Wojewódzki Inspektorat
Jakości Handlowej Artykułów
Rolno-Spożywczych w Bydgoszczy

Kontrole przeprowadzone w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Bydgoszczy w I półroczu 2025 r.

1. 23 kwietnia 2025 r. w WIJHARS w Bydgoszczy przeprowadzona została kontrola zrealizowana przez pracownika Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, w zakresie:

• Przestrzegania trybu i zasad przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.
• Sprawdzenia prawidłowości klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Bydgoszczy, w tym dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, prowadzenie środków ewidencji, stanu technicznego dokumentacji, warunków jej przechowywania i zabezpieczenia.
• Postępowania z dokumentacją elektroniczną zgromadzoną w systemie EZD i systemach teleinformatycznych do obsługi określonych zadań.

Ustalenia z kontroli:

• Przepisy kancelaryjne i archiwalne są zasadniczo przestrzegane w zakresie poprawności klasyfikacji dokumentacji na grupy rzeczowe i kwalifikacji dokumentacji na kategorie archiwalne.
• Dokumentację przekazuje się na bieżąco do archiwum zakładowego.
• Ewidencja archiwum zakładowego prowadzona jest poprawnie z drobnymi błędami.
• Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest w większości zewidencjonowana.
• Podczas kontroli stwierdzono, że część dokumentacji niearchiwalnej kategorii BE oraz kategorii B wyłączonej z brakowania spisanej na spisach zdawczo-odbiorczych przesłanych wraz z wnioskiem
  o zgodę na brakowanie do Archiwum Państwowego w Bydgoszczy została wybrakowana bez wymaganej zgody.
• Akta osobowe, dla których upłynął 50-letni okres przechowywania liczony od zakończenia stosunku pracy, powinny zostać poddane ekspertyzie archiwalnej.
• Do Archiwum Państwowego nie przesłano sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.
• Archiwum zakładowe znajduje się w pomieszczeniu spełniającym warunki określone w obowiązującej instrukcji archiwalnej.

Pismem  z 2 lipca 2025 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE zobowiązano kontrolowanego do wdrożenia działań korygujących celem wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.

Pismem z 28 lipca 2025 r. Kujawsko-Pomorski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych poinformował o sposobie i trybie wdrożeniu zaleceń pokontrolnych.