Ochrona danych osobowych

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w zbiorach konsularnych

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, iż:

Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pana/Pani danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie (00-580), Al. J. Ch. Szucha 23.
Konsul RP w Królestwie Niderlandów, z siedzibą w Hadze, wykonuje obowiązki administratora w stosunku do danych zawartych w prowadzonych przez niego zbiorach konsularnych.
Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki
w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. Funkcję tę pełni Pan Daniel Szczęsny.

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

adres e-mail: iod@msz.gov.pl

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
Dane zawarte w zbiorach konsularnych przetwarzane są na podstawie przesłanek zawartych
w art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji przez konsula RP obowiązków wynikających z odrębnych przepisów prawa (wskazanych w tabeli poniżej).
Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, które nie spełnia gwarancji ochrony co najmniej równorzędnej do tej przewidzianej przepisami RODO. Dane mogą być przekazane do państwa trzeciego wyłącznie w przypadku, gdy obowiązek taki określony jest w prawie polskim lub prawie Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami art. 44 - 46 RODO.
Pani/Pana dane mogą być udostępnione właściwym podmiotom, w tym organom publicznym, na podstawie przepisów prawa.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz jest niezbędne
do rozpatrzenia sprawy.
W przypadku, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej, przysługują Pani/Panu prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (o ile będą miały zastosowanie art. 17 i 18 RODO).
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ
na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
Dane osobowe mogą być udostępniane osobom lub podmiotom trzecim uprawnionym do dostępu do nich na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności w związku z podpisanymi umowami, np. dostawcy usług IT
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa

Informacje szczegółowe dotyczące podstawy prawnej, celu i okresu przetwarzania danych osobowych
w odniesieniu do poszczególnych czynności wykonywanych przez konsula RP

