Ministerstwo Spraw
Wewnętrznych i Administracji
Instytucja Pośrednicząca

Pytanie 1

Reprezentuję firmę szkoleniową, która przygotowuje się do złożenia wniosku do Poddziałania 5.2.1. W swoim projekcie wsparcie skierujemy do 5 gmin. Na codzień przy realizacji innych projektów współpracujemy z firmą, która specjalizuje się w opracowywaniu i wdrażaniu systemów informatycznych dla przedsiębiorców i JST. Czy istnieje taka możliwość aby zawiązać partnerstwo obejmujące naszą firmę (doświadczenie z zarządzaniu projektami UE, w tym z EFS), 5 gmin oraz firmę informatyczną, która przeszkoli urzędników gmin oraz wdroży pewne narzędzia informatyczne, które po projekcie zostaną im oddane na własność (wartość dodana projektu)? Oczywiście w takim zakresie budżet projektu będzie obejmowal  przede wszystkim koszty działań tej firmy informatycznej, która udzieli pakiety edukacyjne Gminom, wdroży i przeszkoli urzędników z tych pakietów? Czy takie partnerstwo będzie formalnie zgodne z prawem w zakresie realizacji takiego przedsięwzięcia? Firma informatyczna z uwagi na duże doświadczenie w tej dziedzinie będzie występowala w projekcie jako instytucja wnosząca swoje know-how oraz narzędzia.

Odpowiedź

Zgodnie z pkt 6 Zakresu realizacji projektów partnerskich określonego przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 1 stycznia 2011 r. "realizacja projektów w partnerstwie z innymi podmiotami stanowi odmienny sposób realizacji zadania niż zlecenie zadania publicznego innym podmiotom spoza sektora finansów publicznych, jak również zakup towarów lub usług.

Zatem, zawiązanie partnerstwa w układzie dwóch podmiotów komercyjnych + 5 JST jest jak najbardziej możliwe. Jednak zakres zadań powierzonych firmie informatycznej, nie może stanowić tożsamego rozwiązania, jakie możliwe jest do uzyskania przy zleceniu zadania projektowego zgodnie z trybem konkurencyjnym, którego stosowanie obowiązuje podmioty nie stosujące ustawy Prawo Zamówień Publicznych (innymi słowy ominięcie trybu konkurencyjnego poprzez formułę partnerstwa). Należy pamiętać, że realizacja zadań w projekcie nie oznacza świadczenia usług na rzecz Beneficjenta (lidera).

Pytanie 2

Przeprowadzenie ponownej samooceny CAF we wszystkich samorządach objętych projektem jest wymogiem dostępu w ramach konkursu. Chcielibyśmy w związku z tym przewidzieć w ramach przygotowywanego projektu doradztwo dla samorządów oraz sfinansować wydatki organizacyjne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia procesu samooceny (wyjazdowe spotkanie dla grupy samooceny). Czy powyższe podejście jest właściwe?

Odpowiedź

Zgodnie z konstrukcją metody CAF, doradztwo zewnętrznych konsultantów nie jest warunkiem niezbędnym dla poprawnego zastosowania Wspólnej Metody Oceny przez urząd JST. Powyższa uwaga dotyczy w szczególności urzędów które mają doświadczenie w stosowaniu modelu CAF (np. przeprowadziły już samoocenę).  W związku z powyższym poniesienie obu ww. wydatków, powinno być ograniczone do niezbędnego minimum. Ocena racjonalności ponoszenia wydatków oraz efektywności kosztowej dokonywana będzie każdorazowo na etapie oceny merytorycznej projektu.

Dodatkowo należy podkreślić, iż obowiązkiem Beneficjenta będzie przedstawienie sprawozdania z samooceny przez każdy z samorządów objętych wsparciem. Dokument ten będzie wymagany na etapie rozliczenia projektu w celu udokumentowania ogólnej poprawy uzyskanego wyniku samooceny (przy czym wysokość wzrostu uzyskanego wyniku, zarówno w poszczególnych obszarach jak i wyniku ogólnego nie podlega ocenie).

Pytanie 3

Czy w budżecie projektu możliwe jest uwzględnienie kosztów dojazdu oraz zakwaterowania pracowników samorządowych delegowanych do odbycia szkoleń/studiów podyplomowych poza miejscem zamieszkania?

Odpowiedź

Uwzględnienie w budżecie projektu kosztów związanych z dojazdem oraz zakwaterowaniem pracownika samorządowego skierowanego do odbycia studiów podyplomowych i/lub szkolenia poza miejscem zamieszkania co do zasady stanowi wydatek kwalifikowalny o ile:

1. jest zgodny z podstawowymi zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, w tym w szczególności jest niezbędny dla realizacji projektu, a więc ma bezpośredni związek z celami projektu;
2. sposób poniesienia oraz udokumentowania wydatku jest zgodny z aktualną wersją wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania PO KL;

 

• Ad. 1)

Sposób kalkulacji kosztów pozwala na ocenę racjonalności przyjętych kosztów delegacji, a uwzględnione w budżecie koszty studiów podyplomowych/szkoleń oraz sposób ich organizacji nie budzi wątpliwości ekspertów oceniających merytorycznie projekt;

• Ad. 2)

Beneficjent należycie udokumentował wydatek tj. dokumentami potwierdzającymi wydatki poniesione na przejazd są bilety komunikacji publicznej, koszty noclegu rozliczane są na podstawie rachunku. Wprzypadku długotrwałych form wsparcia takich jak np. studia podyplomowe zalecane jest uprzednie zawarcie umowy szkoleniowej z pracownikiem kierowanym do odbycia studiów, w której uregulowane zostaną prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika.

