Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa

Zgłoszenia wewnętrzne naruszenia prawa

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w Krajowym Ośrodku Wsparcia Rolnictwa wdrożono procedurę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych.

Wdrożona w KOWR procedura odnosi się do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, zasad przyjmowania zgłoszeń oraz przekazywania informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych.

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja ta stanowiła informacje o naruszeniu prawa.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów zgłoszenia może dokonać osoba, która posiada informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą lub współpracą z Krajowym Ośrodkiem Wsparcia Rolnictwa.

Zgłoszenia naruszenia prawa  w kontekście związanym z pracą lub współpracą z Krajowym Ośrodkiem Wsparcia Rolnictwa może być dokonane pisemnie lub ustnie za pośrednictwem bezpiecznych kanałów zgłoszeń:

1. w formie pisemnej:

• papierowej – poprzez wysłanie zgłoszenia na adres na adres korespondencyjny KOWR: ul. Karolkowa 30,  01-207 Warszawa - z dopiskiem na kopercie „do rąk własnych D BKW / ZD BKW”;
• elektronicznej – poprzez wysłanie zgłoszenia na adres poczty elektronicznej sygnalista@kowr.gov.pl;

2. w formie ustnej – na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

 Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa, dane sygnalisty oraz odpowiednio do przedmiotu zgłoszenia i posiadanych przez sygnalistę informacji: 

1. 1. datę i miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa;
   2. wskazanie osoby, której zgłoszenie dotyczy;
   3. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   4. przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa;
   5. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego;
   6. inne informacje mające znaczenie przy rozpatrywaniu zgłoszenia.

 

Zgłoszenie anonimowe nie podlega rozpatrzeniu.

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane kontaktowe:

 

1. Sygnaliście zostanie przekazane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
2. Sygnalista może zostać poproszony o uzupełnienie informacji dotyczących zgłoszenia;
3. Sygnalista otrzyma informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. Informacja ta będzie obejmować w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa oraz o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

 

                Informacja dotycząca przetwarzania przez Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa danych osobowych w związku z obsługą zgłoszeń naruszenia prawa 

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, w związku z pozyskaniem Pani/Pana danych osobowych uprzejmie informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w związku z obsługą zgłoszeń naruszeń prawa wpływających do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa i podejmowaniem działań następczych jest Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (zwany dalej KOWR), z którym skontaktować się można poprzez adres e-mail: kontakt@kowr.gov.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny: Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa, ul. Karolkowa 30, 01-207 Warszawa.

2. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

W KOWR wyznaczono Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można skontaktować w sprawach ochrony i przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iodo@kowr.qov.pl lub pisemnie na adres wskazany w pkt 1.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Po otrzymaniu zgłoszenia KOWR przetwarza dane osobowe  w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia ewentualnego działania następczego, co jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), co stanowi o zgodnym z prawem przetwarzaniu Pani/Pana danych w oparciu o przesłankę legalności przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

4. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane w celach, o których mowa w pkt 3 powyżej, będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze wynikające ze zgłoszenia naruszenia prawa, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich pozyskania są niezwłocznie usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane w celach, o których mowa w pkt 3, mogą być udostępniane innym podmiotom jeżeli obowiązek taki będzie wynikać z przepisów prawa. Do tych danych osobowych mogą też mieć dostęp podmioty przetwarzające dane w  imieniu i na rzecz KOWR (podmioty przetwarzające), np. podmioty świadczące usługi informatyczne lub usługi niszczenia dokumentów.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, osobom, których dane przetwarzane są w celach, o których mowa w pkt 3, przysługuje:

1. prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej; 
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego praw.

W przypadku chęci skorzystania z któregokolwiek z ww. praw, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, poprzez wskazany w pkt 2 niniejszej Informacji adres mailowy lub pisemnie na adres naszej siedziby wskazany w pkt 1.

Zgodnie z RODO, każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa; https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt; tel. (22) 531 03 00 - gdy uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.

7. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych ma charakter dobrowolny. Konsekwencją niepodania danych osobowych (zgłoszenie anonimowe) jest brak rozpatrzenia zgłoszenia.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i przekazywanie danych do państw trzecich

W oparciu o dane osobowe przetwarzane w celach, o których mowa w pkt 3, KOWR nie będzie podejmował wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

KOWR nie przewiduje przekazywania danych osobowych przetwarzanych w celach, o których mowa w pkt 3 do państwa trzeciego (tj. państwa, które nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego obejmującego Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię) ani do organizacji międzynarodowych.

9. Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu

Po dokonaniu analizy wykluczającej zaistnienie okoliczności, o których mowa w art. 14 ust. 5 lit. b RODO, osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, są odrębnie informowane przez KOWR o przetwarzaniu ich danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.