Urząd Skarbowy we Włocławku

• przez formularz – wypełniając i przesyłając formularz na adres e-mail: sygnal.us.wloclawek@mf.gov.pl;
• pocztą elektroniczną – wysyłając wiadomość na adres e-mail: sygnal.us.wloclawek@mf.gov.pl;
• osobiście – w budynku Urzędu Skarbowego we Włocławku, przy ul. Okrzei 72B, 87-800 Włocławek, we wszystkie dni robocze w godzinach pracy urzędu od 8:00 do 15:00, po uprzednim ustaleniu terminu spotkania pod numerem tel.: (54) 423 22 82 lub (54) 423 22 95;
• listownie – wysyłając informację pocztą na adres Urzędu Skarbowego we Włocławku, przy ul. Okrzei 72B, 87-800 Włocławek, z dopiskiem „Do rąk własnych Koordynatora ds. nieprawidłowości".

1. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, oraz informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty, który spełnia warunki, o których mowa w ust. 1 nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, jak również osoby upoważnione przyjmujące zgłoszenie lub prowadzące postępowanie wyjaśniające.
4. Sygnalista, osoby lub jednostka organizacyjna wskazana w pkt 3 informuje Koordynatora ds. nieprawidłowości o podejmowanych wobec niego działaniach odwetowych, próbach lub groźbach zastosowania takich działań.
5. Zgłoszenie naruszenia prawa dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego lub w złej wierze, może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, cywilną lub karną.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub zgłoszenia stanowiącego nadużycie nie podlega ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również zgłaszający, którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.

1. Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego osoba upoważniona przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku:
   1. rejestruje zgłoszenie;
   2. przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że:
      • sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem lub istnieją uzasadnione podstawy, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności jego tożsamości;
      • zgłoszenie jest anonimowe albo nie zawiera adresu do kontaktu, ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych;
   3. przeprowadza jego weryfikację poprzez ustalenie:

• czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Naczelnika, wskazanej w art. 3 ust. 1 ustawy ochronie sygnalistów;
• czy zgłoszenia dokonał sygnalista w rozumieniu art. 4 ust. 1 ww. ustawy;
• czy treść zgłoszenia wystarczająco uprawdopodobnia wystąpienie naruszenia prawa.

2. Osoba upoważniona przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku uwzględniając wyniki weryfikacji, wybiera tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Możliwe tryby postępowania obejmują:

1. podjęcie działań następczych przez osoby upoważnione przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku;
2. przekazanie zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, w przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku oraz poinformowanie o tym sygnalisty;
3. niepodejmowanie dalszych działań, w szczególności, gdy:

• zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa,
• zgłoszenie dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę i nie zawarto w nim istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

3. W przypadku ponowienia zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę bez istotnych nowych informacji, osoba upoważniona przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych wraz z podaniem uzasadnienia, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Na tę okoliczność sporządza notatkę urzędową, która zawiera zwięzłe podsumowanie stanu sprawy wraz z propozycją  pozostawienia sprawy bez rozpoznania. Notatka urzędowa wraz z aktami sprawy zostaje przekazana do Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku w celu zatwierdzenia.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie wpłynie do pracownika nie będącego osobą upoważnioną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku, pracownik ten jest zobowiązany do:
   • niezwłocznego przekazania zgłoszenia osobie upoważnionej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku;
   • zachowania w tajemnicy informacji dotyczących treści zgłoszenia, w szczególności mogącej skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie.
5. W celu podjęcia działań następczych przez osoby upoważnione przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku Koordynator ds. nieprawidłowości wyznacza spośród tych osób co najmniej dwuosobowy zespół do przeprowadzenia działań następczych w związku ze zgłoszeniem, zwany dalej „zespołem".
6. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób upoważnionych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku, wyznacza on zespół do przeprowadzenia działań następczych w związku ze zgłoszeniem. Osobom wchodzącym w skład zespołu Naczelnik Urzędu Skarbowego we Włocławku udziela upoważnienia w zakresie weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych.
7. Członkowie zespołów wyznaczonych przez Koordynatora ds. nieprawidłowości, jak również Naczelnik są bezstronni i działają zgodnie z najlepszą wiedzą i umiejętnościami. Członek zespołu, w stosunku do którego istnieją okoliczności, mogące wywołać wątpliwość co do jego bezstronności, zostaje wyłączony z zespołu. O wyłączeniu decyduje Naczelnik.
8. Działania następcze są podejmowane po zaproponowaniu sposobów rozpatrzenia zgłoszenia Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku wraz z uzasadnieniem.
9. Działania następcze podejmowane w ramach zgłoszeń oraz ich wyniki są dokumentowane. Dokumentacja jest przechowywana przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
10. Osoby upoważnione przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku, prowadzący działania następcze w związku ze zgłoszeniem, przekazują mu informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
11. W wyniku działań następczych Naczelnik może w szczególności:

• wyeliminować wykryte nieprawidłowości;
• dokonać zmiany procedur wewnętrznych;
• wdrożyć dodatkowe środki zabezpieczające;
• dokonać zgłoszenia do właściwych instytucji (np. Prokuratury) w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

1. Naczelnik Urzędu Skarbowego we Włocławku przekazuje sygnaliście informację zwrotną, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia tego zgłoszenia.
2. Naczelnik Urzędu Skarbowego we Włocławku informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
3. Punktu 1 i 2 nie stosuje się do zgłoszeń anonimowych i nie zawierających adresu do kontaktu.

1. Osoby upoważnione przez Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włocławku są zobowiązane do zachowania  tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
2. Dane osobowe sygnalisty, świadka, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się naruszenie prawa, są zachowywane w poufności.
3. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

1. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty, który spełnia warunki, o których mowa w pkt 1 nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, jak również osoby upoważnione przyjmujące zgłoszenie lub prowadzące postępowanie wyjaśniające.
4. Sygnalista, osoby lub jednostka organizacyjna wskazana w pkt 3 informuje Koordynatora ds. nieprawidłowości o podejmowanych wobec niego działaniach odwetowych, próbach lub groźbach zastosowania takich działań.
5. Zgłoszenie naruszenia prawa dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego lub w złej wierze, może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, cywilną lub karną.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub zgłoszenia stanowiącego nadużycie nie podlega ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również zgłaszający, którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.

Informacje na temat działalności Rzecznika Praw Obywatelskich oraz dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika można uzyskać pod adresem https://bip.brpo.gov.pl lub korzystając z linku: Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich (brpo.gov.pl).