Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Polkowicach

Informacja dla sygnalistów 
na podstawie art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów

1. Dane kontaktowe umożliwiające zgłoszenie zewnętrzne:
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:

• w postaci elektronicznej na adres e-mail: sygnalista.psse.polkowice@sanepid.gov.pl poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszenia prawa,
• w postaci papierowej na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna w Polkowicach ul. Rynek 22, 59-100 Polkowice, poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszenia prawa z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”,
• osobiście w siedzibie Powiatowej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej w Polkowicach u pełnomocnika ds. naruszeń prawa.

Wzór formularza: Link do pobrania formularza

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeżeli posiadał uzasadnione podstawy do tego by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalista musi spełnić następujące przesłanki:

1. zgłoszenia dokonuje osoba fizyczna,
2. zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
3. informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. przyjęcie zgłoszenia i potwierdzenie jego przyjęcia na wskazany w zgłoszeniu adres,
2. dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
3. rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w Polkowicach,
4. podjęcie działań następczych z zachowaniem należytej staranności. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy, będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej,
5. przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość informacji:
Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zostanie przekazana kanałem wskazanym przez Sygnalistę w zgłoszeniu.

5. Zasady poufności wskazane w zgłoszeniu zewnętrznym:
Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Polkowicach podejmuje wszelki działania, aby zapewnić pełną poufność procesu zgłaszania naruszeń. W szczególności:

• dostęp do treści zgłoszenia mają wyłącznie pracownicy, którzy zostali do tego upoważnieni,
• informacje zawarte w zgłoszeniu są chronione, a dane identyfikujące Sygnalistę przechowywane są w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają jedynie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia,
• kontakt z osobą zgłaszającą możliwy jest wyłącznie przez pełnomocnika ds. naruszeń prawa.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych
Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Zasady przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów:
Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty oraz w wypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.
Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Dane osobowe przetwarzane, w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego w celu podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Organ usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym                i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się. Chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:
Organ dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
W ramach postępowania, Organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte   w zgłoszeniu, w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

8. Środki ochrony prawnej służące ochronie przed działaniami odwetowymi:
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia.
Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ww. ustawie.
W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.
Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca wspomnianego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności:
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób, lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa wyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenie
Aby zapobiec fałszywym zgłoszeniom ustawa przewiduje możliwość nałożenia kar na osoby, które świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara więzienia do 2 lat (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych:
Jeżeli naruszenie prawa można naprawić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, zachęcamy do dokonywania zgłoszeń w ramach procedury wewnętrznej.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Rolą RPO jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, w tym wstępna weryfikacja zgłoszenia i nadanie sprawie dalszego biegu przez skierowanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub – w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.
Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może także zwrócić się o poufną poradę do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676
e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Kanały komunikacji z Zespołem ds. Sygnalistów upoważnionym przez Rzecznika Praw Obywatelskich:

• pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa. Na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”,
• w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499. Infolinia nie jest kanałem służącym do udzielania porad na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 ustawy.