Ministerstwo Spraw
Wewnętrznych i Administracji
Instytucja Pośrednicząca

W związku z dużym zainteresowaniem udziałem w konkursie pt. „Wsparcie JST w zakresie wdrożenia standardów świadczenia elektronicznych usług publicznych oraz elektronizacji wymiany korespondencji za pomocą ePUAP”, poniżej zamieszczamy zestawienie najczęściej zadawanych pytań. 

W przypadku Wnioskodawców planujących uruchomienie w urzędach JST punktów potwierdzania profili zaufanych zalecane jest zapoznanie się z informacjami zamieszczonymi na stronie ePUAP. Na stronie dostępne są kompletne informacje dot. procedury utworzenia punktu potwierdzającego jak i materiały promocyjne, w tym wzory przydatne do oznakowania punktu potwierdzającego profil zaufany.

Pyt. 1 - Do kiedy można realizować projekt?

Zalecany przez Instytucję Organizującą Konkursu termin realizacji projektu to 30 czerwca 2015 roku. Przyjęcie powyższego terminu jest zgodne z zaleceniem Instytucji Zarządzającej PO KL i ma na celu wywiązanie się z obowiązku zakończenia realizacji projektu oraz rozliczenia wydatków przez Beneficjentów do końca 2015 roku.

Pyt. 2 - Do kiedy należy osiągnąć wskaźniki zaplanowane w projekcie?

Wszystkie wskaźniki określone dla celu głównego oraz celów szczegółowych muszą zostać osiągnięcie najpóźniej do końca okresu realizacji projektu.

Pyt. 3 – Czy w ramach celu obligatoryjnego nr 3 dotyczącego wysyłania korespondencji elektronicznej przez urząd JST (ujętego w kryterium dostępu nr 3 weryfikowanego na etapie oceny merytorycznej - str. 25 dokumentacji konkursowej), możliwe jest osiąganie wskaźnika poprzez wysyłanie innych dokumentów elektronicznych, niż te przesyłane za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej (ESP)?

Nie. W ramach wymienionego w pytaniu celu obligatoryjnego oczekiwane jest wskazanie poziomu o ile wzrośnie liczba pism wysyłanych elektronicznie przez urzędy samorządowe objęte projektem, wyłącznie za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej. Korespondencja wysyłana e-mailem, lub np. jako sms nie będzie spełniania założeń wymienionego celu. Zadaniem wnioskodawcy jest określenie wartości wskaźnika-ów odnoszących się do ww. celu.

Pyt. 4 – Czy w ramach celu szczegółowego nr 3 dot. wzrostu wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urzędy JST (o którym mowa w pytaniu powyżej) – należy liczyć korespondencję wysyłaną do obywateli czy również do innych urzędów?

Każde pismo elektroniczne wysłane przez urząd JST na elektroniczną skrzynkę podawczą innego podmiotu może być wliczone. Rodzaj adresata nie ma wpływu na osiąganie wskaźnika (osoba fizyczna, przedsiębiorca, inny urząd). Ponieważ wymieniony w pytaniu cel szczegółowy odnosi się do pism wysłanych przez urząd, zalecane jest wstępne oszacowanie rodzaju spraw, w których JST objęte projektem będą preferowały elektroniczny tryb prowadzenia korespondencji (co pozwoli na urealnienie wartości osiąganych wskaźników).

Pyt. 5 - W naszej gminie prowadziliśmy dotychczas bardzo niewiele postępowań o udzielenie zamówień publicznych dotyczących IT (zakupu systemów informatycznych, tworzenia e-usług itp.) Czy możliwe jest uwzględnienie kosztów związanych z przeszkoleniem pracowników JST w tym specjalistycznym zakresie?

Powyższe działanie jest możliwe w takim zakresie, w jakim jest to bezpośrednio związane z celami projektu. Uzasadnienie potrzeby realizacji takich działań powinno odwoływać się do zidentyfikowanych przez Wnioskodawcę barier  (braku wiedzy, umiejętności, doświadczenia). Należy pamiętać, iż nie tylko na etapie realizacji projektu, lecz także po jego zakończeniu, z uwagi na konieczność utrzymania rozwiązań IT w kolejnych latach, każda jednostka samorządu terytorialnego będzie musiała dokonywać zamówień w tym obszarze, bez względu na tryb w jakim dokonano zakupu w toku realizacji projektu (np. zakup systemu EZD przeprowadzony przez lidera dla wszystkich członków partnerstwa).  (patrz także pytanie 11)

Pyt. 6 - Czy grupa docelowa konkursu obejmuje także związki międzygminne?