W uzasadnionych przypadkach i wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem możliwe jest rozliczenie kosztów przejazdu na podstawie oświadczenie korzystania z własnego samochodu przy czym, w takim przypadku, zwracana może być wyłącznie kwota do wartości biletu najtańszego środka transportu publicznego na danej trasie, po złożeniu przez uczestnika projektu wniosku o zwrot kosztów dojazdu z podaniem: trasy dojazdu, kosztu, nr samochodu itp. (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2011 r. nr 61, poz. 308)).

Beneficjent (Projektodawca) musi potwierdzić, że koszt dojazdu dotyczy najtańszego przejazdu publicznymi środkami transportu (np. bilety kolejowe II klasy, bilety autobusowe PKS, komunikacji miejskiej itp.) na danej trasie. Beneficjent winien przechowywać dwa oryginalne bilety i ich kserokopie (z uwagi na nieczytelność biletów z upływem czasu).

Zwrot kosztów dojazdu dotyczy tylko uczestników projektu, których miejsce zamieszkania jest inne niż miejscowość, w której realizowana jest dana forma wsparcia.

Kwalifikowalne są również wydatki poniesione przez beneficjenta w związku z organizacją transportu zbiorowego (np. poprzez wynajem minibusa lub autobusu) w sytuacji, gdy nie jest możliwy dojazd uczestników projektu we własnym zakresie lub nie jest możliwy dojazd dostępnymi środkami komunikacji na miejsce szkolenia. Dokumentem poświadczającym dokonanie wydatku będzie w takiej sytuacji faktura wystawiona przez firmę przewozową (przewoźnika) za usługę transportową.

Ponadto:

• Co do zasady dopuszczalne jest także rozliczanie wydatków związanych z dojazdem oraz zakwaterowaniem za pomocą delegacji służbowej. Wysokość kosztów delegacji pracownika samorządowego skierowanego do udziału w danej formie kształcenia powinna zostać obliczona w szczególności zgodnie z poniższymi przepisami prawa:
• Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2006 r. nr 227, poz. 1661);
• Na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, koszty związane z rozliczeniem przejazdów oraz zakwaterowaniem pracowników samorządowych powinny zostać uwzględnione w budżecie projektu. W przypadku rozliczania ww. kosztów przez samorządy będące partnerami projektu, niezbędne jest odpowiednie uregulowanie wysokości, trybu przekazania i sposobu rozliczenia środków pomiędzy liderem oraz partnerami projektu. Powyższe uzgodnienia powinny zostać zawarte w umowie partnerskiej, której wzór stanowi załącznik do wytycznych „Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” z dnia 1 stycznia 2011 roku.
• Na etapie szacowania potrzeb związanych z dojazdem oraz zakwaterowaniem należy pamiętać, iż zgodnie z pkt. 3.2 dokumentacji konkursowej (str. 8-9), nie jest możliwe objęcie wsparciem pracowników nie będących pracownikami samorządowymi (ustawa z dnia 21 listopada 2008 r., o pracownikach samorządowych - Dz.U.08.223.1458) np. osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej, nauczycieli, strażników gminnych/miejskich etc.

Pytanie 4

Czy istnieje możliwość zatrudniania do projektu pracowników/współpracowników podmiotów tworzących partnerstwo?

Odpowiedź

Kwestia zatrudniania do projektów pracowników podmiotów tworzących partnerstwo została uregulowana w pkt. 7 rozdz. II „Zakresu realizacji projektów partnerskich określonego przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”  z 20 grudnia 2011r., zgodnie z którym „idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości zlecania świadczenia usług, czy zakupu towarów pomiędzy beneficjentem (liderem) a partnerami, w tym także angażowania pracowników/współpracowników partnerów przez beneficjenta (lidera).”

Powyższy zapis dotyczy również projektodawców składających wnioski o dofinansowanie w odpowiedzi na konkurs nr 1/POKL/5.2.1/2011 „Doskonalenie zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego na podstawie wyników Wspólnej Metody Oceny (CAF) ”, pomimo tego, że obowiązującą ich wersją „Zakresu realizacji projektów partnerskich …” jest wersja z 1 stycznia 2011r.,  w której nie ma sformułowanego ww. zakazu.

Zgodnie ze stanowiskiem IZ POKL, wyrażonym na posiedzeniu grupy roboczej ds. finansowych, zakaz angażowania pracowników/współpracowników partnerów przez beneficjenta (lidera) wynika i obowiązuje od wejścia w życie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.), której art. 28a stwierdza: „mogą być tworzone partnerstwa, przez podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe realizujące wspólnie projekt.”