	PODSTAWA PRAWNA	CEL	OKRES
Sprawy dotyczące utraconych dokumentów i przekazywania odnalezionych dokumentów	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne, ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych	Realizacja zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego oraz o wydanie zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. Przekazanie do Polski dowodów rejestracyjnych i praw jazdy.	5 lat
Sprawy wizowe	Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy), ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE oraz członków ich rodzin, ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie bądź odmowa wydania wizy Schengen lub wizy krajowej, cofnięcie lub unieważnienie wiz oraz rozstrzygnięcie w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku o wydanie wizy.	1 rok (licząc od dnia wydania decyzji)
Sprawy dotyczące tłumaczeń	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Sporządzenie tłumaczenia dokumentów, poświadczenie tłumaczenia, wydanie wielojęzycznego standardowego formularza	5 lat
Sprawy dotyczące pomocy konsularnej	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r – Prawo konsularne oraz w związku z art. 6 ust. 1 lit. c i d oraz art. 9 ust.2 lit. c i art. 10 RODO	Udzielenie pomocy konsularnej	5 lat (za wyjątkiem danych osobowych związanych ze zwrotem przyjętych depozytów lub zwrotem rzeczy znalezionych, które przetwarzane są bezterminowo)
Sprawy dotyczące pomocy prawnej	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Doręczenie pism, przesłuchania, przekazanie informacji do właściwego organu, sądu lub prokuratora zgodnie z wnioskiem o pomoc prawną	5 lat
Sprawy dotyczące stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imion i nazwisk	Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Realizacja wniosku o podjęcie działań przewidzianych we właściwych przepisach prawa	50 lat (zawarcie związku małżeńskiego przed Konsulem RP) 10 lat (zmiana imienia i nazwiska, uznanie ojcostwa, narodziny, zgony, małżeństwa za granicą, transkrypcja aktu stanu cywilnego w Rzeczypospolitej Polskiej, inne sprawy stanu cywilnego)
Sprawy notarialne	Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Realizacja wniosku o wykonanie czynności notarialnych przewidzianych we właściwych przepisach prawa.	10 lat (dane związane z wydaniem aktu notarialnego) 2 lata (pozostałe czynności notarialne)
Sprawy dotyczące wydania tymczasowego dokumentu podróży	Decyzja Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich zebranych w ramach Rady z dnia 25 czerwca 1996 r. w sprawie ustanowienia tymczasowego dokumentu podróży, ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie tymczasowego dokumentu podróży lub polskiego tymczasowego dokumentu podróży dla cudzoziemca.	10 lat
Sprawy dotyczące Karty Polaka	Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Przyznanie, odmowa przyznania, unieważnienie albo przedłużenie ważności Karty Polaka	10 lat 2 lata w przypadku zgłoszenia utraty, zniszczenia lub odnalezienia Karty Polaka
Legitymacje szkolne	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie legitymacji szkolnej	5 lat
Zaświadczenie wydane w oparciu o art. 11aa ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim	Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim.	Wydanie zaświadczenia polonijnego.	5 lat
Sprawy dotyczące legalizacji dokumentów oraz wydobycia dokumentów z zagranicy	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Legalizacja dokumentu urzędowego sporządzonego lub uwierzytelnionego w państwie przyjmującym	2 lata
Sprawy dotyczące małego ruchu granicznego	Rozporządzenie nr 1931/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające przepisy dotyczące małego ruchu granicznego na zewnętrznych granicach lądowych państw członkowskich i zmieniające postanowienia Konwencji z Schengen oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie, odmowa wydania, unieważnienie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego	2 lata
Sprawy paszportowe	Ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne, art. 6 ust.1 lit. c, art. 9 ust.2 lit. g oraz art.10 RODO	Wydanie dokumentu paszportowego, zgłoszenie utraty, zniszczenia, odmowa wydania, stwierdzenia nieważności i unieważnienie dokumentu paszportowego.	60 lat w przypadku wydania dokumentu paszportowego, w pozostałych sprawach 10 lat
Sprawy dotyczące repatriacji	Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o repatriacji oraz z ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Uznanie za osobę polskiego pochodzenia, udzielenie wizy repatriacyjnej, udzielanie pomocy repatriantom ze środków budżetu państwa	25 lat
Sprawy dotyczące spadków	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Realizacja praw do spadku przysługujących Skarbowi Państwa.	Bezterminowo
Sprawy dotyczące obywatelstwa polskiego	Ustawa z dnia 2 kwietnia 2009 r. o obywatelstwie polskim oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne	Realizacja wniosku o: nadanie przez Prezydenta RP obywatelstwa polskiego, wyrażenie zgody przez Prezydenta RP na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego, przywrócenie obywatelstwa polskiego, potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego, przyjęcia oświadczenia o wyrażeniu zgody na nabycie obywatelstwa polskiego, zrzeczenie się polskiego obywatelstwa, uznanie za obywatela polskiego.	20 lat (w zakresie stwierdzania obywatelstwa, nabywania, nadania, przywrócenie obywatelstwa i utraty obywatelstwa 5 lat (w zakresie pozostałej korespondencji w sprawach obywatelskich)
Sprawy dotyczące uzyskania informacji	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Udzielenie informacji	2 lata
Sprawy dotyczące wydawania zaświadczeń	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne	Wydanie zaświadczenia służącego realizacji interesu prawnego strony lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa.	10 lat, a w przypadku wydania zaświadczenia w sprawie o przywóz albo przewóz przez terytorium RP broni i amunicji, przewóz zwłok, - ekshumacji 5 lat.
Sprawy dotyczące udzielania wsparcia Polakom za granicą	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne oraz na podstawie przesłanek art. 6 ust. 1 lit. d oraz art. 9 ust.2 lit. c RODO	Ochrona interesów polskich obywateli oraz polskich osób prawnych przebywających czasowo za granicą, w tym informowanie o sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych	5 lat
Wybory i referenda ogólnokrajowe	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne oraz ustawa z dnia 5 stycznia 2011 - Kodeks wyborczy	Przeprowadzenie głosowania w wyborach Prezydenta RP, do Sejmu RP i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego oraz w referendum ogólnokrajowym.	5 lat
Sprawy dotyczące książeczek żeglarskich i inne sprawy morskie	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne, ustawa z dnia 29 czerwca 2020 r. Kodeks morski, ustawa z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie morskim, ustawa z dnia 16 marca 1995 r. o zapobieganiu zanieczyszczenia morza przez statki, ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu	Wystawienie, książeczki żeglarskiej, wydanie tymczasowego świadectwa polskiej przynależności statku, certyfikatu bezpieczeństwa statku	10 lat w sprawach dot. książeczek żeglarskich, w pozostałych 5 lat
EPUAP	Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznej	Potwierdzenie profilu zaufanego	20 lat
Sprawy dot. wniosków dot. zgody na służbę w obcym wojsku, udostępnienia dokumentów będących w zasobach IPN	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Przekazanie do właściwego organu wniosku o udzielenie zgody na służbę w obcym wojsku lub obcej organizacji wojskowej, przekazanie do IPN wniosku o udostępnienie dokumentów będących w zasobach Instytutu Pamięci Narodowej	10 lat