Komenda Powiatowa
Państwowej Straży Pożarnej
w Łańcucie

W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie prowadzone są:

Rejestry:

1. Skarg i wniosków,
2. Aktów wewnętrznych Komendanta Powiatowego PSP, oddzielnie dla:

• decyzji,
• rozkazów,
• zarządzeń
• instrukcji i wytycznych,

3. Wydanych zezwoleń na prowadzenie pojazdów służbowych,

Ewidencje:

1. Zdarzeń na terenie powiatu,
2. Ewidencja podmiotów tworzących Krajowy System Ratowniczo-Gaśniczy na poziomie powiatu,
3. Druków ścisłego zarachowania,
4. Pieczęci i stempli,
5. Okresowych kart pracy pojazdów i kart pracy urządzeń,
6. Wyjść w godzinach służbowych,
7. Zadań wykonanych poza rozkładem czasu służby i pracy,
8. Archiwalna.

Ewidencja zasobu archiwalnego – archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie.

          Zasady działania Archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie określone są Zarządzeniem nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z  materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych.

Do zakresu działania archiwum należy:

1. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
2. Opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
3. Udostępnienie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
4. Udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
6. Zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:

1. Spisy zdawczo-odbiorcze,
2. Rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
3. Karty udostępnienia akt,
4. Ewidencja akt wybrakowanych – spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
5. Skorowidze (indeksy),
6. Ewidencja akt udostępnionych.

          Akta znajdujące się w archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli. Udostępnianie akt odbywa się na zasadach obowiązujących w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. Zgodę na udostępnienie akt osobom prawnym i fizycznym spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji wydaje Minister Spraw Wewnętrznych  i Administracji lub osoba przez niego upoważniona