Prokuratura Okręgowa
w Gliwicach

Rejestry, ewidencje

W prokuraturach okręgowych prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1. repertoria z działalności:

• karnej: "Ds"
• administracyjnej: "Pa"
• cywilnej: "Pc"

2. rejestry z zakresu działalności:

• karnej: "Ak", "Di", "Dsn", "Kw", "Ns", "Ntk", Opk", "Osn", "Oz" i "Pn"
• administracyjnej: "Ip"
• cywilnej: "Osn"
• strzeżenia praworządności: "Zt"
• kontroli: "Wl"
• rejestry z zakresu działalności karnej, administracyjnej i cywilnej: "Ko" i "Pp"
• rejestr dotyczący udziału prokuratora w postępowaniu sądowym: "W"
• rejestry dotyczące korespondencji z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora: "D" i "E".

W prokuraturach rejonowych prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1. repertoria z działalności:

• karnej: "Ds"
• administracyjnej: "Pa"
• cywilnej: "Pc"

2. rejestry z zakresu działalności:

• karnej: "Di", "Kw", "Ntk", "Opk", "Osn", "Oz" i "Pn"
• administracyjnej: "Ip"
• cywilnej: "Osn"
• strzeżenia praworządności: "Zo" i "Zt"
• rejestry z zakresu działalności karnej, administracyjnej i cywilnej: "Ko" i "Pp"
• rejestr dotyczący udziału prokuratora w postępowaniu sądowym: "W"
• rejestry dotyczące korespondencji z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora: "D" i "E".

Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w "Di", postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium "Ds".

Poza repertorium, "Ds" prowadzi się rejestry.

Rejestrami w zakresie czynności w sprawach karnych są:

1. "Ak" - dla wykonywanych analiz kryminalnych
2. "Di" - dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium, "Ds", podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy; dla apelacji od wyroków w sprawach skierowanych do sądu z subsydiarnym aktem oskarżenia i w sprawach innych organów, w których prokurator kieruje apelację
3. "Dsn" - dla zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym
4. "Ksk" - dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167a k.k.s.
5. "Kw" - dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach
6. "Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, odszkodowanie lub zadośćuczynienie
7. "Ntk" - dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa
8. "Opk" - dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego
9. "Osn" - dla ocen i stanowisk w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej
10. "Oz" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą przychodzących i wychodzących z jednostek
11. "Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich oraz środków odwoławczych w tych sprawach
12. "Sn" - dla pism o wystąpienie Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną i wystąpień Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną oraz udziału prokuratora w postępowaniach w przedmiocie skargi nadzwyczajnej.

Archiwum

Dokumentację działalności Prokuratury Okręgowej w Gliwicach i podległych prokuratur rejonowych przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

Archiwa poszczególnych jednostek gromadzą i przechowują materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B, BE i Bc) ze wszystkich komórek organizacyjnych jednostki.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy głównie :

• przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych oraz informatycznych nośników danych,
• przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
• przechowywanie informatycznych nośników danych dotyczących spraw zakończonych i przekazanych do archiwum;
• porządkowanie przechowywanej w archiwum dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
• przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego,
• przeprowadzanie skontrum oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum.

 

Udostępnianie dokumentacji archiwalnej

1. Dokumentację udostępnia się:
   • na miejscu w archiwum;
   • poprzez jej wypożyczenie;
   • w postaci kserokopii.
2. Oryginały dokumentacji mogą być wypożyczone jedynie za pisemną zgodą kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, która wytworzyła lub przekazała dokumentację albo osoby przez niego upoważnionej.
3. Do udostępniania dokumentacji osobowym spoza jednostki wymagane jest zezwolenie kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.
4. Wniosek o udostepnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum osobom spoza jednostki winien zawierać:
   • datę;
   • nazwę wnioskującego;
   • określenie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie;
   • informację o sposobie udostępnienia;
   • imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
   • cel udostępnienia;
   • uzasadnienie.