Poland in Belgium

Możesz złożyć wniosek w odpowiednim lokalnym polskim urzędzie konsularnym.

Documents can be submitted in person or sent by post. 

Możesz umówić się na wizytę za pomocą systemu e-konsulat.

1. Formularz zgłoszenia transkrypcji (dostępny w urzędzie konsularnym).
2. Oryginał zagranicznego aktu urodzenia dziecka, zawierający imiona i nazwiska rodziców.
3. Tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia przez tłumacza lub konsula.
4. Ponadto, jeśli jedno z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia, a małżeństwo rodziców dziecka nie zostało zarejestrowane w Polsce, zalecamy przedstawienie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być potrzebna apostilla lub legalizacja, chyba że inne przepisy tego wymagają) wraz z tłumaczeniem zagranicznego aktu urodzenia przez tłumacza lub konsula. Transkrypcja może być nadal wykonywana bez przedstawienia wspomnianego dokumentu, jednak przepisany certyfikat nie zawiera wszystkich szczegółów, a przypisanie numeru PESEL i wydanie dokumentu paszportowego może być niemożliwe.

Pamiętaj! Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być dołączone wraz z oficjalnym tłumaczeniem na polski przez:

• Zaprzysiężony tłumacz wpisany na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• Tłumacz przysięgły upoważniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
• Konsul.

Opłata wynosi 60 euro.

Akceptowane formy płatności: karta (kontakt bankowy) lub gotówka.

Jeśli wniosek jest wysyłany pocztą, opłata musi być uidzieciona na konto bankowe Sekcji Konsularnej. Szczegóły przelewu bankowego:
Ambasada RP w Królestwie Belgii
IBAN: BE 93 3100 2201 7167
BIC: BBRUBEBB
Adres banku: Bank ING, Agence Cours Saint Michel 40, 1040 Bruxelles
Tytuł transferowy: "Transkrypcja aktu urodzenia (imię i nazwisko osoby, do której dotyczy akt)"

The consul will immediately forward your application to the head of the Register Office of your choice. 

Polską kopię aktu urodzenia można odebrać osobiście w konsulacie.

Aby odebrać dokument pocztą, prosimy o kontakt pod następującym adresem: bebruamb3@msz.gov.pl

Szef Urzędu Stanu Cywilnego odmówi przepisania zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeśli:

• Dokument nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego, nie jest ważnym dokumentem oficjalnym, nie został wydany przez właściwy organ w państwie wydającym lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub śmierć.
• Dokument zagraniczny powstał w wyniku transkrypcji w stanie innym niż stan istnienia.
• Byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami polskiego porządku prawnego.

Odmowa przepisania zagranicznego świadectwa stanu cywilnego przybiera formę decyzji administracyjnej, którą można zaskarżyć do właściwego gubernatora prowincji danego terytorium.

Czy oboje rodzice muszą być obecni, aby złożyć wniosek o transkrypcję?

Nie, oboje rodzice nie muszą być obecni podczas składania wniosku o przepisanie aktu urodzenia dziecka. Wniosek o transkrypcję do wybranego kierownika Urzędu Stanu Cywilnego może złożyć osoba dotknięta zdarzeniem, które podlega transkrypcji, lub inna osoba, która wykazuje prawny interes w transkrypcji.

Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?

Każdy, kto "udowodni prawny interes w transkrypcji", może złożyć wniosek o transkrypcję. Dlatego sprawy wniosków złożonych np. przez osoby niespokrewnione lub lokalne instytucje są rozpatrywane indywidualnie.

Moja partnerka urodziła nasze dziecko w Belgii. Akt urodzenia naszego dziecka pokazuje, że jestem ojcem dziecka. Ale pozew rozwodowy mojego partnera wciąż jest w toku w Polsce. Czy przepisany polski akt urodzenia pokaże dane jej męża jako ojca dziecka?

Nie, dane ojca dziecka będą takie same jak w zagranicznym akcie urodzenia. Podczas wizyty poproszono Cię o podanie adresu męża partnerki. Po transkrypcji szef Urzędu Stanu Cywilnego powiadomi męża o rejestracji urodzenia dziecka i wpisaniu Twoich danych jako ojca dziecka. Szef Urzędu Stanu Cywilnego poinformuje również męża partnerki, że jeśli uzna swoje ojcostwo, może wnieść powództwo w sprawie odmowy ojcostwa.

Czy polski akt urodzenia wiąże się także z przypisaniem numeru PESEL?

Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i bez zarejestrowanego adresu w Polsce, wydanie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do przydzielenia numeru PESEL. Jednak wniosek PESEL dla dziecka składany jest tylko podczas wizyty paszportowej. W przypadku osób, które mają swoje certyfikaty przepisywane w związku z trwającym postępowaniem potwierdzającym posiadanie obywatelstwa polskiego, uzyskanie pozytywnej decyzji gubernatora prowincji o posiadaniu obywatelstwa polskiego będzie dodatkowym warunkiem zaakceptowania wniosku o paszport (oraz przyznania numeru PESEL).

Szczegóły w zagranicznym akcie urodzenia naszego dziecka zostały zachowane bez znaków polskich. Jak to wpływa na aplikację transkrypcyjną?

In this case you may request to have the spelling in the transcribed certificate adapted to the rules of Polish spelling or request the rectification of the details based on your marriage certificate or your birth certificates. However, while the Register Offices in Poland can correct the details of the parents in their child’s birth certificate on such a basis (as persons who already have civil status certificates in Poland), they do not always correct the details of the child. This may lead to a situation where the parents’ details will be saved according to the rules of Polish spelling while the child’s will be saved without Polish characters.