Prokuratura Okręgowa
w Elblągu

W Prokuraturze Okręgowej w Elblagu prowadzi się urządzenia:

1. Repertoria z działalności:
   • karnej: „Ds”,
   • administracyjnej: „Pa”,
   • cywilnej: „Pc”;
2. rejestry samodzielne z zakresu działalności:
   • karnej: „Ak”, „Di”, „Dsn”, „ENA.P.r”, „ENA.UE”, „ENO.UE”, „ENO.P.r”, „Ko”, „Kw”, „Nps”, „Ns”, „Nt”, „Opk”, „Oz.o”, „Oz.r”, „Pn”, „Pp”,
   • administracyjnej: „Ip”, „Ko”, „Pp”,
   • cywilnej: „Ko”, „Pp”,
   • strzeżenia praworządności: „Cor”, „Zt”,
   • kontroli: „Wl”,
   • „DE”;
3. rejestry uzupełniające do „Ds”: „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”, „Ps”, „Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;
4. wykaz kontrolny samodzielny: „W”;
5. wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds”: „ENA.P.w”, „ENO.P.w”, „Pm”, „Oz.w”, „Wu” i „Wz”.

Archiwum. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

• przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
• przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
• przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” do właściwego archiwum państwowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczanej do kategorii „B” i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę,
• utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.) – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. 2008 nr 156 poz. 970).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy, oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.