Grupa docelowa nie obejmuje związków międzygminnych (bezpośrednie dofinansowanie związku międzygminnego nie jest możliwe). Wsparcie procesu świadczenia e-usług możliwe jest w takim zakresie w jakim dotyczy to zadań realizowanych przez JST (przez urząd JST lub przez jednostki organizacyjne podległe samorządowi). Należy pamiętać, iż kryterium dostępu definiujące grupę docelową obejmuje także pracowników JST (zgodnie z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych). Na etapie analizowania zakresu projektu należy upewnić się, czy osoby zatrudnione w danej jednostce organizacyjnej gminy/powiatu/województwa są pracownikami samorządowymi, w przeciwnym razie realizacja działań projektowych w stosunku do osób tam zatrudnionych nie będzie dopuszczalna, a sam sens działań modernizacyjnych w takiej jednostce podważalny.

Pyt. 7 – Czy możliwe jest wdrożenie w ramach projektu normy ISO 27001?

Wdrożenie normy odnoszącej się do zarządzania bezpieczeństwem informacji jest możliwe w ramach realizacji zadań projektowych. Każdorazowo we wniosku o dofinansowanie wymagane jest jednak podanie uzasadnienia dla potrzeby dokonania takiego wdrożenia. Wdrożenie normy ISO 27001 powinno odnosić się do zaplanowanego w projekcie uruchomienia w urzędzie punktu potwierdzania profili zaufanych dla którego uruchomienia niezbędne jest spełnienie warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników. Z uwagi na brak obowiązku posiadania ww. normy jako warunku niezbędnego dla uzyskania zgody ministra właściwego do spraw informatyzacji na uruchomienie punktu potwierdzającego profil zaufany, zalecane jest uprzednie rozważenie przez JST korzyści i kosztów związanych z wdrożeniem oraz utrzymaniem normy ISO w kolejnych latach (m.in. obowiązek prowadzenia okresowych przeglądów – audytów, koszty odnawiania certyfikatu dla systemu, zwiększone nakład pracy pracowników JST). Wdrożenia realizowane w ramach projektu (bez względu na ich charakter) powinny cechować się trwałością zarówno w okresie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu.

Pyt. 8 - Jak wypełnić pkt. 3.5 Oddziaływanie projektu we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Hasła możliwe do wyboru z listy rozwijanej w generatorze wniosków (kolumna: Oczekiwane efekty realizacji POKL) nie odpowiadają specyfice projektu?

Zgodnie z zapisami wytycznych Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w POKL (str. 40) ww. pole należy uzupełnić samodzielnie (wpisać oczekiwany efekt realizacji POKL) zgodnie z następującym schematem (dopuszczalne są dwa rozwiązania):

• Wpisanie celu szczegółowego określonego dla danego Priorytetu zgodnie z jego brzmieniem w PO KL:

Treść: modernizacja procesów zarządzania w administracji publicznej i wymiarze sprawiedliwości

• Wpisanie celu określonego dla danego Działania PO KL zgodnie z jego brzmieniem w SzOP PO KL (dla Działania 5.2 POKL):

Treść: wzrost jakości usług publicznych świadczonych przez urzędy na szczeblu samorządu terytorialnego oraz poprawa jakości polityk i programów o zasięgu regionalnym i lokalnym.

Pyt. 9 - Chcielibyśmy w projekcie uruchomić punkt potwierdzania profilu zaufanego. Jakie koszty możemy uwzględnić dla tego działania?

