Komenda Miejska
Państwowej Straży Pożarnej
w Szczecinie

1. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych oraz zasady ich przyjmowania

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonywane:
   1. pisemnie pocztą na adres korespondencyjny Komendy Miejskiej PSP
      w Szczecinie z adnotacją „ZGŁOSZENIE NARUSZENIA”;
   2. elektronicznie na adres email sekretariat@straz.szczecin.pl, w temacie wiadomości wpisując „ZGŁOSZENIE NARUSZENIA”.
   3. ustnie podczas rozmowy telefonicznej ze wskazaną osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń.;
   4. ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Komendy Miejskiej PSP w Szczecinie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty o takie spotkanie.
   5. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 i 4 zgłoszenie jest dokumentowane w przypadku protokołu zgłoszenia zewnętrznego.

2. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
   1. dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny i/lub numer telefonu i/lub adres mailowy);
   2. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia zewnętrznego;
   3. dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa w tym imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   4. opis naruszenia prawa oraz data, miejsce i okoliczności zdarzenia;
   5. informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;
   6. podpis zgłaszającego za wyjątkiem zgłoszeń zewnętrznych, dokonanych ustnie lub za pomocą bezpośredniego spotkania.

3. Zgłaszający może dołączyć do zgłoszenia zewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa, wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.

4. Wzór karty zgłoszenia zewnętrznego zamieszczono poniżej.

W Komendzie Miejskiej PSP w Szczecinie anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie podlegają rozpoznaniu

2. Tryb postępowania ze zgłoszeniami - podejmowanie działań następczych

1. W Komendzie Miejskiej PSP w Szczecinie za przyjmowanie zgłoszeń, podejmowanie działań następczych oraz komunikację z sygnalistą, odpowiedzialny jest Zespół do spraw sygnalistów.

2. Procedura postępowania ze zgłoszeniami:

1) przyjęcie imiennego zgłoszenia naruszenia prawa,

2) wstępna weryfikacja formalna,

3) rejestracja zgłoszenia,

4) potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia - 7 dni od dnia otrzymania (chyba, że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem  w tym zakresie lub Zespół ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty),

3. 5) przekazanie - do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Komendanta Głównego - niezwłocznie, nie później niż w terminie 14  dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni po poinformowaniu o tym sygnalisty,
4. 6) postępowanie wyjaśniające – w uzasadnionych przypadkach Zespół może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Komendanta Głównego,
5. 7) informacja zwrotna - 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
6. W uzasadnianych przypadkach Zespół przekazuje informację zwrotną
   w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

3. Ochrona danych, zasady zachowania poufności tożsamości oraz postępowanie z dokumentacją

1. Dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie zewnętrzne dotyczy podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
2. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba, że za wyraźną zgodą zgłaszającego, z zastrzeżeniem sytuacji, w której ujawnienie tożsamości zgłaszającego wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
3. Zgłaszającego należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie postępowania karnego.
4. Dokumentacja  zgromadzona  w następstwie przyjętego zgłoszenia zewnętrznego:
   1. nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami, gdy obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa;
   2. podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, co dotyczy wszelkich informacji w niej zawartych, w szczególności rodzących ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;
   3. dostęp do dokumentacji w danej sprawie posiadają jedynie upoważnione osoby;
   4. dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez okres określony w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Państwowej Straży Pożarnej. 

IV.     Inicjowanie zgłoszeń

W przypadku, gdy sygnalista uzna, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
a naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej organu, w Komendzie Miejskiej PSP w Szczecinie rekomenduje się korzystanie
z procedury zgłoszeń wewnętrznych. 

V.    Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
BIURORZECZNIKA@BRPO.GOV.PL
ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)