Kasa Rolniczego
Ubezpieczenia Społecznego

Realizacja przez Kasę ubezpieczenia społecznego rolników i pracujących z nimi domowników, przewidziana w dwóch trybach:

1. z mocy ustawy, czyli w trybie ubezpieczenia obowiązkowego, albo
2. na wniosek, w trybie dobrowolnym (z wnioskiem może wystąpić zainteresowana osoba albo rolnik, na którego rachunek ta osoba pracuje);

ponadto wyodrębnienie w u.s.r. dwóch rodzajów ubezpieczenia (art. 1 ust. 2):

1. ubezpieczenia wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego,
2. ubezpieczenia emerytalno-rentowego

zobowiązują Kasę do prowadzenia ewidencji okresów podlegania ubezpieczeniu i opłacania składek za każdego ubezpieczonego (u.s.r. - art. 42). Osoba zainteresowana ma prawo wglądu do ewidencji w zakresie dotyczącym jej spraw oraz zgłaszania uwag i zastrzeżeń. Ewidencja indywidualnych spraw z zakresu ubezpieczenia społecznego rozpoczyna się z chwilą wniesienia do Kasy przez zainteresowaną osobę wniosku o objęcie ubezpieczeniem i jest stale uzupełniana aż do daty ustania tego okresu, a następnie archiwizowana.

W przypadku każdego ubezpieczonego i świadczeniobiorcy w systemach informatycznych Kasy (niezależnie od dokumentacji w jego sprawach przechowywanej papierowo) gromadzona jest pełna informacja o wszystkich okresach podlegania ubezpieczeniu (bądź wyłączenia z ubezpieczenia), o opłaconych składkach, okresie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, przyznanych świadczeniach i wysokości ich wypłaty, okresach niezdolności do pracy i uzyskanych z tego tytułu zasiłków, a ponadto wiele innych danych dotyczących indywidualnych uprawnień nabywanych w okresie podlegania ubezpieczeniu.

„Pozostała dokumentacja powstająca w toku działalności Kasy jest archiwizowana zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164 t. j.) oraz Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 17 stycznia 2019 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2019 r., poz. 246 t. j.). W Kasie przechowuje się materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego oraz dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym. Kasę obowiązują zasady klasyfikowania i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, które określa Zarządzenie nr 17 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 22 września 2021 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. Urz. KRUS 2021 poz.21).”

Nad działalnością archiwum zakładowego Kasy bezpośredni nadzór w Centrali sprawuje dyrektor Biura Administracji i Inwestycji, natomiast w oddziałach regionalnych - dyrektorzy oddziałów.

Stan i sposób przechowywania zasobów archiwalnych Kasy podlega bezpośredniemu nadzorowi i kontroli archiwum państwowego.

Zarządzenie nr 24 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 20 lipca 2023 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych