 2030, a także odpowiada na wyzwania zidentyfikowane w dokumencie, w szczególności dotyczące niskiego poziomu profesjonalizacji osób zajmujących się sprawami polonijnymi i potrzeby zwiększenia ich kompetencji w zakresie zarządzania projektami. 

Głównym celem programu jest wzrost kompetencji osób działających na rzecz Polonii w zakresie pozyskiwania i zarządzania środkami publicznymi poprzez edukację, wsparcie merytoryczne oraz praktyczne w realizacji projektów dotyczących inicjatyw polonijnych finansowanych w ramach przyznanych grantów (o budżecie od 5 000 do 15 000 zł). Cele szczegółowe programu to: 

• implementacja niewielkich projektów z zakresu inicjatyw kulturalnych, szkoleniowych oraz innych niewchodzących w zakres konkursów ogłaszanych przez IRJP a mających znaczenie dla środowisk polonijnych i Strategicznych kierunków działalności Instytutu na lata 2025-2030; 

• stworzenie bezpiecznego środowiska szkoleniowego indywidualnych lub związanych z organizacją działaczy polonijnych poprzez organizację warsztatów i doradztwa;  

• zwiększenie wiedzy beneficjentów końcowych w zakresie składania ofert w konkursach i naborach IRJP poprzez udostępnienie im praktycznych narzędzi i zasobów szkoleniowych; 

• poprawa jakości rozliczeń projektów finansowanych ze środków publicznych poprzez edukację i monitoring realizacji działań; 

• zwiększenie partycypacji w systemach grantowych IRJP indywidualnych lub związanych z organizacją osób zajmujących się problematyką polonijną oraz innych instytucji publicznych, poprzez eliminację barier kompetencyjnych i proceduralnych; 

• aktywizacja młodzieży chcącej zdobyć pierwsze doświadczenia w pracy projektowej w ramach puli środków dedykowanych dla młodych 

• promocja idei wolontariatu w ramach puli środków przeznaczonych na stworzenie materiału wideo o wolontariacie w edukacji polonijnej.  

Koncepcja realizuje Kierunek 3. Aktywizacja i wsparcie potencjału środowiska polonijnego, działającego na rzecz języka polskiego za granicą, a w szczególności Cel 3.3. Dywersyfikacja i profesjonalizacja organizacji obsługujących projekty polonijne. Program realizuje te założenia poprzez: 

• zwiększenie zdolności operacyjnej osób związanych z działaniami na rzecz Polonii, co pozwala im na większą niezależność oraz zdolność do samodzielnego prowadzenia działań na rzecz polskiej diaspory; 

• zwiększenie liczby osób aktywnie aplikujących o środki publiczne, co wpływa na zróżnicowanie grupy beneficjentów programów dotacyjnych IRJP; 

• podnoszenie jakości zarządzania projektami w organizacjach polonijnych, co przekłada się na efektywniejsze i bardziej profesjonalne wykorzystanie środków publicznych; 

• minimalizowanie ryzyka błędów rozliczeniowych poprzez edukację w zakresie prawidłowego dokumentowania i raportowania wydatkowanych środków. 

Projekt realizujący koncepcję Minigrantów może być realizowany w ramach jednego z trzech komponentów: 

Komponent 1 – granty na inicjatywy lokalne 

• moduł szkoleniowo-doradczy 

• moduł grantowy 

Komponent 2 – granty dla młodych 

• moduł szkoleniowo-doradczy 

• moduł grantowy 

Komponent 3 – granty na materiały promujące wolontariat 

• moduł szkoleniowo-doradczy 

• moduł grantowy 

W Komponencie 1 moduł szkoleniowo-doradczy musi być zrealizowany dla przynajmniej połowy uczestników, w Komponencie 2 jest obowiązkowy dla wszystkich w Komponencie 3 jest nieobligatoryjny.  

Moduł szkoleniowo-doradczy obejmuje cykl szkoleń i doradztwa mających na celu przekazanie praktycznej wiedzy w zakresie zarządzania projektami. Dzięki warsztatom i konsultacjom eksperckim uczestnicy zdobędą umiejętności niezbędne do efektywnego planowania, realizacji i rozliczania inicjatyw finansowanych ze środków publicznych. Osiągnięcie tych celów nastąpi poprzez organizację specjalistycznych szkoleń i doradztwa, w ramach których uczestnicy zdobędą praktyczne umiejętności w zakresie planowania, realizacji i rozliczania projektów. Beneficjenci będą uczestniczyć w szkoleniach obejmujących m.in.:  

• podstawy pozyskiwania i zarządzania środkami publicznymi, w tym strategie aplikowania o fundusze, opracowanie procedur i dokumentacji niezbędnej do skutecznej realizacji działań finansowanych ze środków publicznych; 

• planowanie i realizację projektów – tworzenie harmonogramów, budżetów i strategii wdrażania działań;  

• prawidłowe rozliczanie środków finansowych ze szczególnym uwzględnieniem zasad zgodności z wymogami konkursowymi i ustawowymi;  

• promocję i komunikację projektów, pozwalającą na skuteczne docieranie do odbiorców i budowanie wizerunku organizacji 

• potrzeby i specyfikę grantów z poszczególnych komponentów, w tym w komponencie skierowanym do młodych m.in. inicjowanie zmiany w społecznościach polonijnych, angażowanie rówieśników w inicjatywy, podział ról i odpowiedzialności w projekcie, a w komponencie skierowanym na promocję wolontariatu m.in. idee i wartości wolontariatu, podstawy storytellingu i budowania narracji, praktyczne umiejętności tworzenia, podstawy nagrywania i montażu materiałów video 

Moduł grantowy obejmuje przyznanie grantów, po przeprowadzeniu wewnętrznego konkursu, w ramach poszczególnych komponentów, przy czym: 

• w Komponencie 1 potencjalni uczestnicy programu, którym przyznano grant, powinni zostać zrekrutowani do dwóch grup2:  

• z komponentem szkoleniowym - skierowana do uczestników deklarujących brak doświadczenia w pozyskiwaniu, implementacji i rozliczaniu środków grantowych. W tej grupie maksymalna wysokość grantu wynosi 10 000 zł. Grupa ta uczestniczy w pełnym programie szkoleniowym. W komponencie szkoleniowym powinna wziąć udział co najmniej połowa uczestników Programu, deklarujących potrzebę uzyskania kompleksowego wsparcia. 

• bez komponentu szkoleniowego - skierowana do uczestników deklarujących doświadczenie w pracach projektowych. W tej grupie maksymalna wysokość grantu wynosi 15 000 zł. Grupa ta, nie uczestnicząca w treściach szkoleniowych, będzie miała prawo do indywidualnych konsultacji na etapie rozliczania projektu na zasadach określonych przez Operatora Programu.  

• w komponencie 2 uczestnicy programu, którym przyznano grant (organizacja lub osoby fizycznej działającej przy wsparciu Patrona), muszą być w wieku od 18 do 30 lat. W konkursie promowani powinni być uczestnicy projektów realizujących koncepcje „Akademia młodych liderów i ambasadorów polonijnych” oraz “Akademia młodego reportera IRJP”. Maksymalna wysokość grantu w tej grupie wynosi 10 000 zł. Komponent szkoleniowo-doradczy powinien obejmować wszystkich uczestników. 

• w komponencie 3 konkurs na Minigranty powinien koncentrować się na stworzeniu materiału wideo o wolontariacie w edukacji polonijnej. Granty w ramach tego komponentu będą kierowane do polonijnych mediów (organizacji lub osoby fizycznej – dziennikarza - działającej przy wsparciu Patrona). Prace powstałe w ramach danego komponentu wezmą udział w konkursie na najlepszy materiał wideo ogłoszony3t. Maksymalna wysokość grantu w tej grupie wynosi 7 500 zł. Komponent szkoleniowo-doradczy powinien obejmować wszystkich uczestników. 

Regranting, czyli redystrybucja środków przez wybrane centrum regrantingowe, które przeprowadzi wewnętrzne konkursy na minigranty, w ramach poszczególnych komponentów, umożliwiające realizację małych projektów polonijnych. Regranting dopuszczony jest w dwóch formach: 

1. dla organizacji pozarządowej 

Koncepcja uwzględnia możliwość ubiegania się o minigranty przez organizacje pozarządowe zarejestrowane za granicą. 

Celem tego rozwiązania jest zwiększenie dostępności programu dla organizacji pozarządowych z niewielkim doświadczeniem, ale posiadających zaplecze instytucjonalne. Rolę formalnego realizatora projektu ma organizacja pozarządowa realizująca projekt. 

2. dla osoby fizycznej działającej przy wsparciu Patrona 

Koncepcja uwzględnia możliwość ubiegania się o minigranty przez osoby fizyczne nieposiadające osobowości prawnej, działające przy wsparciu Patrona. 

Celem tego rozwiązania jest zwiększenie dostępności programu dla aktywnych członków społeczności polonijnej, którzy nie posiadają formalnego zaplecza instytucjonalnego, lecz dysponują potencjałem i gotowością do realizacji działań o charakterze społeczno-edukacyjnym, kulturalnym lub organizacyjnym. 

Patron: 

• to podmiot posiadający osobowość prawną, status organizacji pozarządowej lub innej instytucji uprawnionej do przyjmowania środków publicznych; 

• przyjmuje na siebie rolę formalnego realizatora projektu; 

• jest odpowiedzialny za: 

• zawarcie umowy dotacyjnej,  

• prowadzenie rachunkowości projektu,   

• rozliczenie otrzymanych środków zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem programu, 

• wsparcie osoby fizycznej – beneficjenta końcowego – w realizacji inicjatywy objętej minigrantem, w tym zapewnienie zgodności działania z obowiązującymi wymogami prawnymi i finansowymi, przy czym współpraca z patronem nie wyklucza osobistego zaangażowania beneficjenta w realizację działań, a wręcz zakłada jego pełną odpowiedzialność merytoryczną za treść, przebieg i rezultaty przedsięwzięcia. 

Działalność centrów regrantingowych obejmuje: 

• dystrybucję środków finansowych – centra regrantingowe będą odpowiedzialne za przeprowadzenie konkursów grantowych oraz przyznawanie minigrantów zgodnie z ustalonymi kryteriami i procedurami podmiotom nieposiadającym osobowości prawnej działającym przy wsparciu Patrona; centra będą prowadzić działania doradcze, oferując beneficjentom końcowym szkolenia, mentoring i pomoc w przygotowaniu oraz realizacji projektów; 

• nadzór nad realizacją projektów – do ich obowiązków będzie należało monitorowanie postępów realizowanych działań, zapewnienie zgodności z celami programu oraz egzekwowanie raportowania wyników; 

• ocenę efektywności działań – centra będą analizować skuteczność przyznanych minigrantów, kontrolować i monitorować projekty, co pozwoli zidentyfikować najlepsze praktyki i przygotować rekomendacje dla przyszłych edycji programu; 

• budowanie sieci współpracy – istotnym elementem roli centrów regrantingowych będzie integracja osób korzystających z minigrantów, wymiana doświadczeń i promowanie współpracy między nimi. 

Dodatkowo, uczestnicy, którzy ukończą pełen cykl szkoleniowy i poprawnie rozliczą minigrant, otrzymają certyfikat potwierdzający ich kompetencje w zakresie zarządzania projektami. 

Wnioskodawca (Operator) Programu „Minigranty” zobowiązany jest do przeprowadzenia otwartego, transparentnego i opartego na jednolitych kryteriach naboru uczestników (kryteria mogą się różnić w zależności od grupy, do której prowadzony jest nabór) Programu, którzy będą bezpośrednimi odbiorcami wsparcia w postaci komponentu szkoleniowego i minigrantów. Nabór powinien mieć formułę otwartą, co oznacza, że: 

• jest ogłoszony publicznie (np. na stronie internetowej Operatora, w mediach społecznościowych, na portalach polonijnych oraz na stronie i mediach społecznościowych IRJP itp.); 

• obejmuje jasne terminy i zasady aplikowania; 

• gwarantuje równość szans oraz niedyskryminację (np. pod względem kraju zamieszkania, płci etc.). 

Wnioskodawca zobowiązany jest do przygotowania Regulaminu naboru uczestników. Przed rozpoczęciem naboru Regulamin ten musi zostać zatwierdzony przez IRJP. Ponadto Regulamin musi jednoznacznie określać skład Komisji Konkursowej, z zastrzeżeniem, iż w jej składzie obligatoryjnie powinien zasiadać przedstawiciel IRJP. 

Budżet planowany na projekty realizujące koncepcję wynosi 1 000 000 zł, z czego minimum 75% przeznaczone jest na regranting, a maksymalnie 25% na organizację szkoleń i doradztwa. Maksymalny budżet na realizację projektu w ramach poszczególnych komponentów wynosi: 

• Komponent 1 – granty na inicjatywy lokalne: 600 000 zł  

• Komponent 2 – granty dla młodych: 266 666 zł 

• Komponent 3 – granty na materiały promujące wolontariat: 133 333 zł 

• liczba przeprowadzonych szkoleń i warsztatów, 

• liczba godzin konsultacji odbytych z beneficjentami, 

• liczba uczestników, którzy wzięli udział w szkoleniach, 

• liczba wydanych certyfikatów potwierdzających ukończenie programu, 

• liczba podmiotów, które złożyły wnioski o minigranty, 

• liczba przyznanych minigrantów, 

• liczba podmiotów, które prawidłowo rozliczyły otrzymane środki (zrealizowały minigrant), 

• liczba stworzonych  materiałów wideo o wolontariacie w edukacji polonijnej. 

• wzrost kompetencji w zakresie zarządzania projektami u osób zajmujących się problematyką Polonii, 

• poprawa efektywności wydatkowania środków publicznych, 

• wzrost liczby osób i podmiotów aplikujących o środki IRJP, 

• zwiększenie rozpoznawalności inicjatyw polonijnych, 

• budowanie długofalowego systemu wsparcia i mentoringu, 

• poprawa wizerunku osób działających na rzecz społeczności polonijnych jako wiarygodnych partnerów w realizacji projektów społecznych i kulturalnych, 

• realizacja niewielkich inicjatyw skierowanych do Polonii, 

• stworzenie modelu szkoleniowego dla przyszłych programów regrantingowych, który może być wykorzystany jako wzór w kolejnych inicjatywach wspierających Polonię. 

Narzędziem pomiaru rezultatów powinna być ankieta ewaluacyjna przeprowadzona wśród uczestników projektu. 

​

Wnioski realizujące Koncepcję można składać do 31 marca 2026 r. Przewidywany termin ogłoszenia rozstrzygnięcia Naboru wynosi 30 dni od daty zakończenia Naboru na Koncepcję.  

• Wnioskodawca ubiegający się o środki publiczne na funkcjonowanie centrum regrantingowego w ramach programu „Minigranty” powinien legitymować się udokumentowanym doświadczeniem w organizacji szkoleń i doradztwa w zakresie zarządzania projektami oraz skutecznego wykorzystania środków publicznych, w realizacji projektów z wykorzystaniem mechanizmu regrantingu oraz we współpracy z Polonią i Polakami zamieszkałymi poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej 

• Wnioskodawca powinien złożyć osobny wniosek na każdy komponent Koncepcji. Dopuszczalne jest złożenie 3 wniosków przez jednego Wnioskodawcę.   

• Granty (w ramach regrantingu) nie mogą zostać przyznane Podmiotom, które składają wnioski i oferty w konkursach ogłoszonych przez Instytut Rozwoju Języka Polskiego 

• W ramach grantów nie mogą być finansowane zakupy sprzętu, w tym w szczególności sprzętu komputerowego, kamer, telefonów, aparatów fotograficznych ani innego wyposażenia służącego do rejestrowania lub przetwarzania materiałów.  

• Wnioskodawca będący centrum regrantingowym odpowiada za zapewnienie, aby działania objęte wsparciem były weryfikowane pod względem rzeczowym, finansowym oraz organizacyjnym 

• Monitorowanie i ewaluację projektu oraz promocję projektu i komunikację (w tym: tworzenie materiałów informacyjnych i promocyjnych, koordynacja działań medialnych i współpraca z ekspertami, utrzymywanie kontaktu z uczestnikami i partnerami projektu)  

• Wnioskodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe informowanie o źródłach dofinansowania projektu, zgodnie z regulaminem oraz wytycznymi instytucji finansujących. Obowiązek ten dotyczy wszelkich materiałów promocyjnych, informacyjnych i komunikacyjnych związanych z realizacją projektu.