W ramach zadania dot. uruchomienia punktu potwierdzania profilu zaufanego  dopuszczalne jest uwzględnienie kosztów związanych z wyposażeniem stanowiska (jednego lub kilku) poświadczania profilu zaufanego (np. zakup komputera, drukarki, mebli biurowych).  Dopuszczalne jest także uwzględnienie kosztu pracy pracowników JST obsługujących punkt potwierdzający profil zaufany. Koszt taki powinien zostać oszacowany w oparciu o zakładaną w projekcie liczbę profili zaufanych planowanych do osiągnięcia przez dany JST. Czas pracy przyjęty do obliczeń nie powinien przekraczać 15 min dla potwierdzenia profilu zaufanego dla jednej osoby (najczęściej od 5 do 10 min). Koszt pracy pracowników obsługujących punkty obsługujące profil zaufany mogą zostać uwzględnione w budżecie projektu także jako wkład własny wnoszony przez JST. W przypadku sfinansowania w ramach projektu wyposażenia punktu potwierdzającego profil zaufany oczekiwane jest zapewnienie trwałości takiego punktu również po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku realizacji przez JST działań o charakterze akcyjnym skierowanych do mieszkańców (np. uruchomieniu punktu potwierdzającego profil zaufany poza normalnymi godzinami pracy urzędu) zakres kosztów obejmował będzie inne pozycje, w tym także koszty, które powinny zostać ujęte we wniosku w ramach limitu 20% wydatków przeznaczonych na realizację działań o charakterze promocyjnym dot. wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST (ww. limit określa kryterium dostępu nr 4 – str. 26 dokumentacji konkursowej).

Pyt. 10 - Zgodnie z wymogiem konkursowym (obligatoryjny cel szczegółowy nr 4) planujemy uruchomić w projekcie nowe elektroniczne usługi w każdym samorządzie objętym projektem. Z diagnozy wynika, że tylko w 1 z 5 JST nie została dotychczas uruchomiona usługa złożenia pisma ogólnego do urzędu, łącznie chcielibyśmy uruchomić w każdym JST 3 nowe e-usługi. Jak należy opisać wskaźnik?

Kryterium dostępu którego dotyczy pytanie (str. 25 dokumentacji konkursowej), zobowiązuje Wnioskodawcę do podniesienia liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST objęte projektem (nie jest wymagane szczegółowe określenie jakie będą to usługi, przy czym należy pamiętać o zakazie finansowania formularzy usług będących zadaniami z zakresu administracji rządowej). Określenie wskaźnika celu nie zostało narzucone Wnioskodawcy treścią kryterium, co dopuszcza możliwość różnorodnej notacji wskaźników we wniosku (Wnioskodawca ma do dyspozycji dla każdego celu szczegółowego maksymalnie 5 wskaźników). Warto pamiętać, iż poprawny dobór wskaźników oznacza konieczność samodzielnego zdefiniowana brzmienia wskaźników (wskaźniki z listy rozwijanej w GWA nie są adekwatne dla celów szczegółowych projektu).

Obowiązkiem Wnioskodawcy będzie zatem przyjęcie takiego zapisu, który jednoznacznie wskaże, iż w każdej z JST objętej projektem zostanie uruchomiona minimum jedna nowa elektroniczna usługa. Co do zasady dopuszczalne jest zatem uruchomienie różnych usług dla JST objętych projektem.

Dla przykładu:

Wskaźnik łączny dla wszystkich JST:

Liczba nowych e-usług uruchomionych w JST objętych projektem  (w tym dla gminy E pismo ogólne do urzędu) -  wartość: bazowa  = 0, docelowa = 3.

Lub

Wskaźniki opisane rozdzielnie dla JST:

1. Liczba nowych e-usług uruchomionych w gminie A – wartość: bazowa  = 0, docelowa = 3.
2. Liczba nowych e-usług uruchomionych w gminie B – wartość: bazowa  = 0, docelowa = 3.
3. Liczba nowych e-usług uruchomionych w gminie C – wartość: bazowa  = 0, docelowa = 3.
4. Liczba nowych e-usług uruchomionych w powiecie D – wartość: bazowa  = 0, docelowa = 3.
5. Liczba nowych e-usług uruchomionych w gminie E (w tym usługa pismo ogólne do urzędu)  – wartość: bazowa  = 0, docelowa = 3.

(W przypadku większej liczby JST objętych projektem niż 5 możliwe jest tworzenie wskaźników grupujących JST w przypadku gdy dla różnych JST uruchamiana będzie różna liczba nowych e-usług).

Pyt. 11 - Jaki zakres szkoleń można realizować w ramach konkursu?

Informacje dotyczące zakresu tematycznego szkoleń zalecanych do realizacji w ramach konkursu zostały omówione w treści prezentacji: Założenia konkursu 2/PO KL 5.2.1/2013slajd 33 oraz 34. (Patrz także pytanie nr 5). Do pobrania poniżej.