Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Tomaszowie Mazowieckim

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Tomaszowie Mazowieckim informuje o wprowadzeniu „Procedury zgłoszeń zewnętrznych”.

Zgłoszenia można dokonać za pomocą:

1. za pomocą  poczty elektronicznej, poprzez wysłanie  wypełnionego Formularza Zgłoszenia Naruszenia Prawa, stanowiącego załącznik nr 1 do Procedury , na adres: sygnalista.psse.tomaszowmazowiecki@sanepid.gov.pl;
2. pocztą na adres Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Tomaszowie Mazowieckim, ul. Majowa 1/13, 97-200 Tomaszów Mazowiecki, poprzez przesłanie  wypełnionego Formularza Zgłoszenia Naruszenia Prawa, stanowiącego załącznik nr 1 do Procedury z dopiskiem na kopercie „Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa”. PSSE w Tomaszowie Mazowieckim zaleca przesłanie zgłoszenia wewnątrz dwóch kopert, celem uniknięcia ujawnienia danych przy przypadkowym uszkodzeniu koperty w trakcie przesyłki.

 

Wskazane powyżej środki komunikacji są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach pozostałej działalności PSSE w Tomaszowie Mazowieckim oraz zachowują poufność i integralność danych.

Dostęp do zgłoszeń zewnętrznych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Dyrektora PSSE w Tomaszowie Mazowieckim.

Ochrona osoby dokonującej zgłoszenia:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia. Dzięki ochronie, sygnalista nie może być poddawany żadnym działaniom odwetowym ze strony pracodawcy. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wydaje zaświadczenie potwierdzające ochronę przysługującą sygnaliście określoną w przepisach rozdziału 2 Ustawy.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę,
w tym z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z wyłączeniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia ma prawo skorzystać z poufnej porady kontaktując się poprzez kanały wskazane powyżej.

Postępowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Po wpłynięciu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, podejmuje następujące czynności:

1. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania PPIS;
2. w przypadku spełnienia warunku, o którym mowa w pkt 1, potwierdza jego przyjęcie niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, chyba że zgłaszający wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie, nie pozostawił adresu do kontaktu, na który należy przekazać tę informację lub PPIS ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
3. w przypadku wpłynięcia zgłoszenia, którego przedmiotem jest naruszenie stanowiące przedmiot innego badanego zgłoszenia dokonanego przez tego samego lub innego sygnalistę, które nie zawiera nowych informacji w sprawie, PPIS nie przeprowadza czynności następczych. W związku z powyższym, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych wraz z uzasadnieniem, a w przypadku kolejnego zgłoszenia pozostawia je bez rozpoznania nie informując o tym sygnalisty;
4. w przypadku, gdy wstępna analiza wykaże, że nie stosuje się procedury zgłoszeń zewnętrznych, informuje o tym sygnalistę na adres do kontaktu lub pozostawia sprawę bez rozpoznania, jeżeli adres do kontaktu nie został wskazany, sporządzając odpowiednią notatkę służbową;
5. jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy naruszeń prawa należących do zakresu działania PPIS, przekazuje je do organu właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia naruszenia prawa, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w ciągu 30 dni, o czym osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń informuje zgłaszającego;
6. W przypadku przyjęcia zgłoszenia powołuje się Zespół wyjaśniający, który weryfikuje prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniu oraz podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
7. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół wyjaśniający w sposób zapewniający niezależność, obiektywizm i poufność.
8. Z ustaleń dokonanych podczas postępowania wyjaśniającego, dokonanego z zachowaniem należytej staranności, przewodniczący osoba upoważniona sporządza protokół podsumowujący i przedkłada go Dyrektorowi PSSE w Tomaszowie Mazowieckim.

​Przekazanie informacji zwrotnej

Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną o poczynionych ustaleniach i podjętych ewentualnych środkach naprawczych, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń naruszeń prawa może, w uzasadnionych przypadkach, przekazać informację zwrotną sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia otrzymania zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty, przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych sygnalisty znajdują się w załączniku Nr 7 – Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej znajdują się w załączniku Nr 7 – Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków naruszenia prawa.

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego nie stosuje się przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.) zwanej dalej „rozporządzeniem 2016/679”, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez PPIS przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

PPIS usunie dane osobowe oraz zniszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie powyższego okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

Wspomniany powyżej okres 3 lat nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

 

Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych

W pierwszej kolejności zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO.

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska:

Tel.: 800 676 676       e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).