Samorządy dobrze planujące – Kielce
02.04.2022
Zarządzanie miastem i jego przestrzenią, eksponowanie jego atutów i uwalnianie drzemiących potencjałów to kwestie podnoszone przez mieszkańców w niemal każdym mieście. Samorządy działają jednak różnie – innowacyjne projekty w obszarze zarządzania i planowania przestrzennego w jednych miastach wdrażane są szybciej, w innych wolniej. W niektórych ratuszach o tej sferze życia miasta myśli się wiele, a w innych wcale lub tylko tyle, co niezbędne. Tymczasem podstawą sukcesu zarządzających miastami jest wdrażanie rozwiązań skrojonych na miarę potrzeb społeczności oraz lokalnych możliwości. W serii artykułów #PrzeczytajiZainspirujsię zaprezentujemy projekty realizowane w przemyślany sposób, które nazwać można dobrymi, miejskimi praktykami. Dziś przybliżamy pomysł Kielc, które za pomocą projektu Idea Kielce w szerokim stopniu, angażują mieszkańców we współuczestniczenie w zintegrowanym zarządzaniu miastem.
Kielce mają idee
Przeciętne, duże polskie miasto posiada od 50 do 100 różnych, równolegle działających systemów informatycznych, które na bieżącą produkują nowe zbiory danych. Urząd miasta gromadzi do kilkuset różnych zestawów danych. Jeden wydział samorządowy odpowiada za kilkanaście do kilkudziesięciu baz danych, rejestrów czy ewidencji. Niemożliwe jest zatem, żeby pracownicy miejscy byli w stanie dowiedzieć się jakie zbiory danych gromadzone są w innych wydziałach, bez systemu integrującego te informacje czy chociażby szczegółowej inwentaryzacji. Analiza danych dla potrzeb podejmowania decyzji jest zatem mocno ograniczona, a czasami wręcz niemożliwa. Co zatem zrobić, aby efektywnie wykorzystywać różne dane miejskie, a nie tylko te, do których mamy dostęp? Przykład sukcesu w tym zakresie znajdziemy w Kielcach, gdzie mapa stała się narzędziem realizacji podejścia opartego o analizę danych.
Kielecki projekt - Idea Kielce to portal komunikacji i współpracy władz samorządowych ze społecznością lokalną, pozwalający w jeszcze szerszym stopniu na współuczestniczenie mieszkańców w zintegrowanym zarządzaniu miastem. Znajdują się tu serwisy, w których udostępniane są dane miejskie oraz serwisy informacyjne przystosowane do aktywnej współpracy on-line.
Dane na wagę złota
Kluczowa we wdrażaniu jakichkolwiek rozwiązań opartych na danych jest świadomość ich wagi dla organizacji. Urząd Miasta (UM) w Kielcach taką świadomość buduje już od 2006 roku z pomocą lokalnych liderów. Są to głównie specjaliści wdrażający narzędzia Geograficznego Systemu Informacji (GIS). Z tego właśnie względu to mapa stała się odzwierciedleniem procesów zachodzących w mieście. IDEA Kielce jest oddolną inicjatywą pracowników UM, którzy zauważyli konieczność integracji danych dla lepszego zarządzania miastem.
Mapa jest idealnym miejscem integracji danych, ponieważ 80% danych miejskich posiada swoje odniesienie przestrzenne. Wiedzieli to również pracownicy UM Kielce, dlatego jako miejsce zbioru danych, wybrali system mapowy. Proces integracji wdrażany był wieloetapowo, zgodnie z prawdziwą sztuką zarządzania projektami. Inicjatorzy zmian w pierwszej kolejności przeprowadzili kompleksową analizę potrzeb i uwarunkowań wdrożenia. Zidentyfikowali procesy zachodzące w mieście oraz dane, które im towarzyszą poprzez przeprowadzoną inwentaryzację. Istotne było również zobrazowanie obecnych i potencjalnych przepływów danych pomiędzy wydziałami, co było niezbędne dla późniejszego procesu ich integracji. Wspomnianą integrację przeprowadzono przy pełnej współpracy różnych interesariuszy. Spójność i trwałość systemu gwarantują natomiast procedury wewnętrzne, według których dane są zbierane i aktualizowane.
To się sprawdza
Po kilkunastu latach funkcjonowania systemu można stwierdzić, że jest on jednym z podstawowych narzędzi działań informacyjnych i informatycznych urzędu. Baza danych zawiera kilkaset na bieżąco aktualizowanych warstw informacyjnych, w tym dane procedur administracyjnych, zdjęcia lotnicze, modele 3D czy inwentaryzacje terenowe. System jest wykorzystywany przez ponad 500 aktywnych użytkowników do bieżącej obsługi ok. 150 procedur administracyjnych, a do tej pory w systemie obsłużono ponad 150 000 spraw.
System IDEA Kielce wspiera również tworzenie i publikowanie dokumentów planistycznych. Umożliwia także pełną obsługę procesu inwestycyjnego. Urzędnicy mogą korzystać z automatycznych analiz umożliwiających weryfikację sytuacji planistycznej, czy własnościowej. Dodatkowo, system połączony jest z obiegiem dokumentów, co umożliwia od początku do samego końca, prowadzenie procesu wydawania decyzji.
IDEA Kielce to również uszczelnienie systemu podatkowego oraz gospodarowania majątkiem miasta, m.in. poprzez bieżący monitoring niezapłaconych podatków lokalnych oraz zautomatyzowaną kontrolę składanych deklaracji podatkowych.
Z czasem zespół lokalnych liderów odpowiedzialnych za rozwój systemu stał się podstawą dla nowej jednostki organizacyjnej – Biura ds. Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem Smart City, które nie tylko odpowiada za rozwój narzędzia, zarządzanie danymi w mieście, ale również koordynowanie przedsięwzięć i projektów z obszaru miasta inteligentnego. Zespół ten odpowiedzialny był m.in. za opracowanie Strategię Kielc Smart City 2030+, która powstała we współpracy z jednostkami innowacyjnymi, NGO i światem naukowym.
Autor: Wojciech Łachowski
Artykuł powstał we współpracy z Instytutem Rozwoju Miast i Regionów.