Jednostki certyfikujące

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 28q ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o biokomponentach i biopaliwach ciekłych (Dz.U. z 2024 r. poz. 20, z późn. zm.) działalność gospodarcza w zakresie wydawania certyfikatów podmiotom certyfikowanym jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.) i wymaga wpisu do rejestru jednostek certyfikujących.

Za prowadzenie rejestru jednostek certyfikujących jest odpowiedzialny Dyrektor Generalny Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa.

Kto może starać się o wpis do rejestru jednostek certyfikujących?

Ustawa stanowi, że jednostką certyfikującą jest przedsiębiorca w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, który działając na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach uznanego systemu certyfikacji, ma prawo wydawania certyfikatów podmiotom certyfikowanym zgodnie z daną ścieżką certyfikacji.

Za jednostkę certyfikującą uznaje się również przedsiębiorcę z państwa członkowskiego UE w rozumieniu art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz z państw trzecich (Dz.U. z 2025 r. poz. 89), który czasowo świadczy usługi na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie wydawania certyfikatów podmiotom certyfikowanym.

O wpis do rejestru jednostek certyfikujących może ubiegać się przedsiębiorca, który spełnia następujące warunki:

posiada pisemną zgodę administratora systemu certyfikacji na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji wraz ze wskazaniem ścieżki certyfikacji,
prowadzi dokumentację dotyczącą wydanych certyfikatów,
zatrudnia osoby posiadające:

niezbędną wiedzę do przeprowadzania weryfikacji kryteriów zrównoważonego rozwoju,
udokumentowane doświadczenie w zakresie obliczania emisji gazów cieplarnianych dla wskazanych przez administratora systemu certyfikacji ścieżek certyfikacji lub stosowania wymogów uznanego systemu certyfikacji.

Działalność gospodarczą w zakresie wydawania certyfikatów podmiotom certyfikowanym może wykonywać jednostka certyfikująca, która nie była karana za przestępstwo skarbowe, przestępstwo przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, a także przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz obrotowi gospodarczemu, a w przypadku jednostki certyfikującej będącej osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – której odpowiednio członkowie zarządu albo osoby uprawnione do jej reprezentowania nie były karane za te przestępstwa.

Składanie wniosku o wpis do rejestru jednostek certyfikujących

Przedsiębiorca powinien złożyć w Centrali KOWR Wniosek o wpis do rejestru jednostek certyfikujących na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Warunków uzyskania wpisu do rejestru jednostek certyfikujących.

Do wniosku należy dołączyć:

Oświadczenie jednostki certyfikującej na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do Warunków uzyskania wpisu do rejestru jednostek certyfikujących;
Oświadczenie o niekaralności jednostki certyfikującej na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do Warunków uzyskania wpisu do rejestru jednostek certyfikujących.

W przypadku przedsiębiorcy będącego:

osobą fizyczną wykonującą działalność gospodarczą w zakresie wydawania certyfikatów podmiotom certyfikowanym, oświadczenie o niekaralności jednostki certyfikującej składa właściciel firmy,
osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, oświadczenie o niekaralności jednostki certyfikującej składają odpowiednio wszyscy członkowie zarządu albo osoby uprawnione do jego reprezentowania.

Przedmiotowe oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

3. Kopię dokumentu potwierdzającego posiadanie tytułu prawnego do korzystania z uznanego systemu certyfikacji – poświadczoną za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę ubiegającego się o wpis do rejestru jednostek certyfikujących.

4. Dokument potwierdzający zapłatę opłaty skarbowej.

Opłata skarbowa

Zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, dokonywanie na wniosek przedsiębiorcy czynności urzędowych związanych z prowadzeniem rejestru jednostek certyfikujących, podlega opłacie skarbowej w następującej wysokości:

Czynność urzędowa podlegająca opłacie skarbowej	Stawka opłaty skarbowej
Dokonanie wpisu do rejestru jednostek certyfikujących	616 zł
Zmiana wpisu w rejestrze jednostek certyfikujących, jeżeli dotyczy ona rozszerzenia zakresu wykonywanej działalności regulowanej	308 zł
Wykreślenie na wniosek wpisu z rejestru jednostek certyfikujących	10 zł

Opłatę skarbową należy wnieść do kasy Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy – Dzielnica Wola – Wydział Budżetowo-Księgowy, al. Solidarności 90, 01-003 Warszawa, albo na rachunek bankowy Miasta Stołecznego Warszawy - Centrum Obsługi Podatnika, ul. Obozowa 57, 01-161 Warszawa, nr: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 z dopiskiem określającym czynność urzędową, np. “Opłata skarbowa: Wpis do rejestru jednostek certyfikujących”.

W przypadku wniesienia opłaty skarbowej w formie gotówkowej przedsiębiorca powinien dołączyć do wniosku oryginał dowodu wpłaty. W innych przypadkach (forma bezgotówkowa np. przelew) przedsiębiorca dołącza oświadczenie sporządzone i podpisane przez uprawnionego przedstawiciela banku realizującego zlecenie lub wydruk potwierdzenia przelewu.

W przypadku złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii przedsiębiorca lub jednostka certyfikująca jest zobowiązana dołączyć do ww. dokumentu potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Miejsce składania wniosków

Wnioski wraz z wymaganymi dokumentami należy:

przesłać za pośrednictwem: e-Doręczenia CENTRALA KOWR: AE:PL-60878-88265-ACAFA-23, lub
przesłać za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej: /KOWR/SkrytkaESP, lub
złożyć bezpośrednio w Kancelarii Ogólnej Centrali KOWR w Warszawie, ul. Karolkowa 30, 01-207 Warszawa, lub
przesłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na ww. adres.

Wniosek oraz wymagane dokumenty przekazane w formie elektronicznej muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym, lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (e-Dowód).

Wpis do rejestru jednostek certyfikujących

Dyrektor Generalny Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dokona wpisu do rejestru jednostek certyfikujących w terminie 7 dni od dnia złożenia poprawnego wniosku wraz z wymaganymi dokumentami.

Po dokonaniu wpisu w rejestrze jednostek certyfikujących, Dyrektor Generalny KOWR wyda zaświadczenie potwierdzające dokonanie ww. czynności.

Sprawozdawczość po uzyskaniu wpisu do rejestru

Jednostka certyfikująca jest zobowiązana do przekazywania Dyrektorowi Generalnemu KOWR Sprawozdania rocznego jednostki certyfikującej sporządzonego na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do Warunków uzyskania wpisu do rejestru jednostek certyfikujących - w terminie do 45 dni po zakończeniu roku kalendarzowego.