Polska w Belgii

Wniosek możesz złożyć we właściwym terytorialnie urzędzie konsularnym RP.

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie. 

Na wizytę umów się za pomocą systemu e-konsulat.

1. wniosek o transkrypcję,
2. oryginał zagranicznego aktu urodzenia dziecka (zawierający imiona i nazwiska rodziców) sporządzony na druku wielojęzycznym (Extrait delivré en application de la convention signee à Vienne le 8/08/1976 / Uittreksel afgegeven ingevolge de overeenkomst ondertekend te Wen op 08/08/1976) lub oryginał zagranicznego aktu urodzenia dziecka wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego;
3. ponadto w przypadku jeżeli jeden z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka rekomendujemy złożenie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Bez złożenia powyższego dokumentu trankrypcja może zostać dokonana, jednakże  transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL i wyrobienie dokumentu paszportowego.

Pamiętaj! Dokumenty sporządzone w języku obcym musisz złożyć wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
• tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula.

Opłata wynosi 50 euro

Akceptowane formy płatności: karta płatnicza lub gotówka.

W przypadku składania wniosku pocztą opłatę należy uiścić na konto bankowe Wydziału Konsularnego. ​​​​​

Dane do przelewu:
Ambasada RP w Królestwie Belgii
IBAN: BE 93 3100 2201 7167
BIC: BBRUBEBB
Adres banku: Bank ING, Agence Cours Saint Michel 40, 1040 Bruxelles 
Tytuł przelewu: „Transkrypcja aktu urodzenia (imię i nazwisko osoby, której akt dotyczy)”

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Ciebie kierownika urzędu stanu cywilnego. 
Informacja o zakończeniu procedury i możliwości odbioru z konsulatu polskiego aktu urodzenia zostanie przekazana telefonicznie lub pocztą.

Wydany przez kierownika lub zastępcę urzędu stanu cywilnego polski odpis aktu stanu cywilnego odbierzesz osobiście w konsulacie. Inny sposób odbioru (wysyłka pocztą) omów z pracownikiem urzędu konsularnego RP. Adres e-mail do kontaktu: bebruamb3@msz.gov.pl​​​​​​

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Czy do złożenia wniosku o transkrypcję konieczna jest obecność obojga rodziców?

Nie, obecność obojga rodziców nie jest konieczna przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji. 

Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?

Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są oceniane indywidualnie.

Moja partnerka urodziła dziecko w Belgii. Na akcie urodzenia naszego dziecka są wskazane moje dane jako ojca dziecka. Ale w Polsce wciąż toczy się sprawa rozwodowa partnerki. Czy w przypadku transkrypcji do polskiego aktu urodzenia zostaną wpisane dane jej męża jako ojca dziecka?

Nie, dane ojca dziecka będą takie jak w zagranicznym akcie urodzenia. W czasie wizyty zostaniecie poproszeni o wskazanie adresu zamieszkania męża partnerki. Po dokonaniu transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi jej męża o zarejestrowaniu aktu urodzenia dziecka i wpisaniu Twoich danych jako ojca dziecka. Poinformuje także męża partnerki, że jeżeli on sam poczuwa się do ojcostwa, może wnieść do sądu sprawę o zaprzeczenie ojcostwa.

Czy sporządzenie polskiego aktu urodzenia wiąże się z nadaniem numeru PESEL?

Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i nieposiadających zameldowania w Polsce sporządzenie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do nadania numeru PESEL. Ale wniosek o nadanie tego numeru dziecku składa się dopiero w czasie wizyty paszportowej. W przypadku osób, które dokonały transkrypcji w związku z toczącym się postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego warunkiem dodatkowym przyjęcia wniosku paszportowego (i nadania numeru PESEL) będzie uzyskanie pozytywnej decyzji wojewody w sprawie posiadania polskiego obywatelstwa.

Dane w zagranicznym akcie urodzenia naszego dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych. Jak to się ma do wniosku o transkrypcję?

W takim wypadku możecie złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w akcie sporządzonym w wyniku transkrypcji do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o Wasz akt małżeństwa lub Wasze akty urodzenia. O ile jednak urzędy stanu cywilnego w Polsce dokonują sprostowania na takiej podstawie danych rodziców w akcie urodzenia ich dziecka (jako osoby posiadające już akta stanu cywilnego w Polsce), to nie zawsze dokonują sprostowania danych samego dziecka. Może to prowadzić do sytuacji, w której dane rodziców zostaną zapisane zgodnie z regułami pisowni polskiej, a dane dziecka bez polskich znaków diakrytycznych.