Komisja Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej

należy podawać wyłącznie tę polską nazwę, np.: Antwerpia, Ateny, Bagdad, Baku, Bangkok, Brześć, Dyneburg, Erywań, Haga, Hawana, Kair, Kajenna, Kopenhaga, Kurytyba, Londyn, Lwów, Madryt, Moskwa, Nicea, Nowy Jork, Pekin, Praga, Tanger, Tokio, Wiedeń, Wilno, Zagrzeb.

Uwaga: na uzasadniony wniosek osoby, której dotyczy dany akt stanu cywilnego, można zrezygnować z podawania polskiej nazwy miejscowości, w zamian podając nazwę oryginalną;
w takich przypadkach stosuje się odpowiednio zasady zapisu nazwy omówione w pkt. 2 i 3.

Zalecane przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej polskie nazwy miejscowości wymienione są w publikacji „Urzędowy wykaz polskich nazw geograficznych świata” (dostępny jest również aktualizowany wykaz zmian polskich nazw zawartych w tej publikacji).

Należy stosować wyłącznie te polskie nazwy, które są wymienione w tej publikacji, a niewymienienie w „Urzędowym wykazie...” danej nazwy jest jednoznaczne ze stwierdzeniem, że Komisja jej nie zaleca, nawet jeżeli jest spotykana w niektórych publikacjach.

należy podać wyłącznie nazwę oryginalną, z uwzględnieniem wszelkich występujących w niej znaków diakrytycznych, np.: Amsterdam, Buenos Aires, Canberra, Düsseldorf, Hradec Králové, Jēkabpils, Malmö, Ottawa, Podgorica, Reykjavík, Şəki, Timișoara, Tromsø, Umeå, Valletta, Varaždin.

należy podać odpowiadający jej zapis literami alfabetu łacińskiego (zapis w transliteracji). Konwersji na zapis literami alfabetu łacińskiego należy dokonać albo zgodnie z zasadami transliteracji przyjętymi dla danego języka przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej (przyjęte zasady transliteracji dostępne są tu), albo zgodnie z zasadami transliteracji przyjętymi w państwie, w którym znajduje się dana miejscowość, ewentualnie zgodnie z zapisem zastosowanym w dokumentach przedłożonych w urzędzie przez osobę występującą z danym wnioskiem, np.: Aķtau, Alchevsk, An-Nāşiriyyah, Burgas, Chiang Mai, Dar‛ā, Ierápetra, Kitakyūshū, Ķūrġonteppa, Mek'elē, Mişrātah, Mörön, Nawādhībū, Pakxé, Petaẖ Tikva, Pokharā, Rājśāhī, Siĕm Réab, Sittwe, Skopje, Tbilisi, Vanadzor, Xi’an, Zāhedān.